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會議室規(guī)章制度范文

  為了加強(qiáng)會議室有序使用并對其科學(xué)有效管理,保證會議是的安全、整潔以及各種設(shè)施的完好,需要會議室的管理制定。下面是會議室規(guī)章條例,歡迎參閱。

會議室規(guī)章制度篇1

  一、制訂目的:

  為合理安排會議時(shí)間,調(diào)配會議(客)室之使用,保障會議室的正常使用狀態(tài),同時(shí)方便前臺正確引領(lǐng)客戶至?xí)h室,縮短客戶等待時(shí)間,維護(hù)公司形象,特訂立本規(guī)定。

  二、適用范圍:

  本制度僅適用于公司寫字樓各共用的會議室的管理與使用。

  三、權(quán) 責(zé):

  1.行政部前臺復(fù)印室文員:全面負(fù)責(zé)會議室的日常管理。 1會議室使用接收及相關(guān)協(xié)調(diào)工作; ○

  2會后會議室整理、清潔檢查和維護(hù)。 ○

  2.行政部寫字樓清潔工:負(fù)責(zé)會議室日常5S工作。

  3. 各部門:負(fù)責(zé)會議室的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會議室。 1會議室的及時(shí)申請; ○

  2會議中會議室內(nèi)所有器材設(shè)備的準(zhǔn)備、保管與維護(hù); ○

  3會后“5S”工作。 ○

  四、具體流程:

  1.申請:各部門或者個(gè)人使用會議室,需預(yù)先填寫《會議室使用申請表》(附件1)后交至前臺文員處。

  1申請時(shí)間: ○

  A.正常情況下均需提前4小時(shí)申請;

  B.特殊情況、緊急會議可電話與前臺協(xié)商處理;

  C.每周固定的例會時(shí)間、例行使用固定會議室,可不必重復(fù)申請,但需在前臺處登記備案。

  1.申請會議室規(guī)格:可以優(yōu)先申請條件較好的會議室,但遇有沖突時(shí),可按下述原則進(jìn)行協(xié)○調(diào)。

  2.前臺復(fù)印室文員收到《會議室使用申請表》后,及時(shí)登記在《會議室使用登記表上》,遇有沖突時(shí),應(yīng)及時(shí)與相關(guān)會議室使用者聯(lián)系并相互協(xié)調(diào)。

  3.若申請使用的會議室在預(yù)定時(shí)間不能按時(shí)使用(提前、推后或取消)時(shí),申請人應(yīng)及時(shí)通知到前臺文員處。

  4.使用完畢,申請使用者應(yīng)負(fù)責(zé)關(guān)閉會議室的燈、空調(diào)、投影儀(并收起投影幕)等設(shè)備,并將白板上的字跡清理干凈、擺放好桌椅、通知前臺復(fù)印文員后,方可離開。

  5.前臺復(fù)印文員負(fù)責(zé)檢查會議室衛(wèi)生和硬件是否完好,并依據(jù)使用部門/個(gè)人會后整理情況對其提出改進(jìn)意見。部門/個(gè)人整理不徹底或完全未整理達(dá)2次及其以上者,將提報(bào)至行政人事課進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

  五、注意事項(xiàng):

  1.會議室使用人員須愛護(hù)會議室的設(shè)施和物品,若屬人為損壞經(jīng)查證屬實(shí)者,須照價(jià)賠償;

  2.會議室使用需遵循客戶優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;

  3.投影儀等設(shè)備有專門人員調(diào)試,未經(jīng)允許,不得隨意變動(dòng),如出現(xiàn)故障,影響會議進(jìn)行,可通知電腦部相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)測。

  4.前臺復(fù)印文員需定期檢查會議室白板筆是否能書寫,打印紙是否還能使用,電燈/桌椅是否正常,如有損壞馬上知會相關(guān)人員維修。

  5.會議室只做開會面或接待客人使用,任何人不得在會議室做其它事務(wù)(如聊天/打電話/上網(wǎng)/休息等)。

  6.接待客人或洽談業(yè)務(wù),僅限在會議室進(jìn)行,未獲準(zhǔn),職員不得將客人帶到辦公室洽談。

  7.會議室禁止吃零食或口香糖,不準(zhǔn)在會議室隨地吐痰、亂扔紙屑、雜物,不準(zhǔn)將未飲用完畢的茶水、礦泉水隨地傾灑,如出現(xiàn)上述情況,使用部門/個(gè)人有權(quán)勸止,嚴(yán)重者將追

  究當(dāng)事人責(zé)任。

  六、相關(guān)表單

  1. 附件一 [會議室使用申請表] 2. 附件二 [會議室使用登記表]

  會議室使用申請表

  填表日期/時(shí)間:

  說明:請正確填寫使用目的,特別是涉及到接待客戶的會議時(shí),最好填寫清楚客戶名稱,以便前臺正確引領(lǐng)客戶至?xí)h室。

  會議室使用登記表

會議室規(guī)章制度篇2

  為加強(qiáng)會議室的管理,確保會議室的安全、衛(wèi)生、清潔,保障會議室的有序使用和會議的有效舉行,特制定本規(guī)定。

  一.使用安排管理規(guī)定

  1、 會議室的由人力資源部負(fù)責(zé)管理,全體員工應(yīng)自覺維護(hù)公共衛(wèi)生,養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣;

  2、為保證各類會議的順利召開,人力資源部建立預(yù)約登記制,使用遵循先緊急后一般,先

  全局后部門會議、先預(yù)約后臨時(shí)的原則,各部門提前向人事專員申請使用;

  3、各部門使用完畢后,該部門負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀,聯(lián)系人事專員檢查后方可。

  4、當(dāng)月發(fā)生大掃除時(shí),由值日部門負(fù)責(zé)清掃;

  二. 日常值日管理規(guī)定:

  1、各部門負(fù)責(zé)當(dāng)月會議室的清潔工作,由部門主管安排員工值日時(shí)間,保證每天值日;

  2、值日生值日后主動(dòng)簽到,聯(lián)系人事專員檢查衛(wèi)生,值日效果由人事專員評定1-3分;

  3、月均得分最低的一組將承擔(dān)12月的值日工作,未簽到、不找人事專員檢查的評定0分;

  二.會議室值日表:

  三、清掃標(biāo)準(zhǔn)

  1、值日生日常清理標(biāo)準(zhǔn):

  室內(nèi)用品擺放整齊、有序,無雜物;

  地面、桌面和椅面等易落灰塵的角落每天清潔。

  2、大掃除清理標(biāo)準(zhǔn):

  門窗保持干凈、明亮,地面、桌面及椅子無污漬。

  房門拉手處、燈開關(guān)無污漬。

  3、會議室使用者清理標(biāo)準(zhǔn):

  應(yīng)在每次會議后及時(shí)清掃衛(wèi)生,整齊擺放桌椅;

  清理茶杯、廢紙等雜物,有損壞及時(shí)向人力資源部報(bào)告。

  * 會議室管理規(guī)定由二月份開始正式實(shí)施,最終解釋權(quán)歸人力資源部門所有。

  人力資源部

會議室規(guī)章制度篇3

  1管控目的

  規(guī)范會議室使用流程,明確管理職責(zé)及相關(guān)罰則,提高工作效率及服務(wù)水平

  2管控范圍

  公司內(nèi)參會人員

  3管控對象

  一樓會議室、三樓會議室及四樓培訓(xùn)室

  4管控內(nèi)容

  4.1會議安排

  4.1.1使用人需提前將會議時(shí)間、參會人員、參會人數(shù)、會議準(zhǔn)備(是否需要多媒體及會議服務(wù))等信息向辦公室報(bào)備,以便及時(shí)安排會議地點(diǎn)及相關(guān)事項(xiàng)準(zhǔn)備。

  4.1.2部門臨時(shí)召開的緊急會議需及時(shí)通知辦公室,以便及時(shí)掌握會議室使用情況,避免發(fā)生使用沖突。

  4.1.3辦公室行政管理員接到預(yù)定通知后即時(shí)落實(shí)承辦情況,登記會議室使用記錄(后附)并反饋至預(yù)定人員。

  4.1.4總公司重要領(lǐng)導(dǎo)參加的會議、接待重要客人來訪或總經(jīng)理指明需要進(jìn)行服務(wù)的由行政管理員即時(shí)落實(shí)。提前調(diào)試好會議室溫度,視情況準(zhǔn)備茶水、礦泉水、香煙、果盤等用品并于會議進(jìn)行中及時(shí)跟進(jìn)服務(wù)。

  4.2會議紀(jì)要

  4.2.1部門內(nèi)部會議由部門根據(jù)需求自行安排人員作會議紀(jì)要。

  4.2.2公司級會議或需報(bào)總經(jīng)理閱知的,由辦公室行政管理員作會議紀(jì)要并于會議結(jié)束12小時(shí)內(nèi)報(bào)總經(jīng)理助理審批,審批通過后報(bào)總經(jīng)理。

  4.3部門職責(zé)

  4.3.1辦公室負(fù)責(zé)一樓會議室、三樓會議室及四樓培訓(xùn)室的管理工作,具體包括:各項(xiàng)

  會議的安排、協(xié)調(diào),現(xiàn)場衛(wèi)生清理,附屬設(shè)備的調(diào)試、保養(yǎng)、維修。

  4.3.2會議室使用人應(yīng)自覺愛護(hù)桌椅并維護(hù)室內(nèi)衛(wèi)生,并于會議結(jié)束后及時(shí)通知辦公室。 5罰則

  5.1未向辦公室提報(bào)會議室使用申請,私自安排會議的扣部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月考核1分/次。

  5.2因會議室安排、協(xié)調(diào)不當(dāng)或物品準(zhǔn)備不到位影響會議正常進(jìn)行的,每次扣罰行政管理員當(dāng)月考核2分/次。

  5.3會議室設(shè)備、物品損壞的,由當(dāng)事人按購買價(jià)賠償現(xiàn)金,并扣除當(dāng)月考核分2分/次;當(dāng)事人不明確或相互推諉的由雙方共同賠償,并扣除當(dāng)事人當(dāng)月考核2分/次。

  5.4因個(gè)人主觀原因造成會議紀(jì)要遲報(bào)的,每次考核當(dāng)事人2分。

  5.5衛(wèi)生清理不及時(shí)、不徹底受到領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評的,每次考核衛(wèi)生清理員1分,情節(jié)特別嚴(yán)重的加倍考核。

  6職責(zé)部門 辦公室

  7監(jiān)督管理 辦公室主任

  8技術(shù)說明

  8.1 本制度由辦公室制定并負(fù)責(zé)技術(shù)解釋,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。修訂與終止亦同。

  8.2制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

  附件:

  《會議室使用登記記錄》

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