一、公文的基本知識

（一）公文的含義

公文，系公務(wù)文書的簡稱，是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位以及其他社會組織行使法定職權(quán)、處理日常事務(wù)時經(jīng)常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發(fā)布黨規(guī)政令、指導(dǎo)和商洽工作、請示和答復(fù)問題、報告情況、交流經(jīng)驗的一種重要文字工具。公文是應(yīng)用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業(yè)特點，如外交公文，法規(guī)公文，司法公文，經(jīng)濟公文，公關(guān)公文，軍事公文，等等。

就法院來說，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務(wù)文書如總結(jié)、匯報、發(fā)言、經(jīng)驗交流材料、事跡材料、宣傳、調(diào)研、簡報類材料等等�？梢哉f，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

公文、文件、文書，這是三個既密切聯(lián)系又有所區(qū)別的概念。公文、文件、文書，它們在內(nèi)涵上是有交叉的，就是說，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內(nèi)容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)自己的職責范圍而制發(fā)的、具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文；所謂文書，它是一切機關(guān)、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯(lián)系事務(wù)、商洽問題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對比我們便不難發(fā)現(xiàn)，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關(guān)系，具體地說，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。

狹義的公文與調(diào)研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經(jīng)聽了關(guān)于調(diào)研和宣傳文章寫作方面的交流發(fā)言和講座，應(yīng)該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調(diào)研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。

（二）公文的特點

1、明確的公務(wù)性。

2、鮮明的政治性。

3、極高的權(quán)威性。

4、作者的法定性。

5、較強的時效性。

6、體式的特定性。

7、文風(fēng)的樸實性。

8、嚴格的程序性。

（三）公文的作用

1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。

2、規(guī)范和約束作用。

3、宣傳和教育作用。

4、聯(lián)系和知照作用。

5、依據(jù)和憑證作用。

以上是公文的現(xiàn)實效用，還具有歷史效用，可以存史。

（四）公文的分類

1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務(wù)文書）和專用公文。

2、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批復(fù)等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。

3、按公文的內(nèi)在屬性分為：規(guī)范性公文（規(guī)定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導(dǎo)性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。

4、按制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)分為：黨內(nèi)公文、行政公文、群眾團體公文、聯(lián)合行文等。

5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規(guī)公文等。

6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的規(guī)范程度和約束力分為：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

8、按公文的載體分為：傳統(tǒng)紙質(zhì)公文和電子公文。

（五）公文的文種及其適用范圍

1、命令（令）

命令（令）屬下行文。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員”。命令（令）的制發(fā)主體有著嚴格的限定，《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規(guī)定，只有全國人大的常委會及委員長，國家主席，國務(wù)院及總理，國務(wù)院各部委及部長、主任，地方各級人民政府和各級人大，才有權(quán)力發(fā)布命令（令）。黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)可以和同級人民政府聯(lián)合發(fā)布命令（令），但需以行政公文的形式出現(xiàn)。就法院來說，命令（令）僅適用于授予司法警察警銜、獎勵有關(guān)人員。

2、決定

決定是黨政機關(guān)共有的一個公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機關(guān)比在黨的機關(guān)要廣泛得多。在黨的機關(guān)，決定“用于對重要事項做出決策和安排”，而在行政機關(guān)，決定則“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項”。

3、公告

公告“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。它一般以國家各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的名義發(fā)布，社會團體、企事業(yè)單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用范圍非常廣泛，已經(jīng)擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區(qū)別，這種區(qū)別，一方面表現(xiàn)為制發(fā)的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關(guān)、團體和單位都可以采用的；另一方面表現(xiàn)為涉及的內(nèi)容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。

5、通知

通知“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機關(guān)的經(jīng)常性工作密切相關(guān)，通告則與社會事務(wù)聯(lián)系密切，如此而已。

6、通報

通報“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關(guān)，具有較強的業(yè)務(wù)性。通知與通報的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領(lǐng)地”，不能做人為的取舍。

7、議案

議案“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項”。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來說，議案適用于人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務(wù)委員會提請審議事項，主要是法官職務(wù)任免。

8、報告

報告“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。行政機關(guān)與黨的機關(guān)均使用報告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

9、請示

請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準”。請示與報告都屬于上行文，兩者的區(qū)別在于，報告只是客觀地將有關(guān)情況匯報給上級機關(guān)，無需上級機關(guān)答復(fù)，而請示則是將自己無權(quán)或無力處理的事項及相應(yīng)的對策主張反映給上級機關(guān)，上級機關(guān)必須明確予以答復(fù)。

10、批復(fù)

批復(fù)“適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項”。下級機關(guān)用請示向上級機關(guān)行文，上級機關(guān)即須以批復(fù)做出相應(yīng)的答復(fù)。

11、意見

意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”。意見過去沒有被《國家行政機關(guān)公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用范圍廣，可以有效補救行政機關(guān)其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》將其正式確定為一個機關(guān)公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。

12、函

函“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項”。函的答復(fù)功能僅僅適用于不相隸屬的機關(guān)之間，這是它與批復(fù)的一點重要不同。

13、會議紀要

會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

黨的機關(guān)專用的公文文種有：

14、決議

決議被列為黨的機關(guān)14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關(guān)公文中居于突出重要的地位�！吨袊�共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》指出：決議“用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項”。這里有兩點需要注意：第一，從形式上說，決議必須是經(jīng)會議討論通過的，就是說，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，并得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內(nèi)容上說，決議必須是重要決策事項，就是說，一般的事項、非決策性事項不能采用決議這一公文文種。

15、指示

指示屬下行文，“用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求”。就是說，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無巨細樣樣說到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關(guān)根據(jù)各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結(jié)合實際情況，認真貫徹執(zhí)行”之類的結(jié)束語。

16、公報

公報“用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件”。相對于通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內(nèi)容的重要性一般來說也更強。如國務(wù)院公報、最高法院公報等等。

17、條例

條例“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度”，屬規(guī)范性公文。就是說，一方面，條例的制發(fā)有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發(fā)條例，只有黨的中央組織才可以制發(fā)條例；另一方面，條例是關(guān)于黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度的具體化，是條文性法規(guī)，具有極大的權(quán)威性和約束力。

18、規(guī)定

規(guī)定“用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范”。規(guī)定與條例一樣，也屬規(guī)范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發(fā)的主體而言，規(guī)定并無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發(fā)規(guī)定；另一方面，就適用范圍而言，規(guī)定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯(lián)系，正因為如此，其時效性更強，而穩(wěn)定性相對略差。其實，規(guī)定不僅用于黨的機關(guān)，在行政機關(guān)和其他機關(guān)應(yīng)用也很廣泛，主要用來制定規(guī)章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發(fā)，而不能單獨成文印發(fā)。

（六）公文的行文規(guī)則

公文的行文規(guī)則，是關(guān)于公文制發(fā)的基本原則和基本方法的概括和總結(jié)。

（2）不以機關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個人報送公文原則�！秶�家行政機關(guān)公文處理辦法》第22條規(guī)定：“除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’”�！吨袊�共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》也有相同規(guī)定。直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個人報送公文，有損領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的權(quán)威，違背公文流轉(zhuǎn)辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)而言，則損害了效率。就法院而言，領(lǐng)導(dǎo)同志批示、交辦的案件比較多，對于交辦案件，領(lǐng)導(dǎo)同志明確批示“望復(fù)”、“回告結(jié)果”等意思的，可以公文形式對領(lǐng)導(dǎo)同志個人報送，除此之外，一般不要向領(lǐng)導(dǎo)同志個人報送公文。

2、行文關(guān)系。分為領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系、互不統(tǒng)屬關(guān)系三類。

3、行文方式。根據(jù)制發(fā)機關(guān)劃分，可分為單獨行文和聯(lián)合行文；根據(jù)接收機關(guān)劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。

4、具體要求。（1）恪守隸屬關(guān)系，一般不越級行文�！吨袊�共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定：“黨的機關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定�！�…不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當同時抄送被越過的上級機關(guān)�！薄秶�家行政機關(guān)公文處理辦法》有相同規(guī)定。允許越級行文的情形：發(fā)生了嚴重緊急情況；直接上級機關(guān)的上級機關(guān)越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關(guān)的上級機關(guān)才能答復(fù)的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關(guān)沒有任何聯(lián)系的；數(shù)次向直接上級機關(guān)行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關(guān)長期不予解決，以致對工作或即將對工作產(chǎn)生嚴重的負面影響的；等等。

（2）明晰發(fā)文權(quán)限，向適宜的對象行文。根據(jù)規(guī)定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權(quán)后，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設(shè)部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設(shè)部門。不相隸屬的機關(guān)之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導(dǎo)性和規(guī)范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。

（4）部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

（5）需要聯(lián)合行文時，作者應(yīng)是同級機關(guān)。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第16條規(guī)定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當確有必要，應(yīng)當明確主辦部門，應(yīng)當嚴格控制聯(lián)合行文單位數(shù)量。

（6）關(guān)于“請示”的具體規(guī)定。“請示”應(yīng)當一文一事；請示事項涉及其他機關(guān)職權(quán)范圍的問題時，應(yīng)與有關(guān)機關(guān)協(xié)商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明；請示問題應(yīng)當提出明確的意見；請示一般只寫一個主送機關(guān)；請示不得抄送其下級機關(guān)：“報告”不得夾帶請示事項。

二、公文的格式規(guī)范

（一）公文的發(fā)布形式和適用范圍

就法院系統(tǒng)來說，以中院為例，主要有：

1、《宜昌市中級人民法院文件（宜市中法發(fā)）》，主要用于傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發(fā)布重要的決定、通知等。

2、《宜昌市中級人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要會議及其他事項的通知、批復(fù)、命令、議案、請示、報告、通報、函等。

3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補充形式，主要適用于辦公室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、傳達或代本院發(fā)布某些事項，發(fā)布辦公室職權(quán)范圍內(nèi)的事項。

4、《傳真電報（宜市中法明傳、密傳）》，用于中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務(wù)活動安排、處理突發(fā)事件的措施等。

5、以中院各部門名義制發(fā)的公文，一般使用中院信箋版頭。

（二）公文的書面格式

公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規(guī)則�！秶�家行政機關(guān)公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等7個要素。置于公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

——眉首。眉首一般由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等要素組成，實際上就是置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)字頂格標識在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最后一份的序號可寫成“100”。標識份數(shù)序號，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。

2、秘密等級和保密期限

3、緊急程度

4、發(fā)文機關(guān)標識

5、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文機關(guān)標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居中排布�！懊�令（令）”的發(fā)文字號標注在“命令（令）”的發(fā)文機關(guān)標識下邊緣空2行居中位置：“會議紀要”編號置于“會議紀要”標識之下、紅色反線之上正中間。聯(lián)合行文一般只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。機關(guān)代字應(yīng)當反映發(fā)文機關(guān)或部門的性質(zhì)。同一機關(guān)。部門的同一類公文的代字應(yīng)當統(tǒng)一，不可有幾種寫法。機關(guān)代字一般可取機關(guān)名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關(guān)相區(qū)別。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括��；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

6、簽發(fā)人

發(fā)文機關(guān)簽發(fā)簽批公文的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字：“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，則有多個簽發(fā)人，這時，主辦機關(guān)簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦機關(guān)簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，并使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與其距離為4mm.

7、紅色反線

紅色反線一般標印在發(fā)文字號之下4mm處，其長度與版心等寬（即156mm）。

——主體。主體一般由標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、印章、附注等要素組成。

1、標題

公文的標題是對公文內(nèi)容的概括和對行文目的的揭示，因而應(yīng)當準確扼要地反映公文的主要內(nèi)容。公文標題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。書寫批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或貫徹上級機關(guān)發(fā)出的公文的標題，應(yīng)將事由寫清楚，而不能只寫原文發(fā)文字號。下發(fā)行政法規(guī)、規(guī)章的公文標題用“發(fā)布”，下發(fā)隸屬機關(guān)的公文標題用“批轉(zhuǎn)”，下發(fā)上級、同級和不相隸屬機關(guān)的公文標題用“轉(zhuǎn)發(fā)”，�。ㄞD(zhuǎn)）發(fā)“方案”、“計劃”等沒有抬頭的公文或其他資料性的公文，標題中一般不冠原制發(fā)機關(guān)名稱，而將原制發(fā)機關(guān)名稱及成文時間在印發(fā)的原文標題下注明，并用圓括號括起來。

公文標題一般標識在紅色反線下空2行處，用2號小標宋體字居中排布。如果字數(shù)偏多，需要分行排列，分行時須注意不要把各行上下對齊排成等長，更不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，總之標題的排布要做到詞義完整、排列對稱、間距恰當。

2、主送機關(guān)

主送機關(guān)是指公文的主要接收機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如果主送機關(guān)較多，則應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或同級別的機關(guān)之間用頓號，不同性質(zhì)或不同級別的機關(guān)之間用逗號。比如國務(wù)院對下行文，其主送機關(guān)的排列形式是：“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)”；中院對下行文，其主送機關(guān)排列形式一般是：“各基層人民法院，中院各部門”。

主送機關(guān)一般在標題下空1行、左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如果主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。向上級機關(guān)請示只寫一個主送機關(guān)；向下級部分機關(guān)發(fā)送的公文，如果發(fā)送機關(guān)少，可將發(fā)送機關(guān)名稱全部寫上，發(fā)送機關(guān)多，可采用“各有關(guān)部門和單位”等辦法概寫。

3、正文

正文是公文的主體部分。正文應(yīng)置于主送機關(guān)下一行，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格；數(shù)字、年份不能回行。“命令（令）”的正文置于令號下空2行的位置。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應(yīng)當注明其中文含義；日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日；必須使用國家法定計量單位。用詞、用字要準確、規(guī)范，文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡稱，必須在首次使用全稱的同時注明簡稱，并且還要注意簡稱在同一篇公文中必須前后統(tǒng)一；公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、成語、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一般應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字；用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)序數(shù)，其標識方法為：

第一層用“一、”“二、”“三、”……

第二層用“（一）”“（二）”“（三）”……

絕對不可以將層次顛倒過來，隨意使用，比如用“（一）”“（二）”“（三）”……作第一層，用“一、”“二、”“三、”……作第二層，等等，這是不允許的。

4、附件

附件是正文的附屬部分，是補充公文正文內(nèi)容的其他公文或材料（包括圖表）。公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。公文僅二個附件的只標注其名稱，不標序號，如有兩個或兩個以上附件，則應(yīng)在附件名稱前標明序號，序號使用阿拉伯數(shù)字，比如：

附件：（1）XXXXXX

附件：（2）XXXXXX

需要說明的是，附件并不是每份公文都必須有的，是否附列附件，應(yīng)根據(jù)具體情況和實際需要決定。

5、成文時間

成文時間以負責人簽發(fā)的時間為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)時間為準。公文成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”，一般置于正文右下方，具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數(shù)來定�！懊�令（令）”的成文時間標識在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字處，“會議紀要”的成文時間居右頂格標識在紅色反線之上右側(cè)。

6、印章

當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字。主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期。要注意只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm.

當聯(lián)合行文需加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在成文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

7、附注

附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意事項等情況的說明，比如“此件發(fā)至省、軍級”、“此件發(fā)至縣、團級”等。公文如有附注，一般用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。公文附注不屬于公文內(nèi)容，標注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圓括號標注。按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，請示性的公文應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。

——版記。版記一般由主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、份數(shù)、反線等要素組成。版記應(yīng)置于公文的最后一頁（即封四，亦稱封底），版記的最后一個要素置于最后一行。

1、主題詞

主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，應(yīng)按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。主題詞應(yīng)先標反映公文內(nèi)容的詞，后標反映公文文種的詞。一般情況下，一篇公文可標1～5個主題詞，但最多不超過5個。主題詞詞目之間不用標點分隔，而是彼此間隔一個字的距離。主題詞應(yīng)置于公文最后一頁的下半部，即成文時間的右下方以及抄送機關(guān)的左上側(cè)。

2、抄送機關(guān)

公文都必須有的，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容、發(fā)文目的和隸屬關(guān)系嚴格控制，其排列順序一般為：上級機關(guān)單排一行，黨政機關(guān)、軍事機關(guān)、人民團體、民主黨派等合排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如果主送機關(guān)移至“主題詞”之下，標識方法同抄送機關(guān)。

3、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間

印發(fā)機關(guān)多數(shù)不以行文機關(guān)名稱出現(xiàn)，而只用機關(guān)辦公室名稱。印發(fā)機關(guān)位于抄送機關(guān)之下（如無抄送機關(guān)則在“主題詞”之下），占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。

4、份數(shù)

份數(shù)置于印發(fā)時間之下，右空3字，用3號仿宋體字和阿拉伯數(shù)字標識。

5、反線

版記中主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素之下分別加一條反線，其寬度等同于版心。

（三）公文的用紙格式

公文的用紙格式，主要包括公文用紙的主要技術(shù)指標和公文用紙的幅面及版面尺寸兩個基本方面�！秶�家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷或復(fù)印紙，紙張白度為85％～90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7.5—9.5.”

（四）公文的印裝格式

公文一律采用從左至右橫寫、橫排的格式。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字，少數(shù)民族文字版的公文應(yīng)按其習(xí)慣書寫和排版。

公文的排版規(guī)格，《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：“正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字�！币粋�基準行的距離為一個3號字的高度加上該3號字高度的7／8倍。

公文的制版要求是，版面干凈無底灰，字跡清楚無斷畫，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm.

公文的印刷要求是，雙面印刷；頁碼應(yīng)套正，兩面誤差不得超過2mm.印品著墨要實而均勻，字面不花、不白、無斷畫，黑色油墨應(yīng)達到色譜所標BL100％，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標Y80％、M80％。

公文的裝訂要求是，左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書心不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸訂眼距書心上下各1／4處，允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。

公文的頁碼標識，要求用4號半角白體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm.單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁和空白頁以后的頁不標頁碼。

湖北省宜昌市中級人民法院·姚繼坤