狠狠操网,91中文字幕在线观看,精品久久香蕉国产线看观看亚洲,亚洲haose在线观看

秘書的日常工作

秘書的日常工作

  文秘專業(yè)培養(yǎng)德、智、體、美、勞全面發(fā)展,適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟和現(xiàn)代化建設(shè)需要具有系統(tǒng)、扎實的文秘知識和技能的中高級復合型人才。下面是小編分享的秘書的日常工作,歡迎大家閱讀!

  秘書的日常工作 1

  一、日常工作的范圍

  所謂“日常工作”是指秘書每天都要做的工作,一般都有固定的模式。對于日常工作,一般不需要上司有專門的指示,秘書可以自行決定或處理。一般秘書的日常工作如下:

  1、辦公室的整理:上司辦公室和會客室的整理打掃,空調(diào)、換氣、照明的調(diào)整等。

  2、接待客人和接打電話:為來客登記、帶路和傳話;給客人端茶送水和送客人出門;接電話并轉(zhuǎn)達電話內(nèi)容等。

  3、文書工作:起草公司內(nèi)外的文件信函;各種文件信函的收集與存檔。

  4、日程管理:日常日程表的管理;會面的預約和登記等。

  5、信息管理:收集公司內(nèi)外的各種信息,并對信息進行整理、匯編和上報。

  6、出差準備:出差期間的日程管理;與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào);安排交通工具、住宿地點;出差回來后的費用報銷、出差總結(jié)等。

  7、準備會議:會場的安排;登記工作;制作會議文件資料并發(fā)放給會議代表;作會議記錄和會議紀要等。

  8、照顧上司:給上司沏茶(或沖咖啡);安排午餐;健康管理;安排交通工具等。

  9、檔案管理。

  10、輔導新秘書的工作。

  秘書在處理上述日常工作的同時,還需要經(jīng)常處理一些非常常工作。非常規(guī)工作是指在工作日程之外突然出現(xiàn)需要緊急處理的事情,也可以說是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時,秘書更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種:上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。

  二、職責范圍  1、整理辦公室

  秘書的主要職責是為上司整理辦公室。應(yīng)該說整理辦公室是一件很平常的工作,不僅秘書,每一個白領(lǐng)都要整理自己的辦公室,但是,作為一種職責,秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義,它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)等工作,即為上司創(chuàng)造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境?梢哉f,秘書工作是從整理辦公室開始,也是以整理辦公室結(jié)束。

  2、收集信息

  秘書的第二大職責就是為上司收集他決策所需的信息。比如你的上司是主管營銷的副總,他負責公司的市場、銷售、采購等幾個部門的工作;為了給他的決策提供可靠而又及時的信息,你就要經(jīng)常與上司負責的這幾個部門聯(lián)系,并通過各種途徑收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實性和可靠性。如果是這幾個部門匯報上來的材料,那這些信息是否準確還比較好判斷;如果是從網(wǎng)上或其他途徑收集到的,那判斷起來就不那么容易了。對于秘書來說,給上司提供信息一定要及時,但必須慎重。

  三、發(fā)揮主觀能動性

  由于秘書工作的瑣碎和繁雜,上司不可能對秘書的每一項工作作出指示,所以,秘書應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性,完成自己職責范圍內(nèi)的工作。但是,這并不等于什么事都由你一個人決定。秘書的能力表現(xiàn)在她能判斷什么事情可以由自己決定作主,如果判斷出是自己能作主的,那就無須上司交代而出動去做。能恰到好處地分擔上司的“雜務(wù)”,是個秘書能力的標志。

  要充分發(fā)揮主觀能動性,一定要先熟悉上司的工作習慣。有些上司十分清楚自己的工作量,他可以合理地將自己認為是“雜務(wù)”的工作分派給秘書去做。但大多數(shù)的上司還是習慣把各種雜務(wù)攬在自己的身上,使自己苦不堪言。因此,作好助手,秘書要熟悉上司的工作習慣和工作內(nèi)容,知道自己能為上司做哪些雜務(wù),哪些“雜務(wù)”不能做。

  于雪是某公司財務(wù)總監(jiān)的秘書。每年到二月底,她就發(fā)現(xiàn)上司特別忙碌,經(jīng)常把財務(wù)部門的幾個經(jīng)理就會頻繁地找來,通霄達旦地研究問題,而在平常很難出現(xiàn)這種情況。剛給財務(wù)總豎當秘書時,于雪并不知道這是為什么,只是覺得有些特別,所以,她并知道自己要主動做些什么。從去年起她才開始知道,作為一家上市公司,公司每年三月底之前要向社會公開財務(wù)決算報告。由于對外發(fā)布公司業(yè)績報告會影響公司股票價格,事關(guān)重大,所以上司要與那幾個經(jīng)理密切磋商。由于了解了這一點,今年于雪不需要上司交代,過完元旦她就將做決算報告所需要的相關(guān)資料都準備好了。

  四、注意“越位”

  秘書的任務(wù)就是為上司創(chuàng)造最佳的決策環(huán)境,所以,秘書應(yīng)該有主動積極的精神,盡量為上司多處理一些雜務(wù),減輕上司的負擔。但是,這種主動性的分寸不容易把握,許多秘書在工作中積極過了頭,有時甚至讓上司很被動。經(jīng)驗不足的秘書在工作中常犯這么一種錯誤:因為上司一向要求這么做,所以這次我也可以這么做,因此,經(jīng)常不經(jīng)上司確認就自行其是。雖然上司過去都是那樣要求的,但未必這次他也會要求你那么去做。對于那些上司有特殊要求的工作,秘書在做之前一定要請上司確認。另外,在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時,必須向上司請示,不能先斬后奏。

  作為秘書,絕對不能干預上司的決策,超越自己的職責范圍,自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責范圍的行為,秘書在工作必須加以注意:

  1、未經(jīng)授權(quán),在各部門送上來的報告上簽字蓋章。

  2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)。

  3、隨便接待或回絕沒有預約的客人。

  4、詢問會議內(nèi)容。

  5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權(quán),那怕是非常熟悉的客人來訪,秘書的職責也只是端茶送水和陪客人閑聊,也決不允許秘書私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)上的事情。

  6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的時間較多,秘書也不能按自己的想法更改上司的日程表,重新安排上司的工作日程;要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。

  五、執(zhí)行指令與服從指令  1、執(zhí)行指令

  正確而且按時處理好上司交辦的'工作,這是對一個秘書的起碼要求。秘書在接受上司的指示和執(zhí)行上司的指示的時候,應(yīng)該注意以下幾點:

  a、對于自己的日常工作,不需要都等上司的指示,應(yīng)該自覺主動地去處理。

  b、在同時處理幾項工作的時候,要分清輕重緩急,確定需要優(yōu)先處理的工作。

  c、在處理上司交辦的工作時,不能自作主張影響工作結(jié)果。

  d、完成上司交辦的工作之后,要找適當?shù)臅r機向上司匯報。

  2、記錄指令

  對于上司一些重要的指示要盡可能地記錄下來。由于這種記錄只是給自己看,所以記錄可靈活簡潔一些,如使用些縮寫或符號;如果過于專注于寫筆記本身,就不能集中精力去聽上司的指示。秘書在記錄上司的口頭指示時,要注意以下幾點:

  a、要準確寫出要點。

  b、不要照搬口頭用語,應(yīng)高度概括成有文章特點的語句。

  c、要將日期、時間、地點、數(shù)量等準確、清楚地記下。

  d、根據(jù)需要可做些省略和簡化。

  3、服從指令

  上司在對秘書作指示時,有時也會出現(xiàn)失誤。即使上司出現(xiàn)失誤也不能當面頂撞。如果當面頂撞領(lǐng)導,對于一個職業(yè)秘書來說,是一種職業(yè)自殺行為,因為秘書作為領(lǐng)導的助手,在任何情況下,都絕對不能干預上司的決策。

  為了工作需要,上司可能會讓秘書去幫他做些“私事”或工作以外的事。比如,上司的老母親從外地來探望兒子,但上司又要主持一個重要的會議,他只好讓秘書代自己去火車站接母親。遇到這種事情,有些秘書就會嘟起嘴,顯得很不情愿。這種秘書得不到上司的信賴。如果要想讓上司信賴你,那你對他交代的每一項工作都要毫無怨言地接受,并做到讓他滿意。事實上,對于秘書來說,“份外”的工作往往意味著“額外”的機會。

  六、請示與匯報工作  1、請示的方法

  秘書在接受上司指示時,必須注意力集中,并記住以下幾點:

  a、上司叫你時,應(yīng)盡快答應(yīng),并作好記錄的準備;按5W1H原則作重點記錄。

  5W1H原則是:

  什么時候?(When)

  什么地方?(Where)

  是誰?(Who)

  結(jié)果是什么?(What)

  為什么?(Why)

  過程如何?(How)

  b、如果對上司指示有不清楚的地方,不要急于發(fā)問,等上司基本說完了之后再問。

  c、對于上司指示的要點,特別是一些數(shù)字,一定要重復一遍,請上司確認。

  d、對于上司的指示,如果秘書了解一些相關(guān)的信息,或自己有什么建議和設(shè)想,應(yīng)說出來給上司作參考。

  e、如果秘書在接受上司的指示時,發(fā)現(xiàn)接受的工作與自己現(xiàn)有的工作在時間上有沖突,自己無法錯開,那就應(yīng)馬上說出來,請上司指示。

  秘書經(jīng)常會從不是自己的直接上司那里接受一些指示,如果事情簡單,就另當別論,如果執(zhí)行起來要花費一定的時間和精力,就應(yīng)該向自己的直接上司匯報。如果不向自己的直接上司匯報,上司又從其他的人那里聽到了這件事的話,他可能會不高興。

  2、匯報的方法

  秘書要將自己執(zhí)行上司指示的結(jié)果向上司匯報,或者將自己收集來的信息向上司或其他人匯報,因此,秘書在工作中需要匯報的情況很多。

  在匯報的時候,要記住以下幾個基本要點:

  a、要向上司匯報什么,自己要事先想好;

  b、向上司匯報時要盡量減少不必要的背景介紹,按結(jié)論、經(jīng)過和理由這樣的順序匯報(也可以按結(jié)論、理由和經(jīng)過這樣的順序匯報);

  c、向上司報告工作,要選擇合適的時機,最好在完成某項工作之后或者在談完其他工作的時候順便匯報;如果情況不是緊急,不要打斷上司的工作進行專門匯報;

  d、有些事確實是要在上司工作進行中向上司匯報,在這種況下,上司當然希望秘書能盡快把工作匯報完畢,因此,即使上司不催促,秘書也應(yīng)盡快把工作匯報完,等待上司的指示。

  e、如果不是很急會誤事,一般都是事后匯報。在匯報時不要過于詳細,擔心上司不明白,只要匯報按上司的指示把工作完成了就行,比如上司讓秘書幫助發(fā)封信,秘書辦完之后,只要對上司說句“則才這份文件己用掛號信寄走了”就可以了。

  f、匯報比較重要的工作時,要把重點內(nèi)容寫下來交給上司。

  下面是一個秘書完成上司交辦的工作后匯報的例子:

  “關(guān)于上海分公司召開營銷工作會議的事,我在給您的報告里己簡單寫明了;作為重點,主要是這么兩點,一是我公司的新產(chǎn)品展示會,將在上海和杭州舉行;再一點就是商品的電視廣告制作,我公司決定由天地廣告公司負責,經(jīng)費問題由他們先提出預算,他們已同意。關(guān)于在杭州舉辦新產(chǎn)品展示會的具體時間、場所、費用等具體問題,我己在報告中作了說明,請您指示。”

  有很多人有這樣一種毛病,在向上司匯報時,喜歡把匯報內(nèi)容的各種背景扯進來,而且背景又有背景,前300年后500年,以為只有這樣上司才能明白自己的意思。其實,你這樣云山霧罩讓上司反而不明白你到底要說什么事情,所以,幾乎所有的上司都討厭這種越扯越遠的背景說明。向上司匯報的原則是“言簡意賅”。怎樣才能做到言簡意賅呢?其實,只要堅持“5W1H”原則,即可。如果讓上司明白了以上幾條,匯報也就可以了。假如上司要求你再把事情的來龍去脈說明一下,那你才可以在最后作些補充說明。

  在向上司匯報之前,秘書應(yīng)把能想到的問題都想到,而且越周到越好,這樣在上司問到時能對答如流。給上司匯報時盡量少給上司出問答題,多出選擇題。比如,上司在與客戶談判時,另一個客戶來電話,要求更改合同條款,并盡快給予答復。改還是不改,如果改,那又怎么改,當你把這個問題匯報給上司時,就不能讓上司做回答題“我怎樣答復對方”這樣只會讓上司為難;如果你讓上司做選擇題“合同改還是不改”,那上司很容易回答“改”或者“不者”;由于事情來得很突然,上司也可能猶豫不決,他有可能會來征詢你的看法,所以,“改還是不改”,你一定要準備好自己的答案,給上司做參考。

  秘書的日常工作 2

  1、起草公司工作計劃總結(jié),并作好公司重要會議記錄;

  2、起草、存檔整理總經(jīng)理簽發(fā)文件;

  3、公司管理制度、規(guī)章制度,網(wǎng)頁設(shè)計方案書、合同書,公司總體運行配合;

  4、接聽電話、妥當應(yīng)答,并做好電話記錄;

  5、掌握總經(jīng)理的日程安排做好預約工作,安排商務(wù)旅行;

  6、完成總經(jīng)理或綜合管理部經(jīng)理交辦的其他工作;

  7、根據(jù)公司發(fā)展的要求制定人力資源戰(zhàn)略;

  8、設(shè)計并完善公司人力資源結(jié)構(gòu);

  9、完成公司人力資源的日常招聘工作;

  10、完善公司績效考核制度。

  秘書的日常工作 3

  1.文秘管理工作

  1.1 合理安排、協(xié)調(diào)總經(jīng)理日程,每日及時提醒;

  1.2 總經(jīng)理日常出行、差旅事宜安排,包括但不限于訂票、交通、食宿、文件物品準備、相關(guān)報銷處理等;

  1.3 擬定、整理總經(jīng)理交辦的工作總結(jié)、工作報告、通知、匯報等綜合性文件;

  1.4 總經(jīng)理交辦重要文件的翻譯工作;

  1.5 起草總經(jīng)理在重要工作會議、培訓、活動中的講話文稿等資料,并定期整理、歸檔,牽頭輸出總經(jīng)理工作/精神指示及其宣貫;

  1.6 匯總整理上報總經(jīng)理的各類文件,并協(xié)調(diào)總經(jīng)理及時處理后回復、登記、存檔;

  1.7 總經(jīng)理客人的引導接待服務(wù),并做好會面接洽等相關(guān)事項的安排;

  1.8 依據(jù)《工作匯報管理制度》,定期檢查跟進各層級、各部門執(zhí)行情況,并督辦整改;

  1.9 總經(jīng)理辦公區(qū)域文檔物品、衛(wèi)生環(huán)境的清潔管理;

  1.10 完成總經(jīng)理交辦各類臨時事務(wù)的督辦、協(xié)調(diào)及落實。

  2.會議管理

  2.1 根據(jù)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展需求,持續(xù)優(yōu)化會議管理體系的建設(shè);

  2.2 依據(jù)公司會議管理體系及制度,定期督導、檢查各公司/項目/離岸部門的會議開展狀況,并對發(fā)現(xiàn)的問題跟進整改;

  2.3 統(tǒng)籌公司高管層級年度會議、季度會議、月度會議等綜合性例會的組織,會議記錄整理與發(fā)布,協(xié)調(diào)、督辦和落實議定的各種事項,并反饋上報;

  2.4 負負責組織協(xié)調(diào)總經(jīng)理安排的專題會議、外來參訪會議、臨時重大會議,

  并對會議形成的結(jié)果進行發(fā)布并跟蹤執(zhí)行;

  2.5 統(tǒng)籌公司會議開展相關(guān)信息設(shè)備的升級和會議環(huán)境的優(yōu)化。

  3.商務(wù)接待

  3.1 牽頭組織安排公司重要外賓的接待工作,包含但不限于流程擬定、食宿、出行等安排;

  3.2 牽頭組織安排集團內(nèi)部業(yè)務(wù)交流學習團隊、工作考察高管的接待工作,包含但不限于日程、食宿、出行等安排;

  4.企業(yè)文化

  4.1圍繞企業(yè)文化精神建設(shè),牽頭推進企業(yè)內(nèi)部新媒體平臺、內(nèi)刊的運營和優(yōu)化,組織開展由總經(jīng)理發(fā)起的系列交流餐會,建立員工與總經(jīng)理的交流通道;

  4.2 牽頭組織開展企業(yè)內(nèi)部全員性質(zhì)的員工大會,并梳理員工大會標準執(zhí)行流程。

版權(quán)聲明:本文內(nèi)容由互聯(lián)網(wǎng)用戶自發(fā)貢獻,該文觀點僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲空間服務(wù),不擁有所有權(quán),不承擔相關(guān)法律責任。如發(fā)現(xiàn)本站有涉嫌抄襲侵權(quán)/違法違規(guī)的內(nèi)容, 請發(fā)送郵件至 yyfangchan@163.com (舉報時請帶上具體的網(wǎng)址) 舉報,一經(jīng)查實,本站將立刻刪除