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什么是單位公函

  什么是單位公函

  函,即信函,或稱書信。單位公函,即處理公務所用的書信。單位公函是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位間商洽和聯系工作時使用的一種文體。

  單位公函的使用范圍很廣,平行機關或不相隸屬機關間聯系工作時可以使用公函,上下級機關之間聯系、詢問、答復工作時,也可以使用公函。

  單位公函分類

  可以分為很多種類,如:用于商洽的商洽函、用于詢問的詢問函、用于答復的復函、用于委托的委托函等。另外,還有用于慰問的慰問信、用于祝賀的賀信、公開發(fā)表的公開信等,實際上只要它們使用于公務活動中,也應劃入廣義的公函范圍。不過,從狹義的范圍來講,函和信也有一定區(qū)別,函的使用比信的范圍窄,但比較莊重、嚴肅。

  單位公函格式

  函的標題、字號和主送機關

  1.函的標題

  作為正式公文的函,其標題和一般公文的寫法一樣,由發(fā)文機關名稱、主要內容(事由)、文種組成。較完全的寫法如《國務院辦公廳對國家工商行政管理局關于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關問題請示的復函》、《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》等。也可以采用省略發(fā)文機關名稱的寫法,如《關于請求批準××市節(jié)約能源中心編制的函》。

  2.函的發(fā)文字號

  公函要有正規(guī)的發(fā)文字號,寫法與一般公文相同,由機關代字、年號、順序號組成。大機關的函,可以在發(fā)文字號中顯示“函”字。

  3.函的主送機關

  函的行文對象一般情況下是明確、單一的,所以多數函的主送機關只有一個。但有時內容涉及部門多,也有排列多個主送機關的情況。

  函的正文

  1.發(fā)函緣由

  這是函的開頭部分,主要用來說明發(fā)函的根據、目的、原因等。如果是復函,則先引用對方來函的標題、發(fā)文字號,然后再交代根據,說明緣由。這部分結束時,常用一些習用的套語轉入下一部分。

  2.事項

  這是函的主體部分,有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問或作出答復、有關事項提請批準等主要內容,都在這一部分予以表達。

  3.希望請求

  這是結尾部分,向對方提出希望或請求;蛳M麑Ψ浇o予支持和幫助,或希望對方給予合作,或請求對方提供情況,或請求對方給予批準等等。最后,另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等慣用結語收束。

  函的寫作要注意用語的分寸,因是平行文,語言要平和禮貌,但要避免阿諛逢迎。還要注意針對性和時效性。

  公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下:

  一、首部

  主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

  1、標題

  公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

  2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位,于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱,其后用冒號。

  二、正文

  其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

  1、開頭

  主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容,然后用“現將有關問題說明如下:”或“現將有關事項函復如下:”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分,一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號,然后再交代根據,以說明發(fā)文的緣由。

  2、主體

  這是函的核心內容部分,主要說明致函事項。函的事項部分內容單一,一函一事,行文要直陳其事。無論是洽談工作,詢問和答復問題,還是向有關主管部門請求批準事項等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函,還要注意答復事項 的針對性和明確性。

  3、結尾

  一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題,或請對方及時復函,或請對方提出意見或請主管部門批準等。

  4、結語

  通常應根據函詢、函告、函或函復的事項,選擇運用不同的結束語。如“特此函詢”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。三、結尾落款  一般包括署名和成文時間兩項內容。  署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

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