簡(jiǎn)述撰寫請(qǐng)示時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)5篇

“請(qǐng)示”和“報(bào)告”都是上行文，是行政機(jī)關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。因此要注意區(qū)別兩者，下面就由小編給大家介紹請(qǐng)示的寫法及注意問題，希望大家喜歡。

簡(jiǎn)述撰寫請(qǐng)示時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)（精選篇1）

請(qǐng)示的寫作首先要和“報(bào)告”文種相區(qū)別。在這個(gè)前提下，一要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中。二要做到材料真實(shí)，不要為了讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況，也不要因?yàn)闆]能認(rèn)真調(diào)查而片面地?cái)[情況，提問題；三要理由要充分，請(qǐng)示事項(xiàng)要明確、具體；四要語氣要平實(shí)，懇切，以期引起上級(jí)的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。

分類

根據(jù)請(qǐng)示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類：

請(qǐng)求指示的請(qǐng)示。此類請(qǐng)示一般是政策性請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)需要上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)原有政策規(guī)定作出明確解釋，對(duì)變通處理的問題作出審查認(rèn)定，對(duì)如何處理突發(fā)事件或新情況、新問題作出明確指示等請(qǐng)示。

請(qǐng)求幫助的請(qǐng)示。此類請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)某些具體事宜向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示，主要目的是為了解決某些實(shí)際困難和具體問題。

請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示。下級(jí)機(jī)關(guān)就某一涉及面廣的事項(xiàng)提出處理意見和辦法，需各有關(guān)方面協(xié)同辦理，但按規(guī)定又不能指令平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬部門辦理，需上級(jí)機(jī)關(guān)審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行，這樣的請(qǐng)示就屬此類。

特點(diǎn)

一文一事。為了便于領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，請(qǐng)示行文必須一文一事。這就是說，每則請(qǐng)示只能要求上級(jí)批復(fù)一個(gè)事項(xiàng)，解決一個(gè)問題。

請(qǐng)批對(duì)應(yīng)。一請(qǐng)示，一批復(fù)。沒有請(qǐng)示就沒有批復(fù)。請(qǐng)示所涉及的問題，一般較緊迫，沒有批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)就無法工作。因此，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)及時(shí)就有關(guān)問題向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)及時(shí)批復(fù)。

事前行文。請(qǐng)示應(yīng)在問題發(fā)生或處理前行文，不可先斬后奏。

請(qǐng)示的寫作技巧

1、寫法

標(biāo)題（切忌語言重復(fù)）

稱呼（致發(fā)對(duì)象：一個(gè)對(duì)象，針對(duì)機(jī)關(guān)而非機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）

正文：緣由：（依據(jù)的政策—略寫，事實(shí)情況—詳寫）——要求：擬如何提出方法方便上級(jí)考慮和采納

結(jié)尾：用祈請(qǐng)語，請(qǐng)上級(jí)“批示”、“批準(zhǔn)”、“批轉(zhuǎn)”等，而不是“審閱”、“審查”（報(bào)告用） 落款：發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間

2、注意事項(xiàng)：

請(qǐng)示的問題，必須是工作中急待解決的問題，理由必須充足，解決辦法必須切實(shí)可行。目前有些請(qǐng)示，提出的問題并不是需要馬上回答的。比如，一份注明日期是一九八○年二月的請(qǐng)示，要求主管業(yè)務(wù)部門在做一九八一年計(jì)劃時(shí)增加預(yù)算。理由是一九八○年預(yù)算過緊，預(yù)計(jì)一九八一年還要增加機(jī)構(gòu)等等。這樣的請(qǐng)示，上級(jí)是無法回答的。因?yàn)橐痪虐艘荒暝摍C(jī)關(guān)是否增加機(jī)構(gòu)，還要看形勢(shì)的發(fā)展，二月份只能預(yù)測(cè)，不能最后肯定下來，而當(dāng)時(shí)也不是做來年預(yù)算的時(shí)機(jī)。因此這份請(qǐng)示，上級(jí)單位只好把它作為備忘錄壓了下來。

還有的請(qǐng)示，雖然是工作中急于解決的問題，理由也比較充足，但解決辦法不明確、不具體，實(shí)行起來容易產(chǎn)生偏差和混亂，因此披上級(jí)單位退了回來，責(zé)成請(qǐng)示單位進(jìn)一步調(diào)查研究，提出切實(shí)有效的辦法后，再行請(qǐng)示。

請(qǐng)示的內(nèi)容如涉及其它單位，必須事先進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見，然后才能行文。特別是要求上級(jí)批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示，更要注意同有關(guān)單位協(xié)商研究。否則，不僅文件容易出漏洞，即便所提意見十分完善，批轉(zhuǎn)后執(zhí)行起來也可能帶來一些不必要的麻煩。

3、語言要求

請(qǐng)示是上行公文，語氣應(yīng)注意要誠懇謙恭；杜絕明確強(qiáng)烈的主觀色彩，如“我們認(rèn)為”“一定要”等，減少施壓的嫌疑，行文的主觀性若引起上級(jí)部門的反感，會(huì)使請(qǐng)示的批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)呈被耽擱，或不予批復(fù)而轉(zhuǎn)回；實(shí)事求是；可以充分陳述理由，但應(yīng)避免偏執(zhí)；撰寫內(nèi)容較多、篇幅較長(zhǎng)的請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)注意抓住問題的重點(diǎn)和關(guān)鍵，層次分明，條理清楚，語言簡(jiǎn)潔平實(shí)，內(nèi)容明白具體；

切忌將請(qǐng)示緣由寫得抽象、籠統(tǒng)，切忌請(qǐng)示事項(xiàng)中提出過分的要求，切忌提出華而不實(shí)的建議、措施，使上級(jí)機(jī)關(guān)看不出所請(qǐng)示批準(zhǔn)辦理的事情的必要性和可行性，很難被批準(zhǔn)。

簡(jiǎn)述撰寫請(qǐng)示時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)（精選篇2）

概念定義不同

請(qǐng)示是“向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”;

報(bào)告是“向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門的詢問”。

請(qǐng)示是下級(jí)在遇到所轄工作范圍權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、重要決定、重大決策、項(xiàng)目安排等問題以及在工作中遇到新問題、新情況或克服不了的困難時(shí)請(qǐng)求上級(jí)給予指點(diǎn);

說明處理的原則和方法，或下級(jí)為了搞好工作，打算進(jìn)行某些活動(dòng)和事項(xiàng)，而決定權(quán)又不在所轄工作范圍，特拿出意見，報(bào)請(qǐng)上級(jí)給予批復(fù);

報(bào)告則多是下級(jí)在所轄工作范圍權(quán)限范圍內(nèi)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報(bào)工作、反映情況、陳述問題，提出意見和建議、報(bào)送表冊(cè)資料或物品以及回答上級(jí)的詢問。

行文區(qū)別

請(qǐng)示與報(bào)告雖同為上行文，但在行文上卻存在很大區(qū)別。

(一)行文目的不同

請(qǐng)示是請(qǐng)求性公文，重在呈請(qǐng)，行文宗旨是希望得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門的支持或批復(fù);報(bào)告是陳述性公文，重在呈報(bào)，行文宗旨是下情上達(dá)，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門及時(shí)了解情況，掌握動(dòng)態(tài)。

(二)行文作用不同

請(qǐng)示作為請(qǐng)求性公文，要求上級(jí)必須做出批復(fù)，體現(xiàn)了請(qǐng)示主旨的求答性與執(zhí)行性的統(tǒng)一，這是請(qǐng)示所獨(dú)有的;而報(bào)告只是陳述性公文，主要敘述事實(shí)，起備案作用，不需上級(jí)做出答復(fù)(呈轉(zhuǎn)性報(bào)告除外)。

(三)行文時(shí)間不同

請(qǐng)示必須在事前行文，絕不允許先斬后奏;報(bào)告則比較靈活，盡量事前行文;

報(bào)告可事后報(bào)告或在事情進(jìn)行過程中隨時(shí)報(bào)告。

(四)主送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門不同

請(qǐng)示必須堅(jiān)持主送一個(gè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門(受雙得領(lǐng)導(dǎo)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門可同時(shí)抄送另一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門)，避免多頭請(qǐng)示易造成意見不一或互相推諉，從而延誤時(shí)間，貽誤工作;

不能將多事件寫入一個(gè)請(qǐng)示中。而報(bào)告一般應(yīng)堅(jiān)持一個(gè)主送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門，但根據(jù)需要可同時(shí)報(bào)送兩個(gè)或多個(gè)主送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門。

(五)行文內(nèi)容不同

請(qǐng)示必須堅(jiān)持“一文一事”原則，文字簡(jiǎn)潔，內(nèi)容單一，主題明確，以免使原來分屬不同上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門部門負(fù)責(zé)的若干事情混到一起，以便于上級(jí)批答處理;

報(bào)告可以是“一文一事”的.專題性報(bào)告，也可以視情況將若干有關(guān)聯(lián)的事情綜合在一起陳述，形成綜合性報(bào)告。

請(qǐng)示之中可以包含原本屬于報(bào)告的內(nèi)容，作為背景或緣由而使請(qǐng)示事項(xiàng)獲得一種充足支持;但在報(bào)告中則不可以包含任何屬于請(qǐng)示的內(nèi)容，以免領(lǐng)導(dǎo)忽視對(duì)所請(qǐng)示問題的處理，從而影響工作。

(六)正文的格式不同

請(qǐng)示行文簡(jiǎn)單，開頭寫明請(qǐng)示理由，接著提出請(qǐng)示的具體事項(xiàng)和問題。對(duì)已決定擬辦的事項(xiàng)則應(yīng)提出處理意見或建議;

報(bào)告的正文，特別是匯報(bào)工作和反映情況的報(bào)告，一般涉及面廣，寫法多采用總述與分述相結(jié)合。

(七)結(jié)束語不同

請(qǐng)示與報(bào)告都要在結(jié)尾處提出希望和要求，但請(qǐng)示是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門請(qǐng)求批準(zhǔn)急需得到解決的問題，行文用語一般用“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”、“可否，請(qǐng)指示”等固定結(jié)語，且結(jié)語應(yīng)單獨(dú)成段;而報(bào)告是向上級(jí)匯報(bào)反映情況，無需批準(zhǔn)，無固定用語，常用的有“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指正”等結(jié)語，但絕不能使用類似“請(qǐng)批示、批準(zhǔn)”等結(jié)語。

歸檔處理不同

作為收文上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門，請(qǐng)示應(yīng)該歸于“批辦類”，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批閱、審查，給予回答;報(bào)告則應(yīng)歸于“傳閱類”，相對(duì)于請(qǐng)示來說，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以先辦緊要事，后看報(bào)告一類的公文，主要了解下情，不用回答。

作為發(fā)文上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門，請(qǐng)示類文件歸檔時(shí)應(yīng)盡量將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門的批復(fù)一并歸檔處理;報(bào)告類則無這種要求。

報(bào)告

報(bào)告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告;有按時(shí)間可分年度報(bào)告、季度報(bào)告、月度報(bào)告和工作進(jìn)度報(bào)告等。

為了陳述清楚，報(bào)告的擬寫方法一般可分為四個(gè)部分：

情況;經(jīng)驗(yàn);問題;今后意見。

如果屬于自我批評(píng)、工作反省的專題報(bào)告，也可以分為四個(gè)部分：

情況;原因;責(zé)任;處理情況和意見。

請(qǐng)示報(bào)告

請(qǐng)示報(bào)告是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。它與報(bào)告應(yīng)該是不同的，現(xiàn)在有人習(xí)慣把純屬報(bào)告的叫做“請(qǐng)示報(bào)告”，嚴(yán)格講，這并不確切。

一般而言，凡向上請(qǐng)示的問題，應(yīng)屬于以下幾種情況：

屬于主管上級(jí)單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。

對(duì)現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度不甚了解有待上級(jí)單位明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)。

工作中發(fā)生了新情況，而又無章可循，有待上級(jí)明確指示才能辦理的事項(xiàng)。

因意見分歧，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級(jí)裁決才能辦理事項(xiàng)。

按上級(jí)明文規(guī)定，完成一個(gè)任務(wù)，需要請(qǐng)上級(jí)審核的有關(guān)事項(xiàng)。

撰寫請(qǐng)示，一般要掌握的三個(gè)要領(lǐng)：

詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請(qǐng)示事由。這是請(qǐng)示的主體內(nèi)容。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清楚，還要在正文里寫明請(qǐng)示什么問題，為什么要向上級(jí)請(qǐng)示。請(qǐng)示的事項(xiàng)，最好專題專文，以便上級(jí)及時(shí)批復(fù)。

明確提出本單位或個(gè)人對(duì)解決這一問題的意見，供上級(jí)參考。意見要寫的有根有據(jù)，必要時(shí)可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如果本單位意見分歧，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析、比較、各述利弊，還可提出傾向性的意見，供上級(jí)權(quán)衡、批復(fù)。

具體提出對(duì)上級(jí)的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示;由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級(jí)盡快答復(fù)，甚至務(wù)請(qǐng)?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)批復(fù);提請(qǐng)上級(jí)批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容，否則可能引起什么不良后果，在上級(jí)正式批復(fù)前，建議上級(jí)同意暫時(shí)先按什么原則進(jìn)行工作;等等。向上級(jí)提出上述要求的目的，是為了得到上級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中勿用要挾的言辭。

簡(jiǎn)述撰寫請(qǐng)示時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)（精選篇3）

一是作用不同。

“請(qǐng)示”是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);“報(bào)告”是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級(jí)訊問，報(bào)送文件、物品等。

二是內(nèi)容不同。

“請(qǐng)示”是本單位無力無權(quán)解決或按規(guī)定須上級(jí)批準(zhǔn)之后才能實(shí)施的事項(xiàng);“報(bào)告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級(jí)機(jī)關(guān)建議，須上級(jí)機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。

三是容量不同。

“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事;“報(bào)告”可多事一報(bào)，但不得夾帶請(qǐng)示的事項(xiàng)。

四是時(shí)間不同。

“請(qǐng)示”應(yīng)事前行文;“報(bào)告”可在事前、事中、事后行文。

五是范圍不同。

“請(qǐng)示”一般只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不得多頭主送或越級(jí)主送;“報(bào)告”可以主送幾個(gè)相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)，其他上級(jí)機(jī)關(guān)也可以抄送。

六是處理不同。

上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的請(qǐng)示后，應(yīng)及時(shí)批準(zhǔn)、批復(fù)(答復(fù))，是辦理件，下級(jí)應(yīng)在收到上級(jí)批復(fù)(答復(fù))后才能實(shí)施;上級(jí)機(jī)關(guān)收到下級(jí)的報(bào)告后，主要是了解情況，可以不答復(fù)，下級(jí)不用等待上級(jí)答復(fù)。

七是篇幅不同。

“請(qǐng)示”的篇幅比較短，一般不超過1500字;“報(bào)告”的篇幅相對(duì)較長(zhǎng)，但一般不超過3000字。

八是結(jié)束語不同。

“請(qǐng)示”在結(jié)束時(shí)用“特此請(qǐng)示”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批示”、“請(qǐng)審示”等;“報(bào)告”用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”。

說下請(qǐng)示與報(bào)告混用的情況。

在公文的實(shí)際寫作過程中，很多小白請(qǐng)示與報(bào)告不分，有下三種情況很普遍。

一是把請(qǐng)示當(dāng)作報(bào)告。就是把請(qǐng)求、批準(zhǔn)的事項(xiàng)寫作成“報(bào)告”。如《__關(guān)于申請(qǐng)拔款__的報(bào)告》，指本單位根據(jù)工作需要，提出拔款__的要求，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批準(zhǔn)。這種情況應(yīng)屬于請(qǐng)示，而行文實(shí)踐中有時(shí)恰恰使用了報(bào)告這一文種。

二是把報(bào)告當(dāng)作請(qǐng)示。有些報(bào)告是下級(jí)呈送給上級(jí)的.報(bào)告，這類報(bào)告屬于匯報(bào)工作，報(bào)告情況，也被當(dāng)作請(qǐng)示。如《__關(guān)于__的請(qǐng)示》末尾處寫“以上報(bào)告，如無不妥，請(qǐng)批示�！睂儆诘湫偷陌褕�(bào)告當(dāng)作了請(qǐng)示。

三是請(qǐng)示與報(bào)告混為一體。即在一篇公文中，既有請(qǐng)示工作，又有報(bào)告情況，或者既報(bào)告情況又夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，這些形式都不符合文種的使用規(guī)范的要求。例如《__關(guān)于__的請(qǐng)示報(bào)告》，這類“請(qǐng)示報(bào)告”的行文里，不但匯報(bào)工作，又提出了請(qǐng)求事項(xiàng)，或者先請(qǐng)求事項(xiàng)，后又匯報(bào)了工作，這種混合的形式，極易使上級(jí)機(jī)關(guān)理無法審批，又耽誤了工作。這是必須加以注意的。

要理清楚請(qǐng)示與報(bào)告的主要差異。

1.行文約束性不同。請(qǐng)示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)具有強(qiáng)制恢復(fù)的約束力，要求上級(jí)機(jī)關(guān)在接到請(qǐng)示之后的一定時(shí)間內(nèi)必須給予答復(fù)。報(bào)告一般不要求上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)報(bào)告內(nèi)容作出回復(fù)。

2.行文時(shí)間不同。請(qǐng)示是在事前行文，而報(bào)告是在事后行文。在某種程度上可以這樣說：請(qǐng)示具有“計(jì)劃”性質(zhì)，報(bào)告具有“總結(jié)”性質(zhì)。

3.事項(xiàng)不同。請(qǐng)示只能一文一事，即寫一個(gè)事項(xiàng)；而報(bào)告可以寫一事，也可以寫多事。請(qǐng)示的事項(xiàng)通常是自己職權(quán)范圍內(nèi)無權(quán)或不知如何解決的問題；報(bào)告的事項(xiàng)則通常是自己職權(quán)范圍內(nèi)辦理完畢的問題。

4.主送機(jī)關(guān)不同。請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)；而報(bào)告的主送機(jī)關(guān)可以是一個(gè)，也可以是多個(gè)。

今天就學(xué)習(xí)到這里。

簡(jiǎn)述撰寫請(qǐng)示時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)（精選篇4）

公函的寫法

公函根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，可以分為很多種類，如：用于商洽的商洽函、用于詢問的詢問函、用于答復(fù)的復(fù)函、用于委托的委托函等。另外，還有用于慰問的慰問信、用于祝賀的賀信、公開發(fā)表的公開信等，實(shí)際上只要它們使用于公務(wù)活動(dòng)中，也應(yīng)劃入廣義的公函范圍。不過，從狹義的范圍來講，函和信也有一定區(qū)別，函的使用比信的范圍窄，但比較莊重、嚴(yán)肅。各種公函的寫法都是統(tǒng)一的。

公函的寫法

1.編號(hào)

為了方便整理、保存和查對(duì)，公函需要加上一些公函的編號(hào)，編號(hào)必須要寫在信封的左上角。

例如：(a) B/1/99 (b)學(xué)字第92號(hào)

2.寫信人的地址

信紙的右上角必須寫上公函的寫信人地址，書寫語言華文英文皆可。

例如：(a)和平路198號(hào)

新疆郵區(qū)123194

(b)Blk l94，Toa Payoh Lorong 4，

#03-108 injiang l23194

3.收信人的姓名，職銜和地址

(a)收信人的姓名，寫在編號(hào)之下，但位置不可比寫信人的地址高，先寫姓名，姓名后面一定要記得加上稱呼。

例如：劉維國先生

林月芳小姐

在收信人姓名下面寫收信人的個(gè)人職銜，

例如：

__聯(lián)絡(luò)所管理委員會(huì)主席

新世界書局經(jīng)理

(b)若你不知道那個(gè)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人的具體姓名，

可以寫執(zhí)事先生成寫他的個(gè)人職務(wù)或者頭銜，

如：__中學(xué)校長(zhǎng)。

4.稱呼：

(a)正文的開頭寫收信人的具體稱呼，后面必須加冒號(hào)“：”不空格。

(b)可以用較為普通的稱呼：如”王先生”或在姓氏的后面加職銜“王經(jīng)理”。也可用“經(jīng)理先生”這樣的稱呼。

(c)自稱：可用我、本人、我校、我會(huì)、我所、本部、本局。

稱呼對(duì)方：您、貴公司、貴校、貴隊(duì)。

5.標(biāo)題

(a)為了方便快捷處理和分類保存，公函應(yīng)加上標(biāo)題。

(b)標(biāo)題寫在稱呼下面的中央位置，標(biāo)題下面必須畫上橫線;

寫標(biāo)題的目的是要把正文的內(nèi)容簡(jiǎn)要地列出來。

例如：

請(qǐng)主持開幕典禮

接受友

公函的用法大約有下面幾種：

1、當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)需要向上級(jí)機(jī)關(guān)去詢問一般事宜的時(shí)候，或者上級(jí)的機(jī)關(guān)需要答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)的一些有關(guān)事宜。

2、平行機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽一些有關(guān)事宜，

3、機(jī)關(guān)或者機(jī)構(gòu)常常用函來通知一般事項(xiàng)。如通知開一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。

4、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。

函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，其后用冒號(hào)。

(二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語言把需要告訴對(duì)方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

(三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ��；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。

(四)結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

(五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

撰寫函件應(yīng)注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

其次，函也有時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

簡(jiǎn)述撰寫請(qǐng)示時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)（精選篇5）

一、函的涵義和用途

函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的"輕武器"。具體來說，函的用途主要包括四個(gè)方面:

1、平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系，往來。

2、向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。

3、業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無上下級(jí)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

4、機(jī)關(guān)單位對(duì)個(gè)人的事務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來信等。

二、函的特點(diǎn)

1、使用廣泛性。函的使用不受級(jí)別高低，單位大小的.限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系。上至國務(wù)院，下至基層組織，企事業(yè)單位，社會(huì)團(tuán)體都廣泛地使用函。

2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數(shù)函作平行文。

3、用語謙敬性。不論什么類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對(duì)方，力求得到對(duì)方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。

三、函的類型

1、商洽函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調(diào)，聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)等。

2、詢答函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互詢問和答復(fù)有關(guān)具體問題的函。詢答函實(shí)際上又可分出"詢問函"和"答復(fù)函"。有些不明確的問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和部門詢問，用詢問函。對(duì)機(jī)關(guān)和部門所詢問的問題做出解釋答復(fù)，用答復(fù)函。詢答函涉及的多數(shù)是問題而不是具體的工作。

3、批請(qǐng)函。即用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的函。批請(qǐng)函實(shí)際上又可以分為"請(qǐng)批函"和"審批函"。請(qǐng)批函用于向不相隸屬的主管部門請(qǐng)求審批事項(xiàng)，而審批函則用于主管部門答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)單位的請(qǐng)批事項(xiàng)。

4、告知函。即告知不相隸屬機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)的函。

以上是按內(nèi)容和用途對(duì)函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和復(fù)函。

四、函的結(jié)構(gòu)和寫法

(一)標(biāo)題

函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)，事由和文種構(gòu)成，有時(shí)也可以只由事由和文種構(gòu)成。

(二)正文

1、開頭。寫行文的緣由，背景和依據(jù)。

一般來說，去函的開頭或說明根據(jù)上級(jí)的有關(guān)指示精神，或簡(jiǎn)要敘述本地區(qū)，本單位的實(shí)際需要，疑惑和困難。

復(fù)函的開頭引用對(duì)方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，有的復(fù)函還簡(jiǎn)述來函的主題，這與批復(fù)的寫法基本相同。繼而，有的復(fù)函以"現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下"一類文種承啟語引出主體事項(xiàng)，即答復(fù)意見。

2、主體。寫需要商洽，詢問，答復(fù)，聯(lián)系，請(qǐng)求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。

函，或去函和復(fù)函的事項(xiàng)一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項(xiàng)比較復(fù)雜，則分條列項(xiàng)書寫。

3、結(jié)語。不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對(duì)方事項(xiàng)而不必對(duì)方回復(fù)，則結(jié)語常用"特此函告"，"特此函達(dá)"。若是要求對(duì)方復(fù)函的，則用"盼復(fù)"，"望函復(fù)"，"請(qǐng)即復(fù)函"等語。請(qǐng)批函多以"請(qǐng)批準(zhǔn)"，"請(qǐng)大力協(xié)助為盼"，"望能同意"，"望準(zhǔn)予__是荷"等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用"特此復(fù)函"，"特此回復(fù)"，"此復(fù)"等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。

五，注意問題

1、注意批請(qǐng)函與請(qǐng)示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)事項(xiàng)用請(qǐng)示，而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，則用請(qǐng)批函。主管機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)求審批事項(xiàng)，用審批函。

2、開門見山，直奔主題。無論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話，套話和發(fā)空泛的議論。

3、一文一函，簡(jiǎn)潔明了。

4、語言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對(duì)主管機(jī)關(guān)要尊重，謙敬，對(duì)級(jí)別低的單位要平和，對(duì)平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。復(fù)函，則態(tài)度要明朗，語言要準(zhǔn)確，避免含糊籠統(tǒng)，猶豫不定。

關(guān)于商洽委托代培涉外秘書人員的函

__大學(xué)文學(xué)院:

本集團(tuán)公司新近上崗的秘書人員缺乏專門的涉外秘書知識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。據(jù)報(bào)載，貴院將于今年月開辦涉外秘書培訓(xùn)班，系統(tǒng)講授涉外秘書業(yè)務(wù)，公關(guān)禮儀，實(shí)用文書寫作等課程。這個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目為我集團(tuán)公司新上崗的涉外秘書人員提供了一個(gè)難得的在職進(jìn)修機(jī)會(huì)。為能盡快提高本集團(tuán)公司涉外秘書人員的從業(yè)素質(zhì)，我們擬選派8名在崗秘書人員隨該班進(jìn)修學(xué)習(xí)，委托貴院代培。有關(guān)代培費(fèi)用及其他相關(guān)經(jīng)費(fèi)，將按時(shí)如數(shù)撥付。如蒙慨允，懇請(qǐng)函復(fù)為盼。

__集團(tuán)公司(印章)

二00年月日