淺談怎樣做好會(huì)務(wù)工作管理論文

　　會(huì)議作為人們議事、溝通交流、優(yōu)化決策的一種普遍形式，已被越來(lái)越多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位廣泛利用。秘書(shū)人員學(xué)會(huì)如何高效、有序做好會(huì)務(wù)工作，顯得尤為必要。

　　會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的組織、保證和服務(wù)工作。開(kāi)展會(huì)務(wù)工作，一般需要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三方面努力配合，共同促進(jìn)會(huì)議取得實(shí)效。

　　會(huì)務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì)議的內(nèi)容、級(jí)別有一定關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議越大、規(guī)格越高、內(nèi)容越重要，會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容就越多，難度就越大。

　　小型會(huì)議，發(fā)個(gè)通知，確定時(shí)間、地點(diǎn)，做好記錄即可，會(huì)務(wù)工作非常簡(jiǎn)單；某些決策性會(huì)議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須認(rèn)真對(duì)待；大型和特大型會(huì)議，會(huì)務(wù)工作內(nèi)容較為繁雜，必須成立專門的會(huì)務(wù)工作組來(lái)做好組織、籌備工作。

　　一、會(huì)務(wù)工作內(nèi)容

　�。ㄒ唬�會(huì)前超前籌措，精心準(zhǔn)備“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢�！币�想做好會(huì)務(wù)工作，必須有目標(biāo)、有計(jì)劃、有分析、有論證，準(zhǔn)備充分。從某種程度上說(shuō)，會(huì)務(wù)工作的成效，很大程度上取決于會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的細(xì)化程度。

　　具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：

　　1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書(shū)人員收集，但必須把握一個(gè)原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)的真正意圖，即要解決什么問(wèn)題，達(dá)到什么目的。秘書(shū)人員對(duì)收集到的議題要仔細(xì)篩選，及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時(shí)還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇。秘書(shū)人員要注意盡可能避免把不成熟的議題帶到會(huì)議上來(lái)。

　　2.做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。這包括場(chǎng)地費(fèi)、租金費(fèi)、會(huì)議用品費(fèi)、講師培訓(xùn)費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)及交通費(fèi)等。做會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算既要本著勤儉辦會(huì)、節(jié)約辦會(huì)的原則，盡量降低會(huì)議的成本，又要有一定的彈性，注意留有余地。

　　3.做好會(huì)議議程、日程的制訂。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容所做的順序排列。會(huì)議日程是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排，一般采用表格式將各項(xiàng)議程分別固定在會(huì)議期間每天的上午、下午及晚上三個(gè)單元，讓與會(huì)者一目了然。下面是一個(gè)會(huì)議的日程安排表：2月18日預(yù)備會(huì)議2月19日正式會(huì)議2月20日會(huì)議結(jié)束該日程安排表違反了會(huì)議日程的制定方針，即把與參會(huì)者有關(guān)的需配合的事項(xiàng)以會(huì)務(wù)手冊(cè)的形式準(zhǔn)確無(wú)誤地事先告之參會(huì)者，因而它的制訂不能算是成功。在會(huì)議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無(wú)誤。可對(duì)上面這個(gè)會(huì)議日程加以完善，就會(huì)形成下面的日程：2月18日下午13∶00與會(huì)人員報(bào)到賓館大廳晚18∶00報(bào)到人員統(tǒng)一用餐聽(tīng)濤苑2月19日早8∶30正式會(huì)議賓館二樓會(huì)議室午12∶30全體人員自助午餐聽(tīng)濤苑晚16∶30全體參會(huì)人員集體活動(dòng)三樓多功能廳2月20日早8∶30會(huì)議總結(jié)賓館二樓會(huì)議室上午10∶30集體合影賓館大廳修改之后的議程更加清楚明確，也更便于與會(huì)人員做好參會(huì)準(zhǔn)備。

　　4.做好與會(huì)人員范圍的確定。要按會(huì)議的規(guī)格檔次及議題內(nèi)容確定參會(huì)人員，不要?jiǎng)虞m請(qǐng)上一堆“名人”，根本不考慮會(huì)議的議題與這些人有無(wú)關(guān)系。這樣做除了給會(huì)議主辦方與會(huì)議組織者、服務(wù)人員增加會(huì)務(wù)負(fù)擔(dān)外，什么作用也起不到。

　　5.做好會(huì)議通知的發(fā)送。按照確定的參會(huì)人王文元淺談怎樣做好會(huì)務(wù)工作應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不發(fā)通知。發(fā)送會(huì)議通知時(shí)，一定要細(xì)致、落實(shí)到位�？梢园褏⒓尤�、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)及注意事項(xiàng)預(yù)先打在一張通知單上，提前按參會(huì)人員范圍通知至相關(guān)單位與個(gè)人，如遇特殊情況不能通知至本人，秘書(shū)人員一定要明確具體轉(zhuǎn)達(dá)人員，必要時(shí)要再次通知，以確保每位參會(huì)人員都能按時(shí)與會(huì)。

　　6.做好會(huì)議材料的準(zhǔn)備。一般要準(zhǔn)備好兩方面材料：一是做好參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)講話稿、總結(jié)材料、會(huì)議報(bào)告等主旨文件材料的起草工作，二是做好會(huì)議文件材料的復(fù)制及分裝工作。秘書(shū)人員需要注意的是，在擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話、報(bào)告等材料時(shí)一定要打提前量，給領(lǐng)導(dǎo)留出足夠的修改、熟悉及審稿時(shí)間，以免領(lǐng)導(dǎo)倉(cāng)促上陣，言詞漏洞百出。在復(fù)印分裝會(huì)議材料時(shí)，工作人員要做好分工，避免分工不清，導(dǎo)致材料袋中的材料有的多好幾份，有的少一兩份。

　　7.做好會(huì)場(chǎng)管理。這主要包括會(huì)場(chǎng)的布置及會(huì)議用品的準(zhǔn)備、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等工作。會(huì)場(chǎng)的布置，包括主席臺(tái)的布置，與會(huì)人員座次席的安排以及為烘托渲染氣氛所做的會(huì)場(chǎng)裝飾，具體依會(huì)議性質(zhì)及會(huì)議要求而定。會(huì)場(chǎng)布置以簡(jiǎn)單、大方、熱烈、烘托主題、節(jié)儉為宗旨。會(huì)場(chǎng)用品的準(zhǔn)備一般包括會(huì)議必備用品（文具用品、桌椅、臺(tái)布、茶具，擴(kuò)音、照明、照相、錄像通訊設(shè)備等）的準(zhǔn)備及會(huì)議特殊用品的準(zhǔn)備。專業(yè)性會(huì)議還需準(zhǔn)備特定的會(huì)場(chǎng)用品，如選舉會(huì)議所需的投票箱、選票，表彰會(huì)所需的獎(jiǎng)品及領(lǐng)獎(jiǎng)時(shí)播放的樂(lè)曲，展示性會(huì)議所需的`幻燈機(jī)、投影儀，談判性會(huì)議需準(zhǔn)備的簽字筆等。這些必備用品及會(huì)議的特殊用品須提前送到會(huì)場(chǎng)，指定專人負(fù)責(zé)保管。會(huì)議用品可適當(dāng)多準(zhǔn)備一點(diǎn)，以備應(yīng)急。

　　8.做好會(huì)議行政事務(wù)性工作。這主要包括做好與會(huì)人員的迎送、用車、食宿、后勤保障、醫(yī)療、參觀訪問(wèn)、文化生活等安排。這些工作須在與參會(huì)者充分溝通的前提下提前準(zhǔn)備，并細(xì)化至每個(gè)人，由專人負(fù)責(zé)。

　　9.做好與會(huì)人員的接待工作。秘書(shū)人員作為會(huì)議接待服務(wù)的主力，一定要訓(xùn)練有素，做到儀表舉止端莊得體，用語(yǔ)禮貌謙和，態(tài)度熱情大方，善于溝通協(xié)調(diào)與辦事。不難想象，一個(gè)不注重外在形象、禮儀，不分場(chǎng)合、把持無(wú)度，舉手投足依個(gè)性所為的秘書(shū)人員，能夠把一個(gè)會(huì)議組織好，服務(wù)到位。

　　只有做好上述八個(gè)方面的工作，會(huì)前的準(zhǔn)備工作才可謂充分；也只有做好這些工作，才能保證會(huì)中及會(huì)后階段各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

　�。ǘ�）會(huì)中協(xié)調(diào)控制，科學(xué)管理會(huì)中主要應(yīng)做好以下四方面的工作：

　　1.做好會(huì)議的報(bào)到、簽到工作。會(huì)議的簽到用品，簽到時(shí)發(fā)放的文件材料、文具用品一定要準(zhǔn)備充足，放到會(huì)場(chǎng)指定位置，并設(shè)專人負(fù)責(zé)。

　　2.做好會(huì)場(chǎng)各種設(shè)備的調(diào)試和維護(hù)工作。秘書(shū)要時(shí)時(shí)監(jiān)控會(huì)場(chǎng)內(nèi)的音響、燈光及視頻、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)施的運(yùn)行狀態(tài)，確保在設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)第一時(shí)間到達(dá)并做好操作調(diào)整，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

　　3.做好會(huì)議記錄工作。秘書(shū)人員在做好文字原始記錄的同時(shí)，最好用錄音筆或錄像設(shè)備做好實(shí)況記錄，一來(lái)便于會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，二來(lái)可滿足以后文件存檔及利用的要求。

　　4.做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的保衛(wèi)與保密工作。包括協(xié)助安保人員做好入場(chǎng)的驗(yàn)證監(jiān)票工作，會(huì)場(chǎng)秩序的維護(hù)工作，會(huì)場(chǎng)內(nèi)的安全保衛(wèi)工作，會(huì)議材料的保密工作等。

　　（三）會(huì)后及時(shí)總結(jié)與反饋

　　會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)務(wù)工作的終結(jié)，秘書(shū)人員還要做好會(huì)議重要文件的清退、收集，會(huì)議紀(jì)要的整理及會(huì)后的反饋、立卷歸檔工作。會(huì)議結(jié)束后，該收回的文件要盡快收回，該匯總的要及時(shí)匯總；對(duì)搜集的會(huì)議前后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料要分類歸檔；同時(shí)，做好會(huì)后督辦與反饋工作。這些工作雖在會(huì)后進(jìn)行，卻能夠直接反映會(huì)議效果的好壞及會(huì)議主旨精神是否落到實(shí)處。

　　盡管會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各個(gè)階段的會(huì)務(wù)工作各不相同，但它們相互關(guān)聯(lián)、相輔相成，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個(gè)會(huì)議。只有把各個(gè)環(huán)節(jié)的工作安排、部署好，銜接好，才能保證會(huì)議的高質(zhì)量、高效率及會(huì)議的圓滿成功。

　　二、會(huì)務(wù)工作技巧

　　開(kāi)會(huì)時(shí)，面對(duì)各項(xiàng)瑣碎繁雜的工作，要用最工作研究18會(huì)議作為人們議事、溝通交流、優(yōu)化決策的一種普遍形式，已被越來(lái)越多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位廣泛利用。

　　秘書(shū)人員學(xué)會(huì)如何高效、有序做好會(huì)務(wù)工作，顯得尤為必要。

　　會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的組織、保證和服務(wù)工作。開(kāi)展會(huì)務(wù)工作，一般需要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三方面努力配合，共同促進(jìn)會(huì)議取得實(shí)效。

　　會(huì)務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì)議的內(nèi)容、級(jí)別有一定關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議越大、規(guī)格越高、內(nèi)容越重要，會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容就越多，難度就越大。

　　小型會(huì)議，發(fā)個(gè)通知，確定時(shí)間、地點(diǎn)，做好記錄即可，會(huì)務(wù)工作非常簡(jiǎn)單；某些決策性會(huì)議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須認(rèn)真對(duì)待；大型和特大型會(huì)議，會(huì)務(wù)工作內(nèi)容較為繁雜，必須成立專門的會(huì)務(wù)工作組來(lái)做好組織、籌備工作。

　�。ㄒ唬┟鞔_目的及作用，認(rèn)真細(xì)致做好會(huì)前各項(xiàng)工作1.秘書(shū)人員首先要了解會(huì)務(wù)工作的任務(wù)、目的及做法，以便把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，與領(lǐng)導(dǎo)搞好配合。

　　2.在會(huì)前議題一旦確定下來(lái)，除特殊情況外，秘書(shū)應(yīng)提前兩天、重大會(huì)議應(yīng)提前十天通知與會(huì)人員，以便與會(huì)人員有充足的時(shí)間準(zhǔn)備。

　　3.在確定與會(huì)人員名單時(shí)應(yīng)注意，該參加的一定要提及到，列席人員不可過(guò)多，以免影響會(huì)議效果；發(fā)放會(huì)議通知時(shí)，應(yīng)注意對(duì)于擬調(diào)動(dòng)但尚未調(diào)動(dòng)人員的通知一定不要發(fā)錯(cuò)或忘記，同時(shí)務(wù)必附上參會(huì)回執(zhí)。

　　4.布置會(huì)場(chǎng)不可千篇一律，應(yīng)本著什么性質(zhì)的會(huì)議就突出什么氣氛的原則。在安排人員座位時(shí)，有多少人參加就擺多少椅子（可以稍多幾把），因?yàn)橐巫舆^(guò)多與會(huì)人員總會(huì)謙虛地往后坐，會(huì)場(chǎng)會(huì)顯得很分散，不便于集中討論問(wèn)題。

　　5.會(huì)場(chǎng)設(shè)施的安裝調(diào)試一定要提早進(jìn)行，會(huì)議用品也要提前送至?xí)��?chǎng)并做到專人專管。

　　6.會(huì)議文件準(zhǔn)備務(wù)必落實(shí)到人，有具體的時(shí)間限制。

　　7.在做好會(huì)議常規(guī)工作的同時(shí)，還要安排足夠的通訊員、聯(lián)絡(luò)員及服務(wù)人員，以便在會(huì)議期間提供臨時(shí)性服務(wù)。

　　8.在正式會(huì)議前一天，要再次對(duì)會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行核查、確認(rèn)。

　�。ǘ�）會(huì)中嚴(yán)密組織，熱情周到做好服務(wù)會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，主要由會(huì)議主持人指揮調(diào)度控制會(huì)議的進(jìn)行。秘書(shū)此階段的主要任務(wù)是，掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)與信息，做好會(huì)議記錄與會(huì)議信息的收集及會(huì)中的臨時(shí)性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)使會(huì)議按事先規(guī)劃的議程進(jìn)行，對(duì)于會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)的不好的苗頭及不良傾向，及時(shí)提出建議和補(bǔ)救措施，第一時(shí)間報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)尋求解決。

　　1.在組織與會(huì)人員簽到時(shí)，手中要備一份與會(huì)人員名單、聯(lián)系方式及抵離時(shí)間表，在證實(shí)報(bào)到人員的身份后，發(fā)給文件袋，做好報(bào)到人員所住房間號(hào)及聯(lián)系電話號(hào)碼的登記。

　　2.要隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)到人數(shù)，發(fā)現(xiàn)該報(bào)到而未報(bào)到的，應(yīng)抓緊催促，保證在開(kāi)會(huì)之前與會(huì)人員全部按時(shí)參會(huì)。

　　3.會(huì)中發(fā)放文件要準(zhǔn)確并履行好登記手續(xù)。

　　另外，秘書(shū)人員還應(yīng)不斷強(qiáng)化記人的本領(lǐng)，在可能的條件下熟悉所有可能參加開(kāi)會(huì)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，這對(duì)于簽到工作是必要的，在會(huì)議進(jìn)行中，對(duì)于傳遞文件、做好會(huì)議記錄、會(huì)中隨時(shí)溝通與協(xié)調(diào)也非常必要。

　　4.做會(huì)議記錄一定要認(rèn)真、準(zhǔn)確、完整。

　　5.會(huì)中各項(xiàng)活動(dòng)的安排，要切身考慮到各位參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)，以不增加領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)擔(dān)為準(zhǔn)則。

　�。ㄈ�）會(huì)后要妥善處理好一切事宜會(huì)后的會(huì)務(wù)工作主要是安排送別與會(huì)人員、清理會(huì)場(chǎng)、歸還借用物品、結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)等，重點(diǎn)是會(huì)議文件的整理，會(huì)議精神的傳達(dá)落實(shí)。

　　這些工作處理的好壞直接關(guān)系到會(huì)議質(zhì)量的高低。

　　1.做好會(huì)議文件的清退。會(huì)議結(jié)束前應(yīng)開(kāi)具一份應(yīng)退文件清單，按單做好相關(guān)文件收集工作。

　　2.在統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)時(shí)，注意不要把原定到會(huì)人數(shù)、通知人數(shù)、報(bào)名人數(shù)、報(bào)到人數(shù)等混淆。

　　3.會(huì)后文件整理歸檔時(shí)，無(wú)論大會(huì)還是日常工作會(huì)議，一般每份文件要保存三份，即一份原稿、兩份印稿，以備存查。

　　另外，要做好會(huì)務(wù)工作，在各部門分工明確各負(fù)其責(zé)的同時(shí)，還須密切協(xié)作、主動(dòng)配合、步調(diào)一致進(jìn)行工作。由于大型會(huì)議的工作人員來(lái)自各個(gè)不同的部門，任務(wù)要求各不相同，必須實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，做到一切行動(dòng)聽(tīng)指揮，重大問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，不得各行其是。同時(shí)，要保證良好的會(huì)風(fēng)，各項(xiàng)工作要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，各項(xiàng)活動(dòng)的安排要想在前、做在前。

　　總之，秘書(shū)人員做好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各項(xiàng)工作是保證會(huì)議成功的前提，同時(shí)注重會(huì)務(wù)工作的技巧與藝術(shù)性，就一定能夠把會(huì)務(wù)工作組織好，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、與會(huì)各方滿意。