高端人士的時(shí)間管理方法

　　維特利亞先生的一天是固定時(shí)間與不固定時(shí)間的混合體，這是大多數(shù)資深生意人對(duì)待時(shí)間的觀念。

　　在甘乃特報(bào)業(yè)公司CEO約翰·科里那里，同樣的現(xiàn)象在他處理文書(shū)工作的時(shí)候格外明顯。正如我們?cè)诘?章中提到的，科里更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來(lái)，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同樣的一幕又出現(xiàn)了，辦公室里人來(lái)人往，電話也響個(gè)不停，臨時(shí)會(huì)議也少不了——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8:30開(kāi)始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。

　　無(wú)論是柯利還是維特利亞都絕不會(huì)花力氣把自己的時(shí)間定為“電話時(shí)間”或“文案時(shí)間”。他們反而把這些事“撒”在幾個(gè)小時(shí)的范圍內(nèi)，然后以在時(shí)間方面極其經(jīng)濟(jì)的方式來(lái)完成，一點(diǎn)也不覺(jué)得受壓。

　　事業(yè)進(jìn)步的金言——如何掌握靈活的時(shí)間管理藝術(shù)

　　為了幫助你掌握靈活安排工作日程的方法，本書(shū)下面將為你提供6條時(shí)間管理技術(shù)。但是讓我們從博思咨詢公司的前合伙人，獨(dú)立咨詢師桑德拉·克萊什(Sandra Kresch)，一位工作方法極其得當(dāng)?shù)淖稍儙煹墓适麻_(kāi)始，這故事描述了她自己典型的一天，其中充滿了職業(yè)與個(gè)人的特色。

　　我今天有一系列的事要去做，要帶貓咪去看獸醫(yī)，我自己也想去看醫(yī)生;辦公室的工作也排得滿滿的;另外我還要為一家我擔(dān)任會(huì)長(zhǎng)的非營(yíng)利組織物色一名新的執(zhí)行董事;最后還要幫一群朋友的忙。

　　在考慮如何處理好如此眾多的事情的時(shí)候，我認(rèn)為最重要的`是制訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一可以去看獸醫(yī)的時(shí)間是早上7點(diǎn)。于是我早早把它送了去，并且想好下午怎么順道帶它回家。

　　此后，我就必須呆在家相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。有兩個(gè)生意人，一個(gè)在倫敦，一個(gè)在另外一個(gè)地方，需要我去聯(lián)系，所以清早我還得先給他們的辦公室打電話通知一下，讓他們能夠在我離家外出之前給我來(lái)個(gè)電話。

　　我在辦公室的工作日程，總是安排得非常緊湊，有力地集中在本星期必須完成的3件大事上，絕不枝節(jié)旁蔓。

　　從這位繁忙的專(zhuān)業(yè)人士對(duì)自己一天生活的敘述中，我們可以提煉出6種她用以保持對(duì)時(shí)間的某種控制的方法，我把這6種方法推薦給各位讀者。

　　1、使用一張寫(xiě)有本周必須完成的三四項(xiàng)主要待辦事項(xiàng)清單。要記住它，每天念叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計(jì)劃本上，或把它錄入電子日程中，方便自己反復(fù)查看。這種方法能夠幫助你集中全力實(shí)現(xiàn)每周的工作目標(biāo)。

　　2、標(biāo)注工作日中的固定點(diǎn)，即每天的工作框架。拿前面的故事來(lái)說(shuō)，貓必須早一點(diǎn)送到獸醫(yī)那里去，因?yàn)檫@樣可以在當(dāng)天就把它接回家，打往倫敦的電話最好在中午之前完成，否則恐怕會(huì)與意想之外的會(huì)議和其他工作任務(wù)相沖突�？蚣艽詈煤螅�填充具體內(nèi)容也就舒服和容易得多了。安德魯·格羅夫(Andrew Grove)在《高產(chǎn)出管理》(Hign Output Management)一書(shū)中說(shuō)：“我們必須找出有限制性的步驟……如果我們能夠確定什么事是不可更改的，并且能?chē)�繞這些事安排其他'好說(shuō)'的事，我們的工作效率就會(huì)高得多。”

　　3、估計(jì)好“變動(dòng)”的因素，在選定哪些工作應(yīng)該全力以赴的時(shí)候，特別要注意那些有限制的或沒(méi)有任何余地的事情。比如說(shuō)，準(zhǔn)備當(dāng)天下午兩點(diǎn)會(huì)議的備忘錄，是一件沒(méi)有多少變動(dòng)因素的事，然而如果是下周的會(huì)議，則情況可能完全不同。

　　4、拉長(zhǎng)工作日的兩端，在克萊奇的例子中，我們會(huì)注意到與獸醫(yī)的約會(huì)是在早上7點(diǎn)，同樣，我們也應(yīng)該把個(gè)人私事、瑣事安排在工作日的兩頭，比如早上7點(diǎn)去見(jiàn)你的造型師，下午7點(diǎn)理發(fā)和購(gòu)物。

　　5、簡(jiǎn)化與支持。你應(yīng)該常常問(wèn)自己：這件工作中哪些事是可以授權(quán)他人去做的?怎樣才能使這件工作變得更簡(jiǎn)明易行?

　　6、對(duì)那些沒(méi)完沒(méi)了的要求，就像格羅夫所指出的：“如果你對(duì)一件事說(shuō)了是，你就很難再對(duì)另外一件使你更遠(yuǎn)離目標(biāo)的事說(shuō)不。”

　　所有的頂級(jí)管理者都深知，在自己的個(gè)人時(shí)間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無(wú)休無(wú)止的討價(jià)還價(jià)，是一個(gè)無(wú)法回避的現(xiàn)實(shí)，這也是頂級(jí)管理者之所以能成為頂級(jí)管理者的真正重要的時(shí)間管理藝術(shù)。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時(shí)調(diào)整你專(zhuān)注某一具體工作的習(xí)慣，使之可以適應(yīng)更小塊的工作時(shí)間單元。

　　要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來(lái)分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來(lái)分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。

　　下面我們將看到這些頂級(jí)管理者是如何找到各自有用的卓越之道。

　　頂級(jí)管理者的時(shí)間切換策略

　　如果你去問(wèn)一些普通的管理者，在他們的頭腦里組織良好的一天應(yīng)該是什么樣子，大多數(shù)的人可能會(huì)回答說(shuō)：“我想應(yīng)該把時(shí)間控制得比現(xiàn)在緊得多，9:00 的時(shí)候，我隨隨便便;10:00的時(shí)候，仍然沒(méi)能理清頭緒”或者說(shuō)：“我想應(yīng)該關(guān)上門(mén)潛心工作，那樣的話很多事情都已經(jīng)完成了�！�

　　多數(shù)人心目中組織好，效率高的一天是通過(guò)嚴(yán)緊的控制實(shí)現(xiàn)的，他們還認(rèn)為CEO肯定也是這樣做的。但是令我最驚訝就是，CEO組織工作的首要前提竟然是時(shí)間安排高度靈活。他們所注重的不是去控制自己的時(shí)間，而是越過(guò)一天中無(wú)窮的變化因素專(zhuān)心去控制那些應(yīng)該完成的事情。

　　利用個(gè)人高效時(shí)段的辦法

　　你一天當(dāng)中究竟存不存在一個(gè)可以稱(chēng)之為高效時(shí)段的最佳時(shí)間呢?答案當(dāng)然是肯定的。大多數(shù)人早上最為清醒，也有些人下午的狀態(tài)最好。討論這一點(diǎn)的目的是把那些最具挑戰(zhàn)性的工作分配到你最能勝任的時(shí)間里去完成。

　　利用清早與深夜的安靜時(shí)間 有些人仍然信奉18世紀(jì)一位思想家馬修·亨利(Matthew Henry)的話：“成大事者必起大早�！�

　　迪士尼的老總羅伯特·愛(ài)格爾(Robert A. Iger)，每天4:45起床，到健身房鍛煉，6:00進(jìn)入辦公室閱讀各種資料，直到7:00舉行一天當(dāng)中的第一次會(huì)議�！拔蚁肴藗兌加袝�(huì)有自己的生理節(jié)奏，”他說(shuō)，“不過(guò)對(duì)我來(lái)說(shuō)，早晨是巔峰時(shí)刻，那時(shí)候比較心平氣和一點(diǎn)�！�