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告知函的格式及寫法 -范文

告知函的格式及寫法 -范文

告知函的寫法.告知函和答復(fù)函十分接近.它們的主要區(qū)別在于答復(fù)函是答復(fù)對方所詢問問題,而告知函則是告知對方有關(guān)情況.
  告知函的正文通常包括兩項內(nèi)容.一是告知原由.說明制發(fā)本函的原因.二是告知事項.簡明扼要地敘述告知對方有關(guān)事項的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問題.

函的結(jié)構(gòu)和寫法

(一)標(biāo)題

函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成,有時也可以只由事由和文種構(gòu)成,

告知函的格式及寫法

(二)正文

1.開頭。寫行文的緣由、背景和依據(jù)。

一般來說,去函的.開頭或說明根據(jù)上級的有關(guān)指示精神,或簡要敘述本地區(qū)、本單位的實(shí)際需要、疑惑和困難。

復(fù)函的開頭引用對方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號,有的復(fù)函還簡述來函的主題,這與批復(fù)的寫法基本相同。繼而,有的復(fù)函以“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下”一類文種承啟語引出主體事項,即答復(fù)意見。

例一:


  告知函


  敬啟者:


  我方三月十日致貴方函諒悉,故在函曾中強(qiáng)調(diào)我方第816號單交貨之重要,務(wù)心將貨物于四月三十日前運(yùn)達(dá)。


  貨物雖已運(yùn)出,但尚未接到貴寄來的任何資料,除取消本訂單外,別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期,這樣做實(shí)出無奈,至感遺憾。
  發(fā)函者

例二:


  告知函


  敬啟者:


  貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準(zhǔn)。貨物即于八至十天內(nèi)制伯完成,特此奉告。我方建議,以見到由中華人民共各國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。


  我方一接到貴方確認(rèn)書后,信用證就已開出,而貨物即行啟運(yùn)并將文件寄出,作為向銀行結(jié)帳任據(jù)。


  敬上
  發(fā)函者


  聯(lián)系函范例


  例一:


  聯(lián)系函


  敬啟者:


  信用證修改事項說明如下:


  根據(jù)我方收到的信用證,其付款規(guī)定為見票120天付款。但是我方所需要的,是見票即付信用證。此項規(guī)定已獲貴方同意并在貴方訂單上明確記載。因此,請貴方按單內(nèi)說明修改。貨物將于本月二十交運(yùn),敬請貴方依照我方要求立即修改。


  敬上

發(fā)函者


  例二:


  聯(lián)系函


  敬啟者:


  貴方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清,但由于本地季節(jié)性貿(mào)易不景氣,造成我方顧客付款極度緩慢。


  此種原因,致使本公司暫時不便清償貨款總額,

范文

《告知函的格式及寫法》(https://www.)。今天通過中國銀行,本公司以電報發(fā)出,貴方可在一兩天內(nèi)收到。本公司希望貴方能了解我方困境并給我方以協(xié)助。
  發(fā)函者


  請求函范例


  例一:


  請求函


  敬啟者:


  謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上,交盼貴方對所列條件會感興趣。


  訂購數(shù)量多少與價格,在表上均有分別說明,同時此表亦可作訂購單使用在通常情況下88~98頁上顯示有多種新型號,是今年手袋展示會上一種時沿,敬請貴方注意。


  因為本公司接獲大量訂單,務(wù)必全力履行,故建議貴方對本公司之產(chǎn)品指示,盡速惠函告知。
  發(fā)函者

例二:

請求函

敬啟者:

今天本公司已將一瓶新上市的樣品美酒郵贈閣下,以示對閣下之敬意。并盼閣下在府上嘗試一番。如果你嘗試,就會同意我方認(rèn)為為此為每一位家庭主婦選購餐食的必需品。
  這種酒是甜酒和酒精的最佳混合,喝上幾杯,就會發(fā)出一種醇厚而馥郁的味道,對食欲特別有效。這種上等酒是悉尼運(yùn)來,保括運(yùn)費(fèi)在內(nèi)每打美金20。

以一般信用證,給予的貿(mào)易折扣為20%茲隨本函附上特制卡式訂單表,請貴方將其填妥后投入信箱,以便我方處理。
  ········· 發(fā)函者
  2.主體。寫需要商洽、詢問、答復(fù)、聯(lián)系、請求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項。

函,或去函和復(fù)函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項比較復(fù)雜,則分條列項書寫。

⒊ 結(jié)語。不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復(fù),則結(jié)語常用“特此函告”、“特此函達(dá)”。若是要求對方復(fù)函的,則用“盼復(fù)”、“望函復(fù)”、“請即復(fù)函”等語。請批函多以“請批準(zhǔn)”、“請大力協(xié)助為盼”、“望能同意”、“望準(zhǔn)予××是荷”等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用“特此復(fù)函”、“特此回復(fù)”、“此復(fù)”等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。

五、注意問題

1.注意批請函與請示的區(qū)別,向有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項用請示,而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)有關(guān)事項,則用請批函。主管機(jī)關(guān)答復(fù)請求審批事項,用審批函。

2.開門見山,直奔主題。無論去函還是復(fù)函,都不要轉(zhuǎn)彎抹角,切忌空話、套話和發(fā)空泛的議論。

3.一文一函,簡潔明了。

4.語言要規(guī)范得體,并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和、禮貌、誠懇的語言,對主管機(jī)關(guān)要尊重、謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬、命令性的語言。復(fù)函,則態(tài)度要明朗,語言要準(zhǔn)確,避免含糊籠統(tǒng)、猶豫不定。

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