淺談如何在新形勢(shì)下做好綜合辦公室工作
綜合辦公室作為一個(gè)綜合、全面的辦事部門(mén),是項(xiàng)目的重要職能部門(mén),處于機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞,起著承上啟下、聯(lián)系各方的作用,工作涉及文秘、檔案、值班、信息、督查,甚至人事、宣傳、保衛(wèi)等繁雜的工作。近年來(lái),在中國(guó)經(jīng)濟(jì)的有力帶動(dòng)下,不少企業(yè)的發(fā)展步伐越跨越大,對(duì)辦公室行政管理工作也提出了新的要求,辦公室工作的好壞,直接關(guān)系到整個(gè)政策的落實(shí)、制度的執(zhí)行、工作的開(kāi)展和成效的取得,對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的管理方式和管理效率具有不可估量的決定性作用。
一、充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要
一是發(fā)揮參謀助手作用,增強(qiáng)主動(dòng)性。發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用,是實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的重要環(huán)節(jié)和前提。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面:為各部門(mén)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息;圍繞項(xiàng)目的施工生產(chǎn)組織調(diào)查研究;根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖做好重要文稿的起草工作;就重大的處理提出對(duì)策性建議。
二是發(fā)揮督促檢查作用,注重實(shí)效性。督促檢查是推動(dòng)決策落實(shí)的重要手段,也是辦公室工作的一項(xiàng)重要職能。辦公室的督促檢查作用,主要體現(xiàn)在協(xié)助各部門(mén)確保項(xiàng)目決策的貫徹執(zhí)行。主要任務(wù)有三項(xiàng),即圖繞項(xiàng)目的重大決策、重要工作部署重點(diǎn)查辦;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志批示和交辦事項(xiàng)專(zhuān)項(xiàng)查辦;抓住職工反映較多、較強(qiáng)烈的問(wèn)題主動(dòng)查辦。
三是發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用,把握全局性。協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)基本職能,也是保證上下兩級(jí)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的客觀(guān)要求,是貫穿辦公室工作各方面的一項(xiàng)重要任務(wù)。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐位置,通過(guò)辦公室這個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐,切實(shí)做好全局性的協(xié)調(diào)工作,促使上上下下圍繞中心、方方面面形成合力,同向運(yùn)轉(zhuǎn),協(xié)力推進(jìn)。要通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事等日常工作的高效運(yùn)行,及時(shí)向基層和部門(mén)傳達(dá)企業(yè)的工作意圖,使企業(yè)的決策部署得以迅速貫徹落實(shí),搞好協(xié)調(diào)綜合工作,對(duì)于辦公室職能的有效發(fā)揮起著非常重要的作用。
總之,辦公室工作作用發(fā)揮的好與壞,直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目的辦公運(yùn)行,關(guān)系到項(xiàng)目決策的部署和落實(shí),要充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性和艱巨性,高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,提效率、促成效,推動(dòng)項(xiàng)目管理水平的不斷提高。
二、明確認(rèn)清辦公室工作的短板
作為一名辦公室工作者,要想真正做好辦公室工作,就要不斷更新思想方式方法,不斷學(xué)習(xí)借鑒好的工作形式,不斷充實(shí)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力,要明確工作目標(biāo),清醒的認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任和定位,培養(yǎng)工作的激情與活力。現(xiàn)在,就多年的辦公室工作經(jīng)驗(yàn),就部分辦公室工作人員工作中存在的問(wèn)題淺談幾點(diǎn)不足,希望對(duì)從事辦公室工作的同事有所驚醒和幫助。
一是工作目標(biāo)不明確。部分辦公室人員對(duì)辦公室整體工作缺乏總體目標(biāo)和規(guī)劃,不清楚辦公室工作應(yīng)該做到什么程度、什么樣子,以及向一個(gè)什么方向發(fā)展。對(duì)個(gè)人而言,對(duì)自己的崗位也缺乏正確定位,上級(jí)安排一件事就做一件事,缺乏自己工作規(guī)劃和目標(biāo),不會(huì)積極主動(dòng)去恩考,規(guī)劃以后的工作,工作中處于被動(dòng)狀態(tài),缺乏主動(dòng)意識(shí)。
二是服務(wù)對(duì)象不清楚。部分辦公室人員服務(wù)對(duì)象不僅僅是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),還有基層職工。部分人很多時(shí)候都是認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行,對(duì)基層職工的需求不急、不管、不問(wèn),欠缺工作重心與責(zé)任心。
三是自身職責(zé)定位不準(zhǔn)。部分辦公室人員沒(méi)有明白辦公室工作就是服務(wù)的基本職責(zé),認(rèn)為辦公室是中樞,是指揮機(jī)構(gòu),什么都做單方面決定,而不是先向領(lǐng)導(dǎo)與基層職工征求工作意見(jiàn)和建議,造成制定的許多辦法和措施得不到領(lǐng)導(dǎo)的肯定和職工心悅誠(chéng)服的執(zhí)行。
四是工作措施創(chuàng)新不夠。目前,辦公室的工作措施基本上是延續(xù)老一輩工作者工作經(jīng)驗(yàn),照葫蘆畫(huà)瓢,其管理方式也基本是按照崗位職責(zé)上面規(guī)定的主要事項(xiàng)而進(jìn)行。辦公室沒(méi)有根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、機(jī)構(gòu)、工作要求和社會(huì)形勢(shì)等客觀(guān)環(huán)境的變化而完善相關(guān)措施,更沒(méi)有提出新穎的創(chuàng)新舉措來(lái)提高工作效率。
五是部分人員缺乏激情與活力。工作不緊不慢,不講速度,人員精神面貌萎靡不振,沒(méi)有進(jìn)取之心,對(duì)待來(lái)人來(lái)客不熱情,協(xié)助工作不熱心,不積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策,對(duì)待工作遇事拖沓、辦事推諉。甚至有部分人覺(jué)得工作創(chuàng)新思路提得越多就是給自己增加更多麻煩。
三、多舉措提升辦公室工作的能力
辦公室是項(xiàng)目部的一個(gè)很重要的形象窗口, 是溝通和聯(lián)系其他部門(mén)的紐帶,也是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為其他各部門(mén)服務(wù)的綜合性部門(mén),對(duì)于如何提高辦公室工作能力,筆者有幾點(diǎn)建議。
一是平時(shí)的工作應(yīng)緊緊圍繞階段性重點(diǎn)工作來(lái)做,圍繞每一階段的重點(diǎn)工作的完成情況進(jìn)行布置和安排,實(shí)時(shí)了解公司當(dāng)前的工作中心任務(wù)和存在的主要問(wèn)題,不斷提高認(rèn)識(shí)水平和判斷能力。辦公室有許多比較緊急的事和雜事,還有些比較復(fù)雜難完成的工作,所以必須集中精力從主要到次要,合理安排人員搭配,處理好完成重要工作和次要工作的關(guān)系,使大家在遵守原則的基礎(chǔ)上又不顯得呆板。
二是綜合辦公室有一個(gè)最大的工作特征,就是有許多服務(wù)性的工作,其主要也就是兩個(gè)方面,第一就是“政務(wù)”,主要是上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等工作,在這一方面,辦公室人員需要做到的就是能幫領(lǐng)導(dǎo)出好主意,或是想辦法給領(lǐng)導(dǎo)好的建議,把領(lǐng)導(dǎo)交代的事情辦好,能迅速準(zhǔn)確的貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖;第二個(gè)就是“事務(wù)”,主要是輔助性、手段性和事務(wù)性的工作,在這一方面,辦公室人員要做好的就是讓其他部門(mén)“滿(mǎn)意”,再麻煩的事情也要任勞任怨,學(xué)會(huì)埋頭苦干但又要經(jīng)?偨Y(jié),做到任何工作都有布置、有檢查、有督促、有落實(shí),同時(shí),在做好服務(wù)性的工作方面還需要有寬闊的胸襟、良好的心態(tài),有甘愿為大家服務(wù)的熱情。
三是綜合辦公室現(xiàn)在的工作也是復(fù)雜多變的,這就要求辦公室人員要有一定的創(chuàng)新意識(shí)。首先應(yīng)該做到的就是創(chuàng)新觀(guān)念,必須要適應(yīng)形勢(shì)的變化和發(fā)展,開(kāi)拓思維,勇于在各項(xiàng)工作中實(shí)踐新方法;其次還應(yīng)該具備的就是創(chuàng)新管理,時(shí)代在不斷進(jìn)步,必然衍生很多新生事物、新手段,辦公室人員要緊跟時(shí)代潮流,結(jié)合實(shí)際工作及時(shí)將新生事物、新手段加以推廣應(yīng)用,不斷改進(jìn)工作中的管理方式和手段,并不斷總結(jié)、改進(jìn),這樣才能將管理水平推向一個(gè)更高的高度。
四是立足本職、提高素質(zhì)。辦公室工作多而雜,要經(jīng)常性地進(jìn)行梳理、總結(jié)、歸納,做到心中有數(shù),按部就班推動(dòng)各項(xiàng)工作;谑┕て髽I(yè)辦公室人員缺少專(zhuān)業(yè)型的人才,有許多工作都是在邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐、邊總結(jié)中逐漸推進(jìn),所以這就要求辦公室人員平時(shí)要從細(xì)節(jié)方面嚴(yán)格要求自已,平時(shí)多看相關(guān)書(shū)籍、資料、文件,有機(jī)會(huì)多練筆、勤動(dòng)手,不斷提高自己公文寫(xiě)作的能力;在溝通協(xié)調(diào)性的工作方面多觀(guān)察、善動(dòng)腦,虛心聽(tīng)取別人的建議,不斷完善自己。
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