檔案管理方法范文第1篇

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，營(yíng)造檔案管理工作的良好環(huán)境。檔案管理工作能否順利開(kāi)展，與領(lǐng)導(dǎo)是否重視直接有關(guān)。為加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)，建立健全由公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭，各處室負(fù)責(zé)同志為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案工作的順利開(kāi)展提供了組織保障。

為進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的涵蓋面，真正做到橫向到邊、縱向到底，不留死角，建立了以綜合檔案室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。一方面，加強(qiáng)檔案室與職能處室的橫向聯(lián)系，在各處室設(shè)立了兼職資料員，具體負(fù)責(zé)本處室文件資料的收集工作；另一方面，加強(qiáng)檔案室與下屬公司檔案室的縱向聯(lián)系，從而使檔案管理信息上下傳遞靈通，左右反饋及時(shí)，縱橫交錯(cuò)，網(wǎng)絡(luò)覆蓋了全公司。

二、注重培訓(xùn)，全面提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，為此，公司高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并采取了多種形式的崗位培訓(xùn)活動(dòng)，以此帶動(dòng)檔案管理工作上水平。一是采取集中與分散學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式，定期組織專兼職人員學(xué)習(xí)相關(guān)檔案方面的方針政策，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)傳達(dá)國(guó)家檔案工作的新動(dòng)態(tài)，研究探討工作經(jīng)驗(yàn)，提高檔案人員的自身水平。二是通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的形式，邀請(qǐng)專家現(xiàn)場(chǎng)講課，每期參加人員達(dá)100多人。三是組織檔案人員先后多次參加在濟(jì)南、南昌，廈門、宜昌等地的檔案培訓(xùn)班。截至目前，公司檔案人員已全部經(jīng)過(guò)各級(jí)檔案管理部門的系統(tǒng)培訓(xùn)，具備了一定的檔案管理水平。四是采取走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法。一方面組織檔案骨干人員開(kāi)展檔案理論研討活動(dòng)；另一方面組織人員到檔案管理水平高的市、工程項(xiàng)目去參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步開(kāi)闊視野、拓寬思路，查找不足，激發(fā)干勁。

三、強(qiáng)化管理，積極推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)。為全面提高檔案管理水平，將檔案管理的全過(guò)程進(jìn)行細(xì)化分解，從建、管、用三方面加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。

“建”就是規(guī)范建檔。先后制定了十三個(gè)類別的檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，出臺(tái)了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作逐步走向了制度化、規(guī)范化。同時(shí)，在規(guī)范建檔工作中，做到“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”�！叭�”就是在檔案齊全上下功夫，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項(xiàng)目齊全，確保檔案資料的歸檔率。“準(zhǔn)”就是在檔案完整率上把準(zhǔn)關(guān)，根據(jù)檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保檔案資料的完整率�！皣�(yán)”就是在檔案組卷上，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)。不合格的檔案材料嚴(yán)禁進(jìn)入檔案室，對(duì)庫(kù)房不同門類的檔案分別排列，統(tǒng)一編號(hào)，保證檔案案卷的合格率。同時(shí)，辦公室檔案部門主動(dòng)與文件資料形成部門密切配合，充分調(diào)動(dòng)兼職資料員的積極性，通力合作，形成齊抓共管的良好氛圍。

“管”就是科學(xué)管理。要求綜合檔案科（室）：一是建立健全庫(kù)房管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)庫(kù)房“九防”措施，制定庫(kù)房檔案資料保管情況的排查計(jì)劃，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取應(yīng)急措施，確保庫(kù)存檔案的安全。二是嚴(yán)格庫(kù)房管理。認(rèn)真履行檔案收進(jìn)移出手續(xù)，將檔案收進(jìn)移出情況記錄再案，避免檔案遺失，并按規(guī)定編制檔案存放索引，櫥具設(shè)置存取檔標(biāo)識(shí)，使各類檔案一目了然。

“用”就是充分用檔。檔案保管的目的在于利用，為了更好地利用檔案資源，編制能滿足查閱需要的各類檔案的檢索工具，建立查全、查準(zhǔn)登記制度，提高檔案的利用率。二是在檔案正常利用工作的同時(shí)，深層次了解室藏結(jié)構(gòu)，積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，利用庫(kù)存檔案編制了一批優(yōu)秀的二次以上的加工成果，提高了檔案的實(shí)際應(yīng)用能力。

四、利用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

首先，利用現(xiàn)有的檔案管理軟件，運(yùn)用檔案各功能模塊，達(dá)到目錄級(jí)進(jìn)而逐步達(dá)到文件級(jí)管理檔案。做好電子文件的整理工作，進(jìn)一步提高單位檔案服務(wù)水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產(chǎn)生諸多優(yōu)勢(shì)。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實(shí)現(xiàn)一份檔案同時(shí)供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據(jù)獲取的資料，擴(kuò)大查詢范圍，隨時(shí)快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統(tǒng)性和時(shí)效性。三是電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區(qū)查詢信息提供了便利的條件，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。

其次，有步驟地開(kāi)展庫(kù)存檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)，保證在將檔案資料完整地輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。

五、文化引領(lǐng)，創(chuàng)建檔案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有計(jì)劃地逐步實(shí)現(xiàn)檔案品牌系列工程，營(yíng)造檔案管理的文化氛圍，打造自己的管理品牌.

（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)。注重管理，創(chuàng)建綜合檔案管理品牌工程。開(kāi)展檔案目標(biāo)考核是提高機(jī)關(guān)綜合檔案工作水平的有效抓手。利用館（室）藏檔案資源，創(chuàng)建檔案編研品牌工程。檔案編研是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的最高表現(xiàn)形式，是活化檔案信息的有效手段。首先，抓住公司發(fā)展中的亮點(diǎn)，推出一批具有一定影響的編研成果；其次，引導(dǎo)檔案部門增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用工作的主動(dòng)性和實(shí)效性，提高全系統(tǒng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用成果的數(shù)量和質(zhì)量；第三，根據(jù)行業(yè)的需要，在完善開(kāi)展公路史志編寫的同時(shí)，以行業(yè)、地域文化為突破口，不斷強(qiáng)化檔案編研工作，開(kāi)拓編研的思路，創(chuàng)新編研工作機(jī)制，促進(jìn)編研成果轉(zhuǎn)化。

（二）實(shí)施檔案功能拓展工程。構(gòu)筑功能完善、設(shè)施齊全的檔案服務(wù)平臺(tái)。近幾年，公司逐步加大檔案室建設(shè)的投入，完善各種檔案基礎(chǔ)設(shè)施改造和更新工作，對(duì)檔案室?guī)旆繙囟葷穸日{(diào)控防火、防盜、職能密集架等應(yīng)用系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房各種管理應(yīng)用的一體化，大大的提高了檔案公共服務(wù)效果。

（三）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)工程，力求在征、管、用上下功夫�！罢鳌�，即征收公司各單位所形成的各類檔案資料。特別是在公司科技活動(dòng)中形成的各類、不同載體的檔案，豐富檔案室結(jié)構(gòu)；“管”，既加大庫(kù)房管理力度。嚴(yán)格文件材料的歸檔制度，編制檔案檢索工具，并對(duì)各類、不同載體的檔案資料實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，確保檔案的歸檔率、完整率和案卷合格率；“用”即為公司提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以滿足行業(yè)檔案資料的需求。

（四）開(kāi)展評(píng)先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)工程，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。一是將檔案管理工作考核納入競(jìng)賽活動(dòng)中，與其他工作同部署、同組織、同檢查、同考核。把檔案管理工作納入黨委經(jīng)濟(jì)考核內(nèi)容，與工資、獎(jiǎng)金掛鉤。調(diào)動(dòng)了各級(jí)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)了檔案管理工作的開(kāi)展。二是對(duì)銳意進(jìn)取，不斷創(chuàng)新的檔案工作者予以表彰，極大的鼓舞了檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)的積極性，提高了檔案工作的向心力和凝聚力。

檔案管理方法范文第2篇

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；檔案管理；人事管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2023 . 08. 059

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2023）08- 0101- 02

人事檔案作為我國(guó)人事管理制度的重要特色，里面涵蓋了個(gè)人簡(jiǎn)歷、鑒定考核、專業(yè)技術(shù)、政治歷史、獎(jiǎng)勵(lì)處分、工資、任免、退休等材料，記載了一個(gè)人的人生軌跡。人事檔案與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

1 人事檔案歸檔類別劃分

人事檔案由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。分為干部檔案、工人檔案。

干部檔案內(nèi)容包括10項(xiàng)：第一項(xiàng)，履歷材料。第二項(xiàng)，自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。第三項(xiàng)，鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料。第四項(xiàng)，學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料。第五項(xiàng)，政審材料。第六項(xiàng)，加入黨團(tuán)的材料。第七項(xiàng)，獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）材料。第八項(xiàng)，干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等材料。第九項(xiàng)，干部工資級(jí)別登記表、職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調(diào)資審批表，定級(jí)和解決待遇的審批材料；干部任免呈報(bào)表（包括附件），錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；出國(guó)、出境人員審批表；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、派代表會(huì)代表登記表。第十項(xiàng)，其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

工人檔案內(nèi)容包括10項(xiàng)：第一項(xiàng)，履歷材料；第二項(xiàng)，自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料；第三項(xiàng)，鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料；第四項(xiàng)，評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料；第五項(xiàng)，政審材料；第六項(xiàng)，加入黨團(tuán)的材料；第七項(xiàng)，獎(jiǎng)勵(lì)材料；第八項(xiàng)，處分材料；第九項(xiàng)，招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；第十項(xiàng)，其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

2 人事檔案整理鑒別方法

整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

檔案材料鑒別主要從5個(gè)方面入手：

（1）判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來(lái)。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。

（2）審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上報(bào)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定（包括免予處分的決定）、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖?jiàn)等。上述材料，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對(duì)頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔。

（3）審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。出國(guó)、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后歸檔。

（4）鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問(wèn)題或其他重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。

（5）鑒別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

3 現(xiàn)行人事檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 管理法規(guī)滯后

現(xiàn)在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國(guó)家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和1996年的《流動(dòng)人員人事檔案暫行規(guī)定》為標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實(shí)施的檔案管理工作，其內(nèi)容仍然保留著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的某些遺風(fēng)。計(jì)劃色彩濃厚，缺乏應(yīng)有的生機(jī)和活力�！稐l例》和《規(guī)定》的管理權(quán)限也不能涵蓋現(xiàn)階段我國(guó)各階層各領(lǐng)域的人員情況，依其《條例》和《規(guī)定》建立的人事檔案材料也無(wú)法滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由于中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革較快，人事制度改革跟不上經(jīng)濟(jì)體制改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國(guó)人事制度總體框架已定，但很多細(xì)則仍在探索和不斷調(diào)整的過(guò)程中，給人事檔案管理改革帶來(lái)了不確定性，也是人事檔案管理法規(guī)滯后的一個(gè)重要原因。

3.2 管理方式單一

在人事檔案的管理方式上，無(wú)論黨政機(jī)關(guān)部門還是企事業(yè)單位。無(wú)論是干部還是工人，無(wú)論是教師、科研人員還是軍人、學(xué)生，無(wú)論是正式人員還是流動(dòng)人員，都使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式來(lái)進(jìn)行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門別類地制定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理，而形成了千人一面的現(xiàn)象和狀況。

3.3 管理模式封閉

人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門實(shí)行全封閉的管理，人事檔案除供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，也難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式�，F(xiàn)在已經(jīng)不符合政治民主化進(jìn)程的要求。人事檔案是到了可以公開(kāi)的時(shí)候了。

3.4 管理內(nèi)容陳舊

目前的人事檔案材料分為10大類，檔案內(nèi)容單調(diào)陳舊，人事檔案中涉及的業(yè)績(jī)、成就、個(gè)人能力、誠(chéng)信、社會(huì)保障等材料幾乎沒(méi)有，反映不出個(gè)人的專長(zhǎng)和特點(diǎn)，對(duì)選拔、培養(yǎng)、評(píng)定作用不大，無(wú)法對(duì)當(dāng)事人做出全面評(píng)價(jià)，無(wú)法滿足社會(huì)的需求和人事工作的需要。

3.5 檔案資料尺寸規(guī)格落后

人事檔案按照16開(kāi)紙歸檔，但現(xiàn)在很多個(gè)人資料都是使用A4紙張，這樣每次歸檔都需要裁減，也不利于檔案的完整性。

4 人事檔案管理改革的措施

4.1 提高人事檔案材料的質(zhì)量

首先，要從思想和行動(dòng)上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。同時(shí)，還應(yīng)建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對(duì)工作進(jìn)行量化與考核。促進(jìn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化邁進(jìn)。也可以通過(guò)建立競(jìng)爭(zhēng)淘汰機(jī)制，來(lái)增加檔案工作人員的責(zé)任心和危機(jī)感。其次，要及時(shí)補(bǔ)充具有個(gè)性的人事檔案材料。人事檔案的內(nèi)容要與人事檔案主體多元化、社會(huì)職能多元化相適應(yīng)。

4.2 加強(qiáng)檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠

建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”“上門收集”等方式，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，力爭(zhēng)檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于內(nèi)容不實(shí)的材料堅(jiān)決不予歸檔。保證檔案材料形成規(guī)范真實(shí)、收集齊全、歸檔及時(shí)。

4.3 加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)

規(guī)范人事檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績(jī)等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料；進(jìn)一步落實(shí)人事檔案的相關(guān)管理制度，在查閱、流轉(zhuǎn)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理。

4.4 完善人事檔案管理的法律法規(guī)，提高人事檔案的利用效益

傳統(tǒng)人事檔案管理強(qiáng)調(diào)人事檔案的保密性。在越來(lái)越強(qiáng)調(diào)誠(chéng)信的現(xiàn)代法治社會(huì)里，為適應(yīng)人才工作的開(kāi)放性，應(yīng)當(dāng)揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國(guó)家和社會(huì)公共利益的少數(shù)的人事檔案外，大部分人的人事檔案應(yīng)當(dāng)在一定的條件下適度開(kāi)放。因此，要從人才的開(kāi)放性和流動(dòng)性的實(shí)際出發(fā)，同時(shí)兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，修訂和完善現(xiàn)行人事檔案管理的法律法規(guī)。

4.5 不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理方法范文第3篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)；檔案管理；方式方法

檔案管理是指把一系列原始的、零散的檔案信息條理化、系統(tǒng)化，達(dá)到信息資源的共享的目的。作為重要信息收集、貯存和開(kāi)發(fā)利用的檔案部門，面臨著信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息開(kāi)發(fā)利用多樣化和管理現(xiàn)代化的重要挑戰(zhàn)。作為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的管理部門，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)療、科研、人事管理服務(wù)是信息工作的根本任務(wù)。為此，作為直接接觸檔案的一線檔案管理人員，一定要加強(qiáng)檔案信息的編研工作，搞好檔案信息的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，提高利用率，使信息資源共享。

1.醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

醫(yī)療衛(wèi)生單位通過(guò)對(duì)檔案史料的開(kāi)發(fā)利用，才有了今天醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展。在正常的醫(yī)藥衛(wèi)生管理中，不可避免會(huì)產(chǎn)生大量信息，從事醫(yī)學(xué)檔案管理就不可避免的涉及到信息工作。但多數(shù)檔案管理是以基本的原始檔案為基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)起到輔助記錄作用，無(wú)論從檔案管理的思想觀念上，還是信息工作內(nèi)容上，均純的停留在醫(yī)學(xué)業(yè)務(wù)、管理統(tǒng)計(jì)、記錄、存儲(chǔ)上，難于發(fā)揮信息工作的職能作用。

目前，醫(yī)學(xué)管理單位對(duì)開(kāi)展的本單位科研項(xiàng)日和新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不甚了解，工作處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，信息意識(shí)淡薄，信息渠道僅局限于本單位，忽略管理單位，導(dǎo)致信息溝通不順暢，檔案利用率低、利用價(jià)值不大。盡管檔案利用已在醫(yī)療管理事業(yè)中起了重要作用，但是，還有相當(dāng)部分的檔案信息沒(méi)能得到開(kāi)發(fā)利用。

2.醫(yī)學(xué)檔案管理的方式方法

2.1立足檔案服務(wù)，提升檔案利用開(kāi)發(fā)技術(shù)創(chuàng)新手段

信息時(shí)代，醫(yī)學(xué)檔案管理部門和檔案工作者，應(yīng)努力開(kāi)拓創(chuàng)新，以科學(xué)的管理方法將過(guò)去封閉式管理模式向開(kāi)放式管理模式發(fā)展，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿足資源共享的需要，提高檔案信息的利用效率。在實(shí)際的檔案管理中，檔案工作服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新、檔案管理理論要?jiǎng)?chuàng)新、檔案服務(wù)工作內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新、檔案服務(wù)機(jī)制要?jiǎng)?chuàng)新。

2.2拓寬醫(yī)學(xué)檔案編研范圍，發(fā)揮檔案信息作用

醫(yī)學(xué)檔案管理要“上門辦公”，拓寬編研范圍、內(nèi)外結(jié)合、聯(lián)合編研。改變?cè)�有局促的“室藏格局”。因而，一線檔案管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，徹底打破自編自傳編研思想的束縛，拓寬路子，聯(lián)合編研。要加強(qiáng)縱向溝通，與醫(yī)學(xué)科研單位、醫(yī)院間的聯(lián)合。這樣既有利于豐富編研資料的內(nèi)容，又有利于通過(guò)信息的傳播利用，促進(jìn)醫(yī)療系統(tǒng)的科研工作發(fā)展。還要加強(qiáng)同行單位檔案室之間的橫向聯(lián)合，借鑒經(jīng)驗(yàn)，可使資料互補(bǔ)，以達(dá)到編研選題具有廣泛、綜合和全面性的目的。如與組織人事、史志、黨史等部門聯(lián)合編寫有關(guān)資料，既可彌補(bǔ)編研力量之不足，又可補(bǔ)充編研所需經(jīng)費(fèi)，還可提高編研資料的利用價(jià)值和利用率。

2.3進(jìn)一步改進(jìn)、開(kāi)發(fā)檔案管理的信息化工作方法

目前，大多數(shù)檔案對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用，造成相當(dāng)一部分檔案信息未被系統(tǒng)地、深層次地開(kāi)發(fā)利用。為此，醫(yī)學(xué)檔案管理應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，建立特殊數(shù)據(jù)庫(kù)，提高利用率、檢索率。

2.4進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員人才培養(yǎng)

檔案管理隊(duì)伍是醫(yī)學(xué)科技檔案管理的主力軍。檔案管理才的培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)是開(kāi)發(fā)醫(yī)學(xué)檔案的前提。醫(yī)療科研單位和檔案管理部門都應(yīng)重視人力資源的挖掘和培養(yǎng)，努力造就一批高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才。

同時(shí)，基礎(chǔ)檔案管理人員也要積極主動(dòng)地編制各種途徑的檢索工具和編研成果，及時(shí)快捷地為醫(yī)務(wù)人員提供可靠的依據(jù)，最終通過(guò)醫(yī)學(xué)檔案的收藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、操作信息化、信息存取自山化，達(dá)到廣泛應(yīng)用醫(yī)學(xué)檔案的目的。

為此，檔案管理人員要在實(shí)踐中始終堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，勤奮學(xué)習(xí)，勇于探索，使醫(yī)學(xué)科技檔案上作更好地為醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)學(xué)發(fā)展服務(wù)。

2.5建立檔案利用信息反饋制度，促進(jìn)開(kāi)發(fā)利用。

檔案管理人員在努力提高自己業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)管理能力的同時(shí)，也應(yīng)履行檔案信息反饋服務(wù)。如對(duì)檔案質(zhì)量的評(píng)價(jià)（服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平、職業(yè)道德等）、對(duì)各種服務(wù)方式的評(píng)價(jià)（如閱覽、復(fù)制、咨詢、匯編、資料服務(wù)等）、對(duì)服務(wù)水平及質(zhì)量評(píng)價(jià)（如提供信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、全而性等）、對(duì)利用效果的評(píng)價(jià)（對(duì)信息的需求和意見(jiàn)，包括今后可能需要利用的檔案種類、內(nèi)容、成分和數(shù)量等）。

醫(yī)學(xué)檔案的廣泛應(yīng)用是檔案管理工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。做好檔案的利用工作才能使整個(gè)檔案工作具有生機(jī)。只有積極開(kāi)拓檔案管理的途徑，才能使醫(yī)學(xué)檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)中做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉佳.醫(yī)學(xué)檔案的創(chuàng)新發(fā)展[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2023（02）.

[2]趙志紅，高玉霞，王萱.拓寬醫(yī)學(xué)檔案編研范圍發(fā)揮檔案信息作用[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2023（8）.

檔案管理方法范文第4篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理思想；方法；現(xiàn)代化分析

一、現(xiàn)代管理思想是現(xiàn)代化管理行為的基礎(chǔ)

現(xiàn)代管理科學(xué)是以管理實(shí)踐為基礎(chǔ)，吸收了諸多學(xué)科的優(yōu)秀成果和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原則方法建立起來(lái)的一門綜合性學(xué)科�，F(xiàn)代管理理論對(duì)管理行為的現(xiàn)代化具有直接的指導(dǎo)作用。檔案工作的現(xiàn)代化必須以現(xiàn)代化的管理思想為依據(jù)，才能加快其進(jìn)程。

檔案管理現(xiàn)代化不僅是檔案管理手段方式上的一場(chǎng)革命，更是管理思想上的一次飛躍。必須從我國(guó)檔案工作的具體情況出發(fā)，克服思想上存在的落后觀念和管理中存在的缺陷，代之以現(xiàn)代管理的理論和思想，以此促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展。

從我國(guó)檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)踐看，首先應(yīng)在現(xiàn)代化思想的指導(dǎo)下，在制訂了比較科學(xué)、周密的計(jì)劃和方案的基礎(chǔ)上，再來(lái)實(shí)施現(xiàn)代化措施和步驟，才能收到較好的效果。在一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，必須經(jīng)過(guò)反復(fù)論證、全面考慮、綜合平衡，才能最后確定。是采用縮微攝影系統(tǒng)還是光盤系統(tǒng)作為檔案存貯現(xiàn)代化的手段，也不僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，更是一個(gè)綜合管理的問(wèn)題，其結(jié)果仍然取決于管理思想現(xiàn)代化的水平。

二、檔案管理組織機(jī)制科學(xué)化

現(xiàn)代管理學(xué)理論認(rèn)為，管理具有四大職能，即計(jì)劃職能、組織職能、領(lǐng)導(dǎo)職能、控制職能。一個(gè)組織機(jī)構(gòu)要達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效地履行自身職能，必須在下述3個(gè)方面具有良好的機(jī)制。檔案管理的現(xiàn)代化要求檔案組織也須具備科學(xué)的組織機(jī)制。第一，強(qiáng)化檔案工作的計(jì)劃職能，加強(qiáng)目標(biāo)管理；第二，強(qiáng)化檔案組織機(jī)制，提高組織效率；第三，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)職能，提高領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。

三、檔案管理現(xiàn)代化的重要性

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引，為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作，須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。

檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會(huì)和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹(shù)立高度的工作責(zé)任心，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。

檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，豐富科技信息資源，推動(dòng)科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計(jì)算機(jī)管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

三、檔案管理組織機(jī)制科學(xué)化

（一）檔案組織管理方法

檔案組織管理主要是指檔案事業(yè)管理，包括對(duì)檔案行政機(jī)構(gòu)、檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的管理。從檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，基本的組織管理方法是行政管理的方法。

1.行政管理的方法。各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過(guò)運(yùn)用有關(guān)行政法規(guī)、制度、計(jì)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等手段進(jìn)行管理。行政管理的方法是達(dá)到檔案組織目標(biāo)的主要方法。

2.經(jīng)濟(jì)方法。檔案組織管理應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)效益，善于運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)的方法，研究檔案工作投入產(chǎn)出問(wèn)題，在有效的人力、物力范圍內(nèi)獲得較大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

3.系統(tǒng)管理方法。檔案組織從整體上看是國(guó)家社會(huì)組織系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，自身又構(gòu)成了一個(gè)完整的組織管理系統(tǒng)，運(yùn)用系統(tǒng)方法應(yīng)采取綜合信息管理與反饋信息管理相結(jié)合。

4.預(yù)測(cè)方法。要通過(guò)對(duì)許多因素的分析研究，找出事物發(fā)展的未來(lái)規(guī)律。其基本步驟包括確定預(yù)測(cè)對(duì)象、收集有關(guān)資料、預(yù)測(cè)分析、建立模型、確定預(yù)測(cè)結(jié)果，主要采用定量與定性相結(jié)合的方法。

5.行為科學(xué)方法。檔案組織管理的效果在很大程度上取決于對(duì)人的管理。行為科學(xué)在國(guó)外又被稱為組織行為學(xué)、組織與人事學(xué)、人力資源管理學(xué)等，主要研究人的行為產(chǎn)生的原因及影響行為的因素，探索行為規(guī)律，提高控制能力。更好地達(dá)到組織目標(biāo)。

檔案組織管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，可以運(yùn)用的方法應(yīng)是統(tǒng)計(jì)性、多樣化的。除了上述方法外，法律的方法也是基本的方法。

（二）檔案組織管理方法的科學(xué)化運(yùn)用

不管采用什么方法、運(yùn)用何種手段對(duì)檔案組織進(jìn)行科學(xué)管理，都要從我國(guó)檔案工作的實(shí)際出發(fā)，綜合分析各種因素，具體情況具體分析，不能生搬硬套，并要考慮到下列要求：

第一，不同管理方法應(yīng)相互協(xié)調(diào)、互相補(bǔ)充；第二，不同方法的使用要力求準(zhǔn)確、客觀；第三，要考慮其適用性，不同管理環(huán)節(jié)應(yīng)采用相應(yīng)的方法；第四，要有一定的靈活性；第五，要注意經(jīng)濟(jì)型，盡量選擇簡(jiǎn)便易行、投入較少的方法；第六，要特別重視管理方法的可操作性，即這些方法是可以投入實(shí)際運(yùn)用的，而不單純是理論的、空洞的。

參考文獻(xiàn)：

檔案管理方法范文第5篇

關(guān)鍵詞： 中職學(xué)校 檔案管理 改進(jìn)方法

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，是經(jīng)過(guò)檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著不斷的變革，作為中職學(xué)校工作的重要組成部分的檔案工作，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。那么，如何適應(yīng)新形勢(shì)，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？根據(jù)《檔案法》的要求，我結(jié)合我校的檔案管理工作，以及自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

一、當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.漠視檔案管理的重要性。

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，其表現(xiàn)為：（1）對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足。多年來(lái)，由于對(duì)教育改革的狹隘認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案事業(yè)建設(shè)降低到教育改革的附屬地位，經(jīng)常以一種對(duì)當(dāng)前教育改革是否有用的實(shí)用主義來(lái)衡量檔案事業(yè)，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價(jià)值屬性。因?yàn)闄n案是歷史的產(chǎn)物，不能產(chǎn)生直接的教改成績(jī)或效果，檔案往往是到檢查評(píng)估利用的時(shí)候才顯出它的價(jià)值。（2）依法歸檔的意識(shí)不強(qiáng)。沒(méi)有解決檔案收集工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動(dòng)索取，而依靠主動(dòng)移交的可操作性不強(qiáng)，學(xué)校對(duì)教職工的評(píng)價(jià)考核也沒(méi)有把依法治檔作為其中一個(gè)條件。各職能部門把檔案資料的收集、移交看成是一種負(fù)擔(dān)，甚至不當(dāng)一回事，學(xué)期或?qū)W年結(jié)束，該交的檔案資料也沒(méi)有整理移交，需要檔案管理人員的多番催促，致使檔案移交工作遲遲不能落到實(shí)處，材料收集不齊全，直接影響收集工作的開(kāi)展。（3）對(duì)《檔案法》的宣傳不夠�！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認(rèn)識(shí)外，大多數(shù)人不了解、不認(rèn)識(shí)檔案的法律責(zé)任，不重視統(tǒng)一管理檔案的意義，領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工依法自覺(jué)保護(hù)、收集、移交檔案材料的意識(shí)沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)。對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

2.管理制度不到位。

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作獎(jiǎng)罰不明，檔案工作成績(jī)?cè)偻怀觯�充其量只能是個(gè)默默無(wú)聞的“無(wú)名英雄”，相反，工作推諉、疲沓，甚至損害了檔案，也得不到懲罰。從另一個(gè)高度講，這種有章不循、違章難糾的現(xiàn)象普遍存在的原因，是學(xué)校的各項(xiàng)管理還沒(méi)有完全納入正規(guī)化管理和法制建設(shè)的軌道上來(lái)，對(duì)各項(xiàng)制度的貫徹落實(shí)缺乏行之有效的、嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲措施。

3.檔案管理人員水平不專業(yè)，態(tài)度不積極。

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開(kāi)展難度大。專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。還有些檔案管理人員，年齡大、學(xué)歷低，思想觀念陳舊，不但創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，而且工作的積極性不高。

4.檔案信息軟件建設(shè)滯后。

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案室的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)利用，辦事速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

5.檔案室硬件建設(shè)滯后。

社會(huì)在發(fā)展，學(xué)校的辦學(xué)條件也有了明顯改善，但是很多學(xué)校對(duì)檔案室建設(shè)的“硬件”投入相對(duì)滯后。表現(xiàn)為：（1）有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求；（2）檔案材料隨處散放，造成極大隱患；（3）檔案保管設(shè)備落伍。

6.上級(jí)檔案部門的監(jiān)督力度不夠。

一些檔案行政管理部門對(duì)于學(xué)校存在的檔案違法行為，往往只進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)糾正。久而久之，執(zhí)法檢查變成了上門服務(wù)，上門幫助組卷、立卷，以指導(dǎo)替代執(zhí)法、替代執(zhí)罰。而對(duì)于法定破損檔案，不及時(shí)歸檔，歸檔不全、利用不還，檔案面臨危險(xiǎn)等檔案違法行為不作重點(diǎn)深入檢查和追究。

二、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)方法

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。

提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹(shù)立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.加強(qiáng)專門檔案人員配備，提高檔案管理人員素質(zhì)。

為了使學(xué)校檔案管理工作高效有序，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。注意加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，搞好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3.搞好檔案室硬件建設(shè)。

硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，配備六防（火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防高溫、防霉、防塵），確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先，觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次，在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。最后，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動(dòng)化步伐。

5.加強(qiáng)檔案的收集和整理。

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

6.提升管理方法和手段。

追本窮源，強(qiáng)化文件材料的預(yù)立卷管理，是提升檔案管理的重要方法和手段。預(yù)立卷是學(xué)校檔案工作的一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)工作，學(xué)校檔案工作必須堅(jiān)持從源頭抓起，要堅(jiān)持一個(gè)口子、兩個(gè)環(huán)節(jié)、三個(gè)重點(diǎn)、四項(xiàng)工作�！耙粋�(gè)口子”即學(xué)校由一個(gè)口子統(tǒng)一進(jìn)行校內(nèi)外收發(fā)文。“兩個(gè)環(huán)節(jié)”指抓好學(xué)校收來(lái)文件和帳外文件管理這兩個(gè)環(huán)節(jié)�！叭齻�(gè)重點(diǎn)”即對(duì)重點(diǎn)檔案門類、重點(diǎn)歸檔部門的歸檔進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)�！八捻�(xiàng)工作”包括：①將檔案工作納入部門及有關(guān)人員崗位職責(zé)；②每年進(jìn)行檔案工作檢查評(píng)比；③對(duì)部門兼職檔案人員定期實(shí)施崗位培訓(xùn)；④對(duì)檔案工作有關(guān)人員進(jìn)行年度考核。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)�；�礎(chǔ)工作的重要組成部分，建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量。我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，還應(yīng)主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)。只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能使學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。

參考文獻(xiàn)：

［1］周楓，辛梅菊.做好學(xué)校檔案管理工作初探［J］.山東檔案，2005，（5）.