第1篇：工程監(jiān)理檔案管理制度

工程監(jiān)理

檔案管理制度

廈門市東區(qū)建設監(jiān)理有限公司

二009年九月三十日

工程監(jiān)理檔案管理制度

工程項目的監(jiān)理工程檔案是文件檔案的主要組成之一，工程監(jiān)理

檔案由項目監(jiān)理部做好整理、分類、編目歸檔和使用期的保管工作，工程竣工后報送公司檔案室存檔。

1、監(jiān)理工程檔案按質(zhì)量、安全分為兩大類:

1。1質(zhì)量檔案安順序統(tǒng)一劃分為30類:

(1)、施工合同文件及委托監(jiān)理合同； (2)、勘察設計文件；

(3)、監(jiān)理質(zhì)量安全管理制度、監(jiān)理規(guī)劃含或另附旁站方案； (4)、監(jiān)理實施細則包括安全監(jiān)理細則、節(jié)能管理細則； (5)、分包單位資格報審表； (6)、設計交底與圖紙會審會議紀要； (7)、施工組織設計(方案)報審表；

(8)、工程開工/復工報審表及工程暫停令；

(9)、測量核驗資料、檢測設備使用臺帳； (10)、工程進度計劃；

(11)、工程材料、構配件、設備的質(zhì)量*文件； (12)、檢查試驗資料、見*取樣送檢臺帳； (13)、工程變更資料； (14)、隱蔽工程驗收資料；

(15)、工程款支付*書及工程進度款支付累計臺帳； (16)、監(jiān)理工程師通知單、整改反饋單； (17)、監(jiān)理工作聯(lián)系單；

(18)、報驗申請表、混凝土澆搗令、拆模申請表、平行檢

驗監(jiān)理工作記錄；

(19)、會議紀要、專題報告、監(jiān)理工作交底； (20)、來往函件、收發(fā)文登記表； (21)、監(jiān)理日記，旁站記錄； (22)、監(jiān)理月報；

(23)、質(zhì)量缺陷與事故的處理、質(zhì)量安全監(jiān)理巡視記錄； (24)、分部工程、單位工程等驗收資料； (25)、索賠文件資料； (26)、竣工結算審核意見書；

(27)、工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告、監(jiān)理

單位質(zhì)量評定報告；

(28)、監(jiān)理工作總結； (29)監(jiān)理業(yè)務手冊。

(30)、照片、電子文檔、微縮品

2、監(jiān)理工程檔案具體內(nèi)容參見本規(guī)定附表一的要求執(zhí)行。 3、監(jiān)理資料檔案的封面填寫、裝訂與編頁

3。1 監(jiān)理資料檔案的案卷側面為整齊統(tǒng)一采用計算機打印的貼條，具體規(guī)定為:案卷封面的[工程名稱"和[檔案號"欄目均使用楷粗二號字體填寫，其余使用楷粗小三號字體填寫式；

3。2案卷的裝訂規(guī)格為a4尺寸，圖紙要折疊成297mm x 210mm幅面裝訂，折疊采用手風琴式，圖標欄露在外面；

3。3 監(jiān)理資料檔案一律使用頁碼機依次編頁碼，除<工程監(jiān)理檔案歸檔審查記錄>和<工程監(jiān)理檔案移交目錄>外，卷內(nèi)凡有文字或圖表的頁面均應編號，卷與卷之間頁號不能連續(xù)。頁碼位置正面編在右上角，背面編在左上角，頁號應清晰，不得倒編、漏編、重編、錯編、歪編。

4、監(jiān)理工程檔案封面及內(nèi)頁檔案卷內(nèi)目錄格式見附件1。 5、監(jiān)理工程檔案各卷可由一冊或多冊組成，每個檔案的每冊裝訂頁數(shù)原則不超過400頁，每頁應有連號頁碼；同時應有文件資料總目錄，本卷目錄和本冊目錄。

6、監(jiān)理工程檔案，應按廈門市建設行政管理部門的規(guī)定時間和內(nèi)容由項目監(jiān)理部整理上報業(yè)主和有關部門，并同時報送公司一份存檔。

7、應用計算機進行輔助管理的部門和監(jiān)理項目，其監(jiān)理檔案資料應利用計算機進行處理并及時備份1份，將計算機存盤資料和其它聲像資料一并作為監(jiān)理檔案報送存檔。 8、各類檔案應妥善加以保護，防止損壞。

9、檔案保存期參照廈門市工程建設檔案保存時間和有關規(guī)定執(zhí)行。 10、超過保存期的檔案，可作銷毀處理，銷毀程序按<文件控制程序>執(zhí)行。

11、監(jiān)理資料檔案的整理和移交時限

11。1為配合建設單位提請廈門市城建檔案館對工程檔案進行的城建檔案備案專項驗收工作，項目總監(jiān)理工程師應組織各*監(jiān)理工

程師分兩個階段將監(jiān)理資料整理齊備(一式兩份，一份公司留底，另一份移交建設單位，不包括應提交城建檔案館資料的份數(shù))；

11。2監(jiān)理資料整理齊備后，項目總監(jiān)理工程師應組織各案卷的立卷人填寫<工程監(jiān)理檔案歸檔審查記錄>和<工程監(jiān)理檔案移交目錄>。項目總監(jiān)應對整理完畢的監(jiān)理資料認真進行查驗，查驗合格后在<工程監(jiān)理檔案歸檔審查記錄>和<工程監(jiān)理檔案移交目錄>相關欄目上簽字，再將兩套監(jiān)理資料完整移交綜合部檔案管理員辦理簽收手續(xù)；

11。3 綜合部檔案管理員應及時提請建筑工程部或總工室對工程監(jiān)理檔案歸檔進行審查，并由審查部門應在兩天內(nèi)審查完畢，并提出具體的審查意見；

11。4綜合部檔案管理員在協(xié)助對移交的監(jiān)理檔案進行核查，確認各項監(jiān)理資料完整無缺后，方可在<工程監(jiān)理檔案歸檔審查記錄>和<工程監(jiān)理檔案移交目錄>相關欄目上辦理簽收手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)監(jiān)理資料不完整有缺失時應責令相關人員整改、補充；

11。5綜合部主任負責于合同規(guī)定的期限內(nèi)將監(jiān)理檔案移交建設單位。移交時應嚴格辦理相關的移交手續(xù)。 12、監(jiān)理檔案的借閱與保管

12。1監(jiān)理資料歸檔后，如需借閱須填寫檔案借閱申請，報綜合部負責人批準后，再與綜合部檔案管理員辦理借閱手續(xù)，并明確歸還期限。歸還時應辦理歸還手續(xù)；

12。2監(jiān)理檔案的保存期限一般為工程保修期結束后三年，重要

工程檔案應永久保存；

12。3監(jiān)理檔案應保存于專用檔案柜內(nèi)，保存時應注意防蟲蛀、防潮濕。

13、本辦法自2009年9月 1日起實行。 14、附件

1．附件一:<監(jiān)理檔案封面及內(nèi)頁> 2．附件二:<監(jiān)理工程檔案卷內(nèi)資料目錄> 3。 附件三:<監(jiān)理檔案移交目錄>

4。 附件四:<工程監(jiān)理檔案歸檔審查記錄>

廈門市東區(qū)建設監(jiān)理有限公司 2009年9月 8 日

附表一 建設工程監(jiān)理文件歸檔范圍和保管期限表

注:[√"表示應向城建檔案館以及建設單位移交

注:監(jiān)理業(yè)績資料文件若與其它卷的歸檔目錄重復的，在向公司移交時，盡量把原件放在監(jiān)

理業(yè)績資料文件卷內(nèi)或?qū)⒃�件和影像資料移交給公司經(jīng)營部

附件一

工 程 建 設 監(jiān) 理 檔 案(封面)

附件二

監(jiān)理檔案卷內(nèi)目錄

附件三

檔案編號: 共 卷第 卷 工程名稱: 本卷共 頁

監(jiān)理檔案移交目錄

工程名稱: 共 頁 第 頁

移交人: 移交時間: 接收人: 接收時間:

附件四

工程監(jiān)理檔案歸檔審查記錄

項目名稱:

第2篇：工程檔案的管理制度

為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關規(guī)定，結合我司的特點，制定本制度。

一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

（一）工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

（二）歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應為原件。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久*的書寫工具。

4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。

二、工程檔案的管理機構

各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計

（一）工程檔案的收集

文件形成后，文件形成責任人（經(jīng)手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。

（二）工程檔案的整理

按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

（三）工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按*組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

（四）工程檔案的編目

1、每卷單獨編號，頁號從"1"開始，案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內(nèi)目錄："序號"以一份文件為單位，"責任者"填文件的直接形成單位和個人，

有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原有的文號或圖號；"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。

未按要求編目的，每項扣罰部門資料員5元。

（五）工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。

（六）工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

（七）工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后60日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。

（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）

工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

案卷號如：第1卷1.1.1-1

*號如：基建類1為1.1.1

工程代號如xx花園首期為1.1

樓盤代號如xx花園代號為1

（九）工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保*工程檔案不被腐蝕。

（十）工程檔案的統(tǒng)計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）

1、永久：是指工程檔案需永久保存。

2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期：是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。

工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

六、工程檔案的借閱及銷毀

按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。

本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員，工程技術部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

第3篇：公路工程檔案管理制度

檔案管理制度

一、檔案管理

(一)凡是能準確反映工程項目各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

(二)文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

(三)檔案內(nèi)容包括從成立之日起在經(jīng)營管理工作中形成工程項目部制發(fā)的應歸檔的文件材料。

二、文書檔案管理

(一)歸檔范圍

1、行政綜合類:包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)*、政策*文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結匯報；

2、組織人事教育培訓類:員工變動表、花名冊、教育培訓卡。

3、會計統(tǒng)計類:年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，主管部門下發(fā)的有關文件材料。

4、質(zhì)量管理類:質(zhì)量管理方面的制度。

5、技術類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術文檔。

(二)文書的檔案立卷

1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應齊全完整。

2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。

三、歸檔時間

項目經(jīng)理部的各種合同及常規(guī)*報表，根據(jù)各自不同的時限要求及時上繳項目經(jīng)理部負責人；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統(tǒng)一匯總到項目經(jīng)理部。會計檔案由財務部自行保管。

四、檔案的借閱及銷毀

(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應及時歸還。

(二)會計檔案一律不準外借。內(nèi)部調(diào)閱應經(jīng)財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經(jīng)項目經(jīng)理部領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出工程項目部；如需摘抄、復印，應經(jīng)財務負責人同意方可辦理。

(三)定期對檔案進行鑒定，準確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)項目經(jīng)理部負責人審核，報項目經(jīng)理部領導批準后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字

靖西至龍邦二級公路工程№1-2合同段