公司禮品采購制度

1 目的

為了加強(qiáng)對公司員工在經(jīng)營活動中贈送禮品的管理，樹立良好的公司形象與風(fēng)氣，減少開支，避免浪費(fèi)，特制定本制度。

2 范圍

本制度適用于公司對外經(jīng)營活動中與禮品采購與制作、領(lǐng)用、贈送相關(guān)的所有行為。

3 定義

本制度所稱的禮品，是指由公司統(tǒng)一制作、采購的用于公司接待及外聯(lián)所用的物品。

4 職責(zé)

4.1 企業(yè)管理部是公司禮品的管理部門，負(fù)責(zé)禮品的發(fā)放、登記造冊、保管、處理等項(xiàng)工作。

4.2 公司采購部負(fù)責(zé)禮品集中制作、采購工作。

4.3 公司各分支機(jī)構(gòu)及市場人員在季度資金計(jì)劃范圍內(nèi)的`禮品費(fèi)支出，配合公司采購部對的禮品采購進(jìn)行詢價(jià)復(fù)核。

4.4 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)禮品費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)銷的審核。

5 流程

5.1 禮品的采購和制作原則

5.1.1 貨真價(jià)實(shí)原則：價(jià)格公道合理,不能以次充好、以假亂真。

5.1.2 集體采購原則：參與采購人員不得低于2人。

5.1.3 集中制作原則：季度計(jì)劃、節(jié)日計(jì)劃、專業(yè)設(shè)計(jì)，集中制作和采購。

5.2 禮品的采購和制作

5.2.1 禮品集中制作與采購：

根據(jù)公司各分支機(jī)構(gòu)、高層管理人員對禮品的要求提交《禮品采購申請單》，公司采購部擬定《禮品集中采購方案》，包括：規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等、報(bào)公司分管副總審核—>總經(jīng)理審批后，公司統(tǒng)一集中采購禮品。

5.2.2 日常禮品采購與制作：

a) 各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的，原則上在公司領(lǐng)用，如果庫存禮品不能

滿足需要，可以直接提交《禮品采購申請單》交給上級領(lǐng)導(dǎo)審批，由公司采購部組織采購，或者在審批授權(quán)后由使用者自行采購。

b) 公司舉辦各類活動使用的有紀(jì)念價(jià)值的禮品制作，可根據(jù)活動組委會與

管理中心其它各部門共同組織設(shè)計(jì)、制作訂購。其審批流程按分管副總審核—>總經(jīng)理審批后控制。

5.2.3 特殊禮品的購買制作：

針對公司重要客戶，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)安排緊急的重要禮品采購，按照《禮品采購申請單》、《禮品采購詢價(jià)記錄表》，經(jīng)過審批后由總經(jīng)理安排采購部負(fù)責(zé)采購落實(shí)。

5.3 禮品入庫

所有禮品采購回后由采購部、企管部行政主管和行政員共同驗(yàn)收入庫，建立禮品接收與放發(fā)臺賬，每月盤點(diǎn)一次，做到賬賬相符、賬實(shí)相符，盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)管理中心副總、總經(jīng)理以及相關(guān)部門。

5.4 禮品分類

4.1 禮品分類：5大類：A工藝品、B名煙、C名酒、D名茶、E電子產(chǎn)品詳情見PPT選取；

4.2 禮品分級：高級(單價(jià)1000元以上)、中級(單價(jià)400—1000元之間)、

普通(單價(jià)50—400元之間) ；

4.3 禮品冊：相應(yīng)禮品在對應(yīng)的PPT中選取，如有禮品冊內(nèi)禮品不能滿意要求的，相關(guān)部門可以提出補(bǔ)充意見，以便充實(shí)禮品冊，形成具有公司特色的禮品集。

5.4 禮品領(lǐng)用

5.4.1 日常禮品按以下程序申領(lǐng)發(fā)放：

a) 禮品使用人填寫“禮品領(lǐng)用審批單”，分管副總或者分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核

后，在企管部行政文員處領(lǐng)取。

b) 企管部行政文員審核此次贈送是否有重復(fù)交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對各部

門間禮品的均衡分配、種類調(diào)配等做出安排。

5.4.2 外地、項(xiàng)目現(xiàn)場、應(yīng)急性購買的禮品或特殊項(xiàng)目、特殊禮品：

無論價(jià)值大小，統(tǒng)一由分支機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或者分管領(lǐng)導(dǎo)交給總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理同意后可以直接辦理。經(jīng)辦人及時(shí)到采購部、補(bǔ)辦有關(guān)入庫、領(lǐng)取和登記手續(xù)。

5.4.3 公司批準(zhǔn)組織的各類大型活動禮品：

包括各種會議、慶典活動、聚會、項(xiàng)目驗(yàn)收、技術(shù)或市場推廣會等，作為專項(xiàng)費(fèi)用，由分管副總審核—>總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

5.5 禮品費(fèi)用控制

5.5.1公司各部門將每季度計(jì)劃、節(jié)日計(jì)劃、禮品資金計(jì)劃報(bào)分管副總或者分支機(jī)構(gòu)總經(jīng)理備案，總經(jīng)理審批。

5.5.2在年度預(yù)算額度范圍內(nèi)安排制作或采購禮品的費(fèi)用，由財(cái)務(wù)部根據(jù)禮品采購方案和禮品入、出庫單，分?jǐn)傆?jì)入各部門的費(fèi)用中。

5.5.3在審批額度范圍內(nèi)的禮品領(lǐng)用，超過當(dāng)月額度范圍的，按規(guī)定程序?qū)?/p>

批后執(zhí)行。費(fèi)用將要超過年度預(yù)算的，在不超過年度預(yù)算前提下，轉(zhuǎn)報(bào)公司高管審核后方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。預(yù)期要超過年度預(yù)算的，應(yīng)按年度預(yù)算增補(bǔ)程序報(bào)審后執(zhí)行。

5.5.4費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)，根據(jù)本規(guī)定要求的各項(xiàng)審批單，作為費(fèi)用實(shí)際發(fā)生的審核依據(jù)。

5.6 禮品贈送

5.6.1贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點(diǎn)要與禮品的特點(diǎn)相適宜；多人場合，要注意區(qū)分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復(fù)贈送時(shí)，注意花樣品種的更換。

5.6.2 避免禮品的重復(fù)贈送或漏送。同一單位同一客戶在同一次贈送活動中，要避免公司或部門多頭贈送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)注意把關(guān)，防止此類事情發(fā)生。

5.6.3 普通禮品贈送，目的是加強(qiáng)與客戶的溝通，給客戶留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時(shí)，注意了解授贈人的個性特點(diǎn)，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費(fèi)，又能收到實(shí)效。

5.7 組織紀(jì)律

5.7.1公司禮品是公司的財(cái)產(chǎn)，代表公司利益贈與客戶，不容許任何個人私自占有或轉(zhuǎn)贈他人；如有發(fā)生，視金額大小給與當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或紀(jì)律處分；

5.7.2《禮品領(lǐng)用審批單》、《禮品發(fā)放登記臺帳》是公司禮品發(fā)放工作內(nèi)部組織管理的有效手段和對外公共關(guān)系的重要資料，有關(guān)人員必須妥善保存，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳和對外泄漏，違犯者將嚴(yán)肅處理。

5.8禮品實(shí)物管理

5.8.1行政主管要本著對公司財(cái)產(chǎn)高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格按本程序?qū)嵭泄芾�。做到發(fā)放手續(xù)齊全，原始資料留存完備。建立禮品發(fā)放及上繳臺帳，統(tǒng)計(jì)各部門禮品使用費(fèi)用。

5.8.2庫存禮品要擺放整潔，精心維護(hù)，防霉防盜，并進(jìn)行定期盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)處理，避免損失。