公函一般由十個(gè)部分組成：

　　1.編號(hào)

　　為了方便整理、保存和查對，公函需要加上編號(hào)， 編號(hào)寫在信封的左上角。

　　例如：(a) B/1/99 (b)學(xué)字第92號(hào)

　　2.寫信人的地址

　　信紙的右上角必須寫上寫信人的地址，可用華文或英文書寫。

　　例如：(a)和平路198號(hào)

　　新加坡郵區(qū)123194

　　(b)Blk l94，Toa Payoh Lorong 4，

　　#03-108 Singapore l23194

　　3.收信人的姓名，職銜和地址

　　(a)收信人的姓名，寫在編號(hào)之下，但位置不可高過寫信人的地址，先寫姓名，姓名后面必須加上稱呼。

　　例如：劉維國先生

　　林月芳小姐

　　在收信人姓名下面寫收信人職銜，

　　例如：

　　勿洛聯(lián)絡(luò)所管理委員會(huì)主席

　　新世界書局經(jīng)理

　　(b) 如果你不知道那個(gè)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人的姓名，

　　可以寫執(zhí)事先生成寫他的職銜，

　　如：新城女子中學(xué)校長。

　　4.稱呼：

　　(a)正文的開頭寫收信人的稱呼，后面必須加冒號(hào)“：”不空格。

　　(b)可以用普通的稱呼：如”王先生”或在姓氏的后面加職銜“王經(jīng)理”。也可用“經(jīng)理先生”這樣的稱呼。

　　(c)自稱：可用我、本人、我校、我會(huì)、我所、本部、本局。

　　稱呼對方：您、貴公司、貴校、貴隊(duì)。

　　5.標(biāo)題

　　(a)為了方便快捷處理和分類保存，公函應(yīng)加上標(biāo)題。

　　(b)標(biāo)題寫在稱呼下面的中央位置，標(biāo)題下面必須畫上橫線;

　　寫標(biāo)題的目的是要把正文的內(nèi)容簡要地列出來。

　　例如：

　　請主持開幕典禮

　　接受友誼賽邀請

　　6.正文

　　正文可用下列任何一種格式。

　　(a)空格式，每段開頭都空二格。

　　(b)齊頭式，每段都頂格寫。

　　正文是公函中的主體部分，要求敘述清楚、簡潔。有時(shí)為了方便閱讀，視內(nèi)容性質(zhì)的不同，可加上序數(shù)號(hào)碼。

　　7.署名

　　(a)寫在正文的右下方。

　　(b)寫信人若有職銜，須寫清楚。

　　(c)署名后，一般用“啟”，為了表示慎重，可以用“謹(jǐn)啟”，或?yàn)榱吮硎咀鹁�，可以�?ldquo;敬啟”。

　　8.日期

　　寫在編號(hào)下面，通常可用中文或阿拉伯文寫出。例如：

　　(a)26-4-20xx (建議)√

　　(b)20xx年2月26日

　　(c)20xx年四月二十六日

　　切記不可混雜式的日期: 20xx年四月二十六日 (×)

　　9.副本

　　有的公函有必要交給有關(guān)方面查閱，就須寫上副本寄送的個(gè)人或團(tuán)體。它通常寫在公函的左下方。例如：副本：公共關(guān)系主任

　　10.附件

　　如果公函還附有其他文件，必須在左下角列明。

　　例如：

　　附件：關(guān)于公司名稱變更的通知函。特此函告

　　范例：申請函一份

　　關(guān)于開設(shè)保險(xiǎn)費(fèi)專用銀行帳戶的申請函

　　中國銀行北京支行：

　　根據(jù)中國保監(jiān)會(huì)20xx年12年月15日發(fā)布實(shí)施的保監(jiān)會(huì)令(20xx)15號(hào)文件，《保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)管理規(guī)定》第八十八條的規(guī)定，我公司現(xiàn)申請開設(shè)獨(dú)立的客戶資金專用賬戶。公司開設(shè)客戶資金專用賬戶用于存放下列款項(xiàng)：

　　一、投保人、被保險(xiǎn)人支付給保險(xiǎn)公司的保險(xiǎn)費(fèi);

　　二、為投保人、被保險(xiǎn)人和受益人代領(lǐng)的保險(xiǎn)金或者保險(xiǎn)賠款。

　　公司在與保險(xiǎn)公司約定的期限內(nèi)將保險(xiǎn)費(fèi)交付保險(xiǎn)公司。

　　根據(jù)第八十九條規(guī)定我公司已建立專門賬簿，記載保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)收支情況。

　　特此申請，請批準(zhǔn)。

　　(北京)保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司

　　二〇〇九年十二月一日

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