準(zhǔn)備會(huì)議通知須知
會(huì)議通知按形式分,有口頭通知和書面通知;按通知的行為方式分,有面對(duì)面通知、電話通知、電腦通知、電報(bào)通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、廣播通知、電視通知等。
書面通知按傳遞方式分,有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報(bào)紙、廣播、電視通知;按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會(huì)議邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬也是會(huì)議通知的書面形式。
書面通知 以寄、發(fā)書面文字的形式所進(jìn)行的會(huì)議通知。會(huì)議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點(diǎn)外,也具有備忘和作為會(huì)議入場(chǎng)或報(bào)到憑證的作用。發(fā)會(huì)議通知要盡量早些,以便使與會(huì)人員接到通知后,有充足的時(shí)間準(zhǔn)備和趕到會(huì)場(chǎng),也便于會(huì)務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會(huì)議對(duì)發(fā)通知有規(guī)定的時(shí)間,如人大常委會(huì)議的通知要在報(bào)到前1周至2周發(fā)出 。當(dāng)然,一般的會(huì)議沒有必要過(guò)早發(fā)通知,以免情況發(fā)生變化而變更會(huì)期。做好發(fā)通知這項(xiàng)工作,需要在平時(shí)打好基礎(chǔ),不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化,要注意及時(shí)修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知,要求當(dāng)事人簽名,當(dāng)事人不在,請(qǐng)別人代轉(zhuǎn)通知,也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名,事后通知人要追蹤落實(shí) 。
電報(bào)通知 寫電報(bào)時(shí)要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡(jiǎn)潔,但不該壓縮的文字不能壓縮,容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮,各項(xiàng)內(nèi)容都要寫得明確具體,不能讓對(duì)方猜測(cè)。在不能確認(rèn)被通知單位或個(gè)人是否參會(huì)時(shí),應(yīng)要求對(duì)方接到通知后回電 。
傳真和電腦通知:務(wù)必弄清對(duì)方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是個(gè)別地方不清晰,可以通過(guò)電話方式告訴對(duì)方 。如果整頁(yè)模糊不清,就要重新發(fā)送一次 。如果仍然模糊不清,就要考慮采取電話方式了,讓對(duì)方做好電話通知的記錄。
墻報(bào)通知 墻報(bào)通知要求寫清何事、何時(shí)、何地、何人這幾個(gè)要素。如果參會(huì)對(duì)象無(wú)法預(yù)計(jì)(比如一些自由參會(huì)的演講會(huì)、報(bào)告會(huì)),要安排大一點(diǎn)的會(huì)場(chǎng)才行,以免到會(huì)人數(shù)太多,會(huì)場(chǎng)容納不下,造成不好的效果 。
版權(quán)聲明:本文內(nèi)容由互聯(lián)網(wǎng)用戶自發(fā)貢獻(xiàn),該文觀點(diǎn)僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲(chǔ)空間服務(wù),不擁有所有權(quán),不承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)本站有涉嫌抄襲侵權(quán)/違法違規(guī)的內(nèi)容, 請(qǐng)發(fā)送郵件至 yyfangchan@163.com (舉報(bào)時(shí)請(qǐng)帶上具體的網(wǎng)址) 舉報(bào),一經(jīng)查實(shí),本站將立刻刪除