職場(chǎng)禮儀之電話禮儀
職場(chǎng)禮儀之電話禮儀
人們?cè)谏鐣?huì)交往活動(dòng)中,為了相互尊重,在儀容、儀表、儀態(tài)、儀式、言談舉止等方面約定俗成的,共同認(rèn)可的行為規(guī)范。禮儀是對(duì)禮節(jié)、禮貌、儀態(tài)和儀式的統(tǒng)稱。下面是小編給大家介紹一下職場(chǎng)禮儀之電話禮儀,希望能幫助到大家!
無(wú)論是公司企業(yè)還是個(gè)人,我們都應(yīng)有電話形象的意識(shí)。電話形象,通常是由以下三個(gè)要素構(gòu)成:
其一,適時(shí)的選擇。就是電話應(yīng)該什么時(shí)間打,在哪里打。
其二,通話的態(tài)度。指的是通話時(shí)你的語(yǔ)言、表情、動(dòng)作等。
其三,通話的內(nèi)容。即通話時(shí)談什么。
首先談?wù)劥螂娫。打電話要注意以下幾點(diǎn):
第一,時(shí)間的選擇。一般情況下,除非確屬急事,在休息時(shí)間(如晚上10點(diǎn)以后,早上7點(diǎn)以前)、就餐時(shí)間、節(jié)假日等別打電話,因?yàn)樵谶@些時(shí)候打電話,別人可能心里不高興,會(huì)影響通話效率和質(zhì)量。
第二,空間的選擇。一般來(lái)講,私人電話在家里打,辦公電話在辦公室打,有一點(diǎn)尤其要注意,一般情況下不要在公共場(chǎng)所(如影劇院、會(huì)場(chǎng)、餐廳、商場(chǎng)等)打電話,因?yàn)樵诠矆?chǎng)所打電話,對(duì)別人來(lái)講就是一個(gè)噪音,是一種缺乏修養(yǎng)的表現(xiàn)。
第三,通話的長(zhǎng)度。電話禮儀有一個(gè)規(guī)則,叫做通話三分鐘法則。就是你跟外人通話時(shí),每次的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在三分鐘之內(nèi)為宜,總的原則是“長(zhǎng)話短說(shuō),廢話不說(shuō),沒(méi)話別說(shuō)”。一個(gè)有教養(yǎng)的人,應(yīng)該是辦事有效率、尊重別人時(shí)間的人。為了打電話高效高質(zhì),如果是重要的電話,最好在打電話前列出提綱,通話后先說(shuō)最重要的`事。
第四,自我的介紹。一般情況下,打電話都要進(jìn)行自我介紹。自我介紹有下列幾種模式:其一,錄音電話模式,就報(bào)電話號(hào)碼即可;其二,公務(wù)電話模式,一般報(bào)單位名稱;其三,私人電話模式,比如住宅電話或個(gè)人專用辦公電話,一般報(bào)姓名;其四,社交電話模式,一般要報(bào)三要素:?jiǎn)挝、部門、姓名。
第五,通話的終止。如果你不想繼續(xù)通話了,想終止通話,可以適當(dāng)?shù)姆绞剑ò凳荆⿲?duì)方。常規(guī)的做法就是重復(fù)要點(diǎn)。
第六,誰(shuí)掛斷電話?交際禮儀的標(biāo)準(zhǔn)做法是:地位高者先掛。如果雙方地位一樣,則是求人的一方要等被求的一方先掛;如果地位一樣也不存在求與被求的問(wèn)題,則一般是主叫先掛。總的來(lái)說(shuō),打電話時(shí)你讓對(duì)方先掛永遠(yuǎn)不會(huì)錯(cuò)。
下面再談?wù)劷与娫挼亩Y儀。接電話需注意以下幾條:
第一,鈴響不過(guò)三聲。就是要及時(shí)接聽(tīng)電話。但要注意,也不能走另一種極端,即鈴聲一響馬上就接,一般以鈴響二到三聲接聽(tīng)比較合適。
第二,不要隨便叫別人代接電話。叫人代接電話是對(duì)通話對(duì)象的不禮貌行為,因此不是不得已的情況下不要叫人代接電話。如果對(duì)方找的人不是你而他要找的人又不在,應(yīng)首先告訴對(duì)方他找的人不在,然后才能問(wèn)對(duì)方是誰(shuí),有什么事,是否需要幫忙等。千萬(wàn)別倒過(guò)來(lái),即先問(wèn)對(duì)方是誰(shuí),什么事等等,然后才告訴人家要找的人不在,這是很不禮貌的。
第三,要認(rèn)真進(jìn)行自我介紹。接電話時(shí),下列三句話不能少:“你好”;自報(bào)家門;“再見(jiàn)”。自報(bào)家門即自我介紹,一般報(bào)單位名稱或單位、部門、姓名一起報(bào)。
第四,電話掉線時(shí)的處理。這種情況,一般是由“事故”方(如手機(jī)沒(méi)電、沒(méi)信號(hào)等情況)馬上把電話打回去,并要說(shuō)明情況和表示歉意,如果雙方存在地位高低尊卑之分,那么地位低者要首先把電話打回去以示尊重。如果是手機(jī)信號(hào)不好,可以跟對(duì)方約定時(shí)間通話。
第五,對(duì)撥錯(cuò)的電話處理。如果接到撥錯(cuò)了的電話,一般應(yīng)說(shuō)“先生(女士)你好,你撥錯(cuò)電話了”。接著把本電話號(hào)碼報(bào)一下讓對(duì)方驗(yàn)證不是騙他,第三句話則問(wèn)對(duì)方“您需要幫助嗎?”千萬(wàn)不能一接到撥錯(cuò)了的電話就訓(xùn)斥甚至侮罵對(duì)方,損害個(gè)人和單位的形象。
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