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商務(wù)秘書的作用與形象

商務(wù)秘書的作用與形象

  商務(wù)秘書,主要是指為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者辦公、辦會(huì)、辦事服務(wù)的參謀和助手,是為了適應(yīng)企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。所以商務(wù)秘書的形象與能力都非常重要。小編整理了有掛資料,歡迎閱讀學(xué)習(xí)。

  

  現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,對(duì)企業(yè)秘書的素質(zhì)提出了更新更高的要求。秘書工作在商務(wù)活動(dòng)中的參謀、助手作用、信息、協(xié)調(diào)、公關(guān)和服務(wù)作用將更加突出。本文將對(duì)此詳細(xì)加以闡述。在此基礎(chǔ)上,本文揭示由職業(yè)特點(diǎn)決定商務(wù)文秘人員的形象具有特殊價(jià)值和要求,并闡述了關(guān)于商務(wù)文秘人員的形象塑造問題。

  商務(wù)文秘人員,即商務(wù)秘書,主要是指為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者辦公、辦會(huì)、辦事服務(wù)的參謀和助手,是為了適應(yīng)企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。就現(xiàn)代商務(wù)秘書來說,秘書工作的職能作用越來越強(qiáng),秘書人員在實(shí)際工作中的地位也隨之提高。由于現(xiàn)代科學(xué)管理在社會(huì)生活中的地位和作用被人們廣泛認(rèn)識(shí)和重視,具有專業(yè)知識(shí)的秘書人員就有了更多的參與決策的機(jī)會(huì),秘書工作的參謀作用、協(xié)調(diào)作用、信息作用、服務(wù)作用等將越來越重要,而秘書人員在實(shí)際工作中的地位也明顯地提高。這既是商務(wù)秘書的職業(yè)品格,也是秘書人才全新的形象的定位。

  一、商務(wù)文秘人員所發(fā)揮的作用

  商務(wù)文秘工作是一種具有較強(qiáng)特殊性的職業(yè)。一方面,這種工作直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),甚至直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)行為影響較大。另一方面秘書工作畢竟不是領(lǐng)導(dǎo),只能為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策,而不是出謀劃策。那么,商務(wù)秘書人員應(yīng)發(fā)揮什么作用呢?總的來說,應(yīng)當(dāng)起到六種作用:助手作用、參謀作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、公關(guān)作用、服務(wù)作用。

  1、助手作用

  商務(wù)文秘人員的首要職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)性工作,起到領(lǐng)導(dǎo)的助手作用。秘書或秘書機(jī)構(gòu)要做好文件的起草、印刷、發(fā)行、立卷、存檔及會(huì)議的組織準(zhǔn)備工作,減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān),使領(lǐng)導(dǎo)能集中精力研究指導(dǎo)全局性的工作,F(xiàn)代商務(wù)秘書充當(dāng)助手的輔佐性工作也是智能化和事務(wù)化的高度統(tǒng)一,過去那種“呈上啟下、收收發(fā)發(fā)、接傳電話、寫寫報(bào)報(bào)”的事務(wù)性輔佐內(nèi)容,已不能涵蓄現(xiàn)代秘書工作日益重要和紛繁復(fù)雜的輔佐性的正直含義。通過預(yù)見性思考和換位性思維及組織、溝通、協(xié)調(diào)、督辦等能力的發(fā)揮、廣采信息,擬定預(yù)案,反饋指令執(zhí)行情況,為領(lǐng)導(dǎo)決策的事前、事中、事后做好輔佐性服務(wù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體協(xié)調(diào)統(tǒng)一,政令暢通,高效運(yùn)作,這已成為當(dāng)代商務(wù)秘書工作重要標(biāo)志和一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。

  2、參謀作用

  商務(wù)文秘人員許多時(shí)候需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、計(jì)劃以及各種政策、制度,起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用。秘書的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的`預(yù)案等方面,更多的秘書人員可以在大量的經(jīng)常性工作中,為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),當(dāng)好參謀。諸如協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排一個(gè)時(shí)期的工作布局;為領(lǐng)導(dǎo)出主意想辦法,積極主動(dòng)地辦文辦事,完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)等。在制定政策的過程中,商務(wù)文秘人員要承擔(dān)收集情況和建議,草擬可行方案,參與領(lǐng)導(dǎo)班子的研究討論 ,直到方案確定,形成書面文件等一系列工作。商務(wù)文秘人員不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營過程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié),而且更要將自身思維和行動(dòng)置于外界(國內(nèi)外市場(chǎng)),隨時(shí)參與對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng),及時(shí)更新思維行動(dòng)方式,把握市場(chǎng)動(dòng)向,收集有效信息,搞好調(diào)查研究,為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握市場(chǎng)形勢(shì)提供最佳決策,發(fā)揮最好的參謀作用。

  3、提供信息作用

  商務(wù)秘書信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的全部決策、管理和指揮工作,領(lǐng)導(dǎo)者要在眾多的變革的社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化生活中進(jìn)行決策,都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常商務(wù)秘書工作而言,需要掌握多種信息,概括起來所提供的信息應(yīng)包括政府信息、內(nèi)部信息、歷史信息、本單位及下屬單位的有關(guān)情況、資料以及社會(huì)信息、國際信息、業(yè)務(wù)信息、科技信息和發(fā)展歷史資料等。廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息),起領(lǐng)導(dǎo)的耳目作用。除了通過下級(jí)的 各種書面材料、口頭匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等掌握工作的情況外,還要深入實(shí)際,調(diào)查研究,幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握工作的進(jìn)展情況。

  4、協(xié)調(diào)作用

  協(xié)調(diào)是管理的手段,其實(shí)質(zhì)就是統(tǒng)一認(rèn)識(shí),調(diào)整關(guān)系,解決矛盾,協(xié)調(diào)行動(dòng)。在新的歷史時(shí)期,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面臨的問題十分復(fù)雜,接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬縷,不斷產(chǎn)生大量新的矛盾,這些矛盾最后都會(huì)集中到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)面前,要求及時(shí)解決。很多企業(yè)的秘書部門是綜合性的辦事機(jī)構(gòu),是企業(yè)的“窗口”,是各種矛盾的交匯點(diǎn),也是溝通上下、聯(lián)絡(luò)左右的紐帶。從一定意義上講,秘書部門就是協(xié)調(diào)部門。因此,圍繞商務(wù)中出現(xiàn)的矛盾,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、正確處理,是新時(shí)期商務(wù)秘書人員所要發(fā)揮的的重要作用。

  5、公關(guān)作用

  隨著改革開放的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,商務(wù)秘書工作由封閉型轉(zhuǎn)向開放型,使秘書活動(dòng)的領(lǐng)域得以較大的拓展,“內(nèi)務(wù)”與“外事”相互溶合,組成了秘書實(shí)踐運(yùn)作公關(guān)性的整體內(nèi)容。從實(shí)踐的本質(zhì)特征來看,秘書與公共關(guān)系工作具有一致性和相通性。對(duì)內(nèi),事務(wù)處理、接人待物、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)左右、溝通縱橫,使企業(yè)各部門按經(jīng)營目標(biāo)同步運(yùn)轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)秘書同領(lǐng)導(dǎo)、各部門關(guān)系融洽;對(duì)外,收集和交流經(jīng)濟(jì)信息呈報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料,反映主要問題,參與經(jīng)濟(jì)與文化交往活動(dòng),配合諸如經(jīng)濟(jì)信息發(fā)布會(huì)、產(chǎn)品訂貨會(huì)、慶典會(huì)等對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而進(jìn)行大量的具體策劃和事務(wù)工作(會(huì)務(wù),傳授、反饋、交往),都表現(xiàn)出公關(guān)性的濃厚特征。

  6、服務(wù)作用

  在日常生活中,商務(wù)文秘人員還要干一些服務(wù)性的工作,記錄工作,檢查工作。比如與廠家洽談時(shí),作為秘書,要使談判的會(huì)場(chǎng)保持安靜,不要讓別人打擾,要關(guān)好門,不要讓閑人隨便進(jìn)出。秘書還要準(zhǔn)備好筆記本,做好會(huì)議記錄,以作備份文件,待以后留作參考資料。

  二、商務(wù)文秘人員的形象及其特征

  所謂商務(wù)文秘人員形象,是指人們對(duì)商務(wù)秘書的相貌、服飾、行為、能力、文化素質(zhì)和道德修養(yǎng)等方面的總體印象和綜合評(píng)價(jià)。它既是個(gè)體形象,也是職業(yè)形象,具體包括三個(gè)層次:第一層是相貌、衣著打扮;第二層是言談、舉止和表情;第三層文化知識(shí)、能力素質(zhì).

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