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檔案管理制度細(xì)則篇一

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是各項(xiàng)工作開展情況的直接反映。為加強(qiáng)山西省食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測資料管理工作，確保檔案的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于信息查詢和開展督導(dǎo)工作，特制訂本制度。

一、適用范圍

本制度適用于山西省食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測工作涉及的省、市、縣級衛(wèi)生行政部門、疾控機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的有關(guān)科室及參與監(jiān)測工作的其它部門與機(jī)構(gòu)。

二、管理原則

1.科學(xué)建檔：各機(jī)構(gòu)應(yīng)按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。

2.規(guī)范整理：各機(jī)構(gòu)應(yīng)按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應(yīng)參照本制度第三部分要求完成。

3.及時歸檔：各機(jī)構(gòu)應(yīng)該各項(xiàng)工作完成后一個月內(nèi)完成歸檔。

4.集中管理：各機(jī)構(gòu)食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測工作檔案應(yīng)實(shí)行專柜、專檔保存。

5.專人負(fù)責(zé)：各機(jī)構(gòu)具體承辦科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。有關(guān)工作承擔(dān)人員應(yīng)根據(jù)所承擔(dān)的工作，及時收集、整理有關(guān)資料，并交由專人集中管理。

三、資料分類方法

歸檔資料指所有與食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測工作有關(guān)的具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業(yè)務(wù)資料等。

（一）管理資料：主要是指開展食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測有關(guān)管理工作中，所產(chǎn)生的資料。包括管理體系和制度建設(shè)、監(jiān)測隊(duì)伍建設(shè)、收發(fā)文件、監(jiān)測方案及實(shí)施方案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、督導(dǎo)報(bào)告、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、簡報(bào)等�？蓞⒄杖缦聝�(nèi)容分類歸檔。

1.體系建設(shè)：包括管理體系、組織機(jī)構(gòu)圖、管理制度、體系內(nèi)各機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)分工、運(yùn)轉(zhuǎn)流程等。

2.來文：本機(jī)構(gòu)收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）�？梢园凑瞻l(fā)文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。

3.發(fā)文：指本機(jī)構(gòu)發(fā)出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等�？�

1以按發(fā)文時間排序。

4.監(jiān)測方案和實(shí)施方案：可以按照時間分類。

5.工作總結(jié)和數(shù)據(jù)分析報(bào)告：包括季度和工作總結(jié)、數(shù)據(jù)分析報(bào)告，可以按照時間分類。

6.監(jiān)測隊(duì)伍建設(shè)：包括人員外出和內(nèi)部接受培訓(xùn)情況、培訓(xùn)班資料等�？梢园凑諘r間分類。

7督導(dǎo)資料：包括督導(dǎo)方案、現(xiàn)場記錄表及督導(dǎo)報(bào)告等資料，按時間排序。督導(dǎo)資料整理時，應(yīng)包括通知、日程、督導(dǎo)方案（背景、目的、組織與實(shí)施、督導(dǎo)內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)、人員分工）、現(xiàn)場工作記錄、督導(dǎo)報(bào)告、影像資料及其他相關(guān)資料。

8.工作動態(tài)/簡報(bào)/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報(bào)�？梢园凑站帉憜挝环诸�，每類按時間排序。

（二）業(yè)務(wù)資料

1.活動資料：主要反映監(jiān)測工作開展情況。包括會議、培訓(xùn)及其它工作，每項(xiàng)活動所有相關(guān)資料應(yīng)集中保存�？砂凑栈顒宇愋头诸�，每類按時間排序。

每項(xiàng)活動檔案資料中應(yīng)包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結(jié)（時間、地點(diǎn)、參會人員、主要目的、內(nèi)容、相關(guān)評價）、影像資料及其他相關(guān)資料。

2.技術(shù)資料：主要是與監(jiān)測工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料。包括技術(shù)指導(dǎo)手冊等技術(shù)性文件，食源性疾�。ò�括食物中毒）事件、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業(yè)務(wù)資料。

四、資料保存形式

可分為紙質(zhì)檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類形式檔案資料應(yīng)分別保存，每類形式資料應(yīng)參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。

1.紙質(zhì)檔案：以檔案盒的形式保存。

2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內(nèi)。

3.聲像資料檔案：指與監(jiān)測工作有關(guān)的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據(jù)不同的載體形式分別保存。

4.資料匯編：一個自然結(jié)束后，可對全年資料進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，形成資料匯編。

紙質(zhì)檔案、資料匯編和聲像資料檔案應(yīng)在資料檔案盒內(nèi)注明本盒資料類別和資料信息（見附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內(nèi)容等基本信息，上述信息應(yīng)與紙質(zhì)資料檔案信息一覽表內(nèi)容保持一致，以便于資料查閱。

每個檔案盒/袋內(nèi)應(yīng)有借閱情況表（見附件2），包括所借閱資料名稱，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。

五、本制度自2023年3月1日起執(zhí)行。

附件：1.卷內(nèi)目錄2.借閱情況表

卷內(nèi)目錄

借閱情況表

檔案管理制度細(xì)則篇二

檔案管理制度

一、總則

1、檔案是全面反映公司經(jīng)營管理及各項(xiàng)活動的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。

2、為保證公司所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實(shí)行統(tǒng)一管理制度。

二、辦法

1、由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司所有文檔資料的保存和管理工作。

2、各部門例會和重要會議均要形成會議紀(jì)要并提交總經(jīng)理辦公室。

3、所有合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部存檔，各相關(guān)部門每月整理匯總合同清單，并于每月第一周最后一天向總經(jīng)理辦公室提交新增合同清單，總經(jīng)理辦公室于接到新增合同清單后的二日內(nèi)更新本部門合同記錄。

4、圖書資料及業(yè)務(wù)流程等資料由各部門自己保管，但各部門需向總經(jīng)理辦公室提交資料清單，并于每月第一周最后一天向總經(jīng)理辦公室提交新增資料清單，總經(jīng)理辦公室于接到新增資料清單后的二日內(nèi)更新本部門檔案記錄明細(xì)表。

三、檔案范圍

1、公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

2、公司所有重要文件包括決議、通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、公司信函、公告等。

3、公司各種規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、項(xiàng)目方案及合同協(xié)議等資料；

4、各部門例會和重要會議的會議紀(jì)要；

5、員工個人檔案（員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件）以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料；

6、拓展類文字材料(a、工程類；b、業(yè)務(wù)類；c、人事類；d、財(cái)務(wù)類；e、行政類；f、員工提案、述職報(bào)告等文字材料。

四、檔案分類及編號

1、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類： ?檔案編號以一案一號為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別。

2、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“機(jī)密”、“絕密”、“秘密”三級。其劃分標(biāo)準(zhǔn)： 2.1 機(jī)密檔案包括： a、2.2 絕密檔案包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在10萬元以上的重大合同。

2.2 秘密檔案包括：a、財(cái)務(wù)資料； b、公司重要會議紀(jì)要； c、公司經(jīng)營情況； d、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同； e、金額在10萬-100萬元的合同。a、重要項(xiàng)目資料； b、項(xiàng)目合同協(xié)議。

五、檔案裝訂

1、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。

2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

六、保存期限

1、檔案保存期限除本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

2、永久保存：a、公司章程；b、股東名簿；c、股東會、董事會會議紀(jì)要；d、公司證照；e、各級批文；f、印鑒；g、公司年度經(jīng)營計(jì)劃；h、公司年度經(jīng)營總結(jié)；i、年度財(cái)務(wù)報(bào)表；j、技術(shù)資料；k、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；l、人事資料；m、大型活動圖片、音像資料；n、其他核定須永久保存的文書。

3、十五年保存：a、會計(jì)憑證；b、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

4、五年保存：a、期滿或解除的合同協(xié)議；b、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；c、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

5、一年保存：a、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；b、完結(jié)后的部門請求報(bào)告；c、完結(jié)后無長期保存必要文書。d、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

七、保管部門

1、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

2、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人事行政專員負(fù)責(zé)保管。

3、股東會、董事會資料由總經(jīng)理辦公室保管。

4、其他檔案均由總經(jīng)理辦公室專人保管。

八、檔案調(diào)閱

1、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

2、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、生產(chǎn)類、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)理辦公室報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。

3、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

4、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

5、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

6、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

7、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

八、檔案銷毀

1、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。

2、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

3、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

4、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。

5、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的1月和7月。

6、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。

九、其他

1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

2、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

3、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。

檔案管理制度細(xì)則篇三

高安街道文明辦檔案管理制度

為加強(qiáng)精神文明建設(shè)規(guī)范化、經(jīng)�；�、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不斷提升精神文明建設(shè)的質(zhì)量和水平，根據(jù)上級有關(guān)精神文明建設(shè)的規(guī)定，特制訂精神文明建設(shè)檔案管理規(guī)定。

一、立卷歸檔內(nèi)容：

(一)總結(jié)歸劃類(文明建設(shè)班子重視程度)

1.班子研究精神文明建設(shè)(兩次以上)工作會議記錄；

2.精神文明建設(shè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置情況；

3.各項(xiàng)工作計(jì)劃、意見等；

4.各項(xiàng)工作半年、年終總結(jié)；

5.精神文明建設(shè)信息簡報(bào)；

(二)創(chuàng)建活動類

6.思想道德教育計(jì)劃、教材、考核記錄；

7.科普、計(jì)劃生育、衛(wèi)生健康、法制教育等資料；

8.知識競賽、演講比賽等活動資料；

9.文明家庭、文明樓院評選資料；

10.開展文藝活動資料；

11.開展體育活動資料；

12.開展扶貧、幫困、送溫暖、獻(xiàn)愛心等社會實(shí)踐活動資料；

13.支持社會公益事業(yè)、積極參加文明城市建設(shè)的資料；

14.樹立先進(jìn)典型資料；

(三)管理類(規(guī)章制度)

15.制訂的各項(xiàng)制度、規(guī)范等；

16.落實(shí)各項(xiàng)制度、規(guī)范資料；

(四)榮譽(yù)類

17.取得各項(xiàng)榮譽(yù)的有關(guān)資料(文件、證書)；

二、立卷歸檔要求

按照“誰承辦誰負(fù)責(zé)”的原則，收集精神文明建設(shè)檔案資料，街道各部門（單位）于每月的月底前將收集到的資料經(jīng)驗(yàn)收合格后交文明辦；資料收集要及時、全面、完整、有序。文明辦對收集到的精神文明建設(shè)資料，按有關(guān)要求進(jìn)行分類整理，于下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對精神文明建設(shè)檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實(shí)用。

檔案管理制度細(xì)則篇四

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等）、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索�。�

1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第六條 檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

檔案管理制度細(xì)則篇五

泰州市歌德電商職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校

檔案資料管理制度

一、各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立健全各類培訓(xùn)檔案，如：培訓(xùn)教師檔案、教學(xué)檔案、培訓(xùn)學(xué)員考勤、成績、培訓(xùn)合格證、操作證等檔案，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

二、培訓(xùn)教師檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：目錄、培訓(xùn)教師聘用“協(xié)議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學(xué)歷證書（復(fù)印件）培訓(xùn)教師資格證（復(fù)印件）、個人教研成果資料及論文、教學(xué)工作鑒定等，并按規(guī)定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓(xùn)中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學(xué)檔案，并以班（期）次為單位進(jìn)行立卷。

（一）教學(xué)檔案的內(nèi)容材料：

1、卷宗目錄

2、教學(xué)工作總結(jié)

3、開辦培訓(xùn)班的有關(guān)文件（計(jì)劃、報(bào)告、批文等）

4、教學(xué)大綱

5、教學(xué)計(jì)劃表

6、教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行表

7、學(xué)員登記表

8、學(xué)員考勤

9、監(jiān)考表

10、考試成績登記表

11、考試試卷

12、學(xué)員學(xué)籍登記表

13、證書發(fā)放審核備案表

14、參加培訓(xùn)學(xué)員相應(yīng)的學(xué)歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應(yīng)該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規(guī)范填寫。表內(nèi)所列內(nèi)容、責(zé)任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項(xiàng)，沒有內(nèi)容的在卷宗目錄欄內(nèi)予以注明。

四、職工技能培訓(xùn)檔案，按班（期）次參照上款內(nèi)容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓(xùn)中心安全培訓(xùn)檔案、資料必須專人專柜管理，按規(guī)定需移交單位檔案室保管的應(yīng)及時移交。

六、技工學(xué)校聯(lián)辦的大專、本科函授學(xué)歷教育的學(xué)員檔案，學(xué)員畢業(yè)后交職工培訓(xùn)部登記后轉(zhuǎn)學(xué)員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴(yán)禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級單位的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都必須建立企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和后備人才培訓(xùn)檔案，內(nèi)容包括：個人基本情況、參加培訓(xùn)時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、考試考核結(jié)果、個人論文、后續(xù)學(xué)歷證書（復(fù)印件）等。