第1篇：檔案管理工作具體流程

檔案管理就是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。下面是小編搜集整理的檔案管理工作具體流程，歡迎閱讀。

一、目的：為加強和規(guī)范公司檔案管理，建立起良好的檔案運行管理制度，提高檔案利用效率及品質(zhì)。

二、檔案整理：

編碼：由綜合部統(tǒng)一編碼。(見附件一)

備注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個部門需及時進行預(yù)先的統(tǒng)計與整理，最后匯總到綜合部

門進行統(tǒng)一的編碼。

整理方法：由綜合部整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。(見附件一)

備注：如在整理的方法上有更好的建議，請及時聯(lián)絡(luò)綜合部門進行修正。

檔案歸檔：(1)、原則上每一項工作一結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料送至檔案室進行歸檔。

(2)、對于正在進行的各項工作所涉及的文件，各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作，整理方法

與‘范本’雷同。

外來文件的收發(fā)：由檔案室進行統(tǒng)一接收，并作好登記、存檔，再分發(fā)到各個職能部門，各部門在接收到資料時也應(yīng)作好相應(yīng)的登記與歸檔。

備注：原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復(fù)印件需在‘文件收發(fā)記錄表’(見附件三)上的備注欄上注明。

檔案資料的發(fā)行：如因工作上的需要，有些部門需備有相關(guān)檔案資料，此時應(yīng)填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’(如附件四)并經(jīng)核準后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。

備注：(1)、當(dāng)有新的檔案資料時，檔案室應(yīng)及時進行更新、回收、發(fā)行等工作。

(2)、各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效，嚴禁私自對各種發(fā)行的檔案進行復(fù)印。

*管理：閩泰、泰爾隆、博泰三個檔案專用章，并各分設(shè)‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’三枚*蓋在文件背面，執(zhí)照等*件除外)。

(1)所有的檔案資料需蓋有‘受付’章------紅*

(2)發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章-------蘭*

(3)對于過期或失效的檔案應(yīng)改有‘作廢’章-------蘭*

(4)檔案的‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’應(yīng)做相關(guān)的履歷(如附件五)。

檔案的使用審批程序：(書籍、技術(shù)資料手冊、宣傳資料除外)

(1)查閱：在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶離。

a：查閱本部門檔案：查閱人填申請表→部門負責(zé)人審批

b：查閱非部門檔案：

①b級檔案查閱：填申請表→部門負責(zé)人審批→檔案相關(guān)部門的負責(zé)人審批

②a級檔案查閱：填申請表→部門負責(zé)人審批→檔案相關(guān)部門的負責(zé)人審批→公司負責(zé)人審批(副總→總經(jīng)理)

(注：*件、合同等關(guān)系到公司運營等相關(guān)*件需經(jīng)總經(jīng)理審批，其余只需副總審批即可)

(2)借閱：只限于b級檔案。

a：程序：填申請表→部門負責(zé)人審批

b：時間：三天，如續(xù)借則需再次填寫申請表。

(3)復(fù)印、摘抄：

a：程序：填申請表→部門負責(zé)人審批→公司負責(zé)人審批

(4)備注：a級檔案即機密檔案;b級檔案即是a級檔案除外的普通檔案。

(5)“檔案使用申請表”詳見附件六。

書籍、技術(shù)資料、宣傳資料的使用程序的

(1)借閱：只需在登記表上(如附件七)作相關(guān)的登記。

(2)領(lǐng)用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領(lǐng)用登記表’上登記(如附件八)。

備注：在統(tǒng)計過程中發(fā)現(xiàn)各部門均有合同、標書、到貨、代理、授權(quán)、協(xié)議等清單復(fù)印件，此資料的整理方法待原件全部整理完畢后，再進行統(tǒng)一的收集、整理、發(fā)行。

第2篇：公司檔案管理流程,公司檔案管理方法

公司檔案管理流程，公司檔案管理方法

公司檔案管理詳細流程，公司檔案管理方法，公司檔案管理辦法。企業(yè)檔案管理詳細流程，企業(yè)檔案管理方法，企業(yè)檔案管理辦法，歡迎抄錄。

第一條 管理部門

1．文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存影本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥善保存，文書管理部門以影本歸檔。

2．各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定，總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定并報送總管理處。

第二條 文件點收

文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收:

1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。

2．文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認。

3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦。

4．與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

5．有價*券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。

第三條 文件整理

點收文件后，應(yīng)依下列方式整理:

1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2．右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。

3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類

1．檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件*質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

2．檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多，三級分類不夠應(yīng)用時須在第三級之后增設(shè)第四級[細類"。如案件不多，也可僅使用[部門"及[大類"或[小類"二級。

3．同一[小類"(或細類)的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于小類(或細類)之后增設(shè)[卷次"編號，以便查考。

4．每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)[目次表"，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個[目次"編號為原則。

5．檔號的表示方式如下

a a --b b c c d --e e

其中 a a 為經(jīng)辦部門代號，b b 為大類號，c c 為小類號，d 為檔案卷次，e e 為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號

1．檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容*質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

2．各級分類、卷次及目次的編號，均以十進制阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。

3．檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制[檔案分類編號表"，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4．檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。

5．檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改，必要應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第六條 檔號編寫

1．新檔案，應(yīng)就[檔案分類編號表"，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為此來編列檔號。

2．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。

3．檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。

4．檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

第七條 檔案整理

1．歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用[見出紙"注明目次號碼，以便翻閱。

2．檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第八條 保存期限

文件保存期限除*有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理:

1．永久保存:(1)公司章程；(2)股東名冊；(3)組織規(guī)程及辦事細則；

(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務(wù)報表；(6)*機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑*；(8)工程設(shè)計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存 的文書。

2．10年保存:(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑*；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3．5年保存:(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4．1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。

5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理

1．檔案管理人員應(yīng)隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

2．保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將[收(發(fā))文登記單"第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。

第十條 調(diào)卷程序

1．各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫[調(diào)卷單"，經(jīng)其部門主管核準后向管檔人員調(diào)閱。

2．檔案管理人員接到[調(diào)卷單"，經(jīng)核查后取出該項檔案，并于[調(diào)卷單"上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員。[調(diào)卷單"則按歸還日期先后整理以備催還。

3．在檔案室當(dāng)場借閱者，免填[調(diào)卷單"。

4．檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾。[調(diào)卷單"由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條 調(diào)卷管理

1．[調(diào)卷單"以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

2．調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責(zé)處理。

3．調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)變更調(diào)卷登記，不得私自授受。

4．調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。

第3篇：技術(shù)部資料管理員工作流程，檔案管理流程

技術(shù)部文員崗位職責(zé)

職責(zé)1：負責(zé)有關(guān)技術(shù)方面文件資料的收集、發(fā)放、借閱、建檔、保管等管理工作；職責(zé)2：負責(zé)各種溝通信息的傳達與跟蹤；

職責(zé)3：負責(zé)起草涉及研發(fā)活動和*技術(shù)方面的簡單公文；職責(zé)4：負責(zé)研發(fā)部門的會議安排，記錄，跟蹤等；職責(zé)5：負責(zé)宣傳落實有關(guān)研發(fā)體系的管理規(guī)定及工作流程；職責(zé)6：負責(zé)編制、匯總研發(fā)報表；

職責(zé)7：協(xié)助直接上級做好行政事務(wù)的內(nèi)部管理；職責(zé)8：負責(zé)公司網(wǎng)站的維護、更新、發(fā)布、修改等工作；職責(zé)9：完成上級主管臨時交辦的'其他任務(wù)。

技術(shù)部文員崗位職責(zé)

職責(zé)1：負責(zé)有關(guān)技術(shù)方面文件資料的收集、發(fā)放、借閱、建檔、保管等管理工作；

職責(zé)2：負責(zé)各種溝通信息的傳達與跟蹤；

職責(zé)3：負責(zé)起草涉及研發(fā)活動和*技術(shù)方面的簡單公文；

職責(zé)4：負責(zé)研發(fā)部門的會議安排，記錄，跟蹤等；

職責(zé)5：負責(zé)宣傳落實有關(guān)研發(fā)體系的管理規(guī)定及工作流程；

職責(zé)6：負責(zé)編制、匯總研發(fā)報表；

職責(zé)7：協(xié)助直接上級做好行政事務(wù)的內(nèi)部管理；

職責(zé)8：負責(zé)公司網(wǎng)站的維護、更新、發(fā)布、修改等工作；

職責(zé)9：完成上級主管臨時交辦的其他任務(wù)。

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8.*方的檔案管理員，資料員一樣嗎，檔案管理員都干些什么？