篇一:《發(fā)郵件的禮儀匯總》

發(fā)郵件的禮儀匯總---讓優(yōu)秀成為習(xí)慣

關(guān)于主題

主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

2．標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3..最好寫上來自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

5．一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

6．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7．回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

關(guān)于稱呼與問候

1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。

2． Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

正文

1. Email正文要簡明扼要，行文通順

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。

2. 注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。 尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀�！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

4. 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

6. 合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。

8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在－:)

發(fā)郵件的禮儀匯總---讓優(yōu)秀成為習(xí)慣 來源： 張力的日志

發(fā)郵件的禮儀匯總---讓優(yōu)秀成為習(xí)慣

關(guān)于主題

主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

2．標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3.. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。

4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

5．一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

6．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7．回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

關(guān)于稱呼與問候

1． 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求

其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。{發(fā)多人郵件稱呼語}.

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。

2． Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

正文

1. Email正文要簡明扼要，行文通順

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。

2. 注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！

3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

4. 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

6. 合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。

8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在－:)

附件

1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，

語言的選擇和漢字編碼

1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，

應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體

中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情；也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

1. 簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場合，切記一定要得體。

郵件常用語 1. We apologize for not reply you earier. 對(duì)于未能早點(diǎn)給您回信，我們感到抱歉。

2. I am really sorry about this. 對(duì)于這件事，我真的很抱歉。{發(fā)多人郵件稱呼語}.{發(fā)多人郵件稱呼語}.

3. Sorry, I'm late in reply to your email dated Monday, April 1. 抱歉，太遲回您4月1日（星期一）發(fā)給我的郵件。

4. We apologize for the delay and hope that it doesn't inconvenience you too much. 我們?yōu)榈�擱抱歉，希望不會(huì)給您帶來太多的不變。

5. Hoping that this will not cause you too much trouble. 希望不會(huì)為您帶來太多的麻煩。

6. Sorry if my voice message is not clear enough. 如果我的電話留言不夠清晰，我深感抱歉。

7. Thank you for your help. 謝謝您的幫助。

8. I appreciate very much that you... 我非常感激您。。。

9. I truly appreciate it. 我真的很感激。

10.Thank you for your participation. 謝謝您的參與。

11.Thank you so much for inviting me. 謝謝您邀請(qǐng)我。

12.Contratulations to all of you and thanks for your efforts. 恭喜各位，并謝謝各位的努力。

13.Your understanding and cooperation is greatly/highly appreciated. 很感激您的理解及合作。

14.Your prompt reponse will be most appreciate. 很感激您快速的答復(fù)。

15.Once again, thank you all of your commitment and support. 再一次感謝您的承若及支持。

16.Thanks for your input/clarification/message. 謝謝您的投入/澄清/信息。

17.Any comments will be much appreciated. 對(duì)于您的任何建議，我將非常的感激。

18.Thank you very much for everything you've done for me. 謝謝您為我做的一切。

19.I would appreciate your kindest understanding with/regarding this matter. 我很感激您對(duì)這件事的理解。

20.Please convey my thanks to all the staff involved, they certainly did an excellent job. 請(qǐng)表達(dá)我的謝意給那些有關(guān)的同仁，他們真的干得很好。

商業(yè)往來email的祝賀語、敬語用法

標(biāo)簽： email 祝賀語 商祺 商業(yè) 寫信 分類： 優(yōu)普職場 2008-11-19 09:43

經(jīng)常用email與客戶聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)在郵件的末尾的祝賀語當(dāng)中看到“順頌商祺”的詞語，概念一直很模糊。今天在網(wǎng)上搜索了一下，明白其中的含義。

原來，順頌”就是順便稱頌一下，祺是吉祥、安好的意思。在幾十年前用文言文寫信的時(shí)候，在信末問候語就用到這個(gè)“祺”字。你在上學(xué)，就寫學(xué)祺。一般常用的是：時(shí)祺、暑祺（夏天）。你在做生意，就寫商祺。就是向你問候商場順利吉祥�！绊橅炆嚏鳌睆淖置嫔鲜恰绊槺阕Ｄ�商業(yè)發(fā)展順利”的意思，現(xiàn)在只是作為商業(yè)往來信函中的結(jié)束語，相當(dāng)于日常寫信中的“此致敬禮”。

在以前的書信中經(jīng)常會(huì)看到“X祺”，“X安”，“X福”，“X禧”，“X吉”之類的祝福，比如“商祺”，“文祺”，“近祺”，“籌安”，“德安”，“客安”，“冬安”，“財(cái)安”，“曼�！�，“年禧”，“新禧”，“春禧”等等。

關(guān)于祝頌的方式也根據(jù)對(duì)象的輩分和尊卑有關(guān)，如給長輩寫信一般用“敬請(qǐng)福安”，“敬頌崇祺”，同樣給上級(jí)寫信一般用“恭請(qǐng)”，“敬請(qǐng)”，“祗請(qǐng)”等，給平輩寫信一般“即請(qǐng)大安”，“順祝商祺”，給晚輩用“順問”即可。

歸納總結(jié)如下：

1、這是很舊很久以前商業(yè)函電往來中的常用語。

2、應(yīng)該是解放前各商號(hào)間使用的客套話。

3、寫在信的結(jié)尾處。

4、類似常用的：此致敬禮。

5、是一種祝福的話。

6、如果一定要翻譯成聽得懂的話，可以是：祝你生意上一切都好！

7、大概是這個(gè)意思。和英語的“Best Regards”差不多。

8、目前與香港、臺(tái)灣等地的商業(yè)函電中時(shí)有出現(xiàn)。

9、也可以寫成：此頌商祺！順頌商安！

10、注意，是“頌”，不是“送”。

11、也有按季節(jié)寫的，比如秋天，就寫“順頌秋安”，或者“夏安”“冬祺”。

12、但沒有寫“春祺”的。

現(xiàn)代中文信函稱呼的用語要求 現(xiàn)代中文信函有私務(wù)信函、公務(wù)信函，事務(wù)信函等不同類型，由于各自的交往對(duì)象和所處的環(huán)境不同，語用要求也很不相同。

一、私務(wù)信函

中國是一個(gè)有幾千年文化傳統(tǒng)的古國，又是現(xiàn)代文明的新興大國，一方面繼承古老的文化傳統(tǒng)，一方面又善于接受西方先進(jìn)的東西。私務(wù)信函在接受傳統(tǒng)文化方面較其他類型為多。封建社會(huì)統(tǒng)治了中國幾千年，封建制度實(shí)行的“君君臣臣，父父子子”、“天地君親師”的等級(jí)觀念滲透到人際關(guān)系中，積淀凝固在信函形式上，便形成了私人信函的輩份之分。西方人講求平等，父母兄弟尊長朋友平等交往，而中國人歷來是長幼有別的，輩份不同，用語也不同。即便是信的名稱也不例外。比如稱父母伯叔師長及社會(huì)長老的信為嚴(yán)諭、慈諭、手諭、手教、賜書、鈞諭、翰諭;稱朋友的信為大示、大札、大函、華翰、瑤章、華箋、華簡、玉函、玉箋、惠書、惠簡;收到晚輩的信才叫收到來信、來書、來函。這些規(guī)矩在現(xiàn)代白話文書信中已不講究了，無論長輩、平輩、晚輩的來信，均說來信收到、來函收悉。但如果是用文言給學(xué)界、政界、商界的長者，特別是給文化界教育界的長者寫信，便應(yīng)遵循傳統(tǒng)文言用語的基本要求，即使是用淺白的現(xiàn)代文言也不例外，尤如用英文寫信要遵從英文的通用格式一樣。

傳統(tǒng)私務(wù)信函的用語有尊稱、敬稱等差別，即因受信人的社會(huì)地位不同、職務(wù)不同，用 語也不同。以尊稱為例，中國人給父母、祖父母、岳父母寫信，都要稱“大人”;信文中提及同學(xué)同事朋友的親屬常用令、賢、尊等以示尊敬，如令祖父母、令尊(父親)、令堂(母親)、尊公、尊翁(父)、尊堂、 ，令姊、令弟、令郎、令嬡、令侄、尊夫人、嫂夫人、賢弟、賢侄、賢內(nèi)助、賢婿、賢姻侄女等。這是一種表示尊敬的用語，在中國人看來，自然是合理的。又如提稱(文言信函中提請(qǐng)對(duì)方察閱信文的語詞)，不同的對(duì)象有不同的提稱用語。例如對(duì)父母、祖父母用膝下、膝前;對(duì)外公外婆舅舅伯叔用尊前、尊右，崇鑒、賜鑒;對(duì)太老師、老師、師父、世交伯叔用尊鑒、賜鑒、函文、壇席、尊鑒、尊右;對(duì)平輩、朋友、同學(xué)、兄妹用足下、左石、雅鑒、文幾、惠鑒、英鑒、偉鑒;對(duì)師兄、學(xué)長用大鑒;對(duì)學(xué)界長輩用道鑒、道席;對(duì)政界長輩用鈞鑒、勛鑒;對(duì)商界長輩用賜鑒、尊鑒;對(duì)和尚、尼姑、道士用法鑒;對(duì)神父、牧師、修女用道鑒、有道�？傊�，不同職業(yè)，不同地位的人，提稱的用法也不相同。 不僅如此，書信中涉及一些已經(jīng)過世的人的名姓時(shí)，也常常要懷著尊敬的心情選用恰當(dāng)?shù)挠谜Z。比如對(duì)過世的父母常稱先父、先君、先考、先嚴(yán)、先母、先慈、先妣，對(duì)已過世之兄妹稱先兄、先姊、亡弟、亡妹，稱朋友已過世的父母常用先世伯、先世伯母。這一類用法，即使在現(xiàn)代的白話信函中也是常見的。

此外，傳統(tǒng)私務(wù)信函用語，還有自我謙稱。一方面是信函下款具名的謙稱，大多由謙稱加姓名加具名語組成，依接受對(duì)象的不同而有不同的表述方法。對(duì)平輩，如弟妹、同學(xué)、朋友常自謙為愚兄、愚姊、愚弟、愚妹，對(duì)老師的老師，自謙門下晚生，對(duì)社會(huì)賢達(dá)自謙晚生，對(duì)為自己授過課的老師自謙為受業(yè)、學(xué)生，徒弟對(duì)師父自謙為門徒、門生，對(duì)社會(huì)政界、商界、學(xué)界、筆界的長者自謙為晚學(xué)、后學(xué)。這種謙稱用語常給長者留下謙遜的美好印象。另一方面表現(xiàn)在信文中對(duì)自己家人的自稱上。例如稱自己家中的長者常用“家”字，諸如家祖父母、家父、家母、家兄、家嫂、家姊，而稱自己的晚輩用“舍”字，如舍弟、舍妹、舍弟婦、舍侄子，舍孫，稱自己的嫡親晚輩常用“小”字，如小兒、小女、小媳、小孫女，男人對(duì)人稱自己的妻子，不可自稱夫人，而是稱內(nèi)子、內(nèi)人，女人對(duì)外人稱自己的丈夫不稱老公(太俗)，而是稱外子、丈夫。

二、公務(wù)信函

公務(wù)信函是代表國家機(jī)關(guān)處理公務(wù)的函件，因而公函用語與傳統(tǒng)的私務(wù)信函不同，既

沒有輩份之分、個(gè)人地位職位之異，也沒有個(gè)人名姓的恭謙之別。雖然也要求對(duì)收信人保持尊敬，但在具體的語用要求上有所不同。

第一，公函的稱呼一般采用通稱。服務(wù)社會(huì)，回答社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人提出的種種問題，與機(jī)關(guān)團(tuán)體就某些事宜進(jìn)行磋商是公務(wù)員的職責(zé)，公務(wù)信函往來雙方是平等關(guān)系、服務(wù)關(guān)系，所以稱呼以通稱為好。收信人是男的通稱先生，是女的通稱女士(未婚的通稱小姐)，不知道收信人的性別通稱君(男女通用 )。函件上款的稱呼通常是姓加尊稱，如林先生、王女士、陳小姐;或姓加職稱，如王書記、李市長、陳主任、羅教授;或姓加銜稱，如王博士、張學(xué)士;或職稱加通稱，如市長先生、經(jīng)理先生、教授先生。在中文信函中，先生可男女通用，如某女教授姓淮可稱淮先生，一般文內(nèi)稱對(duì)方機(jī)關(guān)團(tuán)體為“貴”、“你”，如貴局、貴處、貴會(huì)、貴校、貴方，你處、你司、你科、你部;稱收信人為你、你們、閣下、閣下和夫人;稱下屬為臺(tái)端。自稱則為我、我們、本人、本校、本處、本部、我方。在現(xiàn)代公函中“敝方”、“鄙隊(duì)”這一類謙稱一般不用。

第二，公函用語(包括稱呼)趨于法定化。公函用語大多由行政機(jī)關(guān)以法律規(guī)章形式作出具體的規(guī)定。如中華人民共和國國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第五章發(fā)文辦理第25條要求草擬公文應(yīng) “情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短”。臺(tái)灣的《公文程式條例》第8條要求 “公文文字應(yīng)簡、淺、明、確，并加注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。香港法定語文事務(wù)署制訂的 《政府公文寫作手冊(cè)》公函卷緒言第4點(diǎn)規(guī)定 “公務(wù)人員致函市民或下屬員工時(shí)，為了讓收信人清楚了解信的內(nèi)容，宜用白話撰寫。若干文言書信的用語，簡淺得體，可酌情采用。偶爾為了因應(yīng)不同場合和對(duì)象，采用淺白流暢的文言，也無可厚非”。無論內(nèi)地、臺(tái)灣、香港的函件，都要求用淺白的現(xiàn)代語，都要求簡明、準(zhǔn)確、得體，但并不排斥文言語詞的使用，甚至可使用淺白的文言。

這里需要特別說明的有兩點(diǎn):

其一，一些文言語詞帶有濃厚的封建官僚色彩或者已經(jīng)過時(shí)，政府則明令不可使用。例如香港布政司1986年發(fā)出的關(guān)于中文中公函的第4號(hào)總務(wù)通告就明確規(guī)定，“一切書信，不準(zhǔn)使用官僚色彩的詞句，像 ‘督憲’、‘司憲’、‘長官’、‘大人’、‘諸維朗照’或‘愛承憲諭，先行布覆’這一類套語已經(jīng)過時(shí)，也不可使用�！迸_(tái)灣1973年就通過權(quán)威部門規(guī)定，“竊”字與 “呈稱”、“令開”等一批語詞取消不用;“奉、準(zhǔn)、據(jù)、查等引述語盡量少用”;“合仰”、“仰即”改為“�！�，“呈請(qǐng)、謹(jǐn)請(qǐng)、敬請(qǐng)、傷”改為“請(qǐng)”，“鑒核示遵”改為“鑒核”或“核示”。在內(nèi)地雖未見有類似的具體規(guī)定，但早已采用普通話，對(duì)這類文言語詞極少使用。規(guī)定什么詞可以用、什么詞不可以用的做法，在私函中是沒有的，從這里可見其法定性質(zhì)。

其二，公函中有一部分是機(jī)關(guān)部門的行政首腦以個(gè)人名義寫的，其中有些內(nèi)容是禮儀性的回復(fù)、應(yīng)約、慰問，有些是首腦之間的問候，建立個(gè)人友誼，探詢意向的，這類信件稱為特種函件，常采用私函的形式，根據(jù)收信人的不同身份，用白話或文言書寫，一般用文言的機(jī)會(huì)較多。

三、事務(wù)信函

事務(wù)信函的語用要求與私函、公函又不相同，我們僅以商函為例作些說明。

首先，商函處理的是具體的商業(yè)事務(wù)，事務(wù)性很強(qiáng)，大多由公司自行制作。既不像傳統(tǒng)私函那樣講究禮儀、輩份，也不像公函那樣具有法定性，并認(rèn)定收信人的身份。它有比較明顯的行業(yè)性特點(diǎn)，多用行業(yè)術(shù)語，不涉及個(gè)人感情，也不涉及政治內(nèi)容，只涉及具體事務(wù)。這一類信件的寫作沒有客套，直截了當(dāng)陳述主旨與要求，在稱呼上一般都采用職稱或職稱加通稱。如張董事長、陳經(jīng)理、經(jīng)理先生。

其次，商函在國內(nèi)國際商業(yè)領(lǐng)域中通行，其交往對(duì)象基本上是平行組織、法人或個(gè)人，

因而往往采用世界上通行的語言—英語與本國標(biāo)準(zhǔn)語(如漢語)相結(jié)合的方法制作文頭，在格式上也常采用英文的寫法，在上款上位先寫明收信人地址、機(jī)關(guān)、職務(wù)、姓名及聯(lián)系方式，上款只需通稱或簡稱即可。如文頭上方已寫明收信人是香港太平洋服務(wù)有限公司總經(jīng)理張如貴，上款即通直寫張總經(jīng)理，或尊敬的張總經(jīng)理，行文中無需任何敬詞或頌詞或寒暄詞。下款既不像私函那樣署謙稱具名語，也不像公函那樣只寫機(jī)關(guān)名稱、負(fù)責(zé)首長姓名，而是要求寫明寫信人的單位、機(jī)關(guān)名稱，寫信人的職稱或銜稱。姓名的書寫要求有楷寫姓名、個(gè)人簽名，或代理人姓名、簽名項(xiàng)目，常用英文式的具名語如你的“忠實(shí)的”、“真誠的”，但強(qiáng)調(diào)的是個(gè)人負(fù)責(zé)，注重的是具有法律效力的個(gè)人簽字。所以，商函沒有輩份之分、身份之分，是一種為謀合法的經(jīng)濟(jì)利益而進(jìn)行的平等交往。

綜合上述，影響各類中文信函稱呼差異的主要因素有文化語境，包括傳統(tǒng)文化和國際交際文化;社會(huì)政治語境，如公函用法定形式規(guī)定語詞的使用;受信人的身份地位和經(jīng)濟(jì)利益等。

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