工程項(xiàng)目開工前，監(jiān)理人員應(yīng)參加由建設(shè)單位主持召開的第一次工地會(huì)議。監(jiān)理人員可以協(xié)助建設(shè)單位主持。

第一次工地會(huì)議包括以下內(nèi)容：

1、建設(shè)單位、承包單位和監(jiān)理單位分別介紹各自駐現(xiàn)場(chǎng)的組織機(jī)構(gòu)、人員極其分工;

2、建設(shè)單位根據(jù)委托監(jiān)理合同宣布對(duì)總監(jiān)理工程師的授權(quán);

3、建設(shè)單位介紹工程開工準(zhǔn)備情況;

4、承包單位介紹施工準(zhǔn)備情況;

5、建設(shè)單位和總監(jiān)理工程師對(duì)施工準(zhǔn)備情況提出意見和要求;

6、總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容，向承包單位進(jìn)行監(jiān)理工作交底;

7、研究確定各方在施工過程中參加工地例會(huì)的主要人員，召開工地例會(huì)的周期、地點(diǎn)及主要議題。

第一次工地會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草，并經(jīng)與會(huì)各方

代表會(huì)簽，項(xiàng)目總監(jiān)理工程師簽發(fā)。

一、會(huì)議記錄的含義、作用和特點(diǎn)

(一)會(huì)議記錄的含義

會(huì)議記錄是由會(huì)議組織者指定專人，如實(shí)、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議的組織情況和會(huì)議內(nèi)容的一種機(jī)關(guān)應(yīng)用性文書。會(huì)議記錄一般用于比較重要的會(huì)議或正式的會(huì)議，它要求真實(shí)、全面地反映會(huì)議的本來面貌。

(二)會(huì)議記錄的作用

會(huì)議記錄的特點(diǎn)體現(xiàn)在三個(gè)方面：

1.依據(jù)作用

會(huì)議記錄忠實(shí)地記錄了會(huì)議的全貌。會(huì)議精神、會(huì)議形成的決定和決議、會(huì)議對(duì)重大問題作出的安排，如果在會(huì)議后期需要形成文件，要以會(huì)議記錄為依據(jù);如果不形成文件，與會(huì)者在會(huì)后傳達(dá)貫徹會(huì)議精神和決定是否準(zhǔn)確，也要以會(huì)議記錄為依據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)。

2.素材作用

會(huì)議進(jìn)行過程中連續(xù)編發(fā)的會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，以及會(huì)議后期制作的會(huì)議紀(jì)要，都要以會(huì)議記錄為重要素材。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要可以對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行一定的綜合、提要，但不得對(duì)會(huì)議記錄所確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行歪曲和纂改。可以說，會(huì)議記錄是形成會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)。

3.備忘作用

會(huì)議記錄可以作用會(huì)議情況和會(huì)議內(nèi)容的原始憑證。時(shí)過境遷，有關(guān)會(huì)議的內(nèi)容和情況可能無法在記憶中復(fù)現(xiàn)了，甚至當(dāng)時(shí)作出的重要決定可能也記不清了，這時(shí)就不妨查查會(huì)議記錄。會(huì)議記錄還可以成為一個(gè)部門和單位的歷史資料，若干年后，通過大量會(huì)議記錄可以了解這個(gè)單位的歷史進(jìn)程和發(fā)展?fàn)顩r。

(三)會(huì)議記錄的特點(diǎn)

1.真實(shí)性

會(huì)議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫作者有一個(gè)重要的區(qū)別，那就是他只有記錄權(quán)沒有改造權(quán)。會(huì)議是個(gè)什么樣就記成什么樣，與會(huì)者發(fā)言時(shí)說了些什么就記下什么，記錄者不能進(jìn)行加工、提煉，不能增添、刪減，不能移花接木，不能張冠李戴。

2.原始形態(tài)性

會(huì)議記錄是會(huì)議情況和內(nèi)容的原始化的記錄。所謂原始，就是未經(jīng)整理，未經(jīng)綜合。在這一點(diǎn)上，它跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要有著很大不同。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要也是真實(shí)的，但不是原始的。雖然在內(nèi)容上可能沒有太大差別，但在存在形態(tài)上，會(huì)議記錄跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的差異甚大。

3.完整性

會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者的發(fā)言、討論和爭(zhēng)議、形成的決議和決定等內(nèi)容，都要記錄下來，一般沒有太多的選擇性。

二、會(huì)議記錄的寫法

(一)標(biāo)題

標(biāo)題由會(huì)議名稱加文體名稱組成，就是《××××會(huì)議記錄》。如果使用的是專用的會(huì)議記錄本，連“記錄”二字也可省略，只寫會(huì)議名稱即可。

(二)會(huì)議組織概況

1.會(huì)議時(shí)間

要寫明年、月、日，上午、下午或晚上，×時(shí)×分至×時(shí)×分。

2.開會(huì)地點(diǎn)

如：“××會(huì)議室”、“××禮堂”、“××現(xiàn)場(chǎng)”等。

3.主持人的職務(wù)，姓名

如：“校黨委書記×××”、“公司總經(jīng)理×××”。

4.出席人

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度的不同，出席人一項(xiàng)的詳略也會(huì)有所不同。

有時(shí)可以只顯示身份和人數(shù)，如“各院系黨總支書記和直屬黨支部書記31人”、“各部門經(jīng)理”、“全體與會(huì)代表”等。

如果出席人身份復(fù)雜，如既有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，又有本單位各部門的主要領(lǐng)導(dǎo)，還有各種有關(guān)人員，最好將主要人員的職務(wù)、姓名一一列出，其他有關(guān)人員則分類列出。

5.列席人

包括列席人的身份、姓名，可參照出席人的記錄方法。

6.缺席人

如有重要人物缺席，應(yīng)作出記錄。

7.記錄人

包括記錄人的姓名和部門。如：××(××辦公室秘書)。

(三)會(huì)議內(nèi)容

這部分隨著會(huì)議的進(jìn)展一步步完成，沒有具體的固定模式。一般包含有以下方面：

會(huì)議的議題、宗旨、目的;

會(huì)議議程;

會(huì)議報(bào)告和講話;

會(huì)議討論和發(fā)言;

會(huì)議的表決情況;

會(huì)議決定和決議;

會(huì)議的遺留問題。

這些是一般會(huì)議都有的項(xiàng)目，但側(cè)重點(diǎn)會(huì)有所不同，先后次序會(huì)有所不同。

(四)結(jié)尾

可將主持人宣布的散會(huì)一項(xiàng)記入，也可以將散會(huì)一項(xiàng)略去不記。

最后，由主持人和記錄人對(duì)記錄進(jìn)行認(rèn)真校核后，分別簽上姓名，以示對(duì)此負(fù)責(zé)。