辦公自動(dòng)化：什么是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)？

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OAS)是實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)軟件，現(xiàn)在各種各樣的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是應(yīng)用于通信、公司企業(yè)管理等等方面。此外，企業(yè)需要大量的外部資料時(shí)，辦公系統(tǒng)在排版，印刷，電子記錄等方面可以集成到一個(gè)日常工作表中​​，既方便管理，又節(jié)省了時(shí)間和金錢。

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)集成的功能的類型包括：(1)電子出版(2)電子通訊(3)電子協(xié)作(4)圖像處理;(5)辦公室管理。這些功能實(shí)現(xiàn)的核心是需要一個(gè)局域網(wǎng)絡(luò)(LAN)。局域網(wǎng)可以讓用戶傳輸數(shù)據(jù)、語(yǔ)音、郵件、圖像等東西到任何目的地，通過(guò)連接網(wǎng)絡(luò)，該目的地只要在總部建立個(gè)局域網(wǎng)就可以了，這樣很多資料就可以不受地域的限制，使工作更有效率，并且提高生產(chǎn)力。

　　一、電子出版辦公系統(tǒng)

　　電子出版系統(tǒng)，包括字處理和桌面系統(tǒng)。字處理軟件(如微軟的Word，Corel公司的Word)，允許用戶創(chuàng)建、編輯、修改、存儲(chǔ)、打印文檔，其針對(duì)目標(biāo)如信函、備忘錄、報(bào)告和手稿。桌面軟件(例如Adobe PageMaker中，Corel的拉，微軟Publisher)使用戶能夠整合文字，圖像，照片，圖形，以打印出高品質(zhì)的東西。桌面軟件可以再微機(jī)上使用鼠標(biāo)，掃描儀，打印機(jī)，能創(chuàng)建具有專業(yè)外觀的出版物，其針對(duì)目標(biāo)可以是通訊，小冊(cè)子，雜志，或書籍。

　　二、電子通信

　　電子通信系統(tǒng)，包括電子郵箱(電子郵件)，語(yǔ)音信箱，傳真(傳真)，桌面視頻會(huì)議。

　　三、電子信箱

　　E-mail讓用戶通過(guò)自己的電腦創(chuàng)建，發(fā)送和接收消息和文件，可以跨越地域。大多數(shù)電子郵件系統(tǒng)，都可以完成比較復(fù)雜的工作，如過(guò)濾，優(yōu)先選擇郵件功能，創(chuàng)建和保存郵件的草稿，發(fā)送郵件副本和帶附件，交貨自動(dòng)確認(rèn)等等功能。 E-mail是很受歡迎，因?yàn)樗�很容易使用，提供快捷的交貨功能，現(xiàn)今的e-mail軟件主要有Eudora，Lotus Notes和微軟的Outlook。

　　四、辦公自動(dòng)化語(yǔ)音信箱

　　語(yǔ)音信箱是一個(gè)復(fù)雜的電話答錄機(jī)。它將語(yǔ)音信息數(shù)字化，并將它們存儲(chǔ)在磁盤上。當(dāng)收件人想聽(tīng)聲音時(shí)，其就將數(shù)字化轉(zhuǎn)換成音頻或聲音。收件人可以保存音頻信息，待然后使用，或者刪除它們，或轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。

　　五、傳真

　　傳真發(fā)送機(jī)掃描文件，其是發(fā)送一種電子信號(hào)，信號(hào)上載有文字和圖形，接收端和發(fā)送端都是通過(guò)普通電話線來(lái)連接傳真機(jī)的，也就是傳真機(jī)本身就是一部電話。傳真可以掃描圖形圖像，并通過(guò)調(diào)制解調(diào)器向遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)發(fā)送文件。還可以在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)以及通過(guò)打印機(jī)輸出內(nèi)容。

　　六、桌面視頻會(huì)議

　　桌面視頻會(huì)議系統(tǒng)是視頻會(huì)議中最常用的一種系統(tǒng)之一。桌面視頻會(huì)議要求具有特殊的.應(yīng)用軟件(例如CUSeeMe)，并且要在顯示器的頂部安裝一個(gè)小型攝像機(jī)和一臺(tái)臺(tái)式電腦。一個(gè)計(jì)算機(jī)用戶的圖像從本地電腦被捕獲，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給參加會(huì)議的其他計(jì)算機(jī)和用戶，這種類型的視頻會(huì)議跟面對(duì)面的會(huì)議本職上是一樣的。

　　七、電子協(xié)作

　　電子會(huì)議和協(xié)同工作系統(tǒng)，使團(tuán)隊(duì)的同事們使用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)共享信息，更新時(shí)間表和計(jì)劃，不受地理上的限制進(jìn)行項(xiàng)目上進(jìn)行合作。不過(guò)其需要比較特殊的軟件組件，允許兩個(gè)或兩個(gè)以上的人同時(shí)對(duì)一項(xiàng)工作進(jìn)行編輯和操作。

　　八、影像處理

　　圖像處理系統(tǒng)，包括電子文檔管理，演示圖形和多媒體系統(tǒng)。成像系統(tǒng)將一些圖片轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，這個(gè)數(shù)字形式可以存儲(chǔ)、打印，或通過(guò)調(diào)制解調(diào)器發(fā)送到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)。成像系統(tǒng)，可以使用掃描儀，數(shù)碼相機(jī)，視頻采集卡，或先進(jìn)的圖形計(jì)算機(jī)。公司使用的各種文件，如保險(xiǎn)單，病歷，牙科記錄，以及抵押貸款申請(qǐng)等等文件都可用成像系統(tǒng)。

　　九、辦公室辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)

　　辦公管理系統(tǒng)，包括電子辦公用品，電子調(diào)度和任務(wù)管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可可以創(chuàng)建，編輯，存儲(chǔ)和檢索商業(yè)日期，約會(huì)，筆記和客戶聯(lián)系信息。此外，還可以進(jìn)行特別日期提醒設(shè)置。在管理中可智能化分配項(xiàng)目和任務(wù)，細(xì)分工作流程以及提出有效的計(jì)劃，所有這些行動(dòng)都可以單獨(dú)或同時(shí)進(jìn)行，使用這種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以大大提高生產(chǎn)力和加強(qiáng)組織內(nèi)的溝通交流。