會(huì)議代理公司在會(huì)議組織方面有的優(yōu)勢(shì)
選定會(huì)務(wù)代理是組織年會(huì)便捷可靠的方法 。
第一,可以節(jié)省預(yù)算,花同樣的錢(qián)可以辦更多的事 。不可理解?這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門(mén)市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次 。這就是為什么有的網(wǎng)友抱怨直接向酒店訂場(chǎng)地和客房反而比通過(guò)會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的 。
第二,可以節(jié)省時(shí)間、簡(jiǎn)化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉,按照您的年會(huì)組織五要素,他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì)務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富,他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考 。
第三,更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系,以保障會(huì)議的順利進(jìn)行 。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過(guò)程,它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程 。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的 。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定,在下午14:00以后客人方可入住,特別是在旅游旺季(對(duì)上海而言,就是3-5月以及9-11月),如果您的會(huì)務(wù)活動(dòng)人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會(huì)造成大批客人到店后無(wú)法入住的情況,這時(shí)候就需要會(huì)務(wù)代理公司動(dòng)用人脈和酒店各部門(mén)(前臺(tái)、禮賓部、客房部等)進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問(wèn)題.又或者在會(huì)場(chǎng)搭建時(shí)的提前進(jìn)場(chǎng)時(shí)間,需要和酒店工程部、宴會(huì)廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒(méi)有會(huì)務(wù)公司的協(xié)作,組織者會(huì)增加很大的難度.在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中 。主會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。
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