文秘的基礎常識一覽【通用3篇】
文秘要塑造較好的文秘形象,照章做事,具有明確的配角意識。文秘的基礎常識有哪些呢?為了讓您對于文秘常識的寫作了解的更為全面,下面小編給大家分享了3篇文秘的基礎常識一覽,希望可以給予您一定的參考與啟發(fā)。
文秘的基礎常識 篇一
一、行政文秘是做什么的
行政文秘(或稱行政文員、行政助理)幾乎存在于每一家企業(yè)機構,大到機關、企事業(yè)單位,小到可能只有十余人的私企,它是一個企事業(yè)單位不可或缺的組成部分。很多應屆畢業(yè)生剛開始從事的都是這類工作。行政文秘是一個看似簡單,實則很考驗人的工作,因為它的工作非常多元化,要求應聘者是個多面手,簡單的說,做這個工作要求人會 “三辦”(辦文、辦會、辦事) ,具體而言包括以下幾點:
· 公文處理
· 接待來訪
· 檔案管理
· 組織會議
· 上傳下達
有人說行政文秘是“打雜的”,可以這么理解,因為他們要做的工作非,嵥椤M饷鎭韨人,要去接待;公司招聘,要組織;人員請假,要統(tǒng)計;公司開會,得準備場地;月底了,還要負責發(fā)工資…… 除了這些雜事之外,你可能還要打印復印、采買辦公用品、甚至打掃衛(wèi)生,當然,比較重要的一點是行政文秘要有一定的寫作能力,因為公文、領導的演講稿等等都是行政文秘的分內(nèi)之事。
能寫、能跑,能說、能做 ,也許是對行政文秘的最好概括。
二、行政文秘簡歷要展示什么能力
在閱讀簡歷時,應聘行政文秘類工作招聘者主要關注以下幾種能力:
· 基本能力: 事務處理能力,溝通協(xié)調(diào)能力、整理分析能力,團隊合作能力等
· 專業(yè)能力: 掌握公務文書相關知識(寫作、傳達、歸檔等),熟練使用office辦公軟件
· 專業(yè)學歷方面: 大多要求大專以上,部分需中文、文秘、行政、管理等相關專業(yè)
· 性格方面: 細致認真、有親和力、踏實穩(wěn)重
· 其他方面: 英語流利,形象氣質佳等
具體到簡歷,需要展示的內(nèi)容主要包括以下幾個方面
· 行政文秘實習經(jīng)歷
· 其他實習經(jīng)歷
· 校園活動和社會實踐
· 學習背景和培訓經(jīng)歷
· 其他信息(語言技能、計算機技能、簡歷照、愛好特長等)
三、相關實習經(jīng)歷最受關注
實習中這些經(jīng)歷特別看重:
· 處理日常事務
· 語言/翻譯
· 數(shù)據(jù)處理
· 寫report
具體到每一點,我們以標準簡歷模板為例分析。
如上,處理日常事務,體現(xiàn)在各個方面,行政文秘實習,無非是在做各種雜事,切忌一筆帶過,而是要多用動詞和名詞,把雜事的具體內(nèi)容一點一點寫出來。
想讓招聘者了解你熟練掌握Office辦公軟件?相比在簡歷末尾這樣寫:
像小堂這樣寫招聘者可以更清晰地了解你的辦公軟件水平
同樣,想要證明你的語言/翻譯能力,簡歷中的具體事項可能更有說服力哦:
四、寫好專業(yè)相關經(jīng)歷,給“行政文秘”加分
理工科學生的專業(yè)實習
作為一名理工生,本科期間跟行政文秘工作相關的經(jīng)歷可能不是很多,除了利用校園活動外,想要應聘專業(yè)相關公司的行政文秘,可以強調(diào)自己在專業(yè)實習中的突出表現(xiàn),體現(xiàn)行業(yè)的專業(yè)背景,順便挖掘軟實力。 理工生應聘文秘時,一般考慮的都是相關專業(yè)企業(yè)的文秘工作,此時,可以適當展示自己對于該專業(yè)領域知識的了解,具體可用一些技術實習、項目經(jīng)歷、參賽,甚至課程、成績等。 從小堂的經(jīng)歷可以看出,他的實習都是針對本專業(yè)的,這樣在他應聘相關專業(yè)的行政文秘的時候可以顯示他的專業(yè)背景。 畫紅線的部分都是一些事物具體操作的事例,不要小看實習中瑣碎的雜事,這些都可以向招聘者展示你的日常事務處理能力。
五、校園活動和實踐經(jīng)歷
之前我們說過,行政文秘工作是個對能力有諸多要求但卻比較辛苦的工作,對于實習經(jīng)歷不是十分豐富的應屆畢業(yè)生來說,校園活動這一塊十分重要,因為各類校園活動中的那些“雜事”正和行政文秘工作相似。
在眾多校園活動和社會實踐經(jīng)歷中經(jīng)歷中,想要應聘行政文秘工作的應屆畢業(yè)生該展示哪些呢?總結如下:
首先是活動類型,大致分為以下五種:
1. 班團干部: 這是能夠體現(xiàn)領導能力、溝通能力的經(jīng)歷。
2. 學生助理: 工作都是一些行政事務類工作,加分點。
3. 社團活動: 所有的社團活動都不是毫無意義的,起碼展現(xiàn)了你的交往能力。
4. 大型活動: (辯論、演講、主持等)這些活動可以突出性格、口才等。
5. 社會實踐活動(志愿者等等): 社會實踐活動也是證明自己處事能力的一種手段。
各種能力可以通過不同經(jīng)歷展示:
· 事務處理能力: 助管、助教、學生助理、班團干部、社團組織者
· 公文寫作能力: 校園媒體執(zhí)筆、參加征文比賽、社團會議記錄者
· 溝通交往能力: 班團干部、社團活動成員、志愿者活動、家教
· 語言表達能力: 主持人、演講比賽、辯論隊
· 組織領導能力: 班團干部、社團上層、活動組織者
· 人事工作能力: 社團招新工作、社團人員管理
六、相關學習/培訓經(jīng)歷
沒有相關工作經(jīng)驗?對于應屆畢業(yè)生來講,大量工作經(jīng)驗畢竟不太現(xiàn)實,但是,作為學生,通過各類學習培訓提高自己,讓招聘者了解到你具有相關知識的培訓,一定會給你的簡歷加分。在行政文秘簡歷中,可以寫出的培訓主要包括以下幾種:
· 公務文書培訓(寫作能力)
· 秘書培訓(各項專業(yè)能力)
· 行政工作培訓(專業(yè)能力)
· 人力資源培訓(管理能力)
· 會計培訓(財務能力)
·商務禮儀培訓
· 計算機技術培訓
七、教育背景
1、院校專業(yè)
根據(jù)招聘信息分析,行政文秘一般要求大專以上學歷,專業(yè)限制不多,以中文、文秘、行政、管理等專業(yè)畢業(yè)生為佳,若應聘者為上述專業(yè),應將學歷背景放在簡歷前面。 如果不是以上專業(yè),應根據(jù)招聘信息分類考慮情況,比如一個化工專業(yè)的人去應聘化工公司,此時可以把學歷背景放在前面;如果應聘的公司和自己的專業(yè)并不相關,則應考慮將專業(yè)背景放在比較靠后的位置。
2、其他內(nèi)容(主修課程、獎學金等)
對于各種經(jīng)歷都不是特別豐富的應屆畢業(yè)生,如果成績優(yōu)秀,除了學歷專業(yè),還有一些其他的教育信息可以寫入簡歷中,如,學習過與文秘工作相關課程的,比如公務文書寫作、商務禮儀課程等等。 另外,特高績點、各類獎學金、優(yōu)秀畢業(yè)生等也是有一定加分作用的東西。
八、招聘方還需要看到的其他信息
1、語言能力
一般來說,行政文秘要求講話流利明白,因此,普通話應該清晰標準。 另外,由于要跟人打交道,方言區(qū)工作的人,最好掌握當?shù)胤窖裕@部分可在簡歷語言相關部分寫出。比如:粵語日常交流無障礙。如果有一定的外語水平,可適當書寫。 翻譯工作、外語證書、掌握方言等都可以展示應聘者的語言能力。
2、計算機及辦公設備使用能力
對于一名行政文秘人員, Office辦公軟件是其必須掌握的軟件,且應達到精通的程度,因為寫公文要用到word,整理檔案要用到excel、會議展示要用到PPT。除此之外,photoshop、會聲會影等圖像視頻處理軟件也可以寫出來。
另外,對于辦公設備(打印機、復印機、傳真、掃描儀)都要熟練使用,具體可以寫到實習經(jīng)歷中。
3、形象(簡歷照)
由于文秘大多要與人打交道,對外接待、出席會議等工作時更是直接代表公司的形象,因此對外貌有一定要求。文秘招聘信息中,一般有關于形象的要求,但這種要求并不是所謂國色天香、玉樹臨風,而是端莊、整潔、大方。因此,一張簡歷照也成為行政文秘簡歷中不可或缺的部分。
4、特長愛好
古話說“人無*小編 *癖,不可與交”,經(jīng)常要與人打交道的行政文秘,有一些特長愛好,除了可以增加和人交流的機會外,還能在一些關鍵的活動上派上用場。攝影這種百搭的寫上去很好,登山、游泳等運動類的很不錯,唱歌、跳舞等才藝類,也會給你的簡歷加分的。另外,如果你會駕駛的話,一定要寫在簡歷上,因為行政文秘工作有時需要駕駛。
生活秘書工作職責 篇二
1、協(xié)助院領導抓好教學辦公用品的供應與發(fā)放工作,監(jiān)督辦公費用的使用情況。
2、協(xié)助院領導、班主任抓好勞動衛(wèi)生工作。
3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的`教學秩序作好物質保證。
4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的匯總工作。
5、協(xié)助院工會作好全院教職工的福利工作。
6、協(xié)助院長用好院基金的使用管理工作,所有經(jīng)費的支付與回收工作。
7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內(nèi)務整理等。
8、作好院資料室的收發(fā)與報刊雜志的征訂工作。
9、完成院安排的臨時性工作。
文秘優(yōu)秀簡歷 篇三
個人信息
__
性別:女
民族:漢政治面目:團員
學歷(學位):大專專業(yè):公關文秘
教育背景
畢業(yè)院校:__大學中文系
所學課程:秘書學、文秘寫作、公關實務、談判學、人際心理學、公共關系、公關語言、應用寫作、政治經(jīng)濟學、哲學、外國文化史、檔案管理學、中國文化史等。
聯(lián)系電話:
工作經(jīng)歷
20__年__月——20__年__月__公司
前臺接待在此期間工作認真負責,深受領導和同事的好評
20__年__月至今__公司
辦公室秘書
負責文檔管理工作/文書寫作、文件打印等/機票、酒店預訂及其他外聯(lián)工作/協(xié)助負責人進行重要日程安排/協(xié)調(diào)同其他各部門的關系,做好溝通工作/收發(fā)來往信件,定購辦公用品及其他辦公事務
個人簡介
多年的行政工作,使我深深體會到秘書工作的重要性,更喜愛上了這個工作。這是一個需要更多責任心和細心去完成的工作。我使用五筆字型的中文錄入速度每分鐘100字以上;英語的聽、說、讀、寫能力達到四級水平(目前正在進修行政管理本科學歷);較擅于進行社交活動,更有組織各種文藝活動的經(jīng)驗;能夠熟練的運用Microsoft Office(如:Word、Excel、Exchange、PhotoEditer、Powerpoint、Frontpage、Ulead Iphoto Express等)的各種功能進行高效的辦公室日常工作。本人工作認真、負責一絲不茍、且具有很強的責任心和進取心。
業(yè)余愛好
愛好廣泛,是公司的文藝骨干,性格踏實肯干,工作認真,責任心極強。
舊書不厭百回讀,熟讀精思子自知。上面的3篇文秘的基礎常識一覽是由小編精心整理的文秘常識范文范本,感謝您的閱讀與參考。
版權聲明:本文內(nèi)容由互聯(lián)網(wǎng)用戶自發(fā)貢獻,該文觀點僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲空間服務,不擁有所有權,不承擔相關法律責任。如發(fā)現(xiàn)本站有涉嫌抄襲侵權/違法違規(guī)的內(nèi)容, 請發(fā)送郵件至 yyfangchan@163.com (舉報時請帶上具體的網(wǎng)址) 舉報,一經(jīng)查實,本站將立刻刪除