印章管理制度

　　印章管理制度（一）：

　　公司印章管理辦法

　　第一章 總 則

　　一、印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。此辦法適用于百利集團的印章管理。本辦法未盡事宜或界定不清的呈請集團總經(jīng)理或集團董事長裁決。

　　二、集團董事會授權(quán)由財務(wù)部全面負(fù)責(zé)公司總部的印章（各類印章共計20枚）管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章的保管和使用。銷售管理部經(jīng)理處存放公司總部公章、合同章、董事長簽名章各一枚，以供非正常上班時光備用，使用流程同第九條，所有單據(jù)由銷售管理部經(jīng)理事后轉(zhuǎn)交集團財務(wù)部。

　　第二章 印章的雕刻

　　三、印章雕刻的申請、審核和批準(zhǔn)：由需刻印部門負(fù)責(zé)人據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請，經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核，集團總經(jīng)理批準(zhǔn)方可雕刻。

　　四、印章雕刻：經(jīng)過批準(zhǔn)后的雕刻申請，統(tǒng)一由采購部辦理。

　　第三章 印章的領(lǐng)取和保管

　　五、公司各類印章由各級和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。

　　六、印章務(wù)必由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。

　　七、公司建立印章管理表，專人領(lǐng)取和歸還印章狀況在表上予以記錄。

　　八、印章持有狀況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章的，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。

　　第四章 印章的使用

　　九、公司各級人員每次需使用印章須按要求填寫印章使用單（見附件1），將其與所需印的文件一并逐級上報，經(jīng)公司有關(guān)人員審核。各類印章使用應(yīng)具備的條件及審核權(quán)限應(yīng)為：

　�。ㄒ唬�、集團總部：

　　1．各類行政章僅限于與之相對應(yīng)的性質(zhì)文件方能蓋。（業(yè)務(wù)→業(yè)務(wù)，合同→合同）

　　2．合同章（含①廣州市百利文儀實業(yè)有限公司上海分公司合同專用章；②上海百利文儀實業(yè)有限公司合同專用章；③廣州市白云韋卓辦公家具廠合同專用章；④廣州市百利文儀實業(yè)有限公司合同專用章）的使用：經(jīng)銷單合同經(jīng)部門經(jīng)理、分管系統(tǒng)總監(jiān)/副總審核批準(zhǔn)后蓋章；直銷單合同（含系統(tǒng)銷售單等直接與甲方簽署的）一律需評審（經(jīng)法務(wù)專人評審條款，財務(wù)經(jīng)理評審價格及付款方式，制造副總評審貨期，銷售總監(jiān)綜合評審），最終經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后，將合同遞財務(wù)，由財務(wù)指定專人蓋章。市場部所有對外行為均需蓋章。

　　銷售合同蓋章時，須有訂貨產(chǎn)品清單，且報價審核后的附件（單價、金額等）需體現(xiàn)審核過程，即要有審定人的簽名，否則不予以蓋章。

　　3．公章（含①廣州市百利文儀實業(yè)有限公司上海分公司；②上海百利文儀實業(yè)有限公司；③廣州市白云韋卓辦公家具廠；④廣州市百利文儀實業(yè)有限公司；⑤百利文儀集團（中國）有限公司）的使用：適用于以公司名義發(fā)文狀況下，經(jīng)總經(jīng)辦審核，集團總經(jīng)理簽署，由財務(wù)指定專人蓋章（部分合同需加蓋公章狀況下，公章使用權(quán)限等同合同章）。

　　4．私章（含①“甄玉嬋”兩枚；②“梁納新”兩枚；③“梁敏寧”兩枚）的使用：適用于簽發(fā)支票、文件等，須經(jīng)過其本人或其授權(quán)人確認(rèn)，方可蓋章。如合同中需使用私章，征得同意后也可辦理。

　　5．董事長簽名章（大、小各一枚）：適用于需其簽名的文件以及對外財務(wù)會計報告、納稅申報表等；原則上須經(jīng)其書面確認(rèn)（使用《印章使用單》）后方可蓋章，特殊狀況下可透過電話確認(rèn)（應(yīng)有記錄），事后補簽單。

　　（二）、各下屬公司：

　　1．各類行政章僅限于與之相對應(yīng)的性質(zhì)文件方能蓋（業(yè)務(wù)→業(yè)務(wù)，合同→合同，財務(wù)→財務(wù)）。

　　2．合同章（含總部及各分公司名義合同章）的使用：銷售人員簽訂合同、訂購單，須有各部門總監(jiān)的簽名方可蓋章；采購部使用合同章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名，基建、設(shè)備須經(jīng)董事長簽名后方可蓋章。

　　3．公章（含總部及各分公司名義的公章）的使用：公司之間各類證明文件需有各部門總監(jiān)簽名方可蓋章，投標(biāo)書的加蓋章需各分公司總經(jīng)理簽名后方可蓋章，采購部使用公章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名，基建、設(shè)備須經(jīng)董事長簽名后方可蓋章。

　　4．人力資源用章、行政章的使用：由人力資源部經(jīng)理簽名后蓋章。

　　十、經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。透過審批后的銷售訂單遞至財務(wù)蓋章，無特殊狀況一般規(guī)定五分鐘內(nèi)給予落實。

　　十一、印章保管人應(yīng)對文件資料和印章使用單上載明的簽署狀況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。

　　十二、在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。

　　十三、集團總經(jīng)理對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權(quán)。

　　十四、涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。

　　十五、財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作資料自行使用財務(wù) 印章無須經(jīng)上述程序。

　　十六、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，定期進行整理后交財務(wù)部歸檔。

　　十七、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫《印章借用申請單》（見附件2），注明事項，經(jīng)集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可由區(qū)域經(jīng)理級以上（含）人員攜帶使用。

　　十八、公章的使用決定權(quán)歸集團總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由集團總經(jīng)理根據(jù)實際工作需要進行授權(quán)。

　　第五章 印章的作廢和銷毀

　　十九、印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢、遺失作廢等。

　　二十、經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門提出銷毀申請，填寫印章銷毀申請（見附件3）經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核，集團總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能銷毀。

　　第六章 責(zé) 任

　　二十一、印章保管人務(wù)必妥善保管印章，如有遺失，務(wù)必及時向公司總經(jīng)辦報告。

　　二十二、任何人員務(wù)必嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。

　　二十三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機關(guān)處理。

　　第七章 附 則

　　二十三、本辦法解釋權(quán)歸集團總經(jīng)辦。

　　印章管理制度（二）：

　　公司印章管理規(guī)定

　　1、目的

　　為加強公司印章的統(tǒng)一管理，凸顯印章在業(yè)務(wù)工作中的作用，明確使用印章的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范印章雕刻及使用流程。

　　2、適用范圍

　　公司各種印章的雕刻和使用。

　　3、職責(zé)

　　3。1總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)公司行政公章、法人印、合同專用章的統(tǒng)一雕刻、保管及使用，負(fù)責(zé)按要求刻制公司各類印章以及印章啟用前的登記備案工作，負(fù)責(zé)公司作廢印章的銷毀。

　　3。2公司分管領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)用印文件的審批；

　　3。3采購部：負(fù)責(zé)報關(guān)專用章及報關(guān)法定代表人私章的管理及使用。

　　3。4計財部：因工作需要，財務(wù)部放置＊＊＊公司法定代表人印鑒章一枚，由財務(wù)部負(fù)責(zé)其私章的.管理及使用。

　　3。5。各單位需持有效的簽字單到管理部使用對外印章。

　　4、資料

　　4。1定義

　　4。1。1行政公章是指“＊＊＊公司”公章，用作以公司名義發(fā)出的函件、證明、介紹信、向上級部門報送的有關(guān)上行文、計劃、統(tǒng)計、決算及有約束力的文件等。

　　4。1。2業(yè)務(wù)專用章

　　4。1。2。1對外業(yè)務(wù)專用章是指對外聯(lián)系頻繁或工作性質(zhì)決定需有印章的部門，能夠申請刻制業(yè)務(wù)專用章，業(yè)務(wù)專用章只能用于所規(guī)定專項業(yè)務(wù)，但不包括簽訂的合同、協(xié)議等有法律效力的業(yè)務(wù)，如人事專用章、財務(wù)專用章等。

　　4。1。2。2內(nèi)部業(yè)務(wù)用章是指公司內(nèi)部開展業(yè)務(wù)工作需要使用，不能對外使用。

　　4。1。3黨工團印章

　　黨工團印章是指只限于黨工團組織開展活動及出具有關(guān)證明使用，具體范圍參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4。1。4法人印

　　法人印是指公司法定代表人印章。

　　4。1。5合同專用章

　　合同專用章是指用于對外簽訂的合同、協(xié)議等有法律約束力的文件。

　　4。2印章雕刻

　　4。2。1公司行政公章由總經(jīng)理提出交總經(jīng)辦按規(guī)定刻制。除公司刻制行政公章外，公司下屬各單位原則上一律不準(zhǔn)刻制行政公章。

　　4。2。2負(fù)責(zé)對外業(yè)務(wù)專用章由各所需業(yè)務(wù)單位申請，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交管理部按規(guī)定刻制。

　　4。2。4黨工團印章由黨工團組織提出申請，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，公司黨工團負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，交管理部按規(guī)定刻制，原則上二級黨工團組織不再刻制印章。申請和刻制的有關(guān)狀況參照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4。2。5公司其它類業(yè)務(wù)章，由使用單位提出，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，交總經(jīng)辦按規(guī)定刻制。

　　4。2。6合同專用章的刻制，務(wù)必由法律和銷售等相關(guān)部門提出，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)審核后交管理部按規(guī)定刻制。

　　4。2。7申請刻制各類印章，都務(wù)必填寫《印章刻制申請表》（附件一），按印章刻制流程逐級簽字，持有效的刻制申請表交由管理部專人負(fù)責(zé)到公司定點刻字社刻制。

　　4。2。8印章刻制完成后，由總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取印章并在印章備案表上登記備案，由總經(jīng)辦下發(fā)到單位并明確保管人和職責(zé)人后方可使用。

　　4。3印章使用

　　4。3。1公司行政公章用印，應(yīng)填寫《印章使用申請單》（附件一），原則上務(wù)必經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可用印。任何人不能在空白書面文件上加蓋公章，公司印章不允許外帶，特殊狀況例外。

　　4。3。2黨工團組織印章，使用時需經(jīng)黨工團組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。使用范圍參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4。3。3各類對外業(yè)務(wù)專用章用印須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用印�？瞻孜募�嚴(yán)禁用印。

　　4。3。4法人印使用時原則上需經(jīng)法人代表本人簽字批準(zhǔn)，填寫《印章使用申請單》（附件二），持有效申請單到總經(jīng)辦用印。

　　4。3。5合同專用章使用有關(guān)程序參照公司有關(guān)合同管理規(guī)定執(zhí)行。

　　4。4印章保管規(guī)定

　　4。4。1公司行政印章、法人印、合同專用章統(tǒng)一由總經(jīng)辦指定專人保管。

　　4。4。2各類對外業(yè)務(wù)專用章由各部門領(lǐng)導(dǎo)明確部門保管人和職責(zé)人，并指定專人保管。

　　4。4。3黨工團組織印章由總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)明確其保管人和職責(zé)人。

　　4。4。4如印章保管人和職責(zé)人變更，需填寫《印章保管人變更申請表》（附件三），交到管理部備案。

　　4。4。5印章須妥善保管，如不慎丟失要及時向相關(guān)部門報告說明，并采取適當(dāng)方式聲明作廢。對亂用或嚴(yán)重失職加蓋印章，丟失印章的部門和個人要追究相應(yīng)職責(zé)。

　　4。5印章銷毀

　　4。5。1印章有破損、字跡不清、機構(gòu)名稱變更，要及時向總經(jīng)辦申請更換印章，同時將作廢印章交總經(jīng)辦，并定期銷毀。

　　4。5。2印章銷毀務(wù)必填寫《印章銷毀申請表》（附件四），經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，持有效申請表和待銷毀的印章交總經(jīng)辦登記備案。由總經(jīng)辦聲明作廢并定期銷毀。

　　印章管理制度（三）：

　　印章使用管理制度

　　第一條 印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)，明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，印章的管理應(yīng)做到分散管理、相互制約，為明確使用人與管理人員的責(zé)權(quán)，特制定如下公司印章使用與管理條例。

　　 第二條 公司印章包括：公章、法人私章、合同章、財務(wù)章及各職能部門章。

　　 第三條 刻印

　　 1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、財務(wù)章）的刻制，應(yīng)由指定的印章管理人員負(fù)責(zé)刻制，交由綜合管理部備案，并從刻制之日起執(zhí)行相關(guān)使用條例。

　　 2、因業(yè)務(wù)發(fā)展需要申請各職能部門專用章時，由需求部門填寫《印章制發(fā)申請表》經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后送交綜合管理部刻制，部門章一般為橢圓章。

　　第四條 印章的使用

　　 1、任何部門在啟用印章前，均需到綜合管理部辦理領(lǐng)取手續(xù)，理解相應(yīng)的責(zé)權(quán)告知，簽定《印章簽收手續(xù)》并備案。

　　 2、公章由綜合管理部經(jīng)理或?qū)Ｈ吮９�。各部門需要蓋公章的文件、通知等，須到綜合管理部領(lǐng)取并填寫《印章使用申請表》，由總經(jīng)理核準(zhǔn)，并在《印章使用申請表》中簽字，涉及到人事調(diào)動蓋章的，還需董事長同意。

　　 3、合同章：合同章由綜合管理部保管。主要用于公司簽訂各類對外合同，蓋章前須先到綜合管理部處領(lǐng)取并填寫《印章使用申請表》，由總經(jīng)理審批并在《印章使用申請表》中簽字，董事長同意后方可蓋章。

　　 4、法人私章：法人私章由公司銀行出納保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù)，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。

　　 5、財務(wù)章：由財務(wù)部經(jīng)理保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用，發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章，發(fā)票專用章由財務(wù)部專人保管。

　　6、其他職能部門章，主要適用于各部門內(nèi)部使用，已經(jīng)刻制的職能部門章，由部門負(fù)責(zé)人進行保管并嚴(yán)格該章的使用管理辦法。

　　7、各類印章的使用登記薄要由專人嚴(yán)格保存管理，不得損毀或遺失。

　　 第五條 印章的廢止、更換

　　 1、廢止或繳銷的印章應(yīng)由保管人員填寫《廢止申請單》，由總經(jīng)理核準(zhǔn)后交由綜合管理部統(tǒng)一廢止或繳銷。

　　 2、遺失印章時應(yīng)由印章保管人員填寫《廢止申請單》，由總經(jīng)理核準(zhǔn)并簽批遺失處理辦法后，交由綜合管理部按批示處理，如遺失公司基本印章時必需按規(guī)定登報申明。

　　 3、更換印章時應(yīng)由印章保管人員根據(jù)相關(guān)文件填寫《廢止申請單》，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，交由綜合管理部按批示處理，并填寫《印章制發(fā)申請表》申請新的印章。

　　 第六條 印章保管人的責(zé)權(quán)

　　 對于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。綜合管理部主要職責(zé)是對印章的使用進行合理性管理，而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重職責(zé)與權(quán)力，具體劃分如下：

　　 1、職能部門印章保管人對印章具有獨立使用權(quán)力，同時負(fù)全部使用職責(zé)。

　　 2、公章、財務(wù)章的保管人無獨立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力，因此公章、財務(wù)章的保管人對印章的使用結(jié)果負(fù)主要職責(zé)，經(jīng)手人則負(fù)部分職責(zé)；未經(jīng)審批同意擅自使用的，保管人對使用結(jié)果負(fù)全部職責(zé)并按公司有關(guān)規(guī)定進行處分。

　　 3、法人私章的保管者是出納，既是保管者又是使用者，但其無獨立使用權(quán)力，需依據(jù)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用，否則負(fù)全部職責(zé)。

　　 第七條 嚴(yán)禁公章、合同章、法人私章獨立帶離公司使用，保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時，需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。辦理工商等年檢等事務(wù)，需將表格帶回公司蓋章。

　　 第八條 公司高層領(lǐng)導(dǎo)因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務(wù)，需要攜帶公司印章出差的，須經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理審批并及時歸還。

　　 第九條 開具個人相關(guān)證明，需由分管副總經(jīng)理以上擔(dān)保簽批后方能使用，如涉及到個人經(jīng)濟擔(dān)保與證明時，原則上一律不予證明，其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負(fù)責(zé)。

　　 第十條 公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益之行為。

　　第十一條 所有印章的使用，務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行公司的印章使用規(guī)定，做好申請和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問題，后果自負(fù)，給公司造成損失的，公司將依法追究其法律職責(zé)。

　　第十二條 本制度從二O一一年十月一日起執(zhí)行。

　　二O一一年九月一日