Word自動生成目錄的方法及步驟
Word自動生成目錄的方法及步驟
在編輯文檔的時候,目錄有時是必不可少的一項,但在實際情況當中,很多使用者不知道怎樣使用word中的目錄自動生成的功能,而是自己在首頁手動編制,結(jié)果常常因為后面格式或者字體的調(diào)整,使得目錄與正文出現(xiàn)差距。以下是小編搜集整理的Word自動生成目錄的方法及步驟相關(guān)內(nèi)容,歡迎閱讀!
Word自動生成目錄的方法及步驟 1
方法一
一、用WORD根據(jù)文章的章節(jié)自動生成目錄
1.在[格式]中選[樣式與格式]
2.出現(xiàn)右邊的一條“樣式格式”欄,這里面主要就是用到標題1,標題2,標題3。把標題1,標題2,標題3分別應用到文中各個章節(jié)的標題上,設置成功后的標題前會出現(xiàn)一黑色小點。
3.當然標題1,標題2,標題3的屬性(如字體大小,居中,加粗,等等)可以自行修改的。修改方法:右鍵點擊“標題1”選“修改”,會彈出修改菜單,您可以根據(jù)自己的要求自行修改。
4.當都定義好后,就可以生成目錄了。把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置,選[插入]--[引用]--[索引和目錄]------5.選第二個選項卡[目錄],然后點右下的確定。
⊙閱讀查找主要內(nèi)容
方法:只要按住Ctrl點擊目錄中的某一章節(jié)就會直接跳轉(zhuǎn)到該頁
⊙如需再修改文章主要內(nèi)容, 更新一下目錄就會重新把目錄對應到相應的頁碼上去
方法:在目錄區(qū)域內(nèi),點右鍵,選[更新域]
二、設置頁眉和頁腳
1、在要分開的地方插入→分隔符→分頁符→下一頁,此時文章分為兩 節(jié),兩個部分。
2、插入頁眉和頁腳:視圖→頁眉和頁腳;
3、在上圖中可看到,紅色框內(nèi)“與上一節(jié)相同”,表明兩節(jié)的格式和主要內(nèi)容是一樣的。若想讓兩節(jié)的格式不一樣,點擊“鏈接到前一節(jié)”按鈕,之后“與上一節(jié)相同”幾個字會消失,此時兩節(jié)則是獨立的,不一樣的。就可以單獨插入格式不同的頁眉和頁碼。
方法二
一篇word文檔,主要內(nèi)容有大的章,小的節(jié)。怎么做把章節(jié)抽出來生成目錄?
WORD →點擊需要插入的地方 → 插入菜單 → 索引和目錄 → 目錄 → 確定
目錄通常是長文檔不可缺少的部分,有了目錄,用戶就能很容易地知道文檔中有什么主要內(nèi)容,怎么做查找主要內(nèi)容等。Word 提供了自動生成目錄的功能,使目錄的制作變得非常簡便,而且在文檔發(fā)生了改變以后,還可以利用更新目錄的功能來適應文檔的變化。
1、創(chuàng)建標題目錄
Word 一般是利用標題或者大綱級別來創(chuàng)建目錄的。因此,在創(chuàng)建目錄之前,應確保希望出現(xiàn)在目錄中的標題應用了內(nèi)置的標題樣式(標題1 到標題9)。也可以應用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。如果文檔的結(jié)構(gòu)性能的好,創(chuàng)建出合格的目錄就會變得非?焖俸啽。
1.1、從標題樣式創(chuàng)建目錄
從標題樣式創(chuàng)建目錄的步驟如下:
(1)把光標移到要拖入目錄的位置。
(2)單擊菜單項的菜單項,并在彈出的對話框選擇選項卡。
(3)在列表框中選擇目錄的風格,選擇的結(jié)果可以通過框來查看。如果選擇,標識使用內(nèi)置的目錄樣式(目錄1 到目錄9)來格式化目錄。如果要改變目錄的樣式,可以單擊按鈕,按更改樣式的方法修改相應的目錄樣式。
1.2、從其他樣式創(chuàng)建目錄
如果要從文檔的不同樣式中創(chuàng)建目錄,例如,不需要根據(jù)到的樣式來創(chuàng)建目錄,而是根據(jù)自定義的到的樣式來創(chuàng)建目錄,操作步驟如下:
(1)將光標移到要插入目錄的位置。
(2)打開對話框,然后單擊按鈕,彈出對話框。
(3)在列表框中找到標題使用的樣式,然后在文本框中指定標題的級別。如果不想用某一樣式,要刪除文本框中的數(shù)字。例如,用戶可以刪除標題1、標題2 和標題3 后面的中的數(shù)字。
(4)單擊按鈕,返回到對話框。
(5)在對話框中選擇合適的選項后單擊按鈕。
2、創(chuàng)建圖表目錄
圖表目錄也是一種常用的目錄,可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明,以及它們出現(xiàn)的頁碼。在建立圖表目錄時,用戶可以根據(jù)圖表的題注或者自定義樣式的圖表標簽,并參考頁序按照排序級別排列,最后在文檔中顯示圖表目錄。
使用題注組織目錄的方法如下:
(1)確保文檔中要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形加有題注。
(2)將光標移到要插入圖表目錄的地方。
(3)單擊菜單中的菜單項,并在對話框中選擇選項卡。
(4)在下拉列表框中選擇要建立目錄的題注,如圖表、公式、表格等。
(5)在下拉列表框中選擇一種目錄格式,其他選項與創(chuàng)建一般目錄一樣,確定后單擊按鈕。
在檢查圖表目錄后,當將鼠標移到目錄項目上時,鼠標指針會變?yōu)槭中危瑔螕羰髽俗箧I接口跳轉(zhuǎn)到相應的位置。
利用題注建立圖表目錄是很方便的,但有時候,文檔中的標簽是用戶鍵入的,并不是Word 的題注功能加上的。這時,就需要使用自定義樣式建立圖表目錄,方法如下:
(1)打開對話框,并選中選項卡。
(2)單擊按鈕,彈出對話框。
(3)選中復選框,并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標簽使用的樣式名后單擊按鈕。
(4)在對話框中選擇各選項,然后單擊按鈕。
3、創(chuàng)建引文目錄
引文目錄與其他目錄類似,可以根據(jù)不同的引文類型,創(chuàng)建不同的引文目錄。在創(chuàng)建引文目錄之前,應該確保在文檔中有相應的引文。創(chuàng)建引文目錄的操作步驟如下:
(1)將光標移到要插入引文目錄的位置。
(2)單擊菜單中的菜單項,在彈出的對話框中選擇選項卡。
(3)在中選擇相應的引文類別,重點注意此種類別應該是引文中已經(jīng)創(chuàng)建有的引文類型。
(4)創(chuàng)建的引文目錄也有相應的內(nèi)置引文目錄樣式來套用,如果要更改,可以單擊按鈕。
(5)如果引文的頁碼超過五處,可以選中復選框,這樣可以避免頁碼過多反而給用戶造成不便。
(6)如果引文過長,可以選擇,以保留原有的引文格式。
(7)選好目錄的制表前導符和格式后,單擊按鈕即可,插入的引文目錄。
如果要標記引文,以創(chuàng)建合適的引文目錄,可以按如下方法進行:
(1)選擇要標記的引文。
(2)單擊按鈕,彈出對話框。
(3)在的下拉列表框中選擇合適的類型。
(4)單擊按鈕即可對當前所選的文字進行標記,如果單擊按鈕,將對存在于文檔中的'所選文字進行標記。
(5)如果還要標記其他引文,不要關(guān)閉對話框,直接在文檔中選取要標記的引文。
(6)返回對話框,選中的引文將出現(xiàn)在下面,然后單擊即可。
(7)如果要修改一個存在的類別,可以單擊按鈕,彈出對話框。
(8)選中要修改的類別,在下面的文本框中輸入要替換的文字,單擊按鈕即可。
(9)完成后單擊按鈕,回到對話框。單擊按鈕。
4、更新目錄
Word 所創(chuàng)建的目錄是以文檔的主要內(nèi)容為依據(jù),如果文檔的主要內(nèi)容發(fā)生了變化,如頁碼或者標題發(fā)生了變化,就要更新目錄,使它與文檔的主要內(nèi)容保持一致。最好不要直接修改目錄,因為這樣容易引起目錄與文檔的主要內(nèi)容不一致。
在創(chuàng)建了目錄后,如果想改變目錄的格式或者顯示的標題等,可以再執(zhí)行一次創(chuàng)建目錄的操作,重新選擇格式和顯示級別等選項。執(zhí)行完操作后,會彈出一個對話框,詢問是否要替換原來的目錄,選擇替換原來的目錄即可。
如果只是想更新目錄中的數(shù)據(jù),以適應文檔的變化,而不是要更改目錄的格式等項目,可以對著目錄單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中單擊菜單項即可。用戶也可以選擇目錄后,按下 F9 鍵更新域。
方法三
目錄的制作分三步進行
1) 修改標題樣式的格式
通常Word內(nèi)置的標題樣式不符合論文格式要求,需要手動修改。在菜單欄上點“格式|樣式”,列表下拉框中選“所有樣式”,點擊相應的標題樣式,然后點“更改”?尚薷牡闹饕獌(nèi)容包括字體、段落、制表位和編號等,按論文格式的要求分別修改標題1-3的格式。
2) 在各個章節(jié)的標題段落應用相應的格式
章的標題使用“標題1”樣式,節(jié)標題使用“標題2”,第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設置標題的格式還有一個優(yōu)點,就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三,只需更改“標題1”樣式的格式設置,然后自動更新,所有章的標題字號都變?yōu)樾∪,不用手工去一一修改,即麻煩又容易出錯。關(guān)于怎么做應用樣式和自動更新樣式,請參考Word幫助。
3) 提取目錄
按論文格式要求,目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁(在第一章的標題前插入一個分頁符),光標移到新頁的開始,添加“目錄”二字,并設置好格式。新起一段落,菜單欄選“插入|索引和目錄”,點“目錄”選項卡,“顯示級別”為3級,其他不用改,確定后Word就自動生成目錄。若有章節(jié)標題不在目錄中,肯定是沒有使用標題樣式或使用不當,不是Word的目錄生成有問題,請去相應章節(jié)檢查。此后若章節(jié)標題改變,或頁碼發(fā)生變化,只需更新目錄即可。
重點注意:目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋,這是Word的域底紋,打印時是不會打印出來的(如果你愿意浪費一張紙可以試著打印一目錄)。在“工具|選項”的“視圖”選項卡可以設置域底紋的顯示方式。
方法四
1、利用Word對整個文本進行排版處理;
2、先將第一個一級標題選中,再點擊工具欄“字體”前“正文”的下拉菜單,選擇“標題1”;
3、此時會在此行前出現(xiàn)一個黑點,表明此行已被設為目錄項(前方黑點不會被打印);
4、對此行進行段落、字體的設置,直到滿意;
5、光標放在剛才篩的目錄行中,再點工具欄的格式刷,將文中所有需要設為一級標題的全部用格式刷統(tǒng)一格式;
6、依照2—5步驟現(xiàn)將文中2級、3級……依次設置完畢;
7、光標放在文中需要放置目錄的位置,點擊菜單中的“插入”-“索引和目錄”,在“目錄”選項單中進行適當設置,也可不用修改,直接使用默認值,確定。
8、此時目錄就會自動生成了;
9、要想對目錄進行字體、字號等的修改,可選中目錄進行修改;選取時重點注意,不要直接點擊目錄,而將鼠標放在目錄左方,光標成空箭頭時單擊,此時會將整個目錄選中,進行修改。如果只想修改某一行,將光標放在該行最后,向前拖選;
10、如果文章中某一處標題有改動,可在改動完后,在生成的目錄上點右鍵,在右鍵菜單中點擊“更新域”,所修改處在目錄中會自動修改。
Word自動生成目錄的方法及步驟 2
word自動生成目錄方法一:
1、點右下方的大綱視圖按鈕,切換到大綱視圖。
2、光標停在某個第一級標題上,左上角的下拉框拉開,選1級。同樣,光標停在某個第二級標題上,下拉框中選2級。這樣,把整個文檔的結(jié)構(gòu)給標注出來。
3、也可以用左右的箭頭控制標題的級別。
word自動生成目錄方法二:
1、我們在常規(guī)視圖中,點開開始選項卡上的,樣式區(qū)域右下角的小按鈕。
2、這時候會打開樣式框。
3、把光標停在第一級標題上,然后在樣式中選標題1。(這里的目的是給第一級標題添加對應的格式,與此同時標題的級別、層次結(jié)構(gòu)也就加進去了。)
4、我們切換到大綱視圖看,發(fā)現(xiàn)效果和“方法一”是一樣的。
提示:你會發(fā)現(xiàn)樣式中最多只有標題1、標題2 …… 你可以按選項 -> 選所有樣式 -> 按確定。
我們現(xiàn)在開始插入目錄:
1、把光標移動到要插入目錄的位置,點開引用選項卡,點開左側(cè)目錄。選一款自動目錄;蛘撸绻枰獙δ夸浀母袷绞裁吹男枰蛹庸,可以點插入目錄。
2、這里有些選項可以供選擇。(主要的就三個:格式里面有多種格式供您選擇,像一套套的模板,使用方便。目錄標題和頁碼間的那條線可以用制表符前導符設置。顯示級別一般不需要更改,精確到三層足夠了。)
3、完成后按確定。
4、問題是你的論文以后會更改,標題、頁碼都會變動,正文里的變動不會馬上反映在目錄里。等全部變動弄好了,更新一下:引用 -> 更新目錄 -> 更新整個目錄 -> 確定。
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