檔案管理工作要如何做好

　　導語：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構建、重構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉換的媒介，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。

　　檔案管理工作要如何做好

　　1.當前檔案管理中存在的問題　　1.1對檔案的重視程度不夠，管理意識不強

　　長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

　　1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

　　大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

　　1.3檔案硬件投入及經(jīng)費不足

　　近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

　　對檔案管理必備的條件解決落實差，檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

　　1.4在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

　　2.檔案管理工作面臨問題的幾點建議　　2.1強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用

　　對于檔案管理人員來說應根據(jù)新時期的特點，解放思想，轉變觀念，樹立全新的服務意識，打破傳統(tǒng)的封閉型服務模式，建立開放型、超前性服務模式，主動了解社會需求，進行專題分析研究，大力發(fā)掘館(室)藏中的各類信息，運用各種現(xiàn)代化技術手段加大檔案信息資源的綜合開發(fā)，為社會提供高效能的檔案信息服務。這樣才能形成一個檔案工作的良性循環(huán)，唯有如此，全社會的檔案意識才會真正得到增強。

　　2.2做好檔案工作全程服務意識　　2.2.1做好檔案開發(fā)利用工作效果的全程服務，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作的價值

　　在做好超前服務和參與服務工作后，及時總結、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，全程做好服務�？礄n案開發(fā)利用工作到底為業(yè)務工作提供了哪些服務，解決了什么問題，取得了哪些社會和經(jīng)濟效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準確，檢索工具是否實用等。

　　2.2.2做好全程服務，加強重點檔案信息資源的二次開發(fā)

　　在全程跟蹤服務過程中，通過對使用單位的調查、借閱內容的統(tǒng)計、使用方法的分析、編研實用性的排列等，對開發(fā)利用工作中使用過的檔案實體有一個全面的了解，從中發(fā)現(xiàn)使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個或今后若干個開發(fā)過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。

　　為此，應該在進一步的追蹤服務中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續(xù)性和內向型，并與相關的文獻、資料、情報和其他形式、載體的信息資源匯總融合，進行二次加工提煉，形成新的更具針對性、更切合實際，具有更高價值和水平的二次文獻，以滿足新的一輪實用需求。

　　2.2.3做好全程服務，完善檔案開發(fā)利用工作的分析和預測

　　首先應對過去階段利用狀況進行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎。如檔案利用數(shù)量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業(yè)、要求、心理狀態(tài)、用途劃分等;其次要對過去階段利用特點進行分析，提取最具本部門業(yè)務特色的典型實例，以及對過去利用方向的熱點、敏感點和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點分析基礎上，對下一階段開發(fā)利用的方向進行預測，包括具體業(yè)務部門的需求，發(fā)展動態(tài)分析，重點利用方向的跟蹤調查以及周期性需求變化等等。

　　2.3提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平是檔案工作的根本

　　檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價值。因此，檔案工作者應加強開發(fā)利用檔案信息資源意識，通過為國家、社會乃至學校各項工作提供全方位的服務，以充分發(fā)揮檔案的作用。

　　在當今信息化時代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應不了形勢發(fā)展需要的。因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來，變被動為主動，改變過去那種坐等守攤的狀況。

　　2.4實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑　　2.4.1思想觀念的創(chuàng)新

　　觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的`落后觀念。

　　2.4.2管理方式的創(chuàng)新

　　檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

　　2.4.3服務方式的創(chuàng)新

　　如何更好地創(chuàng)新服務方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國際接軌。

　　3結語

　　總之，檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，產(chǎn)生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。檔案管理工作面臨很多問題，提高檔案人的檔案意識是根本，增強服務意識，勇于創(chuàng)新，全面開發(fā)檔案信息資源，才能更好為檔案工作服務。