轉(zhuǎn)發(fā)公文通知格式
轉(zhuǎn)發(fā)類通知是指轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)文件的通知,在承上啟下的機(jī)關(guān)使用頻率很高。這類通知內(nèi)容相對(duì)比較簡(jiǎn)單,但要寫好寫精也不易 。從當(dāng)前的辦文實(shí)際看,仍然存有標(biāo)題擬制不當(dāng),照抄照轉(zhuǎn)等一些問題。寫好這類通知,要處理好以下三個(gè)問題。
一、標(biāo)題怎么寫,標(biāo)題太長(zhǎng)怎么辦
公文的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成,轉(zhuǎn)發(fā)類通知的標(biāo)題,一般也由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)+原文標(biāo)題+文種”組成。但實(shí)際辦文中,有省略發(fā)文機(jī)關(guān)的,也有省略重復(fù)介詞的等等。如《××xxxx通知》(×政辦發(fā)〔xx〕26號(hào))。
在轉(zhuǎn)發(fā)式通知中,經(jīng)常會(huì)遇到轉(zhuǎn)發(fā)的層次較多的情況,這時(shí)標(biāo)題中“關(guān)于”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“通知”反復(fù)在一個(gè)標(biāo)題內(nèi)多次出現(xiàn),十分累贅,讓人讀起來別扭,理解起來困難 。為使標(biāo)題簡(jiǎn)練、流暢,方便理解,可采取以下方法處理。
1. 省略法。一是省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 。二是省略介詞“關(guān)于”或文種“通知”。當(dāng)原文標(biāo)題中有“關(guān)于”一詞時(shí),且文種為通知,標(biāo)題可擬為“轉(zhuǎn)發(fā)+原標(biāo)題”。如《轉(zhuǎn)發(fā)xxxx實(shí)施細(xì)則(試行)的通知》(××辦[xx]2號(hào))。被轉(zhuǎn)發(fā)的文件文種不是通知時(shí),還要加上通知。三是省略被轉(zhuǎn)發(fā)文件聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只在正文里列出各個(gè)聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)。如《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部等部門對(duì)征用農(nóng)民集體所有土地補(bǔ)償費(fèi)管理使用情況開展專項(xiàng)檢查的意見的通知》(國辦發(fā)〔xx〕31號(hào))。
2. 替代法。有的文件標(biāo)題很長(zhǎng),采用省略法擬制標(biāo)題仍然很長(zhǎng),可用發(fā)文字號(hào)作為新擬標(biāo)題的事由,以替代原文標(biāo)題。如<<轉(zhuǎn)發(fā)xx部監(jiān)發(fā)[xxxx]2號(hào)文件的通知>>(××監(jiān)[xx]6號(hào)),倘若不如此替代省略,擬制的標(biāo)題就應(yīng)是《轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部關(guān)于貫徹實(shí)施〈行政許可法〉加強(qiáng)對(duì)貫徹執(zhí)行〈行政許可法〉情況進(jìn)行監(jiān)察的通知的通知》。但用替代法擬制標(biāo)題讓人不容易一眼看出發(fā)文事由,也可用發(fā)文字號(hào)加事由的辦法來解決這一問題 。如<<××省人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國辦發(fā)〔xxxx〕38號(hào)文件xxxx的通知>>(×政辦發(fā)[xx]41 號(hào)),既避免了冗長(zhǎng),又標(biāo)明了事由。
3. 直轉(zhuǎn)法。如果上級(jí)的文件,到本單位時(shí)已經(jīng)經(jīng)過了三、四層轉(zhuǎn)發(fā),這時(shí)可以直接轉(zhuǎn)發(fā)初始發(fā)文單位文件,不要間接層層轉(zhuǎn)發(fā)。
4. 簡(jiǎn)稱法。在系統(tǒng)內(nèi)部行文,可使用規(guī)定的規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
二、正文怎么寫,無話可說怎么辦
正文基本上有以下二種寫法:一是不提具體要求的寫法。常見于黨委、政府辦公廳(室)轉(zhuǎn)發(fā)部門的意見等,寫法上通常先表明態(tài)度,提出轉(zhuǎn)發(fā)原則要求。一般篇幅較簡(jiǎn)短。二是提出具體要求的寫法。常見于下級(jí)機(jī)關(guān)(職能部門)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)(職能部門)的文件。一般開頭直說轉(zhuǎn)發(fā)事項(xiàng),即將某某文件轉(zhuǎn)發(fā)給你們,再對(duì)如何貫徹執(zhí)行提出具體要求。可以對(duì)被轉(zhuǎn)發(fā)文件闡述不夠充分的加以補(bǔ)充、說明、深化,也可以結(jié)合本單位實(shí)際對(duì)上級(jí)的有關(guān)要求加以重申、強(qiáng)調(diào),并作出適當(dāng)?shù)陌才拧?br /> 很多同志轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)時(shí)感到無話可說,總感覺上級(jí)文件對(duì)某項(xiàng)工作已經(jīng)有比較明確的要求、部署,按上級(jí)的要求執(zhí)行就行了,這是不對(duì)的 。上級(jí)機(jī)關(guān)的文件,講的大多是一些原則性、規(guī)律性的東西,不可能講得很具體。轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)可以避虛就實(shí),緊緊著眼本單位的實(shí)際,把原則性的東西具體化,把普遍化的要求個(gè)性化。要針對(duì)本單位的特殊性,提出可操性強(qiáng)的措施和實(shí)際步驟來加以解決 。如被轉(zhuǎn)發(fā)的文件屬于規(guī)章制度類的東西,自身對(duì)某方面的工作規(guī)定得比較具體詳細(xì),操作性較強(qiáng),轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)也可以化實(shí)為虛,提出學(xué)習(xí)貫徹的原則性要求,切記不能硬提要求。為精簡(jiǎn)文件,避免層層轉(zhuǎn)發(fā),可翻印下發(fā)的就不要轉(zhuǎn)發(fā),目前這種方式已在不少地方被廣泛采用并在實(shí)踐中得到了認(rèn)可。
三、引文如何引,引文不準(zhǔn)怎么辦
在正文里引文一定要先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。在標(biāo)題上不引發(fā)文字號(hào),如標(biāo)題上沒有發(fā)文機(jī)關(guān),則加上發(fā)文機(jī)關(guān)。引文是在轉(zhuǎn)發(fā)類通知里面經(jīng)常出錯(cuò)的地方,引用機(jī)關(guān)名稱時(shí),一定要注意發(fā)文機(jī)關(guān)的級(jí)別。黨委政府或其授權(quán)的辦公室聯(lián)合發(fā)文或單獨(dú)發(fā)文,均標(biāo)注了發(fā)文機(jī)關(guān),行文時(shí)要區(qū)分清楚,不能張冠李戴 。屬黨委、政府一級(jí)的,就不要引用成辦公室的,屬辦公室一級(jí)的,就不要統(tǒng)稱黨委、政府的。
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