解析商務(wù)會(huì)面中用英語“面對(duì)面”如何溝通

作為商務(wù)英語溝通的重要組成部分之一——成功面對(duì)面溝通(Face-to-Face Communication)毫無疑問是最為直接、快捷的。然而，事實(shí)上，如何成功地與英美商業(yè)人士面對(duì)面溝通，對(duì)許多國內(nèi)商務(wù)人員來講仍是一大挑戰(zhàn)。即便是英文口語流利者，由于缺乏必要的溝通技巧，抑或不了解相關(guān)的背景知識(shí)，也會(huì)常常導(dǎo)致溝通的失敗。筆者根據(jù)多年與英美商業(yè)人士打交道的經(jīng)驗(yàn)以及多年的理論研究，通過本文向讀者介紹了商務(wù)會(huì)面的具體過程，并分析了其中所涉及的功能句型、身體語言、文化差異以及其他注意事項(xiàng)。

溝通過程(Communication Process)

一些商業(yè)人士在與外籍生意伙伴打交道時(shí)由于不熟悉溝通的具體過程再加上英語語言能力又欠缺，見面后往往會(huì)不知所措、語無倫次，結(jié)果雙方都很尷尬，這樣顯然不利于商務(wù)合作。以下將一次完整的初次商務(wù)會(huì)面分解成八個(gè)部分，具體如下表：

Opening 1. 打招呼(Greeting)
2. 介紹(Introduction)
3. 寒暄(Small talk)
Body 4. 進(jìn)入正題(Getting down to business)
5. 業(yè)務(wù)洽談(Business talks)
6. 結(jié)束正題談話前過渡(Pre-closing the conversation)
Closing 7. 結(jié)束談話(Closing the conversation)
8. 再見(Farewell)

以上八個(gè)構(gòu)成部分是按照初次商務(wù)會(huì)面來分解的，若是相互熟悉的商業(yè)人士之間則可以省去以上第二步的介紹，其他過程都基本相同。

常見功能句型(Practical Expressions)

了解商務(wù)會(huì)面的各個(gè)構(gòu)成步驟之后，下一步商務(wù)溝通者應(yīng)當(dāng)熟悉并且盡量做到熟練掌握每個(gè)步驟相對(duì)應(yīng)的基本功能句型。下面以對(duì)話的形式分別列舉功能句型并作簡要介紹。

1. 打招呼(Greeting)

打招呼的英語表達(dá)很多，可分為正式與非正式用語，商務(wù)會(huì)面應(yīng)當(dāng)使用較為正式的打招呼用語，常見表達(dá)如下：

A: Nice/glad/pleased to meet you. B: Nice/glad/pleased to meet you too.

若是會(huì)面的雙方已相互熟悉，則可用以下表達(dá)：

A: Good afternoon/morning! B: Good afternoon/morning!
A: How are you (doing)? B: I’m very well. And you?
A: How is everything? B: Not bad. What about you?
A: How are things? /How is it going? B: Everything is fine. How about you?

2. 介紹(Introduction)

介紹分自我介紹和介紹別人，常見句型如下：

A: I’d like to introduce myself. My name is Jay. B: Nice to meet you. I’m Tom.
A: Let me introduce myself. My name is Peter. B: Pleased to meet you. My name is Jenny.
A: May I introduce you to our manager, Mr. Lee? B: Yes, please. Pleased to meet you, Mr. Lee.
A: I’d like you to meet Jane Brown, our department/line manager. B: Nice to meet you, Mr. Brown. My name is Tom Jackson.

3. 寒暄(Small talk)

寒暄雖然不屬于業(yè)務(wù)洽談內(nèi)容，但它卻是商務(wù)溝通重要構(gòu)成部分。和英美人士寒暄時(shí)要了解他們的寒暄習(xí)慣以及話題，應(yīng)盡量避免涉及個(gè)人隱私的話題。以下是一組適當(dāng)?shù)暮�暄話題及相關(guān)表達(dá)。若交談雙方已非常熟悉，這一過程也可能會(huì)省略或相對(duì)縮短。

4. 進(jìn)入正題(Getting down to business)

寒暄過后可以利用以下句型自然過渡到業(yè)務(wù)洽談：

A: Let’s get started. B: Yes, I’m looking forward to it.
A: Let’s get down to business. B: OK.
A: Shall we get down to business? B: Yes, please.

5. 業(yè)務(wù)洽談(Business talks)

順利的寒暄之后，交談雙方會(huì)感動(dòng)自然、放松，這對(duì)下一個(gè)溝通過程(即交談的目的'：業(yè)務(wù)洽談)非常有利。事實(shí)上，許多商業(yè)人士認(rèn)為商務(wù)溝通的難點(diǎn)在于業(yè)務(wù)洽談前后的一些步驟，尤其是寒暄這部分。成功的寒暄往往會(huì)帶來令人愉悅的業(yè)務(wù)洽談氛圍。業(yè)務(wù)洽談的具體過程涉及各種功能句型，在此就不一一列舉。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，會(huì)面的目的在于溝通，因此，我們?cè)谟糜⒄Z和外籍商業(yè)人士溝通時(shí)不要因?yàn)楹ε路刚Z法錯(cuò)誤而不敢表達(dá)。

6. 結(jié)束談話前過渡(Pre-closing the conversation)

我們知道寫作要注意行文的銜接與連貫，口頭表達(dá)也應(yīng)過渡自然。在結(jié)束談話之前，交談雙方可以使用以下表達(dá)順利過渡到會(huì)談的結(jié)尾：

A: I think we have covered every point. B: I think so.
A: I think that covers everything. B: Yes, I agree.
A: OK. Shall we go over what we’ve talked about today? B: Yes, please.

7. 結(jié)束談話(Closing the conversation)

結(jié)束業(yè)務(wù)洽談后，東道主一般要感謝來訪者并表達(dá)將來再次見面或聯(lián)系的愿望，常見的表達(dá)如下：

感謝(Thanking)

A: Thank you for your help. B: I’m glad I could help.
A: I really appreciate your time. B: It’s my pleasure.
A: Thank you for your cooperation. B: You’re welcome.

展望未來(Looking forward)

A: I look forward to seeing you again. B: Me, too.
A: Have a good weekend/journey/holiday. B: You, too.

8. 再見(Farewell)

表達(dá)再見概念的用語較多，常見商務(wù)場(chǎng)合的表達(dá)如下：

A: Nice meeting you. Goodbye. B: Nice talking to you too. Bye.
A: Speak to you soon. B: Me, too.
A: Take care. B: Cheers. (British way).

身體語言(Body Language)

本文第二和第三部分探討的都是言語溝通(Verbal Communication)，事實(shí)上，除了言語溝通，溝通還包括非言語溝通(Non-Verbal Communication)，而后者主要是指由身體語言(Body Language)。Language)。在面對(duì)面溝通過程中，非言語溝通同樣也很重要，不恰當(dāng)?shù)闹�體語言，可能會(huì)帶來適得其反的暗示。成功的商務(wù)英語會(huì)面不僅要求會(huì)談?wù)邠碛惺炀氂⒄Z語言技能，同時(shí)也要求會(huì)談?wù)哒故厩‘?dāng)?shù)纳眢w語言。身體語言涉及的內(nèi)容廣泛，語言學(xué)家Don Gabor在她的一本題為How to Start a Conversation and Make Friends的書里歸納了六個(gè)字母(S-O-F-T-E-N)體態(tài)語言技巧。六個(gè)字母分別代表：Ｓ＝Soften；Ｏ＝Open Posture；Ｆ＝Forward Lean；Ｔ＝Touch；Ｅ＝Eye-Contact；Ｎ＝Nod，以下筆者將根據(jù)她的觀點(diǎn)來介紹一下商務(wù)會(huì)面中如何表現(xiàn)得舉止得體。

1. 微笑(Smile)：微笑是友好、愿意和別人交談的表示。當(dāng)你笑臉迎接對(duì)方時(shí)，通常對(duì)方也會(huì)報(bào)以微笑。當(dāng)你笑臉熱情問候?qū)Ψ綍r(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)方的態(tài)度也會(huì)很友好。

2. 開放式姿勢(shì)(Open Posture)：開放式站立姿勢(shì)是一種歡迎別人和你交談的姿態(tài)。具體而言，你的手不要托著下巴或遮住嘴巴，雙臂不要在胸前交叉，要自然擺放，和對(duì)方的距離適中，眼睛看著對(duì)方。這樣的姿勢(shì)和神態(tài)清楚地向?qū)Ψ奖硎荆耗銟芬夂蛯?duì)方交談。

3. 身體前傾(Forward Lean)：和對(duì)方講話時(shí)，身體要稍微前傾，尤其是坐下的時(shí)候。這表示你對(duì)對(duì)方的講話有興趣，說明你在專心聽對(duì)方講話。

4. 握手(Touch)：和對(duì)方見面時(shí)候，表示友好的最普通的方式就是熱情而較有力的握手。它不僅象征著友好，而且可以帶來和諧平等的氛圍。相對(duì)中國人而言，英美人士握手時(shí)間稍短，但較有力度。在他們看來，過于松弛的握手會(huì)有不夠真誠的感覺。此外，他們不僅在見面時(shí)握手，而且在講話結(jié)束時(shí)也要握手告別。

5. 視線交流(Eye-Contact)：眼睛是傳遞非言語信息的最有效渠道。聽對(duì)方講話時(shí)，你的眼睛自然大方地看著他/她，表示你對(duì)講話的內(nèi)容感興趣。相對(duì)中國人而言，英美人士視線接觸的時(shí)間較長。在英美文化里，若是溝通雙方缺乏足夠的視線接觸，不僅會(huì)使大家感到尷尬，而且還可能表示各自都有所隱瞞。

6. 點(diǎn)頭(Nod)：和對(duì)方交談時(shí)，人們經(jīng)常用點(diǎn)頭表示贊同或自己在認(rèn)真聽。在商務(wù)場(chǎng)合里，這一身體語言就更加重要。

溝通中的文化障礙(Inter-Cultural Barriers)

沒有脫離語言的文化，沒有不含文化的語言，而文化差異常常導(dǎo)致溝通障礙。因此，成功的商務(wù)溝通需要商業(yè)人士跨越文化差異所導(dǎo)致的障礙，面對(duì)面溝通表現(xiàn)尤為明顯以下列舉一些面對(duì)面溝通所涉及的中西常見文化差異：

1. 稱呼(Addressing)：在中國企業(yè)內(nèi)部，下級(jí)一般用頭銜加上姓稱呼上級(jí)，如：李經(jīng)理，張主任，如果直譯成英文Manager Li、Director Zhang則不符合英文的表達(dá)習(xí)慣，英文中的相應(yīng)表達(dá)應(yīng)該是：Mr. Li、Mr. Zhang。

2. 打招呼(Greeting)：中國人之間見面打招呼習(xí)慣問：“吃過了嗎？去哪？忙什么？”若以同樣問題和英美人打招呼(Have you eaten? Where are you going? What are you busy with?)，不僅不符合他們的文化習(xí)慣，可能還會(huì)因?yàn)檫@些涉及他們的隱私而冒犯他們。

3. 恭維和謙虛(Compliments and Modesty)：謙虛是中國人的美德，尤其在受到恭維時(shí)他們更是要謙虛一番。然而，和西方人打交道時(shí)，謙虛不僅不會(huì)帶來贊譽(yù)，反而可能會(huì)導(dǎo)致誤解。

4. 中國人的客氣往往也會(huì)讓西方人迷惑不解。中國人在接受禮物之前往往會(huì)客氣一番，通常會(huì)說“不(No)”，在對(duì)方再三堅(jiān)持下才會(huì)接受。西方人表達(dá)意愿時(shí)一般更直截了當(dāng)，想要就說“Yes”，否則才說“No”。了解這一差異可以避免產(chǎn)生不必要的誤解和尷尬。

5. 多說“Thank You！”和“Sorry”：集體主義(Collectivism)是中國傳統(tǒng)文化的重要特征，具體而言體現(xiàn)在許多方面，如：吃飯時(shí)共一盤菜、喝酒時(shí)勸酒，也沒有西方人那種強(qiáng)烈的隱私觀念，在這一文化氛圍里，人們?cè)讷@得幫助時(shí)(尤其是從好朋友或家人那里)，往往不大提“謝謝”這兩個(gè)字；同時(shí)在給對(duì)方帶來不便時(shí)往往也不太會(huì)去道歉。而在以個(gè)體主義為導(dǎo)向(Inpidualism-Oriented)西方文化里，人們?cè)诮邮艿揭欢↑c(diǎn)幫助 (即使是家人之間)時(shí)都會(huì)說謝謝；在給他人造成一點(diǎn)點(diǎn)麻煩或不便時(shí)都會(huì)說對(duì)不起。“謝謝”和“對(duì)不起”可以說一天到晚都掛在他們的嘴邊。了解這一差異對(duì)跨文化商務(wù)溝通尤其重要，否則，在西方人眼里不太習(xí)慣說“Thank You！”、“Sorry！”的中國商務(wù)人士會(huì)顯得不夠禮貌。

誠然，面對(duì)面與外商進(jìn)行自然和諧的溝通非一日之功，但只要了解面對(duì)面溝通所具備的特點(diǎn)，所需要的技能，并熟知其中的文化差異，成功溝通指日可待！