2023年部門與部門之間溝通的意義(3篇)
無論是身處學校還是步入社會,大家都嘗試過寫作吧,借助寫作也可以提高我們的語言組織能力。寫范文的時候需要注意什么呢?有哪些格式需要注意呢?接下來小編就給大家介紹一下優(yōu)秀的范文該怎么寫,我們一起來看一看吧。
部門與部門之間溝通的意義篇一
跨部門溝通心得一:跨部門溝通心得
作為公司員工,我明白一個團結的集體對公司的重要性。只有通過各個部門加強溝通,然后融合各自的專業(yè)知識結合起來才能為公司帶來更大的效益。只有每個人發(fā)揮自己的特長,形成與團隊其它成員優(yōu)勢互補的局面,才能顯示出整個團隊的綜合競爭力,更好地促進事業(yè)的發(fā)展。
在培訓的過程中,老師從多個角度、多個方面闡述了如何進行有效的溝通,并通過詳盡的案例加以證明。為什么要進行溝通?如何進行溝通?如何突破溝通的障礙?這些問題老師都用笑話的形式展現(xiàn)出來。讓我對課題增加了趣味性。在這些問題都一一被解答的同時,我們明白了如何進行有效溝通。溝通其實并不難,關鍵是要掌握溝通的技巧。我們平時在工作的溝通的過程當中,少了理解,多了爭辯。這樣不僅浪費了時間,同時也沒有提高工作效率。所以有條理的表達自己的意思還是非常重要的,我們要使自己講的明白,對方聽得清楚,達到有效溝通。在溝通中,“多給他人一些關心、理解、贊美、開心的話語”,感覺贊美這一點也是極其重要的,這也是人際交往過程中的潤滑劑。在平時的工作生活中,大家不乏外界來的批評、指責、抱怨、不滿,但這些都不是我們內(nèi)心最渴求的,在我們每個人的內(nèi)心深處,都渴望來自外界的認可、肯定、鼓勵、贊美、關心,這些是我們不斷勇往直前的動力器,是我們不斷提升內(nèi)心士氣的催化劑。
經(jīng)過這次學習讓我懂得了要想做為一名優(yōu)秀的員工就應該調(diào)整自己的工作心態(tài),做到在快樂中工作,應該以高度的敬業(yè)精神,默默地奉獻;應該抱著務實認真的工作態(tài)度,敬業(yè)愛崗,勤勤懇懇地做好本職工作。我做為公司營業(yè)部的一員,應該積極改善工作中的不足,不斷地展現(xiàn)自己的熱情和智慧,為公司和自己創(chuàng)造一個更加優(yōu)美的工作環(huán)境。
>跨部門溝通心得二:跨部門溝通學習心得>>(1244字)
一個成功的企業(yè),其部門之間團結協(xié)作的重要性是不言而喻的。只有通過各個部門加強溝通,然后融合各自的專業(yè)知識結合起來才能為企業(yè)帶來更大的效益。只有每個人發(fā)揮自己的特長,形成與團隊其它成員優(yōu)勢互補的局面,才能顯示出整個團隊的綜合競爭力,更好地促進事業(yè)的發(fā)展。在本次跨部門溝通培訓的過程中,陳老師從多個角度、多個方面闡述了如何進行有效的溝通,并通過詳盡的案例加以證明。通過本次學習,我在以下幾個方面獲得了啟示:
一、在跨部門溝通過程中,首先要加強自我團隊的建設。一個成功的團隊,必然是業(yè)務處理能力強、內(nèi)部人員團結且具有合作精神的團隊。加強自我團隊的建設,提升自我團隊的業(yè)務能力、凝聚力與影響力,其他部門才有興趣、有意愿與本部門合作。
二、要樹立“業(yè)務溝通是管理最重要的工作”的理念國內(nèi)外知名企業(yè)的經(jīng)驗均表明,管理最重要的工作就是業(yè)務溝通。只有加強業(yè)務溝通,才能避免本部門工作中存在的“形象損失”“錯誤無效”“自信降低”、“人員流動率高”等負面情況,才能在企業(yè)發(fā)展中做到高效率、無障礙、無沖突地完成部門乃至全行的工作。
三、加強溝通能力刻不容緩
為什么要進行溝通?如何進行溝通?如何突破溝通的障礙?這些問題陳老師都用案例的形式展現(xiàn)出來。在這些問題都一一被解答的同時,我明白了如何進行有效溝通。溝通其實并不難,關鍵是要掌握溝通的技巧。平時在工作的溝通的過程當中,少了理解,多了爭辯。這樣不僅浪費了時間,同時也沒有提高工作效率。所以有條理的表達自己的意思還是非常重要的,我們要使自己講的明白,對方聽得清楚,達到有效溝通。
四、強化自己在跨部門溝通中的角色意識
通過學習,我認識到部門經(jīng)理需要在部門中扮演兩個角色:一個是發(fā)言人的角色,一個是公關代表的角色。你要在管理好自己團隊的同時,還要帶領著團隊通過有效的團隊與協(xié)商,爭取自己團隊的權益與其它部門的支持、建立良好的合作,達成預定的工作目標,并且協(xié)助其它部門,建立與維持良好的關系。作為部門經(jīng)理,通常會比自己的團隊成員更了解自己以及其它部門的運作模式,清楚地了解本團隊與其它部門之間的權利義務關系,強化自己在跨部門溝通中的角色意識,擔負起自己應盡的義務,是今后工作中努力的方向之一。
五、溝通的技巧是工作中必不可少的潤滑劑
在溝通中,“多給他人一些關心、理解、贊美、開心的話語”,感覺贊美這一點也是極其重要的,這也是人際交往過程中的潤滑劑。在平時的工作生活中,大家不乏外界來的批評、指責、抱怨、不滿,但這些都不是我們內(nèi)心最渴求的,在我們每個人的內(nèi)心深處,都渴望來自外界的認可、肯定、鼓勵、贊美、關心,這些是我們不斷勇往直前的動力器,是我們不斷提升內(nèi)心士氣的催化劑。
經(jīng)過這次學習讓我懂得了要想做為一名優(yōu)秀的管理者就應該調(diào)整自己的工作心態(tài),做到在快樂中工作,應該以高度的敬業(yè)精神,默默地奉獻;應該抱著務實認真的工作態(tài)度,敬業(yè)愛崗,勤勤懇懇地做好本職工作。我做為省分行營業(yè)部的一員,應該積極改善工作中的不足,不斷地展現(xiàn)自己的熱情和智慧,為我行和自己創(chuàng)造一個更加優(yōu)美的工作環(huán)境。
>跨部門溝通心得三:跨部門溝通心得>>(1783字)
一、擁有積極的心態(tài)
跨部門之中我們要想來解決的,也是一個自己的心態(tài),我們?yōu)槭裁凑f同樣的部門之間,有一些問題會發(fā)生?其實源于——心關是很重要的,就是自己先過了自己這一關,如果自己都沒有想通去那樣處理,有可能會造成一定的麻煩。那這里我也想檢驗一下我們所有的管理者你們的心態(tài):現(xiàn)在如果客戶投訴了咱們這個部門,您怎么看?問題比較尖銳。
如果今天你的心態(tài)在跨部門溝通中,如果你自己沒有調(diào)好,恰恰問題就來了,極可能要么沖突,要么發(fā)火,要么做錯誤的決策。所以要說解決跨部門溝通的話,一定要先從自己入手,這個是一定的,是從自己-從自己的風格、從自己的心態(tài)、從自己的溝通的各個方面,包括存在問題的解決的思路和角度上。
二、提升自己的能力
1.處關系的能力
第一,處關系的能力。讓所有我們在跨部門溝通中首先跟其他的部門經(jīng)理的關系,首先要有處關系的能力,這個是永遠的真理,如果這塊處不好,很難做。
2.洞察力
第二,洞察力。我們經(jīng)常會遇到到其他部門溝通,或者說在會上溝通的情況。但是你看因為你說錯了話、得罪了人。因為你得罪了人,問題就留在人家心里,后面一系列的問題惡性循環(huán)。但是這個事情一定要練到什么呢?就你要有一種洞察力。你的眼角,你的第六只眼神一定知道你這句話是否人家心里怎么想的,人家滿意還是不滿意,人家對你這個事情怎么看?如果今天你做不到這一點你連這個都瞄不到的話,得罪人還不知道,后面怪不得你到人家其他部門給人家打電話的時候,人家很冷淡。要么就是對你這個事情大家很抵觸,他一定有這樣的方式,所以這個洞察力是給自己的。所以很多的優(yōu)秀的主管,你看他一般他坐的位置一般選的都是這種可以觀到全角每一個人的,特別是斜對于總經(jīng)理的。這個位置的位我們說一般在開會里,也算一個最佳位的。如果這個人直接到這里能坐到這里,那這個人當管理應該有好多年。雖然是個小的細節(jié),但是洞察力依然很關鍵。
3.影響力
第三,要想提升跨部門的溝通能力。首先要有這三個字就是非常關鍵的三個字,這三個字是所有我們做跨部門溝通經(jīng)理必須有的,而且你的能力越強,你就越厲害。
什么叫影響力?但是據(jù)觀察每一個企業(yè)都有一個這樣的核心,在今天這個主題上他一定有一個核心的人物,那他是怎么做到的,他其實是有影響力的,這個影響力就是如果到最后這個人不表態(tài)不說話,一般這個事不好定?绮块T之中如果他說了一句話這個問題給你增加很大的難度,這個影響力也是依然我們所有的管理者,今天你要提的,我們很多別看同樣做部門的,為什么會產(chǎn)生影響力?后來分析了一下,源于首先他的能力或者他的資歷或者他獨到的見解,或者就他敢說、敢想、敢做等等都會促成他的影響力。比如說我們經(jīng)常在一些跨部門研討的時候那有一個總經(jīng)理在這邊做完決策以后,就有一個人是這樣說的:總經(jīng)理既然我們這樣做,我們都完全按照他的想法去做,這個人說這句話的時候你看如果這個人說了這句話的話,看其他部門經(jīng)理點不點頭,那你就判斷這個人在這個公司具有絕對的影響力。所以我們要的也要這個功夫,,因為這種影響力,是在跨部門里,當你有了它以后有很多的問題,它是來幫你化解的或者你自己可以來化解的。
4.變通能力
我們要提升這種自己的影響力,有一種變通的能力,我們所有跨部門的管理者,你們一定會遇到一個變通的能力。這個變通的能力,我相信我們都遇到過。來看一下,我們今天做部門的所有負責人,今天在跨部門溝通中的時候也需要有一種變通的能力。同樣一件事,這個事情都是內(nèi)部的,看一下如果今天這是一個品質(zhì)的問題,如果是品質(zhì)的問題你就直接實話實說,我們放在上邊,看一下后面的結果,如果在企業(yè)里的結果是這樣的話,那你要反推回來,前邊你做的這個方式是不是最好的,當然這一塊,我想我們實實在在的說,既然做部門經(jīng)理你就必須考慮這些方式。如果這些我們沒有辦法去適當?shù)淖兺ǖ脑,要么就是高層發(fā)一次火,要么有可能,就是我們中層的關系越做越緊張。
5.抗壓能力
那么抗壓能力,我覺得給我們自己也是非常關鍵的,我們今天所有的管理者們特別是部門經(jīng)理這個層面,我覺得確實是最難做的。這個層面更多的是什么?我們理解,因為今天太多的所謂的問題,你來承受,就是這個壓力。壓得自己有的時候感覺到,我要去減壓了,我要解一解了等等,這你都可能自己提出來,但是今天的這個方式就是一定要增加自己這方面的能力才可以,這里邊也依然會分享:既然說提升溝通的能力——如何提升溝通中的一個問題。
部門與部門之間溝通的意義篇二
如何做好跨部門溝通協(xié)作?
--明陽天下拓展培訓
兩個部門一起做一件事,常常吵架;業(yè)績好、能力強的部門經(jīng)常會被其他同事排擠;部門與部門之間的交叉地帶無人能管,也無人敢管??溝通不佳的企業(yè),總是山頭林立,而究其原因,無不是在跨部門溝通上有所欠缺。
對于hr來說,如果不具備有效的跨部門溝通能力,那我們的工作,就注定會失敗。任何一家企業(yè)都會存在跨部門溝通的問題,但是如何有效做好跨部門溝通,的確也不是一件輕松的事情。部門與部門之間存在上下游關系的,在實際工作中更是矛盾較多,即使平行部門,業(yè)務沒有太多交叉的或者沒有那么明顯利益交集的部門,同樣也不是那么簡單。
因此,作為一家企業(yè)的部門,只是工作分工方面的不同,主要的目標還是要一致的,都是確保自己部門的工作在企業(yè)中發(fā)揮應有的作用和效果。
第一,首先要明確部門的職責和作用,樹立全體一盤棋思想。設立某一部門肯定有其作用,不管是業(yè)務相關環(huán)節(jié)的部門,還是職能服務部門,也不管是直接創(chuàng)收的部門,還是不直接創(chuàng)收的部門,都是企業(yè)發(fā)展的需要,必須在企業(yè)大目標的前提下,有效協(xié)調(diào)運作各部門的工作,
就必須先將部門的職責明確,并設立好部門開展工作的業(yè)務流程,按照規(guī)定的制度和流程去辦事。
第二,有效的溝通渠道不可少,渠道的作用不僅僅是溝通,更是一個公開透明的管理方式。部門先匯報各自的工作計劃,其余部門提出需要協(xié)作的事件,匯報部門添加到部門計劃中,形成最終的月計劃,然后再層層分解成周計劃,日計劃。待月末進行月總結匯報時,對于計劃的執(zhí)行情況一目了然,是否與部門協(xié)作也一清二楚。部門間扯皮的事幾乎沒有發(fā)生過。
第三,部門日常的溝通要常態(tài)化?梢酝ㄟ^周例會或者月例會等制度,來對于工作中的問題和現(xiàn)象進行分析和交流。在分清責任的同時,要敢于承擔責任,不能“推諉扯皮”,將問題完全歸罪于其他部門,盡管日常工作中這樣的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn),但是“攬功諉過”的部門領導終究不能得到大家的信任和認可,因此,部門領導的作用發(fā)揮和擔當者都非常重要。
第四,不管領導還是員工,首先要將自我的定位和位置擺明確,對于自身承擔的職責和任務要努力去踐行。企業(yè)多大都是由不同的部門組成,部門重要與否除了企業(yè)賦予的使命外,更多的還是與作用的發(fā)揮創(chuàng)造的實績有非常重要的關系。
但是“分工不分家”應該是每一個人和每一個部門領導必須樹立的一種工作意識,都是企業(yè)整體鏈條中的一個環(huán)節(jié)和組成部門,缺一不可。當然有些作用發(fā)揮的好壞對于企業(yè)至關重要,而有些則不是那么明顯罷了。
第五,在眾多發(fā)展歷史較長的企業(yè)中,很多年齡較大的管理者管理方式仍停留在“人管人”的階段,隨著新生代就業(yè)大軍加入職場,原有管理方式已經(jīng)不能適應新生代員工性格特點,這也是導致兩代員工相互排擠、部門之間相互指責的原因之一;诖耍琱r部門應積極組織對管理人員管理理念及管理技能的培訓,糾正不正確管理方式。
基于以上各種原因,導致企業(yè)各部門、員工之間缺乏團隊意識、各自為戰(zhàn),這對企業(yè)長期健康發(fā)展是不利的。hr部門應積極組織各部門開展團隊活動,通過活動讓員工參與團隊其中,了解團隊重要性與處事方式,打造積極向上、團結一致的團隊。
部門與部門之間溝通的意義篇三
通常有許多事情,不是只有團隊本身做好就有好結果,它還需要其它部門的配合與支持,才可能完成。 主管需要在部門中扮演兩個角色:一個是發(fā)言人的角色,一個是公關代表的角色。你要在管理好自己團隊的同時,還要帶領著團隊通過有效的溝通與協(xié)商,爭取自己的團隊與其它部門的支持、建立良好的合作,達成預定的工作目標,并且協(xié)助其它部門,建立與維持良好的關系。
作為部門主管,通常會比自己的團隊成員更了解自己以及其它部門的運作模式。但你是否讓團隊成員也了解這些內(nèi)容了呢?是否清楚本團隊與其它部門之間的權利義務關系呢?
到底問題何在?
對于主管來說,跨部門溝通確實是一件重要的工作,但也是一件令人頭痛的麻煩事。盡管小心再小心,不斷聯(lián)系、再確認,但各種大大小小的問題卻是一波未平、一波又起,讓人疲于奔命。溝通不良的原因到底出在哪里? 原因:沒有共同的認知
由于部門不同,大家在認知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對等、不能及時反饋等因素,就會導致目的或結果預期的不同。
比如:你希望市場部針對新產(chǎn)品量身訂做特別的營銷方案,想要借此吸引白領族。市場部雖然也認同這個想法,但“吸引自領”的標準是什么?怎樣才算達成目標了呢?
生產(chǎn)部可能認為消費比例達到一定程度,才算成功;但市場部可能認為媒體曝光率高、市場影響度高了就算成功。一個部門是看重銷售量,另一個則是看重品牌價值,這就是認知不同。
因此,作為跨部門溝通,一定要明確你要的結果是什么?你的目的是什么?這是前提。
如何做好跨部門溝通?
永遠不厭其煩
跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會就沒事了,事后應該隨時保持聯(lián)系,主動了解其它部門的工作進度,掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了,而是要主動而持續(xù)地溝通,預防問題的發(fā)生。
很多人常常抱怨:“事情怎么會這樣,為什么不早說?”很多人都有過這樣的經(jīng)驗,對方事前都沒有主動聯(lián)系,任由問題擴大,等到無法解決了,才緊急跑來求救。這樣導致的氣憤也是情有可原,但是如果別人不告訴你,為何你不主動去問對方?
而且,主管所表現(xiàn)出的積極態(tài)度,更可以讓其它部門感受到你對這件事情的重視,間接地帶給他們壓力,讓他們清楚知道必須要盡力完成工作、達到目標。
不過,也不要忘了關照自己部門員工的狀況,或許他們在與其它部門溝通時遇到了某些困難,你可以主動詢問員工,是否需要你出面聯(lián)系,解決問題。
堅持六倍溝通原則
我們都知道,一個習慣的養(yǎng)成因人而異,最少也需要幾周的時間。那么對于一個團隊來說,主管要經(jīng)常培訓他們?nèi)绾慰绮块T溝通,這就需要很長的過程,并最終形成一種習慣。
比如:鼓勵部門的員工與相關部門的員工建立朋友關系,采用“人盯人”的戰(zhàn)術,告別以前那種只是“半熟臉”、沒事不說話的現(xiàn)象;在有可能的情況下,請需要配合的部門主管來參加本部門的業(yè)務會,一方面可以讓他了解本部門的意圖和需要獲得的配合,而且還可以聽取他的建議,以便在實施過程可以更順利地配合;而且其它部門主管可能也會吸取這個經(jīng)驗而請你“回訪”;可以定期與其它部門搞一些聯(lián)誼活動,比如:一起利用周末打球、登山等,方法還有很多。
不要總指望由企業(yè)出面組織部門之間的溝通和聯(lián)誼,因為那恐怕一年也沒有兩次?绮块T溝通不應拘泥于某種模式,溝通的方式多種多樣,溝通的目的是為了增進交流和默契的合作,達到整個事業(yè)的提升,可以通過各種正式溝通和非正式溝通方式實現(xiàn)。
放寬部門員工的視野
各個部門都有自己要做的工作,每一位成員手中都同時有好幾項工作要完成,因此不可能將所有的精力集中到你部門的項目上。但是,如果這個項目又是你部門重要的年度計劃內(nèi)容,你是否應該直接向他們提出要求呢? 提出要求當然是正確的做法,但是由誰提出,效果就大不一樣了。專家認為:“工作協(xié)調(diào)的問題是主管的責任,而非員工。”本部門主管應該與其它部門的主管相互協(xié)調(diào),彼此達成共識,確定應該如何適當?shù)胤峙淙肆唾Y源,才能真正解決問題。
主管應該盡可能使自己的成員多了解團隊之外的重要信息,幫助他們擴大視野。學習以組織整體的觀點去思考問題,不要將眼光局限于自己的團隊之內(nèi)。這樣,在與人合作時自然不會過于本位主義,能有效減少部門之間的沖突。
先理順部門內(nèi)溝通
有時候一些問題看似跨部門溝通不良,其實是自己團隊內(nèi)部溝通先出了問題。
有時部門主管之間約定的事情,下屬卻完全不知情。或許你與其它部門的主管早已對于原本爭執(zhí)不休的問題,妥協(xié)出解決的方法。但是屬下完全不知道有這么一回事,彼此還在為該如何解決問題而僵持不下、反復來回的溝通,徒然浪費許多時間。
有時則是屬下之間彼此協(xié)調(diào)好的事情,卻沒有事先告知主管就去做了。主管事后知道卻大感不妥,推翻之前的決定,一切又得重新來過。
所以,除了要建立部門之間的溝通機制之外,更要協(xié)調(diào)自己團隊內(nèi)部的溝通機制,確認你與屬下之間的信息是完全流通的。
如何把握好溝通細節(jié)?
安排好不同的部門間溝通的順序非常重要,雜亂的溝通次序往往會讓員工不知所措。在溝通的時候還要保持溝通的一致性,以保證每個員工對企業(yè)的信任。員工更愿意相信結果,而不僅僅是語言,因此如果主管要承諾,則需要以行動來證實。在溝通過程中,雙方的互相理解和換位思考非常重要,而不能僅僅是告知對方。在溝通中,傾聽比表達更重要,在了解了員工對此事的認識和需求后,再進行交流溝通。主管不能隱瞞壞消息,正所謂要讓員工清楚企業(yè)的情況。如果員工是從媒體上知道了企業(yè)的內(nèi)幕,而且如果是不實的報道,這無疑會讓員工產(chǎn)生更大的不安定感,將嚴重地打擊對企業(yè)的信任感。當企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生抱怨肘,這其實也是發(fā)現(xiàn)問題的開始,因此抱怨不是壞事。但是,對于抱怨不僅要誠懇接受,而且還要及時解決。
現(xiàn)在眾多企業(yè)都趨于扁平化,使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等,不存在上下級關系,按說溝通應該比較容易。但現(xiàn)實的情況是,部門之間協(xié)調(diào)的成本相當高昂,這種溝通成本不僅存在于大規(guī)模組織內(nèi),同樣也困擾著中小型公司。
許多事情,其實并不復雜,而是相互之間的溝通不暢,以至于要搬出上司,甚至是上司的上司來協(xié)調(diào)。繞了大大的圈子,走了長長的彎路,耽誤了你我他的寶貴時間。俗話說,浪費時間就是浪費金錢,這其實就是高昂的溝通成本。有句話說得很直接,搬出上司來協(xié)調(diào),就是你我他的溝通無能。有效的溝通,能節(jié)約大家的時間,避免占用上司的時間。
那么,造成跨部門溝通如此高昂的成本原因何在呢?原因可能有三:
一、職能部門未能將各自的目標有效地整合在組織目標之下——盡管各自制定的目標似乎都無懈可擊,但都各自為政。如a部門在某件事情上做出讓步,對b部門有利、對組織整體也有利,但對a部門不利,則跨部門溝通就不好協(xié)調(diào)了。
二、由于部門不同,大家在認知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對等、不能及時反饋等因素,就會導致目的或結果預期的不同。
三、組織所倡導和形成的文化氛圍及員工的互動方式,決定了溝通效率的差別。
在公司里,員工和中級主管花在內(nèi)部溝通的時間大約占其工作時間的40%~50%,而對于高層主管,這個比率會更高。如何提高公司內(nèi)部跨部門溝通的運營效率呢?
一、有效整合部門目標
有部門就必然存在部門利益、小團體利益,這是不爭的事實。盡管大家理論上都知道要摒棄小團體利益,要從公司整體來考慮問題;但一旦公司利益侵犯到部門利益時,這個部門一般都會自覺不自覺地維護部門利益,而不是簡單地首先犧牲小團體利益。這是人的自利本性造成的;即使部門經(jīng)理不想這么做,但迫于部門基層員工的壓力也不得不這么做。這個問題的根子在于兩者利益的不一致性,或者說是兩者的目標是不一致的。
為此,我們應該整合那種各自為政的部門目標,使部門的各個目標與組織的總目標同心。如很多大企業(yè)給部門設定預算目標時,都采取企業(yè)內(nèi)部的計算依據(jù);這樣便于考核,但顯然這種內(nèi)部的計算依據(jù)是不面向市場的,也就是說部門的預算目標不是面向市場,而企業(yè)是面向市場的,它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設置的指揮棒方向性不一致,直接導致部門和企業(yè)的想法不一致,“志不同,不與謀”,故而溝通難以為繼。
二、換位思考
在溝通過程中,雙方的互相理解和換位思考非常重要。對于一個部門經(jīng)理來說,換位思考也即應該多了解其他部門的業(yè)務運作情況,多從其他部門的角度考慮問題,要理解其他部門的難處。這樣才能溝通無極限。當其它部門不配合你的工作時,你應該檢討自己,站在對方的角度去看問題,而不能一味地埋怨、抱怨。
那么,企業(yè)能為員工的換位思考做些什么?首先是可以制定一些制度,為員工創(chuàng)造一些條件跨部門溝通,也可以成立跨部門的項目小組進行工作。不過,最常做的也是最有效的一招就是實行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規(guī)律告訴我們,公司內(nèi)部80%的信息交流與溝通發(fā)生在20%的人員之間,各部門的主管和秘書就是公司內(nèi)部溝通的“關鍵少數(shù)”。所以,應該鼓勵崗位輪換,請業(yè)務背景的人員擔當支持部門的主管,請業(yè)務鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學習到多種知識,很好地規(guī)劃他們的職業(yè)生涯,也可以讓各部門的員工站在更高的一個職位角度思考問題,使團隊協(xié)作精神得以發(fā)揮。
三、注重非正式溝通
企業(yè)內(nèi)部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍,在跨部門溝通時經(jīng)常被運用,如會議溝通。但我們需注意,部門間需要溝通的較為敏感問題,最好能在會議前私下解決,迫不得已需要在會議上討論的,也應該先通氣。此外在會上的溝通討論,要盡量以解決問題為主,而不能相互指責、相互挖墻腳。
部門經(jīng)理們應該!按T”,要多與溝通對象面談。現(xiàn)在很多企業(yè)的部門都是塊塊管理,各自為塊,部門經(jīng)理們很少“互訪”,用得最多的溝通就是電話溝通。對于面談,很多人會說“我正事都忙不過來,哪有空去串門閑聊?”孰不知,面對面的溝通借助豐富的表情,表達更加準確,可以大幅減少信息失真,還可以增進部門間的感情和理解。
要避免告狀式溝通。發(fā)現(xiàn)了相關部門的問題,最好與這個問題的相關部門責任人協(xié)調(diào)解決,而不能簡單直接地把問題端給部門經(jīng)理,更不能直接端給部門經(jīng)理的上司。否則,這樣做,對于這個責任人而言,就是“告狀”;
即使這個問題由上司出面干涉解決了,但以后的溝通協(xié)調(diào)可能更麻煩。
四、堅持跟進
跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會、發(fā)個文件、寫個報告就沒事了,事后應該隨時保持聯(lián)系,主動了解其它部門的工作進度,掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了,而是要主動而持續(xù)地溝通,預防問題的發(fā)生。
很多人常常抱怨:“事情怎么會這樣,為什么不早說?”很多人都有過這樣的經(jīng)驗,對方事前都沒有主動聯(lián)系,任由問題擴大,等到無法解決了,才緊急跑來求救。這樣導致的氣憤也是情有可原,但是如果別人不告訴你,為何你不主動去問對方?
不過,除了要跟進其它部門的執(zhí)行之外,還需關照自己的部門狀況。首先要確保與屬下之間的信息是完全流通的。要避免這樣的事情發(fā)生,如有時部門主管之間約定的事情,屬下卻完全不知情,還在為這事徒傷腦筋;有時則是屬下之間彼此協(xié)調(diào)好的事情,卻沒有事先告知主管就去做了,主管事后知道卻大感不妥,推翻之前的決定,一切又得重新來過。其次,要跟進屬下在與其它部門溝通時是否遇到了某些困難,你可以主動詢問員工,是否需要你出面聯(lián)系,以便盡早發(fā)現(xiàn)問題、盡早解決問題。
五、倡導溝通文化
跨部門溝通還有一個最為明顯的障礙是企業(yè)缺乏一種氛圍。很多企業(yè)的企業(yè)文化沒有鼓勵溝通的內(nèi)容。因此,企業(yè)的老板如果想打造一個優(yōu)秀的團隊,各部門之間不會因為溝通不暢而內(nèi)耗的話,就應努力在企業(yè)中營造一個良好的溝通氛圍。
比如很多員工在企業(yè)內(nèi)部不愿意去溝通,這有可能是他曾經(jīng)因為主動溝通而遭受過打擊。因此,企業(yè)的負責人應該為員工營造一個交流的平臺,能包容各種不同意見,不要隨意打擊下屬的積極性。有些企業(yè)采取“頭腦風暴法”,把問題拿出來,每個人都可以說,什么意見都能講,慢慢地再把它總結出來。方法很多,關鍵一點還是能包容不同的意見,企業(yè)要慢慢營造這種氣氛。
企業(yè)應該鼓勵部門的員工與相關部門的員工建立朋友關系,采用“人盯人”的戰(zhàn)術,告別以前那種只是“半熟臉”、沒事不說話的現(xiàn)象;在有可能的情況下,請需要配合的部門主管來參加本部門的業(yè)務會,一方面可以讓他了解本部門的意圖和需要獲得的配合,而且還可以聽取他的建議,以便在實施過程可以更順利地配合;而且其它部門主管可能也會吸取這個經(jīng)驗而請你“回訪”。同時,不要總指望由企業(yè)出面組織部門之間的溝通和聯(lián)誼,因為那恐怕一年也沒有兩次?绮块T溝通不應拘泥于某種模式,溝通的方式多種多樣,溝通的目的是為了增進交流和默契的合作,達到整個事業(yè)的提升。
溝通的有效性與企業(yè)文化直接相關,其關鍵在于企業(yè)如何去引導和執(zhí)行。
六、調(diào)整組織機構
如果部門間需要頻繁的溝通,則有必要考慮調(diào)整組織機構,使跨部門溝通變成部門內(nèi)部溝通,這有助于改善溝通。如果信息傳遞鏈過長,會減慢流通速度并造成信息失真,則有必要減少組織機構重疊,拓寬信息渠道。
總之,有溝通才能把握全局、了解真?zhèn),拓寬領導者視野;有溝通才能凝成合力、構成堅強團隊;也只有更好地溝通,才能使人心暢通、企業(yè)興旺!
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