商務書信的格式

　　美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象，那么商務書信的整體格式是怎樣的?下面小編就為大家細細說來吧!

　　一、信 頭

　　在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。

　　發(fā)信人地址

　　一般來說，商業(yè)書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。 傳真發(fā)信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內(nèi)。

　　發(fā)信日期

　　日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能縮寫，序數(shù)詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。

　　收信人地址

　　收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。 傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的.空格內(nèi)。

　　指定收信人姓名

　　在商業(yè)書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現(xiàn)已不常用。收信人地址的首行已經(jīng)寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。 如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。

　　稱 呼

　　商業(yè)信件和傳真常用以下方式開頭：

　　1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);

　　2、Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);

　　3、Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);

　　4、Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。

　　稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。

　　事 由

　　寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內(nèi)容一目了然。

　　二、信 文

　　全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。

　　在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。

　　三、信 尾

　　傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結(jié)尾敬辭和署名)，而書信的信尾內(nèi)容則相對較長。

　　結(jié)尾敬辭

　　一般來說，書信和傳真結(jié)尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結(jié)尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結(jié)尾則用“Yours faithfully”。

　　信末簽名

　　寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　Yvonne Chong

　　Ms Yvonne Chong

　　Regional Sales Manager (Singapore)

　　信末簽名位于左邊空白處。在結(jié)尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然后再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。

　　口述者/打字員姓名縮寫

　　下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。

　　口述員 　　　　　　打字員 　　　　　　姓名縮寫

　　- 　　　　　　　　Sim Loo　　　　　　 Lee sll

　　Cheng Fook Jam 　　Chan Chuen Fye　　 CFJ/ccf

　　Chew Yit Lin Chin 　　Kein Hoong Chew　 Yit Lin/ckh

　　Grahame T Bilbow　　 Foo Tuan Seik 　　　GTBilbow:fts

　　Goh Bee Hua　　　　　 Han Swee Lean　　 GBH:HSL

　　附 件

　　如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。附件說明通常位于口述者/打字

　　員姓名縮寫之后。可以采用以下幾種方法：

　　·Estimate enclosed

　　·2 Enc./Enclosuree 2

　　·Enclosure

　　·Enclosures:

　　1. 2000 Price list

　　2. Catalogue

　　抄 送

　　如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(復寫本;副本)。有時，如果發(fā)信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”(“blind carbon copy”無信頭副本)代替“cc”，標注在不發(fā)給收信人的影印件的下方。

　　附 筆

　　商業(yè)信函或傳真中的“附筆”(縮寫為“PS”)用于補充本人的說明�！案焦P”位于左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說明之下空一行。 頁碼說明

　　商業(yè)信函如果超過一頁，隨后的各頁可以在頁首加注說明收信人姓名、頁碼及日期。如：

　　Mrs. H Itakura

　　Page 2

　　14 June 200-

　　在商業(yè)信函中，頁碼有時位于距頁頂一英寸的左邊空白處，與信文之間空兩行。

　　信 封

　　信封顯然只適用于商業(yè)信件。信封上收信人地址的格式必須與內(nèi)文的寫法一致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中間空兩行。也可以在收信人地址的第一行中直接寫上收信人的姓名和職銜。

　　傳真格式

　　傳真的首頁一般都印有現(xiàn)成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、地址、傳真號碼、頁數(shù)和日期等內(nèi)容即可。

　　在商業(yè)信函中，寬式標點比嚴標點更為常用。

　　使用嚴式標點意味著客戶地址的每一行結(jié)尾都要加逗號，每個縮寫詞(包括客戶姓名的首字母縮寫)后面都要加點號(如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu)。

　　拓展知識：

　　商務書信布局禮儀

　　正排式或垂直式或齊頭式（BlockedForm）。

　　這種排列的要領在于每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。 ③改良式或混排式（ModifiedForm）。

　　這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結(jié)束語、簽名和發(fā)信人姓名排在右邊，封內(nèi)地址和稱呼排在左邊，但每個要素分行時每行都不向右縮入；正文每段開始縮入五個英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極為流行的英文書信范式。

　　注意事項

　�、僖驗槭謱懹袝r難免不好辨認，所以英文書信最好是打印。

　�、谛欧獾臅鴮懸话闶鞘招湃嗣�址寫在信封正面的中央而發(fā)信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應與信內(nèi)風格一致。

　　③書信的折疊也應有講究