如何進(jìn)行流程審計(jì)

　　如何通過(guò)開(kāi)展流程審計(jì)，提高流程的執(zhí)行效果?我說(shuō)：顧問(wèn)式審計(jì)，關(guān)注改進(jìn);流程責(zé)任人自審與流程管理部外審相結(jié)合。下面是小編為大家?guī)��?lái)的如何進(jìn)行流程審計(jì)的知識(shí)，歡迎閱讀。

　　如何進(jìn)行流程審計(jì)

　　(1)年初就制定好流程審計(jì)計(jì)劃表，主抓核心業(yè)務(wù)或問(wèn)題多發(fā)流程。要求不讓受審核方知曉。

　　(2)審核時(shí)，根據(jù)公司制定的流程管理文件，找出流程關(guān)鍵控制點(diǎn)，列出檢查要點(diǎn)、審核方法、抽樣方法等。

　　(3)審計(jì)過(guò)程：主要以書面記錄來(lái)確認(rèn)流程是否按文件要求操作。對(duì)于業(yè)務(wù)流程，還會(huì)去現(xiàn)場(chǎng)觀察，例如標(biāo)志、倉(cāng)庫(kù)管理、工人操作等。

　　(4)出具審核報(bào)告：如不符合，要求受審核方整改。

　　(5)跟進(jìn)不符合的部分的整改情況。

　　可以看出流程審計(jì)的重點(diǎn)在于符合性測(cè)試。從目前一些企業(yè)開(kāi)展流程審計(jì)的實(shí)踐來(lái)看，可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題：

　　業(yè)務(wù)人員覺(jué)得自己是被審查、被糾錯(cuò)的對(duì)象，于是不配合甚至對(duì)立。每次審核的時(shí)候，審核人員擔(dān)心吃閉門羹，擔(dān)心獲得的樣本質(zhì)量不高。

　　業(yè)務(wù)人員認(rèn)為審核人員對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉。流程審計(jì)人員擔(dān)心被批評(píng)教條主義，還很容易被受審核方用深人的業(yè)務(wù)問(wèn)題“忽悠”。

　　重復(fù)審核時(shí)，發(fā)現(xiàn)還是那些老問(wèn)題，于是審核人員沒(méi)有了審核激情。

　　于是一些企業(yè)從名稱上動(dòng)腦筋，認(rèn)為“流程審計(jì)”這個(gè)名字不好，這個(gè)說(shuō)法讓受審核方覺(jué)得太對(duì)立，于是用“流程評(píng)估”這個(gè)比較溫和的名詞來(lái)替代。但如果換湯不換藥的話，“流程評(píng)估”依然會(huì)引發(fā)對(duì)立。

　　那么怎么做呢?我們提倡以改進(jìn)為目標(biāo)的“顧問(wèn)式審計(jì)”，具體經(jīng)驗(yàn)如下：

　　1、流程審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要有價(jià)值，能夠引起共鳴

　　例如，文件版本控制混亂，文件沒(méi)有能夠及時(shí)發(fā)放到使用者手上。這個(gè)問(wèn)題的價(jià)值含量就太低，無(wú)法引起共鳴。如果改成：“由于版本控制混亂導(dǎo)致重要的變更得不到執(zhí)行，導(dǎo)致流程出現(xiàn)了質(zhì)量或風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題”，是否會(huì)好一些?

　　通過(guò)審計(jì)更重要的是提示結(jié)果，而不是過(guò)程。如果在結(jié)果上沒(méi)有什么問(wèn)題，例如文件雖然沒(méi)有做版本控制，但沒(méi)有導(dǎo)致操作錯(cuò)誤，有什么問(wèn)題呢?說(shuō)明人家的過(guò)程也是有效的。結(jié)果是大家容易理解，也容易重視的。

　　2、流程審計(jì)發(fā)現(xiàn)的間題能夠與業(yè)務(wù)本質(zhì)結(jié)合起來(lái)

　　例如，審計(jì)發(fā)現(xiàn)有一部分人違反流程，沒(méi)有經(jīng)過(guò)完整的簽批手續(xù)就辦理了相關(guān)業(yè)務(wù)。這個(gè)問(wèn)題不顯眼，沒(méi)有關(guān)聯(lián)到業(yè)務(wù)本質(zhì)。如果改成：“審計(jì)發(fā)現(xiàn)由于違反流程，產(chǎn)生或者可以產(chǎn)生xx風(fēng)險(xiǎn)”，是否會(huì)更加深刻?

　　違反流程固然是不對(duì)的，但要進(jìn)一步將違反流程的嚴(yán)重后果提示出來(lái)。因?yàn)橛行┝鞒瘫旧淼脑O(shè)置就是有問(wèn)題的，如果沒(méi)有可操作性，違反流程也是合理的。

　　3、流程審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤

　　例如，每個(gè)公司的.合同審核流程都會(huì)有一大堆人簽字，如果僅僅用符合性審計(jì)來(lái)看，大家都簽字就是符合流程要求的。但如果與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，合同延期帶來(lái)客戶聲譽(yù)與索賠的損失是否與交貨期評(píng)審不到位有關(guān)呢?質(zhì)量事故帶來(lái)的外部質(zhì)量損失是否與合同履約能力評(píng)審失誤有關(guān)呢?

　　4、流程審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要與管理改進(jìn)掛鉤

　　不要提一些大而虛的問(wèn)題，如文化、體系等，也不要提一些無(wú)法改進(jìn)的問(wèn)題，如公司的設(shè)備能力不足等。問(wèn)題是手段，改進(jìn)才是目的。如果問(wèn)題提一大堆，但無(wú)法改善，這也是沒(méi)有價(jià)值的。所以要求問(wèn)題要深人，找到根本原因與關(guān)鍵原因。并且，流程審計(jì)人員要注意流程審計(jì)完成之后一定要向前多走幾步，直到推動(dòng)企業(yè)采取行動(dòng)讓企業(yè)得到產(chǎn)出為止，從而使流程審計(jì)的價(jià)值得以真正體現(xiàn)。

　　要實(shí)現(xiàn)以上顧問(wèn)式審計(jì)，企業(yè)還會(huì)面臨另外一個(gè)問(wèn)題，即流程管理部門對(duì)業(yè)務(wù)的了解不足，從而難以在短期的流程審計(jì)時(shí)間內(nèi)能夠深人挖掘有價(jià)值的問(wèn)題，那么又該如何解決呢?我們建議更多地發(fā)揮流程責(zé)任人的作用，鼓勵(lì)流程責(zé)任人對(duì)流程自檢，主要是：

　　流程的完備性自檢。某業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程如果需要納入流程清單，有沒(méi)有納人?納入后有沒(méi)有對(duì)應(yīng)的流程具體文件?

　　流程的有效性自檢。如果已經(jīng)有了流程文件，這個(gè)文件是符合今天企業(yè)的要求，還是已經(jīng)過(guò)時(shí)了?

　　流程的遵循性自檢。如果這個(gè)流程符合今天企業(yè)的要求，那么有沒(méi)有得到執(zhí)行?

　　流程管理部門可以從政策設(shè)計(jì)上鼓勵(lì)流程責(zé)任人自檢。下例是某企業(yè)流程管理部門開(kāi)展流程審計(jì)的原則：

　　審核收益 遠(yuǎn)大于 審核成本 高頻率檢查

　　審核收益 約等于 審核成本 偶爾抽查

　　審核收益 遠(yuǎn)小于 審核成本 不做審核(因?yàn)闆](méi)有回報(bào))

　　這個(gè)例子中，如果某流程自身情況維護(hù)得很差，流程管理部門就會(huì)下力氣去重點(diǎn)檢查、批評(píng)、公示，流程責(zé)任人趨利避害并不劃算，不如加強(qiáng)自我維護(hù)，那么流程管理部門反而減少了檢查頻度，只做抽檢甚至免檢。

　　這樣，流程管理部門也節(jié)省了時(shí)間和精力，從而投人更多的時(shí)間去評(píng)估“流程是否有優(yōu)秀的流程責(zé)任人”：

　　是不是所有的流程都有流程責(zé)任人?

　　是不是明確地定義了責(zé)任?

　　流程責(zé)任人是否基于流程結(jié)果受到評(píng)估和激勵(lì)?

　　流程責(zé)任人的權(quán)限是否跨越多個(gè)職能?他們得到跨越職能的權(quán)限了嗎?

　　流程責(zé)任人是否長(zhǎng)期任職?

　　流程責(zé)任人是否培養(yǎng)了不斷學(xué)習(xí)的氛圍?

　　當(dāng)然，這樣做不是說(shuō)流程管理部門完全放棄對(duì)業(yè)務(wù)的介人和評(píng)估，而是通過(guò)幫助流程責(zé)任人進(jìn)行有效的評(píng)估，從而間接達(dá)到通過(guò)流程審計(jì)提升流程執(zhí)行效果的目的。而流程管理部門則可以集中力量，對(duì)一些重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行審計(jì)。下表定義了某企業(yè)流程審計(jì)的分類和責(zé)任主體。