秘書要了解領(lǐng)導的工作方法
秘書方法是指秘書在其工作活動中為實現(xiàn)目標、完成任務而采取的工作方式,它是秘書實現(xiàn)目標、完成任務的途徑和手段。秘書方法既有自身的特點和規(guī)律,又與哲學、領(lǐng)導學、決策學、管理學等學科關(guān)系密切 。比如籌辦一個大型會議就可能涉及成百上千具體事項(如印制證件可能有十幾種、主席臺的布置又會有幾十種要求),這要靠秘書長期實踐、積累經(jīng)驗才能做好。
秘書必須了解領(lǐng)導方法則是秘書工作方法的總指向,也是提高秘書工作方法的總起點。
秘書是為領(lǐng)導服務的,秘書方法必須服從、服務于領(lǐng)導目標的實現(xiàn)。秘書只有了解基本的領(lǐng)導方法,才能創(chuàng)造性地運用自身的工作方法。基本的領(lǐng)導方法屬于領(lǐng)導學的范疇,這里簡述如下:
一、政治的方法
這也可稱為馬克思主義的方法。在革命與建設(shè)的實踐中,我國形成了一套具有鮮明中國特色的領(lǐng)導方法。
這套科學的方法經(jīng)受了長期的實踐檢驗,并在實踐中得以完善,對一切工作都具有普遍指導意義。其基本內(nèi)容包括兩個相互關(guān)聯(lián)的方面:
(一)群眾路線
群眾路線是中國共cd開展一切工作的根本路線,也是一種最重要的工作方法,它是指在工作中要堅持領(lǐng)導與群眾相結(jié)合、一般號召與個別指導相結(jié)合、從群眾中來到群眾中去。這一領(lǐng)導方法是辯證唯物主義和歷史唯物主義世界觀和方法論在領(lǐng)導工作中的運用,體現(xiàn)了主觀與客觀、認識與實踐、領(lǐng)導與群眾的有機統(tǒng)一,是防止和克服主觀主義、官僚主義、無所作為、不思進取等錯誤傾向,推動事業(yè)發(fā)展的有力武器。它蘊含著精深的思想內(nèi)容,既包括許多行之有效的具體做法,又滲透在各種具體方法之中。中央主要領(lǐng)導在上世紀90年代初期的全國秘書長、辦公廳主任座談會上對此十分強調(diào)。
(二)思想領(lǐng)先
思想領(lǐng)先是指在一切重要的工作中都要注意思想先行,充分運用社會主義的政治優(yōu)勢統(tǒng)一干部和群眾的思想認識,從而為開展工作凝聚強大動力。在過去強調(diào)階級斗爭的年代曾有過“政治掛帥”的提法,由于當時對政治的理解是“政治就是階級斗爭”,困而政治掛帥的提法是不科學的,特別是在經(jīng)濟、科技領(lǐng)域強調(diào)政治掛帥產(chǎn)生了許多副作用。然而,統(tǒng)一人們的思想認識在任何時候都是開展一切工作的重要前提,是領(lǐng)導方法的首要環(huán)節(jié)。諸如關(guān)于若干歷史問題的決議,關(guān)于堅持四項基本原則的問題,關(guān)于以經(jīng)濟建設(shè)為中心的路線,關(guān)于堅持改革開放以及今天提出的從西部大開發(fā)到振興東北、中部崛起,還有樹立科學發(fā)展觀、建立和諧社會等重大決策,如果不首先統(tǒng)一人們的思想認識,就很難邁出真正的步伐。
在海外,是沒有思想領(lǐng)先的提法的,西方國家提倡絕對的思想自由,各個政黨有各自的路線、方針。社會主義制度的一個極其重要的優(yōu)勢就是政治優(yōu)勢,而政治優(yōu)勢又是由思想的一致所決定的 。我們并不反對群眾對各種具體事物表達不同看法,也不反對秘書提出各項工作的不同預案,然而在大的路線方針上我們必須強調(diào)思想認識的一致性,這是從事政治工作、從事秘書工作所應當懂得的大道理。
秘書在適用政治方法中要注意以下幾點:
1、密切聯(lián)系群眾,充當領(lǐng)導與群眾之間的橋梁,協(xié)助領(lǐng)導貫徹群眾路線;
2、注重信息的收集與綜合研究,幫助領(lǐng)導了解客觀形勢和群眾的思想動態(tài),以便做出正確決策;
3、實事求是地撰制可行性強的文件,自覺克服形式主義、命令主義;
4、積極配合宣傳教育部門,加強重大活動中的思想教育工作。
二、行政的方法
行政的方法,是指運用行政權(quán)威推行行政命令、指示、規(guī)定、條例等,從而實現(xiàn)領(lǐng)導目標的方法。它以權(quán)力和服從為前提,對被領(lǐng)導者具有直接性、單一性、強制性等特點 。這種方法在領(lǐng)導活動中是必不可少的,是實現(xiàn)領(lǐng)導目標的重要手段之一。行政領(lǐng)導方法雖然以強迫與服從為主要特征,但它決不等于行政首長就可以強迫命令與獨斷專行?茖W的行政方法必須符合和反映客觀規(guī)律與群眾的長遠利益,而不能是瞎指揮。
這種方法也有一定的局限性,單一使用易流于強迫命令,會影響被領(lǐng)導者的積極性,使領(lǐng)導決策缺乏實施的動力,所以,常需同經(jīng)濟方法、教育方法等結(jié)合使用,這樣才能取得良好的效果。
秘書在領(lǐng)導使用行政方法時,要注意以下幾點:
1、首先應思考是否必須運用此法,是否符合黨的政策、國家的法律,是否符合實際,是否為群眾所擁護?如果發(fā)現(xiàn)問題,應向領(lǐng)導反映,請領(lǐng)導思考決定。
2、在受命起草行政命令、指示等文件時,要努力貫徹群眾路線,尊重各界代表意見與聽證會上的意見并將其注入到文件中去,這樣行政手段就容易為群眾所接受 。
3、及時收集反饋,完善行政手段。
4、工、青婦等群眾團體,應較少使用行政手段開展工作,也不能使用命令性文種。企事業(yè)單位不能對外使用行政方法。
三、法律的方法
我國正在加強法制建設(shè),也正在向更高層次的法制社會邁進。依靠法律規(guī)范管理各項事業(yè),是領(lǐng)導依法辦事的重要工作方法。法律方法有以下一些特點:一是具有權(quán)威性相和嚴肅性,人人都得遵守,領(lǐng)導也不能以權(quán)代法;二是具有不可替代性,是其他方法的依據(jù)和保證;三是具有規(guī)范性、確定性和穩(wěn)定性,不能朝令夕改、因人而異;四是具有排他性,在解決問題時不允許用別的辦法取代。
秘書在領(lǐng)導使用法律方法時,要注意以下幾點:
1、應當積極學習法律,特別要熟悉與秘書崗位關(guān)系密切的法律,比如在教育部門工作就必須熟悉有關(guān)教育的法律,在經(jīng)濟部門工作就必須熟悉有關(guān)經(jīng)濟法規(guī)。
2、在草擬文件、接待信訪和處理各種事務中必須以法律為準繩,做到依法辦事,比如文件的核稿就包含著是否符合法律的內(nèi)容。
3、秘書工作本身也有若干法律規(guī)范,如保密工作、檔案工作、會議選舉事務等,國家都有明確的法律,要嚴格按照法律辦事 。
4、秘書也要認識到,我國的完全法制化是一個長期的改革與建設(shè)過程,需要繼續(xù)進軍法制盲區(qū),需要不斷提高群眾的法律意識,需要進一步改善執(zhí)法人員的素質(zhì)。法律現(xiàn)在不是萬能的,將來也不是萬能的。法律方法同其他方法并不矛盾,是能夠互相配合的。
在非公務秘書工作中應更加注意依法辦事。有些民間團體的領(lǐng)導人和私營企業(yè)主常因不懂法律或為了局部私利而鉆法律的空子或打“擦邊球”,秘書應盡可能地進行勸阻。
四、經(jīng)濟的方法
在現(xiàn)代化建設(shè)與市場化進程中,經(jīng)濟的方法使用非常廣泛。經(jīng)濟方法種類很多,主要有對國民經(jīng)濟的總體進行領(lǐng)導和調(diào)節(jié)的宏觀經(jīng)濟管理方法,對具體單位的經(jīng)濟活動進行領(lǐng)導和組織的微觀經(jīng)濟管理方法,市場預測和調(diào)節(jié)方法,經(jīng)濟活動分析方法,財政管理與監(jiān)督方法,稅收管理與調(diào)節(jié)方法,價格管理方法,金融信貸管理方法,勞動管理方法,工資管理方法,經(jīng)濟核算方法,物質(zhì)激勵方法,經(jīng)濟目標管理方法,經(jīng)濟統(tǒng)計方法,生面質(zhì)量管理方法等。此外還有不少適用于不同行業(yè)的經(jīng)濟方法,如交通、證券、海關(guān)等行業(yè)都有自己的經(jīng)濟管理方法,甚至一些非經(jīng)濟部門也常用經(jīng)濟手段進行管理。筆者調(diào)查過幾位大學校長,他們都說自己把主要精力放在了財政問題及為學;I款上。
秘書輔助領(lǐng)導運用經(jīng)濟方法要注意以下幾點:
1、熟悉經(jīng)濟知識。秘書不是專職的經(jīng)濟管理人員,一般也沒有管理經(jīng)濟的權(quán)力與責任,但在以經(jīng)濟工作為中心的今天,領(lǐng)導天天要接觸大量經(jīng)濟問題,需要秘書協(xié)助處理。所以,秘書一要具有相關(guān)的經(jīng)濟知識,熟悉本單位經(jīng)濟活動、財務運行規(guī)則;二要熟悉本單位領(lǐng)導常用的經(jīng)濟方法。在海外的某些中小型企業(yè)中,秘書與會計有時由一人兼任,這樣能更有效地為上司服務。
2、遵循經(jīng)濟規(guī)律。秘書在草擬計劃、總結(jié)等文件時,要準確地引用有關(guān)經(jīng)濟數(shù)據(jù),不可說大話亂設(shè)指標或憑主觀想象亂提重點、亂定獎懲標準、向上級亂報成績。要嚴格按經(jīng)濟規(guī)律辦事。
3、力求清正廉潔 。在會務、接待、跟隨領(lǐng)導視察等秘書事務中,秘書人員要遵守財務制度,杜絕浪費與形形色色的腐敗現(xiàn)象,維護領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導人清正廉潔的良好形象。
五、技術(shù)的方法
技術(shù)方法的實質(zhì),就是用技術(shù)進行管理。與其他方法相比,它有四個特點:一是客觀性,即技術(shù)和技術(shù)產(chǎn)生的結(jié)果都是不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的客觀存在;二是規(guī)律性,其步驟是特定的,按規(guī)律運行;三是精確性,運用專門技術(shù)測定的各種數(shù)據(jù),遠比人們?nèi)庋塾^察到的要準確;四是動態(tài)性,技術(shù)需要不斷更新,也就是要動態(tài)地應對新的情況和問題。在一些科學技術(shù)要求很高的部門,技術(shù)方法是領(lǐng)導方法中很重要的一種。比如金融、航天、城市交通管理等行業(yè),是不能離開技術(shù)方法的。
秘書協(xié)助領(lǐng)導運用技術(shù)方法應注意以下幾點:
1、必須掌握一定的專業(yè)技術(shù)知識與操作技能;
2、必須了解技術(shù)的價值所在和它的局限性,既要相信技術(shù)又不要陷入“技術(shù)萬能論”中;
3、使用技術(shù)方法必須擁有先進的技術(shù)設(shè)備與手段,使用過時的、落后的設(shè)備與手段進行管理就失去了意義。
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