商業(yè)信函書寫格式

　　商業(yè)信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發(fā)布的商務(wù)性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標對象手中的一種廣告形式。以下是小編為大家整理的商業(yè)信函書寫格式，僅供參考，希望能夠幫助大家。

　　商業(yè)信函書寫格式1

　　一、信頭：Letter head:

　　包括（寄信人）公司名稱、地址、郵編、電報掛號、傳真號、電傳號、電話號碼等。通常以精美的字體印刷在信紙的頂端。

　　二、發(fā)文號（參考號）: Reference No:

　　為方便文件的歸檔與查詢，應(yīng)在較醒目的位置。通常與信頭間隔兩行。（在有些來信中，它常會在全信結(jié)尾后，位于左邊或右邊的邊緣線，與寫信人簽名間隔兩行）

　　三、日期：Date

　　所有信函必須有日期。一般與發(fā)文號間隔兩行，可位于信紙的左側(cè)或右側(cè)。注意日期的不同寫法：August 10,2001（美式）；10th August,2001 （英式）

　　一般說來，月份不宜縮寫，也不宜用數(shù)字表示。

　　四、封內(nèi)名稱和地址：Inside Name & Address

　　收信人的名稱與地址通常在日期后空兩行，位于信紙的左側(cè)。注意對收信人的稱呼：

　　1．"Messrs"為 "Mr."的復(fù)數(shù)，僅用于以一個人或幾個人名字命名的公司前。

　　ｅg. Messrs. Harrison Smith Co.； Messrs. BROWM & Sons

　　2．若收信人是公司的某一個具體的人時，常輔以禮貌稱謂：Mr., Mrs., Miss或Ms.。如果不能確定收信的女士是否已婚，宜用Ms.

　　3.在收信人名稱與公司名稱之間,可以加注收信人的職位、頭銜。

　　ｅg. Mr. Sarah Davies

　　Sales Manager

　　The Acme Shoe Co. Ltd.

　　369 Peccadilly

　　London, WIN CBE

　　UK

　　五、稱呼：Salutation

　　商業(yè)信函常用"Dear Sirs"或"Gentlemen"(敬啟者),與封內(nèi)名稱和地址的內(nèi)容間隔兩行。直接寫給某人時，可用"Dear Mr. xxx".

　　六、事由或標題：Subject Line/Caption

　　通常以下劃線標出事由，以"Re"或"Subject:"開頭.

　　eg. Re: Sewing Machines

　　Subject: Our Contract No.92125.Your L/C No.91897

　　Sewing Machines

　　七、正文：Body of the letter

　　在事由或標題下空兩行，開始正文。

　　八、結(jié)束語：Complementary Close

　　常與正文最后一行間隔2—３行，與稱呼相呼應(yīng)。

　　若以"Dear Sirs"為稱呼，此處應(yīng)用"Yours faithfully"；"Yours Sincerely"；"Yours truly"（謹上）；以"Dear Mrs. xxx"為稱呼，宜用"Sincerely"。如與收信人較熟悉，可使用"Best regards"或"Best wishes"(祝好)

　　九、簽名：Signature

　　應(yīng)用手簽，避免使用圖章。

　　十、附件：Enclosure

　　通常位于簽名后第三行，以"Enclosure"或" Enc"開頭。

　　eg. Enclosure

　　Encs： Ⅰ Catalogue

　�、� Price list

　　十一、附本抄送：Carbon Copy

　　如有附本寄給他人，在附件后第三行，以"c.c."開頭，注明抄送單位。

　�。錱．c.c. Mr. John Smith--ABC Co. (Sales Manage)

　　b.c.c.（秘密抄送，"b" means "blind"）Mr. Peter Hall--DEF Co. (Sales manage)

　　十二、附言：Postscript

　　寫完信后若發(fā)現(xiàn)或想起還有事情要說，可在信末加附言，以"PS"或"NB"表示,

　　但正規(guī)信函應(yīng)避免使用“附言”。

　　信函格式：齊頭式；縮行式；混合式。

　　商業(yè)信函書寫格式2

　　一、信 頭

　　在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。

　　發(fā)信人地址

　　一般來說，商業(yè)書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。 傳真發(fā)信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內(nèi)。

　　發(fā)信日期

　　日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能縮寫，序數(shù)詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。

　　收信人地址

　　收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。 傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應(yīng)的�？崭駜�(nèi)。

　　指定收信人姓名

　　在商業(yè)書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現(xiàn)已不常用。收信人地址的首行已經(jīng)寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。 如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。

　　稱 呼

　　商業(yè)信件和傳真常用以下方式開頭：

　　1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);

　　2、Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);

　　3、Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);

　　4、Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。

　　稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。

　　事 由

　　寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內(nèi)容一目了然。

　　二、信 文

　　全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。

　　在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。

　　三、信 尾

　　傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結(jié)尾敬辭和署名)，而書信的信尾內(nèi)容則相對較長。

　　結(jié)尾敬辭

　　一般來說，書信和傳真結(jié)尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結(jié)尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結(jié)尾則用“Yours faithfully”。

　　信末簽名

　　寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　Yvonne Chong

　　Ms Yvonne Chong

　　Regional Sales Manager (Singapore)

　　信末簽名位于左邊空白處。在結(jié)尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然后再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。

　　口述者/打字員姓名縮寫

　　下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。

　　口述員 　　　　　　打字員 　　　　　　姓名縮寫

　　- 　　　　　　　　Sim Loo　　　　　　 Lee sll

　　Cheng Fook Jam 　　Chan Chuen Fye　　 CFJ/ccf

　　Chew Yit Lin Chin 　　Kein Hoong Chew　 Yit Lin/ckh

　　Grahame T Bilbow　　 Foo Tuan Seik 　　　GTBilbow:fts

　　Goh Bee Hua　　　　　 Han Swee Lean　　 GBH:HSL

　　附 件

　　如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。附件說明通常位于口述者/打字

　　員姓名縮寫之后�？梢圆捎靡韵聨追N方法：

　　·Estimate enclosed

　　·2 Enc./Enclosuree 2

　　·Enclosure

　　·Enclosures:

　　1. 2000 Price list

　　2. Catalogue

　　抄 送

　　如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(復(fù)寫本;副本)。有時，如果發(fā)信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”(“blind carbon copy”無信頭副本)代替“cc”，標注在不發(fā)給收信人的影印件的'下方。

　　附 筆

　　商業(yè)信函或傳真中的“附筆”(縮寫為“PS”)用于補充本人的說明。“附筆”位于左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說明之下空一行。 頁碼說明

　　商業(yè)信函如果超過一頁，隨后的各頁可以在頁首加注說明收信人姓名、頁碼及日期。如：

　　Mrs. H Itakura

　　Page 2

　　14 June 200-

　　在商業(yè)信函中，頁碼有時位于距頁頂一英寸的左邊空白處，與信文之間空兩行。

　　信 封

　　信封顯然只適用于商業(yè)信件。信封上收信人地址的格式必須與內(nèi)文的寫法一致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中間空兩行。也可以在收信人地址的第一行中直接寫上收信人的姓名和職銜。

　　傳真格式

　　傳真的首頁一般都印有現(xiàn)成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、地址、傳真號碼、頁數(shù)和日期等內(nèi)容即可。

　　在商業(yè)信函中，寬式標點比嚴標點更為常用。

　　使用嚴式標點意味著客戶地址的每一行結(jié)尾都要加逗號，每個縮寫詞(包括客戶姓名的首字母縮寫)后面都要加點號(如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu)。

　　拓展知識：

　　商務(wù)書信布局禮儀

　　正排式或垂直式或齊頭式（BlockedForm）。

　　這種排列的要領(lǐng)在于每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。 ③改良式或混排式（ModifiedForm）。

　　這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結(jié)束語、簽名和發(fā)信人姓名排在右邊，封內(nèi)地址和稱呼排在左邊，但每個要素分行時每行都不向右縮入；正文每段開始縮入五個英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極為流行的英文書信范式。

　　注意事項

　�、僖驗槭謱懹袝r難免不好辨認，所以英文書信最好是打印。

　�、谛欧獾臅鴮懸话闶鞘招湃嗣�址寫在信封正面的中央而發(fā)信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應(yīng)與信內(nèi)風(fēng)格一致。

　　③書信的折疊也應(yīng)有講究

　　商業(yè)信函書寫格式3

　　一、開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

　　二、正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。

　　三、結(jié)尾：結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達，即希函復(fù)�！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。

　　四、署名：署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。

　　五、日期：寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

　　擴展資料：

　　商業(yè)信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發(fā)布的商務(wù)性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標對象手中的一種廣告形式。

　　商業(yè)信函以信函為載體，選擇有針對性的目標客戶群的名址打印封裝，通過郵政渠道寄發(fā)的一種函件。與電視等媒體相比，商業(yè)信函的優(yōu)勢是針對性極強，“命中率”極高。

　　各地郵政部門都成立了專門的郵政商業(yè)信函廣告公司，建立起了龐大而門類齊全、內(nèi)容翔實的數(shù)據(jù)庫，可為工商企業(yè)提供翔實而準確的客戶名址。各地郵局還配備了先進的商業(yè)信函制作設(shè)備，可在最短的時間內(nèi)，為客戶提供選址、打印、制作、封裝、寄遞的“一條龍”服務(wù)。

　　普通類商業(yè)信函：

　　以傳遞商品、服務(wù)的信息，進行廣而言之的一種信函廣告。它的內(nèi)容可以是宣傳單、征訂單、通知書、邀請函、優(yōu)惠劵、市場調(diào)查表、產(chǎn)品說明書等印刷品廣告；也可以是各類產(chǎn)品試用袋、CD碟、計算機光盤、廣告小禮品等實物廣告。

　　帳單類商函（郵簡）：

　　以傳遞經(jīng)濟結(jié)算單為內(nèi)容的信函。它的內(nèi)容為金融單位的信用卡結(jié)算單、電信系統(tǒng)的話費通知單、保險行業(yè)的保費通知單以及其它服務(wù)行業(yè)如：水、電、氣費通知單等。