文秘會議主持有哪些技巧
文秘會議主持有哪些技巧
有些時候,領導不但要在會議上發(fā)言,還要主持會議。會議主持人是會議的“舵手”,要隨時把握、駕駛好會議之舟,啟發(fā)引導大家,始終遵循會議既定的議題、日程,進行充分地研討,才能如期達到預想的目的。那么文秘會議主持有哪些技巧,一起來學習下吧:
1.會議要準時開始
這是主持會議人最容易貫徹的一條原則。而由于種種歷史原因,又是難于貫徹的一條。人們由于缺乏會議意識,有的是覺得會議不重要,9點通知10點到;有的是為了顯示身分,如張?zhí)煲韯?chuàng)造的著名典型:華威先生為了與眾不同,故意姍姍來遲。在這種情況下,領導應以身作則,這樣才能使會議有個良好的開端,也是提高會議效率的第一步。
2.要開宗明義
通常在開會前分發(fā)給與會者的議程表中,你已經制定了會議的內容和目的。但在會議開始時,仍有必要重申一下會議的內容和目的。這將幫助與會者清楚了解要討論的問題,容易澄清任何可能出現的最后一刻的混亂。
3.良好的開端是成功的一半
開場白最多不超過一分半鐘。主持人的任務是把問題清楚全面地向大家攤開。他還需講清解決問題的迫切性,以促使大家立即行動。拖泥帶水的開場白會削弱解決問題的緊迫感,使會議剛開始就面臨失敗。
用豐富多彩的語言來表達自己的想法,使聽者感興趣。明快生動的開場白能提高整個會議的調子和節(jié)拍。正如俗話所說,良好的開端是成功的一半。
4.提供背景材料讓大家決策
在開場白中,要明確告訴大家先討論一下所有的背景材料,再尋找解決問題的辦法。應指出如果不這樣做,個人就會取代會議變成決策工具。如果某個與會者想倉促行事,要阻止他。
動員所有與會者出謀獻策,幾乎每次會議總有些默不作聲的人。會議要開得使每個與會者都能談看法、出主意,最后歸納,作出決定。
5.務必讓每個與會者都發(fā)言
務必讓每個人都參加討論,參與決策。如果你知道某個與會者喜歡發(fā)表會后議論,設法讓他在會上發(fā)言,明確表態(tài)。這樣,會后他再也不能說不同意了。這點要取得其他與會者的配合。這是一種領導藝術,這種領導藝術能節(jié)省許多開會時間。
開會時私下交談只會引起沖突和不和。主持會議者不能允許任何人把會議分裂成一個個小組討論會。應使所有與會者都能聽到每個人的發(fā)言。如果竊竊私語者繼續(xù)存在,可以把大家的注意力引到他身上,和藹地請他把所講的告訴大家。
6.主持人要善用調和藝術
在會上,主持者的職能不外乎把大家的意見加以分類、篩選、澄清并給予指導。他要記錄事實,引導討論避免產生意見沖突和意氣用事。引導與會者朝著可能解決問題的目標前進。每當人們面對面討論時,感情或事實肯定會交織在一起。但是,如果你能采取中立的立場,會議上的感情氣氛就會淡薄些,會議也就比較容易掌握。如果你非表態(tài)不可,盡量通過部門里其他人來表示,也可以引用與你觀點相同的與會者的話。
7.防止會議上的緊張氣氛
防止個人之間或者團體之間產生不融洽的情緒。一旦出現,要立即解決。避免在會上討論“敏感”的.問題。講些幽默的話語,使氣氛變得輕松一些。指出可能雙方都沒有錯,只不過是對問題的看法和立場不同。待緊張氣氛有所緩和時,再回過來實事求是地討論這個問題。
8.應付分歧意見的技巧
對分歧不要視而不見,也不要設法回避。承認分歧,并提請與會者注意。把分歧意見公布于眾,供與會者進行明智的選擇?梢詥枲幷摰碾p方:“你到底站在哪一方?”然后再問:“你為什么采取那個立場?”最后問:“你建議我們應做些什么?”這樣,他們堅持自己觀點的強烈度就會減弱。
9.防止“冷場”的辦法
一發(fā)現要出現“冷場”,立即用評論、提問或解釋的方法,鼓勵大家繼續(xù)討論。要知道與會者發(fā)表的意見逐步減少,意味著他們對處理問題的緊迫感和能力也隨之下降。
10.提問的措辭應樸實無華
會議主持人往往如此發(fā)問:“不知各位有何高見?”這一句話就把想說的人也嚇住了。倒不如改為:“各位有什么想法呢?”樸實無華,效果反倒好一些。措辭平和,來自人人平等的原則,給人帶高帽或貶低人的提高,措辭效果不會好。
11.給人臺階
設法用幽默的語言來掃除會議中有人下不來臺的障礙。當緊張氣氛得到緩和后,每個人都感覺輕松了。不愿認錯的人也有臺階下了,而且顧全了他人的面子。
12.在討論中要經常歸納提醒
歸納小結是向大家報告會議進展情況的一種技巧。主持人也可以把分歧意見進行歸納,以提請與會者注意。否則,不同意見在討論中會被忽視。如果到會議結束時才冒出來,會使大家感到沮喪。
13.會議中的小結不超過30秒鐘
歸納小結不要超過30秒鐘。這段時間完全夠用。寥寥數語不僅不會影響會議的進展,還可以向全體與會者表示你是珍惜時間的,并設法把大家的想法引向深入。
14.會議要適時而止
會議議程一經發(fā)出,不要更改,不要超過規(guī)定的時間。如果會議程序拖延了,要立即采取行動。明確告訴大家,要在規(guī)定的時間內開完會。此舉,最得人心。
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