oa系統(tǒng)是如何提升辦公效率

　　在工作中，我們?yōu)榱颂岣吖ぷ餍�率，需要用到一些辦公系統(tǒng)，那你了解oa系統(tǒng)嗎？那么oa系統(tǒng)是如何提升辦公效率的呢?下面隨小編來了解一下吧!

　　oa系統(tǒng)是如何提升辦公效率

　　1、審批高效 創(chuàng)造快節(jié)奏辦公環(huán)境

　　OA系統(tǒng)提供了從設(shè)計(jì)、應(yīng)用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義，通過自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程地圖的設(shè)計(jì);通過個(gè)性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個(gè)人門戶，方便調(diào)用;通過規(guī)范、表單和流程的集成，可以使得員工運(yùn)用制度和流程時(shí)免學(xué)習(xí);并且該模塊對企業(yè)的流程管理遵循PDCA管理法則，從發(fā)起流程到在辦監(jiān)控、辦結(jié)查閱和效率分析進(jìn)行閉環(huán)管理。

　　2、精確推送 信息上傳下達(dá)

　　OA辦公系統(tǒng)可以幫助組織的領(lǐng)導(dǎo)把組織中的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分配到每個(gè)人，這樣團(tuán)隊(duì)成員可以對自己服務(wù)任務(wù)的完成情況進(jìn)行回報(bào)和總結(jié)，領(lǐng)導(dǎo)就可以很方便的及時(shí)了解任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r和成員完成任務(wù)的具體質(zhì)量，并且可以對任務(wù)或成員給出階段性的建議和意見，指導(dǎo)下一步的工作任務(wù)的處理方案和步驟，達(dá)到上下級意見的高度統(tǒng)一。

　　3、文件檔案管理 提升企業(yè)創(chuàng)新能力

　　企業(yè)或者組織在發(fā)咋個(gè)過程中會不斷的創(chuàng)造各種文件、報(bào)告、審批、知識、技術(shù)文檔、經(jīng)驗(yàn)和閱歷等各種文檔，而這些文檔一般都是散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質(zhì)文檔、檔案等里面，通過oa辦公系統(tǒng)，可以把這些隱形知識顯性化，對知識進(jìn)行進(jìn)一步的收集、分類、沉淀、授權(quán)、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，為團(tuán)隊(duì)帶來更高的經(jīng)濟(jì)效益。

　　4、知識積累 防止人才流失加重知識流失

　　留住人才是組織管理者工作的重中之重，但無論多么優(yōu)秀的組織，人員流動必不可免，如何在人走之前將其經(jīng)驗(yàn)知識最大限度地留在組織同樣是管理者需要考慮的問題。

　　5、節(jié)省時(shí)間 提升辦公效率

　　oa辦公系統(tǒng)將工作流程電子化，只要有網(wǎng)絡(luò)，就可隨時(shí)隨地的實(shí)現(xiàn)辦公，節(jié)省了辦公時(shí)間。

　　拓展資料：

　　OA系統(tǒng)運(yùn)行情況報(bào)告

　　一、 OA概述

　　在OA剛剛出現(xiàn)的時(shí)候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認(rèn)為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運(yùn)營過程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應(yīng)用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個(gè)性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。對于管理層來說，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務(wù)流程的審批)以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權(quán)限的報(bào)表就是他們的辦公系統(tǒng)。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務(wù)流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協(xié)同運(yùn)作，才能構(gòu)建適合現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作和應(yīng)用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。

　　二、 系統(tǒng)上線

　　總裁辦在2023年9月份展開了集團(tuán)OA系統(tǒng)的上線準(zhǔn)備工作，完成了包括服務(wù)器的安裝配置、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房的選址、人員信息的收集及整理、各功能模塊的應(yīng)用設(shè)定、郵件系統(tǒng)配置及切換、OA系統(tǒng)運(yùn)行測試等主要工作，集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)在2023年9月底正式上線運(yùn)行，總裁辦并在系統(tǒng)上線后及時(shí)安排了在總部和項(xiàng)目公司的操作培訓(xùn)，方便集團(tuán)員工及時(shí)熟悉及使用OA系統(tǒng)。

　　集團(tuán)OA系統(tǒng)上線使用后，總體運(yùn)行情況穩(wěn)定，未出現(xiàn)過嚴(yán)重的問題或故障。

　　三、 OA系統(tǒng)的使用意義

　　1. 建立集團(tuán)信息發(fā)布平臺：在集團(tuán)內(nèi)部建立了一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如：公告、論壇、規(guī)章制度、新聞，促使技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在集團(tuán)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時(shí)了解公司的發(fā)展動態(tài)；

　　2. 實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化：工作申請及審批流程的使用，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如各種申請、審批、請示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高各單位及部門之間協(xié)同工作的效率；

　　3. 實(shí)現(xiàn)知識管理的自動化：傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享；

　　4. 輔助辦公：像圖書管理、檔案管理、考勤管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化；

　　5. 協(xié)同辦公：就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。隨著集團(tuán)的業(yè)務(wù)發(fā)展及考慮到新的地區(qū)公司的地域分布，移動辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求。通過協(xié)同辦公使相關(guān)信息能夠獲得有效的整合，提高集團(tuán)總部領(lǐng)導(dǎo)層整體的反應(yīng)速度和決策能力。

　　隨著集團(tuán)信息化的建設(shè)與發(fā)展，OA（辦公自動化系統(tǒng)）的應(yīng)用也越來越廣泛，它將從單純的電子文檔審批和信息發(fā)布轉(zhuǎn)變?yōu)橐惶淄暾�的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的.改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化的發(fā)展。

　　四、 已上線的OA功能應(yīng)用

　　1. 工作流程：

　　1.1 上線流程數(shù)：共57個(gè)，其中公文類1個(gè)，人資類34個(gè)，行政類11個(gè)，運(yùn)營類1個(gè)，信息類4個(gè)，系統(tǒng)流程6個(gè)；

　　1.2 流程使用情況：上線流程已審批結(jié)束的3337筆，正在審批的流程266筆。

　　2. 電子郵件：已全員開通了郵件系統(tǒng)，極大方便了內(nèi)部和外部的信息數(shù)據(jù)交流

　　傳遞。之前是租用的公網(wǎng)郵件系統(tǒng)，用戶數(shù)及容量均無法滿足集團(tuán)快速發(fā)展的需要，集團(tuán)自己搭建郵件系統(tǒng)后解決了這些問題，也極大提高了我們郵箱數(shù)據(jù)的安全性。

　　五、 模塊應(yīng)用開發(fā)計(jì)劃

　　OA系統(tǒng)本身包含了很多功能模塊，但在實(shí)際工作環(huán)境中，有些功能無法滿足我們的實(shí)際使用需求，這就需要我們在原來的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口開發(fā)及相關(guān)功能完善。目前有需求意向的主要是以下幾方面：

　　1. 行政資產(chǎn)管理；

　　2. 檔案查詢系統(tǒng)；

　　3. 即時(shí)通訊功能升級；

　　4. 人資及考勤管理；

　　5. 相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能；

　　6. 其它系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口開發(fā)；

　　六、 OA系統(tǒng)推進(jìn)問題及改進(jìn)措施：

　　1. 流程上線數(shù)量偏少：流程上線需要總裁辦和各單位、各中心的進(jìn)一步溝通，更需要相關(guān)單位的配合。OA作為管理軟件，最終應(yīng)用到企業(yè)，軟件只是一個(gè)工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于各單位及各中心領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，以及配套的管理制度保證。

　　2. 流程審批不及時(shí)：一部分管理人員尚未養(yǎng)成及時(shí)登錄OA系統(tǒng)進(jìn)行審批工作的習(xí)慣，造成有些工作的審批不及時(shí)�？偛棉k信息部考慮采用流程審批統(tǒng)計(jì)功能，分析審批過程，及考慮增加手機(jī)短信提醒和開發(fā)手機(jī)移動辦公（即智能手機(jī)審批流程）模塊，進(jìn)一步提高流程審批的運(yùn)行效率。

　　3. 模塊功能未充分發(fā)掘：集團(tuán)OA系統(tǒng)上線時(shí)間較短，有些功能模塊還沒有充分利用，例如圖書管理、考勤管理等，接下來總裁辦信息管理部將通過培訓(xùn)等方式進(jìn)行模塊應(yīng)用的推進(jìn)，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的整理功能。我們的策略是先把企業(yè)目前最迫切，最關(guān)鍵，見效最快的需求提煉出來，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用，然后擴(kuò)展新的需求。

　　OA系統(tǒng)到底有哪些功能

　　OA系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺：

　　系統(tǒng)管理、工作臺、門戶、網(wǎng)絡(luò)尋呼

　　所包含功能模塊：

　　1、信息交流模塊：電子郵件、內(nèi)部論壇、調(diào)查問卷、內(nèi)部博客、網(wǎng)絡(luò)尋呼

　　2、公文檔案模塊：收文管理、發(fā)文管理、請示管理檔案管理

　　3、個(gè)人事務(wù)模塊：工作日記、工作日程、工作任務(wù)、個(gè)人計(jì)劃、關(guān)注點(diǎn)、我的便簽、網(wǎng)絡(luò)硬盤、通訊錄

　　4、信息發(fā)布模塊：公告欄、信息發(fā)布設(shè)置

　　5、行政管理模塊：會議管理、車輛管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、用品管理、印章管理

　　6、知識管理模塊：知識管理、我的訂閱、我的知識、知識地圖、全文檢索、知識排行

　　7、流程管理模塊：發(fā)起流程、流程查詢、流程監(jiān)控、流程管理、流程分析、表單應(yīng)用

　　8、人力資源模塊：人事檔案、績效考核、招聘管理合同管理、考勤管理工資管理培訓(xùn)管理

　　9、項(xiàng)目管理模塊：項(xiàng)目導(dǎo)航、新建項(xiàng)目、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目流程、項(xiàng)目交流

　　10、綜合監(jiān)控、綜合查詢、項(xiàng)目配置、系統(tǒng)配置

　　11、費(fèi)用管理模塊：費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行、費(fèi)用預(yù)算查詢、費(fèi)用預(yù)算導(dǎo)入和調(diào)整、后臺維護(hù)、費(fèi)用預(yù)算分析、賬務(wù)查詢

　　12、合同管理模塊：模塊關(guān)聯(lián)設(shè)置、業(yè)務(wù)編號設(shè)置、類型參數(shù)設(shè)置、合同模板設(shè)置、合同預(yù)警設(shè)置、客戶信息維護(hù)、供應(yīng)商信息維護(hù)、項(xiàng)目信息維護(hù)、商品信息維護(hù)、合同起草、合同查詢、合同收發(fā)貨、合同發(fā)票

　　13、客戶管理模塊：客戶查詢、直銷管理、渠道管理、銷售管理、客戶服務(wù)、經(jīng)理工作、財(cái)務(wù)工作、產(chǎn)品管理、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)置、個(gè)人設(shè)置。

　　oa系統(tǒng)的作用與優(yōu)勢

　　OA辦公系統(tǒng)有哪些優(yōu)勢

　　基于工作流概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動化不僅兼顧個(gè)人辦公效率提高，更重要的是可實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。憑借網(wǎng)絡(luò)，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。

　　OA辦公系統(tǒng)的作用有哪些

　　1、領(lǐng)導(dǎo)辦公與決策，依托OA系統(tǒng)順暢流轉(zhuǎn)的信息傳遞，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層得以在第一時(shí)間批閱各式文件，調(diào)閱最新動態(tài)數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)報(bào)表)，監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行、項(xiàng)目進(jìn)展，并據(jù)此下達(dá)決策和指令。

　　2、企業(yè)工作流程的管理，企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。

　　3、目標(biāo)管理和項(xiàng)目管理，通過OA系統(tǒng)中計(jì)劃管理功能模塊，個(gè)人、部門逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門逐層匯報(bào)工作計(jì)劃完成情況，并被檢查和考評，工作計(jì)劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進(jìn)行查詢和總結(jié)。

　　4、企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境，溝通企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工日常工作的重要環(huán)節(jié)，但作為大型企業(yè)，部門眾多、人員眾多，分支機(jī)構(gòu)異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時(shí)還存在信息的誤傳。

　　5、促進(jìn)相關(guān)部門信息化，OA系統(tǒng)在信息發(fā)布、文檔管理、工作流管理這三個(gè)方面有獨(dú)特的優(yōu)勢，利用這些特性可以針對性的開發(fā)一些部門的應(yīng)用軟件，提高這些部門的信息化程度。

　　6、推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，通過OA系統(tǒng)，每一個(gè)員工可以對公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報(bào)到每一個(gè)員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強(qiáng)公司的凝聚力。

　　7、加速知識型企業(yè)的轉(zhuǎn)型，文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對企業(yè)員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識等分類沉淀在系統(tǒng)中。供企業(yè)所有員工共享使用，也可設(shè)定使用權(quán)限。