各類活動的舉辦流程及注意事項(xiàng)

一、舉辦活動主要流程

1、確定活動主題與活動形式；

2、擬寫活動策劃書；

3、提交給分管副主席進(jìn)行審核；

4、提交給團(tuán)委指導(dǎo)老師進(jìn)行審核；

5、批準(zhǔn)后將活動計劃書交給秘書處備案，并進(jìn)行籌備；

6、執(zhí)行活動計劃；

7、完成活動總結(jié)；

8、將所有活動材料交給學(xué)生會主席及分管副主席進(jìn)行審核；

9、提交至團(tuán)委指導(dǎo)老師和秘書處備案。

附注：各部門干事在舉辦活動中如有任何疑問應(yīng)及時請教各部門部長，各部門部長應(yīng)負(fù)責(zé)及時解答。如部長也不清楚可向團(tuán)委指導(dǎo)老師或?qū)W生會主席及分管副主席咨詢，切勿盲目從事，本著不清楚就提問的原則，不要怕問人，否則一切后果自己負(fù)責(zé)。

1. 如何確定活動主題？

答：活動主題與活動形式的選定可以自由發(fā)揮，合理合法積極向上即可。也可以依照臨近的節(jié)日進(jìn)行開展。且干事們應(yīng)具有警覺性，比如國慶節(jié)、南京大屠殺紀(jì)念日、五一勞動節(jié)等一些具有重大意義的節(jié)日或紀(jì)念日，干事們應(yīng)自發(fā)的開展活動進(jìn)行紀(jì)念。

2. 活動的主題是否越大越好？

答：不是，活動的主題應(yīng)從小方面著手，從貼近學(xué)生生活的方面入手，否則就不 具有重點(diǎn)，不容易開展。比如母親節(jié)的活動主題，這個主題比較大，干事可以從某一個方面入手， 如寫一封家書， 母親節(jié)感恩短信就是比較適中的主題，而且比較容易開展。

3. 關(guān)于部分活動材料的制作問題。

答：橫幅、噴繪海報等宣傳材料均必須在學(xué)校指定的匯豐印務(wù)進(jìn)行采購，否則不予報銷。與匯豐印務(wù)的聯(lián)系工作由宣傳部的鄒曉靜負(fù)責(zé)，可與鄒曉靜直接聯(lián)系，但需經(jīng)主席批準(zhǔn)。

打印、復(fù)印紙質(zhì)材料均必須在北區(qū)南門的江淮文印進(jìn)行，簽團(tuán)委指導(dǎo)老師周瑩瑩老師的名字。同樣打印、復(fù)印前需經(jīng)主席批準(zhǔn)。

4．如何確定活動的形式？

答：活動的形式應(yīng)貼近生活，容易實(shí)現(xiàn)，這是首先要想的地方。其次還要具有一定的創(chuàng)新，避免雷同這樣可以提高這個活動的參與度。最后還應(yīng)考慮經(jīng)費(fèi)問題，就是如何用最少的錢實(shí)現(xiàn)最好的效果。

5．提交的報告的形式是什么？

答：原則上為實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，一般全部提供電子稿，若需要提供紙質(zhì)稿，到時 候會注明。提交電子稿時一般選擇 U 盤或者郵件的傳輸方式，紙質(zhì)稿一般選擇 A4 紙打印。

6.活動計劃應(yīng)包括什么基本內(nèi)容？

答：活動計劃包括活動背景、活動主題、活動形式、活動時間、活動地點(diǎn)、參與者、組織者、活動意義、活動內(nèi)容、活動的具體流程與詳細(xì)安排、有的還包 括獎項(xiàng)設(shè)置活動經(jīng)費(fèi)的預(yù)算明細(xì)等。 其中活動的

意義與活動的具體流程與詳細(xì)安排是重點(diǎn)部分。一般在3頁紙左右，要求語言簡練。

7.活動時間如何確定？

答：活動時間的選擇一般是星期一至星期五的無課程安排的時候，如果有課程安排，必須以上課為首要任務(wù)且盡量避免與其他社團(tuán)的活動產(chǎn)生沖突，否則參與的人數(shù)會受到影響。如果其他社團(tuán)也在同一時間舉行活動，可以與對方進(jìn)行協(xié)商盡量互不干擾。

8.活動的地點(diǎn)如何確定？

答：活動的地點(diǎn)是校內(nèi)。如果在學(xué)校內(nèi)舉辦活動需要使用學(xué)校的教室以及多媒體設(shè)備，需要提前提交《場地使用申請書》 。如果在校外舉辦也需要提前提交《外出活動申請書》并獲得批準(zhǔn)（一般不去校外）。

9.場地申請表如何填寫？

答；場地使用申請表填寫時申請院系部門因填寫為“學(xué)生會 XX 部” ； 人數(shù)預(yù)估一下； 使用時間應(yīng)具體到分鐘，如“2011 年 3 月 12 日 17:00-20:30” 如使用地點(diǎn)應(yīng)具體到教室號如 “202 教室” 。使用內(nèi)容只要寫一個活動的名稱即可，若果要使用多媒體設(shè)備，需要注明： “需要使用多媒體設(shè)備” ；經(jīng)辦人簽自己的名字，其他都不需要填寫。提交申請書需要打印出來使用黑色水筆填寫，另外還需要同時提交一份活動計劃。

10.活動的經(jīng)費(fèi)預(yù)算如何填寫？

答：活動的經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)該合情合理，且用表格的形式在計劃書上列出的'具體的開銷。填寫前，應(yīng)先去市場了解相關(guān)商品的價格信息，且應(yīng)

提交給團(tuán)委指導(dǎo)老師，經(jīng)她同意后才能購買相關(guān)材料。否則一切開銷自己承擔(dān)。購買時先自己支付后憑發(fā)票進(jìn)行報銷（實(shí)報實(shí)銷、�？顚Ｓ茫� 。

11.關(guān)于發(fā)票？

答：在經(jīng)批準(zhǔn)后，按照計劃書上所寫內(nèi)容，去市場購買相關(guān)材料時。應(yīng)叫商家開出正規(guī)發(fā)票，且在發(fā)票上標(biāo)出所買商品的明細(xì)，不能籠統(tǒng)概括為文具或者食品之類的項(xiàng)目。如果發(fā)票上的商品的種類過多不能依次在發(fā)票上表示，則請要求商家開出產(chǎn)品明細(xì)清單，且在明細(xì)單上加蓋商家的“發(fā)票專用章”或者 “財務(wù)專用章” （橢圓形） 。否則不能報銷的經(jīng)費(fèi)自付。

12.關(guān)于在超市或者其他大型超市購買物品？

答：在超市購買物品時，所開的物品購買明細(xì)清單上一般不能提供財務(wù)專用章，所以請在購買物品種類超過 3 樣時，分次結(jié)賬，每次結(jié)賬時物品種類不超過 3 樣，且每次結(jié)賬時都需在發(fā)票上，將每一項(xiàng)商品的明細(xì)都列出來，不能進(jìn)行籠統(tǒng)的概括。否則不能報銷的經(jīng)費(fèi)自付。

13.報銷時的注意事項(xiàng)有什么？

答：不能開具定額發(fā)票，因?yàn)榧侔l(fā)票較多。購買時應(yīng)選擇大型商家這樣碰到假發(fā)票的風(fēng)險比較小。結(jié)賬前也應(yīng)先問清楚能不能開具正規(guī)發(fā)票，避免不必要的糾紛。且注意一個原則實(shí)報實(shí)銷，�？顚Ｓ�。

14.寫活動計劃應(yīng)注意什么？

答：寫活動計劃前應(yīng)先與部門內(nèi)的干事以及部長合作討論，避免走彎

路。寫完活動計劃后應(yīng)提交給學(xué)生會分管副主席進(jìn)行審核，待同意后方可提交給團(tuán)委指導(dǎo)老師不得越級上報。最終批準(zhǔn)后交至秘書處備案后，即可開展活動。

15.關(guān)于活動的舉辦？

答：活動的舉辦應(yīng)按照活動計劃書上所述內(nèi)容進(jìn)行，如果部門干事人數(shù)不足，可以和部長提出，請其他部門的干事一起幫助完成�；顒优e辦的過程中安全第一。 部長應(yīng)在活動部門中起到監(jiān)督作用， 如果出現(xiàn)問題， 部長為第一負(fù)責(zé)人。 應(yīng)對整個事件負(fù)責(zé)�；顒悠陂g，分管副主席必須到場。

16.如何邀請其他的同學(xué)或者老師參加？

答：邀請其他的同學(xué)參加，可以以海報的方式直接招募，也可以以學(xué)生會的名義進(jìn)行邀請，但是以學(xué)生會的名義進(jìn)行邀請，必須和學(xué)生會的主席提前說明，由學(xué)生會主席出面協(xié)調(diào)。如果邀請老師參加應(yīng)該先和團(tuán)委指導(dǎo)老師提前提出，否則有失禮儀。

17.如何書寫活動總結(jié)？

答：活動總結(jié)應(yīng)包括活動舉辦的概況，感受，意義，成功的地方，不足地方，以及今后要是再次舉辦此類活動需要改進(jìn)的地方。其中前三點(diǎn)是重點(diǎn)要寫的地方。在活動總結(jié)的最后附上活動舉辦時精彩的照片。如果有人獲獎還要附上獲獎的名單，包括獎項(xiàng)、姓名、所在班級。

18.關(guān)于照片的記錄？

答：舉辦的活動一般都需要活動當(dāng)時得照片，可以在舉辦活動之前和秘書處申請，請秘書部的人來參與活動的拍照工作，也可以自己使用

相機(jī)進(jìn)行記錄，使用過程中應(yīng)注意財物的安全。照片經(jīng)整理后應(yīng)該隨活動總結(jié)一起上交。

19.一個活動如何收尾？

答：舉辦完一個活動應(yīng)該及時進(jìn)行新聞宣傳，要求至少要在團(tuán)學(xué)網(wǎng)站、人人主頁、官方微博上發(fā)布宣傳信息，要求發(fā)布時間不得超過活動結(jié)束后2天。團(tuán)學(xué)網(wǎng)站的賬號由錢佳彤和沈夢玲負(fù)責(zé)，人人主頁、官方微博由熊瑋負(fù)責(zé)，活動結(jié)束之后，由舉辦活動部門將新聞稿寫好，交予上述負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過之后，公布宣傳。書寫 “活動總結(jié)” ，最遲不超過 3 天，提交時應(yīng)先交給學(xué)生會主席進(jìn)行審核，再交給團(tuán)委指導(dǎo)老師，最后交給秘書處備份保存。

20.對于分管副主席在活動中的規(guī)定。

答：要求分管副主席在自己分管部門所舉辦的活動當(dāng)中，必須起到監(jiān)督作用。要求其貫穿于活動進(jìn)行的始終。要對活動策劃進(jìn)行審核，監(jiān)督活動舉辦，舉辦時本人必須到場，并催促活動的后期宣傳及總結(jié)。