前臺工作重點(diǎn)
前臺、文秘工作要點(diǎn):工作繁雜,需認(rèn)真仔細(xì)。
一.電話:
1.須在電話鈴響三聲內(nèi)接起。
2.使用標(biāo)準(zhǔn)用語,“您好”“請稍等”“對不起,他現(xiàn)在不在”“我能否留下您的聯(lián)系方式”等。
3.如有需領(lǐng)導(dǎo)接聽的電話,需提前問清楚對方情況 。一般情況下,不允許將電話直接轉(zhuǎn)接到總經(jīng)理室 。如確實(shí)有問題,可轉(zhuǎn)到辦公室請相關(guān)負(fù)責(zé)人接聽。
4.不允許向任何人透露總經(jīng)理的任何聯(lián)系方式,如對方有急事,可記下對方聯(lián)系方式然后通知總經(jīng)理。
5.接電話時(shí),對拿不準(zhǔn)的事情,不可亂說,可先記下對方聯(lián)系方式,以便相關(guān)人員回復(fù) 。不能隨便向?qū)Ψ酵嘎豆厩闆r,包括電話、地址等 。
6.接電話時(shí),需準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接到接聽人分機(jī);如接聽人不在,最好能記下對方聯(lián)系方式,或有什么事情,以便及時(shí)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。
二.傳真:
1.發(fā)傳真前,須認(rèn)真填寫傳真頭,仔細(xì)檢查,以免出錯(cuò)。
2.發(fā)后傳真后,須以電話及其它方式進(jìn)行確認(rèn)!
3.收到傳真后,及時(shí)轉(zhuǎn)交收件人,并復(fù)印存檔。
4.做好詳細(xì)的傳真記錄。
三.電子文件:
1.每天上、中、下午自覺檢查公司郵箱,及時(shí)發(fā)現(xiàn)新郵件,轉(zhuǎn)接接收人。
2.及時(shí)下載、打印、保存公司電子文件 。
3.及時(shí)清理信箱,以免占用空間 。
4.不允許用公司信箱發(fā)收個(gè)人信件 。
四.日常事務(wù):
1.負(fù)責(zé)公司員工外出旅店、火車(飛機(jī))票等的預(yù)定及確認(rèn)。
2.負(fù)責(zé)員工工作餐的預(yù)定。
3.負(fù)責(zé)每天日常事務(wù)的詳細(xì)記錄 。
4.負(fù)責(zé)來訪客人的接待(注意來訪者身份、意圖;推銷人員不予接待)。
5.負(fù)責(zé)公司快遞等事務(wù)的處理。
6.管理好前臺衛(wèi)生 。
7.日常文件處理,需用公司文案統(tǒng)一格式。
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