組織設計管理中不相容職務的設定

摘要：不相容職務問題是內(nèi)部控制的一個基本問題，制定內(nèi)部控制制度需要對不相容職務進行界定。文章擬通過對不相容職務性質(zhì)的分析，初步探索設置不相容職務的原則和可行性的方法�！　￡P鍵詞：不相容職務；強不相容；弱不相容；不相容職務失效
　　
　　不相容職務是組織設計和管理中常遇到的問題，不相容職務設置是組織機構設置的基礎，在內(nèi)部控制制度建設處于比較核心的地位。一般文章談及不相容職務僅僅進行一些描述，或舉幾個例子，或僅僅說明內(nèi)部控制要設置不相容職務，所以導致對于一些核心的問題就語焉不詳，很少有人對不相容職務特點、性質(zhì)、及設置不相容職務應遵守的原則等問題作深入探討。本文談談與不相容職務有關的幾個問題。
　　
　　一、 不相容職務的由來
　　
　　不相容職務的設置緣于內(nèi)部牽制，所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內(nèi)部牽制”，它要求每項經(jīng)濟業(yè)務都要經(jīng)過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。最早對不相容職務進行研究的是美國，美國在20世紀30年代就對不相容職務進行論述，目前國際上對于內(nèi)部控制和不相容職務論述的源頭來自于COSO委員會（Committee of Sponsoring Organizations OfThe Tread—way Commission）。1992年，COSO委員會提出報告《內(nèi)部控制——整體框架》，1994年進行了增補。COSO委員會提出，內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、經(jīng)理階層和其他員工實施的，為營運的效率效果、財務報告的可靠性、相關法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過程。它提出5個控制要素：控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息和溝通、監(jiān)督，不相容職務就在控制活動之中。 事實上，只要存在委托授權——管理權與經(jīng)營權分離就存在牽制，存在不相容職務。
　　
　　二、 不相容職務的分類
　　
　　本文初步把不相容職務分為五類：強不相容職務和弱不相容職務；多環(huán)節(jié)不相容職務和少環(huán)節(jié)不相容職務；平行不相容職務和交叉不相容職務；均衡不相容職務和非均衡不相容職務。
　　1． 強不相容職務和弱不相容職務。倉庫保管與財務記錄之間的不相容程度是大于總賬與明細賬之間的不相容程度的。完全不能由一人來處理相關業(yè)務的'不相容職務我們可以稱之為強不相容職務；部分相容我們可以稱之為弱不相容，弱不相容職務可以由一人來處理。完整的業(yè)務可以分解為許多環(huán)節(jié)，間隔愈相近不相容的程度愈強；與實物、現(xiàn)金有關的涉及財產(chǎn)安全的業(yè)務屬于強不相容；一項業(yè)務流程的上、下環(huán)節(jié)中和本企業(yè)外部相聯(lián)系，該職務與其他職務強不相容。
　　2． 平行不相容職務不同業(yè)務循環(huán)的職務之間，職務是完全不兼任的是平行不相容職務。交叉不相容是指不同循環(huán)之間的某些職務由相同的人兼任或交叉擔任，例如購貨與收款循環(huán)的授權 執(zhí)行 記錄 驗貨 審核 付款 保管與銷售與收款循環(huán)的授權 執(zhí)行收款審核 發(fā)貨 記錄。平行不相容職務之間同類業(yè)務是兼任的，例如，這兩個循環(huán)中的記賬、收付款都可以是一個人，但是兩個循環(huán)中的某兩個相鄰的不相容職務不能在兩個循環(huán)中互為上下位關系，這樣會導致不相容職務設置的失效。
　　3． 多環(huán)節(jié)不相容職務，我們把有專職的五個以上的環(huán)節(jié)的不相容職務體系化為多環(huán)節(jié)不相容職務。
　　少環(huán)節(jié)不相容職務，一般我們提及一個單位的會計人員最少有兩個，即出納和會計，我們往往忽視審批環(huán)節(jié)這個隱性的會計職務。不相容職務最少有三個環(huán)節(jié)。
　　4． 均衡不相容職務是指不相容職務之間地位平等，不存在領導與被領導的關系，這樣的設置可以起到制衡的作用。非均衡不相容職務是指職務之間有從屬關系，下為屬于上位領導，或某一環(huán)節(jié)控制其它環(huán)節(jié)。均衡的不相容職務往往比不均衡不相容職務更能起到制橫作用，但是串通的風險在增大。