會場布置
要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來布置。不同的布置形式體現(xiàn)的意義、氣氛和效果均不同。
1.會場布置方式
1)相對式
主席臺與代表席采取面對面的形式,突出主席臺的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形 。
2)全圍式
不設(shè)專門的主席臺,所有與會者均圍坐于一起。分為圓形、橢圓形、長方形、多邊形 。
3)半圍式
介于相對式與全圍式之間,設(shè)有主席臺,但在其正面和兩側(cè)安排代表席,這樣既突出了主席臺的地位,又有融洽的氛圍,比較適合中小型工作會議。分為馬蹄形、t字形、拱橋形。
4)分散式
將會場分為若干個中心,每一個中心都有一個主桌,在一定程度上,既能突出主桌的地位和作用,又給與會者提供多個交流的機會,氣氛較為輕松和諧。分為圓桌形、方桌形、v字形 。
其中,主席臺是會場的中心,一般大中型會議都應(yīng)設(shè)主席臺。布置主席臺時,前排必須是通欄,后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式;主席臺上可設(shè)講臺、話筒,以突出發(fā)言的重要性;重要大會的主席臺邊還應(yīng)有休息室。
2.會議座位安排
提前安排好會議座位,有利于會議和各項活動井井有條地進行。主席臺座次的安排既是一項技術(shù)性工作,也是一項嚴肅的政治性工作,秘書人員一定要極其認真負責地對待 。
首先,請領(lǐng)導確定在主席臺就座人員的準確名單;其次,確定其中身份最高的人員就座于主席臺前排中央,其他人員按先左后右、一左一右順序排列。
會場人員座次安排:橫排法,即按照會議人員名單,以姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序,從左至右橫向依次排列;豎排法,即將橫排法中從左至右改為從前至后縱向排列;左右排列法,即將橫排法中從左至右改為以主席臺為中心,向左右兩邊交錯排列。
3.會場氣氛的營造
會場氣氛直接影響到與會者的情緒,這關(guān)系到會議的效果。營造良好的會場氣氛是秘書人員創(chuàng)造力和想像力的重要表現(xiàn)。
(1)會標。將會議的全稱以醒目的標語形式懸掛于主席臺前上方,即為會標。會標能體現(xiàn)會議的莊嚴性,激發(fā)與會者的積極參與感 。
(2)會徽 。即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標志,一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標,如黨徽、國徽、團徽、警徽等,也可以向社會公開征集,如北京奧運會會徽“中國印”。
(3)其他。燈光,要注意燈光的亮度,一般主席臺上的燈光要比臺下代表席的燈光亮;色調(diào),要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激,如紅、粉、黃、橙亮麗明快,使人感覺熱烈輝煌,適合慶典類會議,藍、綠、紫莊重典雅,使人感覺嚴肅端正,適合一般工作會議;旗幟,重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛;標語,簡潔明快的標語口號能振奮與會者精神,強化會議主題;花卉,適當?shù)幕ɑ苣芙o人以清新活潑之感,既能點綴會議氛圍,又能減輕與會者長時間的疲勞。
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