檔案管理的經驗和方法

　　導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

　　檔案管理的經驗和方法

　　一、單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

　　檔案是指人類在各項工作中形成的具有歷史價值的各種形式和載體的原始記錄，是反映各行各業(yè)工作過程的重要憑證，并對各行業(yè)的工作具有重要的參考價值。環(huán)境監(jiān)測檔案管理是環(huán)境監(jiān)測工作的重要組成部分，環(huán)境監(jiān)測檔案是對環(huán)境測客觀記錄，是進行下一步環(huán)境監(jiān)測工作的重要參考資料，是環(huán)境保護、環(huán)境開發(fā)和自然資源使用的重要依據。

　　我站的環(huán)境監(jiān)測檔案自七十年代末期逐步建立以來，積累了包括相關技術在內的大量各類專業(yè)技術資料，目前其中擁有環(huán)境管理監(jiān)測檔案3944卷、文書檔案400卷、會計檔案1112卷、聲像、照片實物檔案119卷，全面記錄了揚州市環(huán)境監(jiān)測事業(yè)發(fā)展的全過程，為環(huán)境管理和政府決策提供了大量的技術支撐。

　　2012年初，我站為進一步提升檔案管理水平，實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測檔案管理的標準化、規(guī)范化、科學化，瞄準了創(chuàng)建江蘇省檔案工作“三星級”這一目標，對照《江蘇省機關團體企事業(yè)單位檔案工作等級評定試行標準》要求，認真對照組織管理、基礎業(yè)務、信息化建設、開發(fā)利用等四大類19條標準，逐項逐條進行了全面自檢與整改，取得了明顯成效。

　　一是按照計量認證及檔案保管的有關要求與規(guī)定，嚴格各科室向站檔案室的移交程序;二是對所有現(xiàn)行有效的國家及地方標準等文字檔案，加蓋了受控章，按照水、氣、聲等分類進行集中裝訂，編號歸檔;三是建立、健全了歸檔、保管、資料查閱等多項檔案工作制度;四是初步建立了監(jiān)測數據電子檔案，檢索實現(xiàn)了微機化，改變了傳統(tǒng)的手工制作、檢索形成的繁瑣、低效的工作現(xiàn)狀，提高了查、歸檔速度。

　　二、檔案管理工作中存在的主要問題　　1、對檔案的重視程度不夠

　　長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部，對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保管、收收發(fā)發(fā)的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這種輕視檔案工作的思想，表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視了檔案管理工作的重要性。

　　2、檔案管理水平不高

　　檔案管理人員頻繁調整，部分人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務掌握不熟練、不精通，檔案收集意識淡薄。其次，一些檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。再則，一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

　　3、檔案室硬件環(huán)境設施不全

　　對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案比較多，但檔案室面積明顯不足，防潮濕設備等“八防”措施不配套，導致檔案材料出現(xiàn)霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位連必備的專用切刀、統(tǒng)一的檔案夾等都無法購置齊備。

　　三、做好檔案管理工作的探討　　1、搞好建章立制工作。

　　中華人民共和國檔案法》的頒布實施，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎。法制化是做好檔案管理工作的基礎。要做好檔案管理工作，就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。

　　只有實現(xiàn)檔案管理的法制化、制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的.作用。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求。這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法規(guī)，使檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理的規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

　　2、采用信息化管理手段

　　檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。隨著計算機網絡技術的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

　　本人認為，只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

　　然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是，計算機網絡系統(tǒng)的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登陸管理。在電子文件管理系統(tǒng)中，建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時，結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定的精度。

　　3、搞好檔案信息的開發(fā)利用

　　檔案運用的合理有效，是經濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎性工作。全面加強檔案管理工作的根本目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建成小康社會的目標提供應有服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經成為當今全社會不可或缺的重要信息資源。

　　要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效地服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”信息，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。