零售企業(yè)信息管理架構

　　零售企業(yè)信息管理架構

　　摘 要：近年來，以連鎖經(jīng)營為主要標志的零售業(yè)在國內(nèi)外迅速崛起，其行業(yè)競爭也日趨加劇。

　　現(xiàn)代電子信息技術在零售企業(yè)的發(fā)展管理中得到廣泛應用，基于此發(fā)展背景，本文對零售企業(yè)信息管理構架進行概述，分析其發(fā)展優(yōu)勢及目前存在的問題，并給出一些建議和對策。

　　關鍵詞：零售企業(yè);電子數(shù)據(jù)交換;自動化配送

　　一、零售企業(yè)信息管理的構架組成

　　對現(xiàn)在的零售企業(yè)而言，信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)零售企業(yè)中以紙質(zhì)為主的交易結算方式。

　　零售企業(yè)的信息管理框架主要包括五個方面內(nèi)容，即電子定貨系統(tǒng)(Electronic Ordering System， EOS)、銷售點管理系統(tǒng)(Point Of Sales System， POS)、商業(yè)增值網(wǎng)絡(Value Added Network VAN)、電子數(shù)據(jù)交換(Electronic Data Inter-change， EDI)和自動化配送中心(Distribution Center， DC)，下面將分別對其進行詳細描述。

　　1.電子定貨系統(tǒng)(Eos)。

　　電子訂貨系統(tǒng)就是指實地銷售時對已買產(chǎn)品進行訂單記錄，并及時通過網(wǎng)絡傳至所對應的總部匯總，匯總后把客戶所拍的訂單數(shù)據(jù)傳輸?shù)綄嶋H配送地，然后配送地負責人一對一核實進行派發(fā)，零售店經(jīng)過驗收后制定進貨單的系統(tǒng)。

　　從應用領域來講，EOS除了可用于零售業(yè)企業(yè)內(nèi)部補充訂貨系統(tǒng)外，在批發(fā)業(yè)、制造商企業(yè)也得到廣泛應用。

　　采用EOS定貨系統(tǒng)可產(chǎn)生如下四點效益：

　　(1)大大縮短了訂單發(fā)貨時間，節(jié)約了生產(chǎn)和物流成本，降低了由于人為因素產(chǎn)生額外錯誤率。

　　(2)加速了零售企業(yè)信息系統(tǒng)的運轉效率，方便了各子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享和傳送，細化了企業(yè)物流和經(jīng)營效益信息。

　　(3)可有效減少零售企業(yè)出現(xiàn)的庫存積壓問題，防止商品(特別是暢銷商品)缺貨現(xiàn)象的發(fā)生，同時也能提高庫存管理效率。

　　(4)有利于經(jīng)銷商或分銷商對產(chǎn)品所受的歡迎程度做出合理評估，不斷調(diào)整自身生產(chǎn)戰(zhàn)略，實時觀察滯銷和暢銷產(chǎn)品。

　　2.售點管理系統(tǒng)(Pos)。

　　銷售點的管理系統(tǒng)主要是指通過利用網(wǎng)絡技術，把售點實際銷售情況以數(shù)據(jù)形式傳送到企業(yè)總部，幫助廠家和經(jīng)銷商進行產(chǎn)品生產(chǎn)或進購工作的系統(tǒng)。

　　其基本構成包括POS系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)、分析系統(tǒng)，前兩者相互結合以采納第一線實時銷售數(shù)據(jù)為主要任務，后臺分析系統(tǒng)則主要對數(shù)據(jù)進行模式化處理，為企業(yè)決策者提供相關數(shù)據(jù)分析圖。

　　POS系統(tǒng)的突出特點主要有三個：(1)方便對售點銷售信息進行及時回收，方便管理者協(xié)調(diào)商品架構和進貨工作。

　　(2)ABC分析處理法可方便商家更好的管理產(chǎn)品庫存。

　　(3)定貨管理。

　　POS系統(tǒng)的科學運用可以獲取精準、實用、便捷的信息資料，方面決策者做出行動策略。

　　3.電子數(shù)據(jù)交換(EDI )。

　　電子數(shù)據(jù)的交換是指企業(yè)把原來充當交易的紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料換成電子表格的形式，彼此之間進行交換傳送，讓企業(yè)間交易流程更加方便迅速。

　　在零售企業(yè)里，傳送中心與一線銷售地點進行各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)的傳輸，紙質(zhì)單逐漸脫離人們的視野，市場運轉效率大幅度提升。

　　4.商業(yè)增值網(wǎng)絡(VAN)。

　　商業(yè)增值網(wǎng)絡的主要特性就是服務。

　　在零售企業(yè)中，EOS、POS、EDI等都有很大一部分數(shù)據(jù)需要進行及時處理，資料之間的傳送也同樣需要投入大筆的人力、物力、財力，并非一般企業(yè)所能承受。

　　所以，VAN應勢而生。

　　VAN主要是通過運用電信公共網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)傳送，在彼此實際交易過程中，不直接參與，只是提供確認交易界面。

　　每次客戶發(fā)送EDI單證給零售商時，VAN網(wǎng)會主動對EOS買賣雙方的關系進行確認，只有交易關系被認定屬實后才能進行下一步操作，否則交易取消。

　　對交易關系審核后也需要檢查EDI的單證樣本，只有單證樣本也被彼此認定有效時，才能進行后續(xù)數(shù)據(jù)傳送。

　　交易核實過程會對每筆交易進行定時保存，方便客戶后期進行咨詢查閱。

　　5.自動化配送中心(DC)。

　　自動化配送系統(tǒng)主要是針對部分客戶量少樣多的需求制定，運用最經(jīng)濟的方式去接通上下通路。

　　自動化配送包含自動物流中心、運送貨車實時追蹤、貨箱自動分類等等。

　　自動化配送中心主要提供的服務包括對個體店消費形態(tài)進行分析，對一線銷售數(shù)據(jù)的分析、對供應商和消費者供給購買傾向的分析，為廠家協(xié)調(diào)生產(chǎn)線、研發(fā)新產(chǎn)品提供了很好的借鑒。

　　二、零售企業(yè)信息管理構架的優(yōu)勢及現(xiàn)存問題分析

　　1.零售企業(yè)信息管理系統(tǒng)建設存在的優(yōu)勢。

　　零售企業(yè)信息管理系統(tǒng)存在著決策靈活、自身結構扁平等特點，并且信息技術日趨成熟，這些因素為零售企業(yè)的信息管理系統(tǒng)建設提供了優(yōu)勢。

　　具體總結如下：

　　(1) 規(guī)模和業(yè)務相對較小。

　　目前國內(nèi)零售企業(yè)規(guī)模相對較小，主要包含進貨和銷售業(yè)務，主要任務是尋求市場，匹配合適的管理軟件，這些管理軟件需滿足簡單，及時實現(xiàn)應用等特點，這樣的需求對零售企業(yè)資金要求較小，建設費用較低，不用涉及深層次的大企業(yè)財務流程管理。

　　(2) 扁平化組織結構。

　　扁平化的組織結構在國內(nèi)零售企業(yè)中占有重要位置，具有資金規(guī)模小、從業(yè)人員少、市場適應力快，方便管理等優(yōu)勢，管理深度較淺，范圍較大。

　　因此，一旦企業(yè)管理者認識到信息化能夠在很大程度上降低生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效率，提升企業(yè)管理水平，企業(yè)信息化建設的積極性便會增大。

　　因此，企業(yè)信息化建設能被很好的執(zhí)行和貫徹。

　　(3) 政府政策的支持。

　　相關政府文件顯示，國家財政部門最近幾年將加大對各地零售企業(yè)建設的投入，著力營造良好的零售企業(yè)市場競爭環(huán)境。

　　國家對于企業(yè)信息化建設的支持主要是通過法律文件來保護，包括對零售企業(yè)產(chǎn)品知識產(chǎn)品的保護，對計算機網(wǎng)絡信息技術的保護，對軟件應用市場的約束等等 ，著重去解決網(wǎng)上資金支付安全問題，加強對于電子合同的審核制度，提供給零售企業(yè)一個不錯的信息化發(fā)展環(huán)境。

　　2.零售企業(yè)信息管理構架現(xiàn)存的問題分析。

　　(1) 信息系統(tǒng)建設資金約束。

　　零售企業(yè)對于內(nèi)部信息化建設的投入資金一般是在百分之零點三到百分之零點五左右，資金的缺乏使其投入比例仍不夠高，很難達到預計效果。

　　另外，以抵押擔保貸款為主的零售企業(yè)生存率較低，信譽值小，融資渠道少，難度大，自身技術實力的約束也導致其信息化建設資金投入力度匱乏，與西方國家零售企業(yè)相比，國內(nèi)在這方面還存有一定差距。

　　也正因為資金的約束，企業(yè)往往會考慮更為重要的投資渠道，一般很少拿出足夠的資金用于信息化建設，即使對此有投入，投入的資金量也不會太多。

　　(2) 零售企業(yè)管理較落后，變動大。

　　在巨大的市場競爭壓力面前，諸多零售企業(yè)仍然停留在原先的'營銷管理模式中，并沒有意識到信息技術的重要性，決策層對于企業(yè)信息化建設能提高企業(yè)市場競爭力、規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理化水平、使企業(yè)降低成本等認識仍不足，對企業(yè)進行信息化建設的積極性不高。

　　(3) 缺乏專業(yè)的技術人才。

　　目前國內(nèi)諸多零售企業(yè)很大程度上缺乏熱愛信息化工作，并且熟悉網(wǎng)絡技術的領導人才，缺乏對于項目的整體規(guī)劃，宏觀制定和管理人才缺乏，既懂技術又懂應用的復合型人才不多，這些零售企業(yè)很難找到合適的IT行業(yè)高級技術人才，對一個成功的企業(yè)來說，人才是關鍵，因此，會很大程度上制約企業(yè)的發(fā)展。

　　(4) 缺乏合適的個性化信息系統(tǒng)方案。

　　由于每個零售企業(yè)歷史背景不同，因此，具體的信息化建設需求也多有不同，所以不能完全照搬其他企業(yè)的信息管理系統(tǒng)建設，而是需要量身定制，根據(jù)企業(yè)實際情況建立一套屬于本企業(yè)的個性化方案，。

　　但是，由于國內(nèi)零售企業(yè)資金實力的約束，對于信息化建設投入力度尚存很大差距，在尋求符合自身信息化方案上過程中常常出現(xiàn)失誤。

　　三、對零售企業(yè)信息管理構架現(xiàn)存問題的建議

　　嚴峻的市場環(huán)境使得國內(nèi)零售企業(yè)開始走向粗放式和惡性循環(huán)的怪圈，盈利也隨之越減越少。

　　零售企業(yè)決策者應正確認識此行業(yè)在國內(nèi)的發(fā)展趨勢，從而正確制定所在企業(yè)未來的發(fā)展策略，根據(jù)企業(yè)自身實際情況不斷加大對于IT層面的投資，認識到信息化應用水平對于提升企業(yè)核心競爭力的重要作用。

　　應盡快考慮后臺信息處理階段發(fā)展的重要性，將企業(yè)信息化管理建設重點從目前的POS系統(tǒng)延伸到供應鏈智能系統(tǒng)應用建設，爭取盡快建設出高效率，高收益的信息系統(tǒng)。

　　除此之外，還應充分重視信息安全方面的問題，確保零售信息系統(tǒng)安全平穩(wěn)的發(fā)展運行應從以下幾個方面入手，具體建議如下：

　　(1)加強決策者對信息化管理的重視，建立健全規(guī)章制度。

　　首先，必須讓各零售企業(yè)的決策者對信息化管理系統(tǒng)建設引起充分重視，加大對信息技術方面的投入。

　　除此之外，還應加強安全教育培訓，提升員工職業(yè)素養(yǎng)，確保安全措施，強化法制觀念和安全意識，責任明確，完善安全技術，逐步培養(yǎng)出一支有戰(zhàn)斗力和嚴明紀律的職工團隊，這應成為我國零售企業(yè)的一項重要工作。

　　另外，企業(yè)應該定期開設員工培訓課，不斷完善員工對于自身崗位的認識，增強安全責任意識，在員工思想上做大量的細致工作，達到由被動轉化為主動的目標。

　　尤其是對于信息系統(tǒng)維護的知識培訓，防止一些不安全因素侵入企業(yè)系統(tǒng)造成損失，最大限度的避免人和財?shù)牟槐匾獡p失。

　　(2)設立標準配置的計算機機房。

　　企業(yè)網(wǎng)絡核心物件基本都存放于計算機機房中，在機房設置之初就要考慮到后續(xù)的安全問題，包括斷電后的雙路供電系統(tǒng)，預防雷火的滅火措施，方便快捷的物件擺放等，并且針對企業(yè)核心文件，一定要存有備份，以免發(fā)生不可抗拒因素引起損失。

　　(3)服務器配置要精良。

　　服務器是信息管理系統(tǒng)中最重要的部件，掌握著數(shù)據(jù)庫的“生殺大權”，肩負著對企業(yè)數(shù)據(jù)的存貯和處理職能。

　　因此，要想保證企業(yè)網(wǎng)絡處于安全位置，就首先要保證服務器不受侵害，甚至可設置雙臺服務器，防止一臺損壞時，系統(tǒng)停止運轉。

　　(4)對網(wǎng)絡的合理規(guī)劃。

　　當下，接收終端的多樣化發(fā)展致使零售企業(yè)信息系統(tǒng)面臨安全隱患，員工素質(zhì)不一，接收方式多種多樣。

　　因此，信息負責人必須重點關注局域網(wǎng)的管理與安全監(jiān)控問題。

　　通過杜絕內(nèi)網(wǎng)電腦通過雙網(wǎng)卡、撥號等方式非法外聯(lián)，限制移動存儲設備和移動電腦隨意接入內(nèi)網(wǎng)，制定統(tǒng)一有效的安全策略，可以有效保證外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)的隔離度。

　　可以采用流量控制系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)數(shù)據(jù)交換異�，F(xiàn)象，及時進行調(diào)查或執(zhí)行切斷措施，定期更新系統(tǒng)中的殺毒軟件，定期檢測系統(tǒng)出現(xiàn)的可漏洞，根據(jù)實際情況對系統(tǒng)軟件進行升級。

　　另外，企業(yè)內(nèi)部各個管理層之間所擁有的網(wǎng)絡權限要設置約束，達到相輔相成而互不干涉的目的。

　　(5)做好思想和技術準備工作。

　　企業(yè)里面主要決策層領導要有大局意識，應充分認識到信息系統(tǒng)的實施是一項宏大的工程，對企業(yè)整條產(chǎn)業(yè)鏈的產(chǎn)入產(chǎn)出、施工周期、投資成本、遠近目標等都要有一個清醒的認識，注重信息系統(tǒng)測試階段與實際應用階段的不同，以及新舊系統(tǒng)過渡過程所帶來的麻煩。

　　系統(tǒng)維護和安全工作要注重崗位人員經(jīng)驗的寶貴，對于不可抗拒的非技術因素要盡量避免。

　　因此，信息系統(tǒng)的正式實施不僅要有快很準的干勁，也要做好系統(tǒng)轉化工作所帶來的思想變化。

　　除此之外，不僅要對全體員工進行全方位素質(zhì)培訓，也要成立專家小組對企業(yè)下達的任務進行及時指定完成，以完成對各項信息的重新組合。

　　對于網(wǎng)絡規(guī)劃等基礎性工作，要及時處理，也應考慮成立屬于企業(yè)自己的網(wǎng)管中心，進一步增強系統(tǒng)安全和企業(yè)管理。

　　四、結語

　　綜上所述，零售企業(yè)管理層對于外在環(huán)境應該有一個清晰的認識和判斷，動態(tài)環(huán)境中的統(tǒng)一認識將有助于企業(yè)獲取更大的企業(yè)效益。

　　企業(yè)不同階段經(jīng)營戰(zhàn)略的制定與外在環(huán)境的匹配程度將直接影響到企業(yè)效益，動態(tài)戰(zhàn)略匹配外在環(huán)境有利于企業(yè)優(yōu)化資源配置，減輕外在惡劣環(huán)境對原先制定目標實現(xiàn)可能性的沖擊。

　　因此，零售企業(yè)信息管理架構內(nèi)外適應度與績效是直接掛鉤的，并呈現(xiàn)正相關關系。

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