第一章總則

第一條*市政府電子公文與信息交換系統(tǒng)(以下簡稱交換系統(tǒng))，是運行在*市電子政務內網上，供*市政府、市政府各職能部門和區(qū)、縣級市政府及其他經批準參加交換的單位進行電子公文與信息交換的計算機應用平臺。為使電子公文與信息交換做到安全、保密、準確、及時，根據《印發(fā)*市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定的通知》(穗府辦[*]10號)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于*市政府、市政府各職能部門和區(qū)和縣級市政府及其他經批準參加交換的單位(以下簡稱使用單位)，和各使用單位的電子公文與信息交換系統(tǒng)使用人員(以下簡稱使用人員)。

第二章交換內容

第三條在交換系統(tǒng)中交換的內容為使用單位的電子公文與信息等。

第四條下列文件、信息暫不在交換系統(tǒng)中進行交換：

(一)密級(秘密以上)文件；

(二)急件，特急件；

(三)私人信件等與工作無關的電子文件和信息。

第三章管理機構

第五條市府辦公廳負責指導、檢查和督促各使用單位的電子公文和信息交換工作。

第六條市府辦公廳政務信息中心負責電子公文與信息交換管理和維護的具體工作。其職責如下：

(一)受理交換系統(tǒng)中單位注冊、名稱變更、撤銷等相關申請，辦理相應審批手續(xù)；

(二)制定電子公文與信息交換的具體工作規(guī)范及制度；

(三)征詢各使用單位的意見和建議，研究、協調解決各使用單位在電子公文與信息交換中出現的問題，并提出處理意見；

(四)組織各使用單位系統(tǒng)管理員和用戶進行系統(tǒng)使用知識的培訓等工作；

(五)組織和提供電子公文與信息交換的軟件和必要的技術支持；

(六)負責交換系統(tǒng)的運行、維護和日常管理工作。

第七條各使用單位相互之間在電子公文與信息交換過程中出現的問題，由相關單位自行協商解決，協商后仍不能解決的，可轉交市府辦公廳協調解決。

第四章使用單位

第八條凡需要使用交換系統(tǒng)的單位，應向市府辦公廳提出書面申請(政務信息中心承辦)。機關、事業(yè)單位需提交單位成立的編辦批文；企業(yè)及其他單位需經上級土管單位簽署意見。經審核批準后方可辦理注冊手續(xù)并取得其系統(tǒng)管理員帳號和密碼。

第九條因以下情況而需要在交換系統(tǒng)中變更使用單位有關資料的，應向市府辦公廳提出書面申請，并辦理相關手續(xù)：

(一)使用單位名稱變更的，在交換系統(tǒng)中應辦理名稱變更手續(xù)，并由該單位來函確定新使用單位的系統(tǒng)管理員及用戶名單；

(二)使用單位被撤銷的，在交換系統(tǒng)中應辦理注銷手續(xù)。即在交換系統(tǒng)中刪除該單位名稱，注銷該單位電子印章和用戶，并將交換系統(tǒng)中的相關文件按被撤銷單位提出的處理辦法進行處理；

(三)使用單位合并的，合并后的使用單位名稱如果沿用合并前其中一個使用單位的名稱，則該名稱作為合并后的使用單位名稱在交換系統(tǒng)中保留，被合并的使用單位按本條第二款辦理注銷手續(xù)；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱，則按本辦法第八條辦理注冊手續(xù)，合并前在交換系統(tǒng)中所使用的相關單位名稱按本條第二款辦理注銷手續(xù)。

第十條各使用單位應按照交換系統(tǒng)統(tǒng)一配置的要求，結合本單位實際情況，保證提供交換工作所需的設備和工作環(huán)境。

第五章使用人員

第十一條交換系統(tǒng)使用人員必須是政治可靠，保密觀念、責任心和組織紀律性強的在編干部。

第十二條各使用單位的系統(tǒng)管理員是負責開設本單位用戶帳號和維護交換系統(tǒng)配套工具的使用人員，由具有較高計算機知識水平和操作能力的在編干部擔任。

第十三條交換系統(tǒng)中各使用單位的系統(tǒng)管理員負責按規(guī)范開設用戶帳號和設定初始密碼，并根據使用人員的工作職責合理分配角色和權限，報市府辦公廳備案。

第十四條交換系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守交換系統(tǒng)運行中相關的規(guī)章制度，按照自己的權限，認真完成本人在交換系統(tǒng)中所承擔的工作。

第十五條交換系統(tǒng)中的使用人員帳號應保證一人一號，密碼由本人保管。用戶取得帳號和初始密碼后應立即修改密碼，若忘記密碼應向本單位系統(tǒng)管理員提出申請，恢復初始密碼。

第十六條為使用系統(tǒng)的短信通知功能，用戶應在本人帳號的個人資料上登記自己的手機號碼，供接收交換系統(tǒng)的短信提醒之用。如手機換號應及時更換資料。

第十七條未經本單位負責人同意，無關人員不得使用交換系統(tǒng)用戶的帳號和密碼登錄交換系統(tǒng)。

第六章電子印章的使用和管理

第十八條電子印章包括蓋章用的簽名印章和用于打印的驗證印章。簽名印章作為電子印章的主體，蓋章后的電子公文具有法律效力；驗證印章是電子印章的重要組成部分，供打印時驗證電子公文中簽名印章的有效性。通過驗證并按規(guī)定方式打印而成的紙制公文具有法律效力。

第十九條電子印章的制作式樣和標準，按國務院《關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》(國發(fā)(1999)25號)執(zhí)行。

第二十條交換系統(tǒng)中各使用單位電子印章的制作、變更或銷毀統(tǒng)一由市府辦公廳負責，市府辦公廳政務信息中心負責具體工作。

第二十一條各使用單位需要制作、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，經本單位負責人同意并簽字后，送市府辦公廳秘書處辦理報批審核手續(xù)。經市府辦公廳領導批準同意后方可辦理。

第二十二條電子印章的制作、變更或銷毀需在電子印章服務器上安裝加密器件，該加密器件由市府辦公廳秘書處保密室負責管理。

第二十三條制作、變更或銷毀電子印章時，市府辦公廳秘書處保密室、市府辦公廳政務信息中心和公章所屬單位相關人員必須同時在場。

第二十四條各使用單位的簽名印章應等同于實物印章管理，必須由負責保密工作的處室指定專人保管和使用。簽名印章的載體和密碼可由兩人或兩人以上分別保管。

第二十五條電子印章由于損壞、遺失等原因造成不能使用需要換領或補發(fā)時，用章單位須出具書面證明，并按第二十條、二十二條的規(guī)定辦理手續(xù)。若屬損壞，則需要將舊電子印章交市府辦公廳保密室銷毀。因單位名稱變更、撤銷、合并等原因而需要在交換系統(tǒng)中變更資料的，必須將舊電子印章交回市府辦公廳保密室處理，并按第二十條、二十二條的規(guī)定辦理手續(xù)。

第二十六條各使用單位應按照國務院國發(fā)[1999)25號文件規(guī)定，參照本辦法制定本單位電子印章的管理使用辦法。

第七章電子公文的發(fā)送

第二十七條在交換系統(tǒng)中交換的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發(fā)文單位負責。所交換的電子公文正文必須是不可更改的CEB格式。

第二十八條公文若帶有不方便進行電子化處理的附件(如：書籍、圖紙等)，暫按紙質公文交換的方式進行交換。同時，將公文正文以電子公文形式進行交換。

第二十九條電子公文的發(fā)送由電子公文制作、電子公文蓋章、電子公文發(fā)送三個必要環(huán)節(jié)組成，可由一個或多個工作人員負責。

第三十條各使用單位每日(節(jié)假日除外)下午3時前發(fā)送的電子公文視為當日交換公文。若有特殊情況，收文單位需要發(fā)文單位在上述時間以外發(fā)送當日電子公文，收文單位應事先通知發(fā)文單位，明確發(fā)送時間。

第三十一條在發(fā)送電子公文時，必須選擇公文的主送、抄送單位，并設置允許接收單位打印的份數。

第三十二條在交換系統(tǒng)中完成發(fā)送電子公文操作的時間為電子公文的發(fā)送時間。

第八章電子公文的接收

第三十三條各使用單位應按時接收電子公文。每日(節(jié)假日除外)下午3時以前接收的電子公文視為收文單位當日收文。

若有特殊情況，發(fā)文單位需要收文單位在上述時間以外接收當日電子公文，發(fā)文單位應事先通知接收單位，明確接收時間。

第三十四條接收電子公文時，必須認真核對，確認無誤后方可進行打印和脫密下載操作，否則應予以退回。

第三十五條電子公文打印必須由持有驗證公章的交換人員進行，并按常規(guī)收文進行登記。

第三十六條脫密下載后的電子公文相當于紙質公文復印件，參照紙質公文的管理辦法處理。

第三十七條首次進行電子公文打印或脫密下載，及通過交換系統(tǒng)接口從交換系統(tǒng)中讀取電子公文進入收文單位辦公系統(tǒng)的時間為電子公文的接收時間。

第三十八條電子公文接收失敗時(包括打印、脫密下載和通過系統(tǒng)接口直接讀取)，收文單位應及時向發(fā)文單位提出申請，說明原因，請求重發(fā)或追加打印份數。

第九章信息交換

第三十九條交換系統(tǒng)中的信息主要包括工作動態(tài)、請求辦理的事項、專題、向市府辦公廳報送的政務信息、刊物等。

第四十條交換的信息內容遵循“誰交換，誰負責”的原則，要求內容準確、翔實、時效性強。

第四十一條各使用單位應在每年二月底前或根據工作實際情況安排時間，將上年的工作總結和本年的工作計劃分別上載到交換系統(tǒng)中，在工作動態(tài)欄目中；每月十日前或根據工作實際情況安排時間，將上月的工作完成情況和本月的工作安排分別上載到交換系統(tǒng)中，在工作動態(tài)欄目中。

第四十二條請求辦理事項的請求方是交換系統(tǒng)中具有相關權限的用戶。請求方在發(fā)送請求前，必須將要求對方辦理的事項內容填寫清楚。如有時限要求，應設定辦理時限。辦理方收到辦理事項請求后，應在辦理期限內及時辦理，并作出相應的回復，若不能按時完成，應及時向請求方說明原因。

第四十三條專題報告主要是用于各使用單位向上級領導報送專題信息。專題信息的報送時間、內容和范圍由報送單位自行確定。

第四十四條各使用單位在交換系統(tǒng)中向市府辦公廳報送政務信息的辦法，參照《印發(fā)（*市人民政府政務信息工作管理規(guī)定)》(穗府[*]2號)執(zhí)行。聯合報送的信息，主報單位發(fā)送前要注明聯合報送單位的名稱和作者。報送的信息如屬于修改稿或約稿的，報送單位應在標題欄中特別注明。

第四十五條各使用單位應在交換系統(tǒng)中編輯和本單位所出版的刊物，逐步減少紙質刊物的出版發(fā)行�？�物的發(fā)行范圍可通過交換系統(tǒng)中設置讀者范圍，由刊物出版發(fā)行單位自行設定。

第十章應急處理

第四十六條當交換系統(tǒng)出現故障，引起電子公文與信息無法在電子政務內網進行正常交換時，應及時通知市府辦公廳(政務信息中心承辦)。由市府辦公廳盡快組織有關單位查明原因，排除故障，并在24小時內作出響應。

第四十七條若24小時內仍未排除故障，造成交換系統(tǒng)不能正常運行時，由市府辦公廳提出解決辦法，并以紙質書面的方式通知各使用單位，保障公文與信息交換工作的正常進行。

第十一章附則

第四十八條本辦法由市府辦公廳制定并解釋。

第四十九條本辦法自年四月二十二日起施行。