文書檔案的管理范文第1篇

【關(guān)鍵詞】文書整理歸檔；辦公自動(dòng)化；信息管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A： 文章編號(hào)：1006-0278（2023）01-213-01

“歸檔”，雖然作為檔案專業(yè)術(shù)語，無論是在教科書，還是在檔案學(xué)詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認(rèn)識(shí)，卻與我接觸到的基層檔案工作實(shí)踐密切相關(guān)，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著在某一結(jié)點(diǎn)，對某一問題，某一現(xiàn)象的處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等事物發(fā)展方面的過程和結(jié)果。隨著改革形勢的不斷向前發(fā)展，過去的檔案管理明顯無法滿足現(xiàn)在的工作需求，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而新時(shí)代下文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案管理，歸檔工作揭開了新的篇章。

一、下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)

新時(shí)代下科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，電子文件波及了檔案工作實(shí)踐，豐富了檔案工作內(nèi)容，但不應(yīng)顛覆檔案理論。不管是對紙質(zhì)文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀的事實(shí)是：“歸檔”使文件轉(zhuǎn)化為檔案，“文件轉(zhuǎn)化為檔案也可以認(rèn)為是由一事物轉(zhuǎn)化為另一事物的質(zhì)變”

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而辦公自動(dòng)化的管理，是指以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中，方便保存和查詢。辦公自動(dòng)化為人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。文書檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

（二）文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體的分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

（三）電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌�原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

做好信息化電子歸檔技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略，更好更快的提高了工作效率。

參考文獻(xiàn)：

文書檔案的管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：文書檔案；整理方法；保管方法；創(chuàng)新

做好文書檔案的整理和保管工作至關(guān)重要，工作人員在實(shí)際的工作中應(yīng)該以文書檔案的管理原則為基礎(chǔ)，提升文書檔案管理工作的科學(xué)性。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，工作人員應(yīng)該盡量做好文書檔案的整理和保管工作，使得文書檔案保管工作順應(yīng)時(shí)展的需求，在提升工作效率的基礎(chǔ)上，提升檔案信息的利用率。

1 文書檔案整理、保管方式實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的重要性

文書檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進(jìn)而促進(jìn)檔案內(nèi)容的利用。因此，在進(jìn)行這兩項(xiàng)工作的過程中，工作人員應(yīng)該充分考慮到時(shí)展的需要，找到傳統(tǒng)管理方式的弊端和不足之處，對工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，提升工作效率。

1.1 在管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)

現(xiàn)如今，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了高速發(fā)展時(shí)期，信息化和現(xiàn)代化的趨勢比較明顯。在實(shí)際的工作中，工作人員應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等融入到文書檔案的整理和保管當(dāng)中。先進(jìn)技術(shù)和文書檔案的相互結(jié)合，必然會(huì)直接推動(dòng)管理工作進(jìn)行的高效性。另外，工作人員在對文書檔案進(jìn)行管理的過程中，首先需要按照文書檔案的內(nèi)容和實(shí)行的需求進(jìn)行分類，在這一過程中，檔案管理技術(shù)的應(yīng)用是不可或缺的，從文書檔案發(fā)展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢。

1.2 現(xiàn)代化的文書檔案整理手段應(yīng)該備受關(guān)注

現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，文書管理工作中應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。主要是在應(yīng)用這一技術(shù)之后，文書檔案管理工作的工作形式發(fā)生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質(zhì)檔案，只需要借助計(jì)算設(shè)備來對電子版的檔案信息進(jìn)行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的整理技術(shù)，工作人員就可以實(shí)現(xiàn)檔案序列的自動(dòng)編號(hào)，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的檢索，提升可檔案內(nèi)容查找和應(yīng)用的效率。另外，計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢作用比較明顯，達(dá)到了整理和保管工作簡單易行的效果。

2 檔案整理和保管工作對人員素質(zhì)提出了更高的要求

從這一點(diǎn)上看，文書檔案管理工作能夠得以運(yùn)行的主要因素就是工作人員的自身素質(zhì)達(dá)標(biāo)。檔案管理工作中，工作人員是主體。由于現(xiàn)代社會(huì)處于一個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的社會(huì)，文書檔案信息內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不斷地涌入，這就給檔案管理工作帶來了一定的困難。因此，在檔案管理工作中，工作人員的素質(zhì)是影響工作能否高效進(jìn)行的重點(diǎn)。為了提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，在具體工作之前，管理人員要對其做好培訓(xùn)和教育工作。在提升檔案管理工作者業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，保持積極的工作態(tài)度。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作對人員素質(zhì)的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性。在吸收教訓(xùn)之后，對檔案管理工作人員素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，從某種程度上可以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

3 做好文書檔案整理和保管工作的具體做法

3.1 文書檔案管理工作的分類方法

通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個(gè)方面來進(jìn)行分析和探討。第一是年度分類，第二是組織機(jī)構(gòu)分類，第三是問題分類。

3.1.1 年度分類。所謂的年度分類法在進(jìn)行的過程中，主要是根據(jù)文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行區(qū)分，然后根據(jù)時(shí)間的差異來排列。在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進(jìn)行歸納，提升檔案分類的高效性。經(jīng)過具體的實(shí)踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質(zhì)量和效率，在實(shí)際的工作中意義重大。

3.1.2 組織機(jī)構(gòu)分類法。根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

3.1.3 問題分類法。按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。

3.2 檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同復(fù)文之間，都可以根據(jù)實(shí)際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。不過如果有關(guān)的文書檔案拆開處理時(shí)，在進(jìn)行排序時(shí)還是應(yīng)當(dāng)相對集中于一處，以方便后期的利用。

3.3 檔號(hào)章與頁碼編寫

檔案管理中章與頁碼編寫是最細(xì)微繁瑣的工作之一，頁碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。

4 如何做好文書檔案的信息保管工作

通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。這個(gè)過程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。這種設(shè)置方法沒有明確的規(guī)定，包括其中的文書內(nèi)容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。再者，編輯制作計(jì)算機(jī)輔助程序。這項(xiàng)工作簡單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名表和題名的對照。找出其中相一致的內(nèi)容，方便儲(chǔ)存和使用。第四，文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計(jì)算機(jī)中正常運(yùn)行。并按照分類標(biāo)準(zhǔn)與保管期限等進(jìn)行劃分。

5 結(jié)論

新時(shí)期企業(yè)核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。創(chuàng)新，是以原來的管理方法為前提，融人新的技術(shù)手段，做到更高效更便捷。因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投入實(shí)踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

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文書檔案的管理范文第3篇

[關(guān)鍵詞]新形勢 文書檔案 管理 問題 對策

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2023）15-0144-01

前言

伴隨著十三五的到來，社會(huì)發(fā)展和科技的進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)的普及化程度的提高，越來越要求文書檔案管理要準(zhǔn)確、快速、完整地提供信息，其重要性不言而喻。文書檔案管理可以說是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案管理水平的高低，不僅影響著檔案資料的質(zhì)量，甚至?xí)�影響到單位的建設(shè)與發(fā)展。因此，作為文書檔案管理人員，必須提高文書檔案工作科學(xué)管理水平和為本公司中心工作服務(wù)的工作能力，提高文書檔案管理的工作效率，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為本公司和社會(huì)提供更多有價(jià)值的文書檔案信息資源。

在新時(shí)期，人們雖然不斷地加深了檔案管理工作的意識(shí)，但實(shí)際中存在文書檔案管理與新時(shí)期形勢不符的現(xiàn)象，出現(xiàn)了多種問題。因此，對文書檔案管理的分析具有一定的意義。

1 現(xiàn)階段文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理的規(guī)范程度較低

目前有很多單位檔案管理的規(guī)范程度較低，比如卷宗的分類、名稱，文件的檔號(hào)等等都存在著不同程度的不規(guī)范，還有些檔案的卷宗出現(xiàn)組卷錯(cuò)亂，文件內(nèi)缺少目錄等等的問題，另外，文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索。電子檢索速度快，質(zhì)量高，是將來發(fā)展的必然趨勢，但有些單位由于工作人員不熟悉電腦操作，或者因?yàn)槠渌�原因沒有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，還采用手工檢索，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)信息化時(shí)代的要求的

1.2 缺乏文書工作和檔案工作的緊密銜接

文書檔案管理工作具體包含兩個(gè)方面的工作，分別為文書和檔案，兩者之間具有較為密切的關(guān)聯(lián)性。因此，實(shí)際的文書檔案管理工作中，有必要將兩者緊密的銜接為一體，以此來達(dá)到兩者互相配合的目的，并構(gòu)成較為全面的管理體系�？墒�，在新時(shí)期的操作中，一般采取分模塊管理的方式，并單獨(dú)操作，無法構(gòu)成統(tǒng)一、完善的整體，即便個(gè)別單位建立了管理體系，也存在很大的形式化成分，從客觀的角度上進(jìn)行分析，這種管理模式擴(kuò)大了文書管理和檔案管理工作之間的距離，并且使兩者產(chǎn)生了一定程度的偏差。

1.3 檔案管理水平有待提高

檔案計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際管理中缺乏通用性，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高。如：有些檔案管理軟件，僅僅著眼于檔案專業(yè)流程研究，而忽視了檔案與文件的銜接，特別是實(shí)行辦公自動(dòng)化后，檔案管理軟件無法實(shí)現(xiàn)與OA 系統(tǒng)的無縫銜接，導(dǎo)致許多電子文件無法及時(shí)、準(zhǔn)確地歸檔。

1.4 人才隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)

文書檔案部門往往成為機(jī)構(gòu)改革、機(jī)關(guān)精簡的對象，成為職稱評(píng)聘、薪酬改革、閑雜人員安置的“災(zāi)區(qū)”，這些人員沒有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，不能快速有效的完成文書檔案的管理工作，這將會(huì)給檔案工作本身或單位的發(fā)展帶來無法彌補(bǔ)的損失。

2.完善文書檔案管理工作的對策

2.1 確保文書檔案管理更為規(guī)范

首先，要對現(xiàn)存的文書檔案進(jìn)行整理，剔除那些陳舊失效的卷宗，這樣既可以加快手工檢索的速度，也可以避免以后使用電腦錄入加大工作人員的工作量，其次要對那些比較混亂的卷宗進(jìn)行重新編排，編排時(shí)，對那些無標(biāo)題，無頁碼的要重新進(jìn)行填寫。最后，對于那些命題重復(fù)、錯(cuò)誤或者不清楚的檔案資料要統(tǒng)一命題，以避免用計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)不好識(shí)別的情況。

2.2 做好文書與檔案工作之間的銜接。

在檔案管理中，文書管理是較為重要的分支。因此，要在檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中逐漸規(guī)范文件的相關(guān)管理，要求文書人員充分掌握檔案工作，并具備檔案意識(shí)及利用該意識(shí)進(jìn)行文書材料的整理。在應(yīng)用文件的過程中，需要嚴(yán)格關(guān)注文書的一體化與規(guī)范化，注重在整體上促使字體、文件格式、紙張等方面的統(tǒng)一展現(xiàn)。此外，在收發(fā)文件時(shí)，需要及時(shí)的進(jìn)行登記，并確保所收集資料的統(tǒng)一與完整，標(biāo)注要清晰，要在檔案盒中標(biāo)識(shí)相應(yīng)的資料名稱，從而達(dá)到簡單查閱的目標(biāo)。

2.3 運(yùn)用先進(jìn)手段，加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，使得收文、發(fā)文都通過OA 流轉(zhuǎn)完成，這就要求檔案管理者要改變傳統(tǒng)的手工管理模式。首先，選擇適合本公司文書檔案管理的軟件，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的整理、立卷、編號(hào)、檢索、存儲(chǔ)和查閱利用，做好OA 系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件的接口，實(shí)現(xiàn)OA 辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫連接，使所有電子文件數(shù)據(jù)直接歸檔進(jìn)入檔案系統(tǒng)，并且紙質(zhì)文件與電子文件對應(yīng)整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高檔案檢索速度。檔案計(jì)算機(jī)檢索工具多樣化，形成從文件級(jí)到案卷級(jí)再到檔案專題，多層次多角度的檢索體系，有利于提

高檢索工具的覆蓋率，使每一種檢索工具都能覆蓋全部文書檔案，能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，從而提高檔案利用工作效率。

2.4 提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

做好文書檔案管理工作的另一個(gè)要求就是完善文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，文書檔案管理對于建設(shè)需要全面把握檔案人才的入口，企業(yè)事業(yè)單位更需要結(jié)合目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，引進(jìn)和聘用一些具有文化水平和文書檔案管理能力的人員進(jìn)行管理，優(yōu)秀的文書檔案管理者需要樹立現(xiàn)代化的管理理念，全面掌握文書檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，采用更多渠道、多形式進(jìn)行文書檔案管理人員的教育，強(qiáng)化文書檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5 著力技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)效率

依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)， 建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)， 更好地服務(wù)于單位的發(fā)展成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。

（1）要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識(shí)，轉(zhuǎn)變手工方式可靠的傳統(tǒng)觀念。

（2）要把電子文檔管理系統(tǒng)的研發(fā)融入網(wǎng)絡(luò)大系統(tǒng)，把檔案管理的計(jì)算機(jī)化納入單位信息化建設(shè)的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與單位物流、資金流、信息流的形成部門資源共享、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。

結(jié)語

文書檔案管理工作十分重要，所以無論是單位的領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員都要高度重視。新形勢下文書檔案管理工作充分體現(xiàn)了企事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理水平，文書檔案管理是企事業(yè)單位管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志。只有完善各項(xiàng)文書檔案規(guī)章制度，不斷提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，切實(shí)做好文書檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，才能有效提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)我國各項(xiàng)事業(yè)快速健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 羅文妍. 淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2023（03）：117-119.

文書檔案的管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】文書檔案 管理 問題 措施

文書檔案是在機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或者其他社會(huì)組織中，單位的行政活動(dòng)過程中形成的，具有一定價(jià)值的，需要妥善保存的文件，文書檔案管理是對一個(gè)單位的檔案管理水平進(jìn)行衡量的標(biāo)準(zhǔn)，如果文書檔案管理出現(xiàn)紕漏，會(huì)直接影響到單位的檔案的完整性和資料的質(zhì)量。一般文書檔案包括單位的黨委、紀(jì)檢、組織、工會(huì)、人事、辦公室等部門日常工作中形成的有保存意義的檔案，文書檔案管理工作是日常工作不可或缺的，應(yīng)該引起單位的足夠重視。

一、文書檔案管理的特征

（一）檔案的形成是由文書工作產(chǎn)生檔案的形成是與文書的工作密不可分的，文書的工作內(nèi)容是文件的收集、登記、催辦、轉(zhuǎn)運(yùn)、承辦、整理和立卷、歸檔工作。可見文書是檔案的來源，文書工作是檔案形成的過程，是檔案管理工作的前提，檔案的管理工作在此基礎(chǔ)上將文件資料進(jìn)一步收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、整理、保管、檢索以及提供利用等。文書的質(zhì)量比如文件的格式、卷面的質(zhì)量、資料是否完整齊全對檔案的質(zhì)量好壞具有直接的影響，文書是否能夠收集完整并且按時(shí)歸檔直接影響到檔案管理工作是否做到位，文書部門負(fù)責(zé)將單位在領(lǐng)導(dǎo)或者日常的行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的資料進(jìn)行整理、立卷，將整理好的文件材料定期向檔案管理部門歸檔。

（二）文書檔案的管理重點(diǎn)是完整的收集文件、妥善的保存資料文書管理的對象是已經(jīng)發(fā)生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助載體進(jìn)行記錄、分類、整理、存放。文書檔案的管理工作主要是要保證文件的完整、安全，重點(diǎn)是收集、編目編冊、管理、保存、利用等過程。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案的收集不夠及時(shí)。文書檔案的管理是從收集各部門的重要文件開始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時(shí)的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒有做好，時(shí)常使檔案管理員不能按時(shí)完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個(gè)別部門確實(shí)工作需要，所以導(dǎo)致檔案管理人員只得妥協(xié)，等時(shí)間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料。

（二）文書工作與檔案管理工作配合不當(dāng)。文書工作和檔案管理工作是密不可分、相輔相成的，文書工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，從文件的收集、整理、保存、歸檔、借閱上來講，檔案管理工作是文書工作的延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作是分屬不同的部門的，造成了工作上的配合不當(dāng)，文書工作人員沒有歸檔的意識(shí)，而檔案管理員也不了解文書的工作內(nèi)容，兩部門之間缺少溝通和協(xié)調(diào)，使工作的銜接出現(xiàn)脫節(jié)。

（三）文書檔案的保存方法不恰當(dāng)。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，辦公設(shè)備也在不斷的提高，辦公的自動(dòng)化水平越來越高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展很大程度上提高了文書檔案管理的效率，但是新型的文件材料與傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件檔案的收集、保存、歸檔、利用存在著區(qū)別，也給檔案的統(tǒng)一管理帶來了不便，因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)的文件材料沒有電子版的備份，而存在計(jì)算機(jī)或是光盤中的文件資料沒有打印出來進(jìn)行整理和保存，這就使檔案的保存不完整、不條理、不統(tǒng)一，給今后檔案的調(diào)用、查找?guī)�來了麻煩�?/p>

（四）文書檔案管理人員的素質(zhì)有所欠缺。文書檔案的管理工作主要是通過工作人員的人力完成，因此人員的素質(zhì)直接影響著管理工作，一些單位的文書檔案管理人員沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，即使具備一定相關(guān)技能的人員也沒有進(jìn)行后續(xù)的教育和培訓(xùn)，接受新的檔案管理知識(shí)和方法，特別是現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，給檔案的管理帶來了一次革命，管理人員應(yīng)該認(rèn)清未來行業(yè)發(fā)展的趨勢，掌握好新的專業(yè)知識(shí)，才能不被時(shí)代淘汰。

三、提高文書檔案管理工作水平的對策

（一）建立有效的工作程序和管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。無規(guī)矩不成方圓，文書檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時(shí)，要詳細(xì)的說明，使其簡捷明確，操作性強(qiáng)。在操作過程中，不管任何人員、任何領(lǐng)導(dǎo)等員工都要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時(shí)，要仔細(xì)閱查，文件的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之后，再進(jìn)行下一個(gè)流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核，以免文件發(fā)生問題。

（二）搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。檔案都是建立在文件的基礎(chǔ)上的，而且，文件質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量。所以，沒有優(yōu)質(zhì)量的文件管理，就沒有高質(zhì)量的檔案管理。在執(zhí)行文書管理的工作人員，一定要具備著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，對于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時(shí)，還要時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作，進(jìn)一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對文件材料的質(zhì)量有著絕對的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復(fù)制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對文件材料進(jìn)行批閱、譽(yù)印、修改、起草等。

四、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上切實(shí)提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2023（16）

文書檔案的管理范文第5篇

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；管理工作；思考

文書檔案是醫(yī)院檔案重要組成部分，也是醫(yī)院檔案資源體系建設(shè)的重要構(gòu)成部分，文書檔案是保存醫(yī)院歷史發(fā)展真實(shí)軌跡的原始史料。文書檔案工作做好了，醫(yī)院整個(gè)發(fā)展歷史可根據(jù)需要活生生地展示在人們的眼前，將重現(xiàn)歷史發(fā)展的當(dāng)時(shí)畫面。沒有文書檔案的醫(yī)院就是一所沒有歷史的醫(yī)院�？梢娢臅鴻n案管理的好壞，對醫(yī)院是否有其發(fā)展歷史具有十分重要的作用，必須引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視。采取有效措施改變醫(yī)院目前文書檔案管理存在的不足，提升管理水平。。

一、文書檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院文書檔案管理大多歸屬黨辦（院辦）領(lǐng)導(dǎo)，不少醫(yī)院已經(jīng)建有檔案室，也有些醫(yī)院只設(shè)有兼職檔案人員工作崗位，主要負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作。據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案除了文書檔案外還有業(yè)務(wù)等檔案，歷來受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視。但是，要做好文書檔案并不是一件容易的事情。據(jù)了解目前很多醫(yī)院文書檔案工作做得并不好。主要表現(xiàn)在，文書檔案管理水平較低，利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理程度不高，受條件限制，還達(dá)不到上級(jí)要求的規(guī)范化管理水平，文書檔案的收集仍不齊全，不能滿足醫(yī)院對文書檔案管理工作的真正要求。

二、文書檔案管理工作分析

長期以來，醫(yī)院文書檔案基本上都是由辦公室人員兼管，很少有專職檔案人員。而且，文書檔案工作相對辦公室其他工作其重要性顯得較弱，受重視程度相對不足，導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理水平不高，表現(xiàn)在：文書檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，硬件條件較差，數(shù)字化水平較低，檔案材料的收集不足，資源體系建設(shè)規(guī)模偏小等。這一現(xiàn)象必須得到有效遏抑，其可選擇的有效途徑為：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是決定性因素

雖然辦公室是文書檔案管理部門，由于公辦室事務(wù)繁雜，中心工作往往不是檔案工作，而為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、接待、文案和我、醫(yī)院內(nèi)外部的協(xié)調(diào)工作。在這種情況下，只有領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案工作，文書檔案管理不論從經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、人員、保管環(huán)境等資源才能有效調(diào)配，工作才有保障，才能出成績�；�于此，上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門必須加大檔案工作重要性的宣傳工作，制訂單位歸檔文件規(guī)范化管理方案等法規(guī)性文獻(xiàn)，定期組織力量對各單位歸檔文件開展年度檢查。對檢查合格、良好或優(yōu)秀的單位進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)，對檢查不合格的單位也要進(jìn)行通報(bào)批評(píng)并定期整改，營造良好文書檔案歸范化管理制度化的良好氛圍，并引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案工作的開展。

（二）檔案人員的素質(zhì)是關(guān)鍵

文書檔案要真正做好，最關(guān)鍵的因素是人，是從事文書檔案工作的專兼職檔案人員。但是，如果檔案人員的崗位素質(zhì)差，從業(yè)能力弱，最終必然導(dǎo)致文書檔案管理水平低下。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)管理檔案已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，從文書檔案形成的原始文件的制作到形成正式歸檔文件，全部應(yīng)用計(jì)算機(jī)完成，文書檔案的載體也由單一的紙質(zhì)檔案變成現(xiàn)在的電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的狀況，有的單位，還購置了檔案管理軟件，使文書檔案的管理更加現(xiàn)代化，基于此，對檔案人員的要求就相對更高，不僅要求檔案人員懂得文書檔案管理的知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代化管理手段。如果檔案人員不具備文書檔案管理知識(shí)，也不懂策代化檔案管理操作技術(shù)，是不可能做好文書檔案工作的，可見檔案人員的素質(zhì)是做好文書檔案工作的關(guān)鍵。為此，各單位要為檔案工作人員創(chuàng)造條件在職進(jìn)修，參加在崗繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，其目的就是要熟練掌握歸檔文件的科學(xué)整理方法和熟練掌握現(xiàn)代化操作技能，能夠按照上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部提出的歸檔文件歸檔整理規(guī)則，全面實(shí)現(xiàn)歸檔文件的規(guī)范化管理。

（三）配齊軟硬件設(shè)備是條件

要順利按照規(guī)范化要求做好醫(yī)院文書檔案工作，配備足夠的軟硬件設(shè)備是開展文書檔案科學(xué)學(xué)管理工作的基本條件，按照上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門提出的規(guī)范化檔案管理要求，沒有完備的軟硬件工作環(huán)境是不可想象的。因此，為了將醫(yī)院文書檔案工作按照規(guī)范化要求做好，檔案人員一定要爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和各方面的重視，配足文書檔案所需要的軟硬件設(shè)備條件，為做好文書檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

（四）制訂科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制是保證

文書檔案要真正做好，單位上制訂出相關(guān)的制度很有必要，為了更好地激發(fā)檔案人員的工作積極性，對工作做得好的能給予獎(jiǎng)勵(lì)，對工作責(zé)任心不強(qiáng)，工作不到位的檔案人員也有一定的約束，最好的辦法就是出臺(tái)相應(yīng)可行的激勵(lì)機(jī)制才是做好文書檔案工作的保證。

四、醫(yī)院文書檔案管理措施

要做好醫(yī)院文書檔案工作，必須采取有效措施，其一必須加大專職檔案人員的培訓(xùn)力度，選擇覺悟高，掌握現(xiàn)代管理技巧的專業(yè)技術(shù)人才，建設(shè)一支素質(zhì)高，能力強(qiáng)的專兼職檔案員工作隊(duì)伍；其二、醫(yī)院要加入對文書檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，確保文書檔案管理軟硬件齊全；第三，要嚴(yán)格按照歸檔文件整理規(guī)則對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化整理工作，特別是要嚴(yán)格按照省檔案局等業(yè)務(wù)部門制定的歸檔文件規(guī)范化年度檢查提出的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。對照標(biāo)準(zhǔn)一項(xiàng)一項(xiàng)過關(guān)，凡是不符合要求的要立馬整改。值得注意的是，不論是開始整理時(shí)，還是整理過程中，必須注意請有經(jīng)驗(yàn)的專家前來指導(dǎo)文書檔案的整理工作，也可以到文書檔案規(guī)范化整理工作做得好的單位取經(jīng)，借鑒兄弟單位成功的經(jīng)驗(yàn)，幫助本單位做好文書檔案的整理工作。在歸檔文件整理工作完畢時(shí)，及時(shí)根據(jù)自查情況向省檔案局申報(bào)三級(jí)或以上省級(jí)檔案規(guī)范化單位。

五、結(jié)語

醫(yī)院文書檔管理工作近幾年來得到較迅速的發(fā)展，也取得了較好的成績，雖然醫(yī)院的文書檔案管理是常規(guī)基礎(chǔ)性工作，但是也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。不僅需要做好文書檔案工作，更要立足檔案做好全院包括醫(yī)院臨床一線科室、醫(yī)技室和職各職能部門的服務(wù)工作。