史上最全的office辦公軟件使用技巧

　　在編輯文檔時(shí)，常會(huì)遇到一些生詞難以弄懂，這時(shí)你可求助于Word2000/2002的中英/英中詞典，即可在Word中進(jìn)行動(dòng)態(tài)互譯了。

　　1.從“工具”菜單中選擇“語(yǔ)言”，然后單擊“詞典”命令，也可按“Alt+Shift+F7”組合鍵啟動(dòng)詞典，這時(shí)出現(xiàn)“詞典”對(duì)話框;

　　2.鍵入要查閱的內(nèi)容，你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對(duì)應(yīng)的英文單詞;

　　3.單擊“插入”按鈕，可以將互譯的單詞插入到文本中，單擊“翻譯”按鈕，可以在“替換為翻譯”列表框內(nèi)顯示該詞的含義、多種解釋及詞性等;

　　4.在“查閱”列表框內(nèi)單擊其中單詞，右邊會(huì)自動(dòng)顯出相應(yīng)的翻譯結(jié)果。

　　62.巧用表格制作作文紙

　　在小學(xué)語(yǔ)文試卷中經(jīng)常要插入一段作文紙，且往往和其他基礎(chǔ)知識(shí)題混排在一張?jiān)嚲砩希�故無(wú)法直接以稿紙方式打印，筆者在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，巧用Word的表格功能可以輕松達(dá)到這一要求。例如要在8開(kāi)的試卷中插入15行、每行20格，共300字的作文紙，操作步驟如下：

　　1.激活“表格”菜單，單擊“插入表格”，在對(duì)話框中的列數(shù)輸入“20”，行數(shù)輸入“1”，按確定后返回。

　　2.以上操作得到一行20格的虛框表格，選中這一行，用邊框按鈕把它變成實(shí)線表格。

　　3.在這個(gè)表格行下面放置一個(gè)空行，復(fù)制時(shí)選中表格行和下面的空行，再在空行下面行粘貼，即得到兩行。選中兩行即可復(fù)制出4行，直至復(fù)制出15行。

　　4.調(diào)整行間距，方法是設(shè)定空行的字體大小，一般用5號(hào)字即可。

　　63.快速設(shè)置不同工作簿的表間引用公式

　　不同工作簿的工作表之間的數(shù)據(jù)引用公式設(shè)置，通過(guò)鍵盤(pán)手工直接錄入很麻煩，也很容易出錯(cuò)，利用Excel提供的鼠標(biāo)操作方法，比較方便快捷。操作過(guò)程是：打開(kāi)“數(shù)據(jù)來(lái)源”和“數(shù)據(jù)處理”兩個(gè)工作簿，在“數(shù)據(jù)處理”工作簿的某個(gè)工作表的某個(gè)單元中輸入一個(gè)等號(hào);通過(guò)菜單上的“窗口”選項(xiàng)，從當(dāng)前工作簿切換到“數(shù)據(jù)來(lái)源”工作簿;選中“數(shù)據(jù)來(lái)源”工作簿中的某工作表中某單元或區(qū)域;按回車(chē)鍵，回到“數(shù)據(jù)處理”工作簿的編輯工作表，發(fā)現(xiàn)編輯的單元出現(xiàn)了公式。公式中的單元或區(qū)域是絕對(duì)引用，可以把$刪除，改為相對(duì)引用，以方便其他單元公式的復(fù)制。

　　64.用Word為日語(yǔ)中的漢字標(biāo)注假名

　　用Word自帶的日語(yǔ)輸入法輸入完日語(yǔ)后，選取要標(biāo)注假名的漢字，然后依次點(diǎn)擊“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，彈出一個(gè)對(duì)話框，在“基準(zhǔn)文字”里列出來(lái)的就是剛才你選取的漢字，在相對(duì)應(yīng)的“拼音文字”一欄里輸入假名，再調(diào)一下字號(hào)(經(jīng)筆者實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)選8磅字比較適宜)，按“確定”即可實(shí)現(xiàn)為漢字標(biāo)注假名。

　　65.快速將網(wǎng)頁(yè)中的圖片插入到Word文檔中

　　在編輯Word文檔時(shí)，需要將一張網(wǎng)頁(yè)中正在顯示的圖片插入到文檔中，一般的方法是把網(wǎng)頁(yè)另存為“Web頁(yè)，全部(*.htm;*.html)”格式，然后通過(guò)Word的“插入/圖片/來(lái)自文件..”菜單把圖片插入到文檔中，這種方法雖然可行，但操作有些麻煩�，F(xiàn)在告訴你一種簡(jiǎn)易可行的方法。將Word的窗口調(diào)小一點(diǎn)，使Word窗口和網(wǎng)頁(yè)窗口并列在屏幕上，然后用鼠標(biāo)在網(wǎng)頁(yè)中點(diǎn)擊你需要插入到Word文檔中的那幅圖片不放，直接把它拖曳至Word文檔中，松開(kāi)鼠標(biāo)按鍵，此時(shí)可見(jiàn)圖片已經(jīng)插入到Word文檔中了。需要注意的是，此方法只適合沒(méi)有鏈接的JPG、GIF格式圖片。

　　66.讓表頭跟隨時(shí)間走

　　在Excel中使用函數(shù)可制作出跟隨時(shí)間走的表頭。選中要輸入表頭的行，輸入函數(shù)“=MONTH(NOW())&″××表″”，回車(chē)即顯示系統(tǒng)日期所在月份的××表;如是本月制作上月的統(tǒng)計(jì)表，則輸入函數(shù)=MONTH(NOW())-1&″×××表″，則顯示系統(tǒng)日期月份的上一月××表。

　　67.巧用“語(yǔ)音”學(xué)英語(yǔ)

　　如果你的電腦里裝有Windowsxp，那么打開(kāi)“控制面板”里的“語(yǔ)音”，就會(huì)彈出“語(yǔ)音屬性”窗口，在“文字/語(yǔ)音轉(zhuǎn)換”中，“語(yǔ)音選擇”是用來(lái)確定朗讀者的。由于筆者裝了Officexp，還增加了男聲、女聲、中文三種音色;在“使用下列文字預(yù)覽語(yǔ)音”中輸入你需要讓電腦朗讀的文本;最下面的是“語(yǔ)音速度”，這也是用本方法朗讀英文的優(yōu)勢(shì)所在：你可以方便隨意地調(diào)整朗讀的速度，如果調(diào)到很慢，你甚至可以聽(tīng)到電腦把每個(gè)單詞的音節(jié)都讀得清清楚楚。設(shè)置好了以后，點(diǎn)擊“預(yù)聽(tīng)語(yǔ)音”就可以聽(tīng)到英語(yǔ)朗讀了。不過(guò)學(xué)完英語(yǔ)以后，最好把語(yǔ)音速度調(diào)到正常位置，不然將改變系統(tǒng)的語(yǔ)音速度。好啦，這樣你就擁有了一個(gè)不厭其煩的地道英語(yǔ)老師，讓你的英語(yǔ)水平上一個(gè)臺(tái)階。

　　68.在Excel中少用鼠標(biāo)的方法

　　在Excel中快速編輯數(shù)據(jù)時(shí)，當(dāng)想對(duì)單元格做改動(dòng)時(shí)，因?yàn)榻?jīng)常需要用到鼠標(biāo)，從而使編輯速度大大減慢。其實(shí)你可以使用一個(gè)快捷鍵──F2，這樣你的手就不用離開(kāi)鍵盤(pán)了。方法如下：利用方向鍵選擇要編輯的單元格，按下F2鍵，編輯單元格內(nèi)容。編輯完成后，按Enter鍵確認(rèn)所做改動(dòng)，或者按Esc鍵取消改動(dòng)。

　　69.打造自己的移動(dòng)辦公盤(pán)

　　隨著USB閃存價(jià)格迅速下降，擁有USB閃存的朋友已經(jīng)越來(lái)越多。大家可能會(huì)根據(jù)自己的實(shí)際需求，加入各種各樣的軟件來(lái)滿足自己的工作和學(xué)習(xí)需要。

　　1.WPS：將WPS安裝文件夾下的WinWPS32.EXE、Resource.DLL、Wcor32.dll三個(gè)文件拷貝到USB閃存的同一文件夾下，就可以了和平時(shí)一樣正常使用WPS了。如果你還需要一些特殊符號(hào)，那么請(qǐng)你連同ObjLib文件夾也一同拷貝即可。

　　2.CCED：直接將整個(gè)文件夾復(fù)制到閃存中即可，功能也是最強(qiáng)的!

　　3.辦公之星企業(yè)版V3.0：新建一個(gè)文件夾并取名為辦公之星，將Ostar.exe、Ostar.cot及注冊(cè)碼.txt拷貝進(jìn)去，使用時(shí)填一下注冊(cè)碼即可正常使用。

　　70.在PowerPoint中讓文字連續(xù)閃爍

　　在PowerPoint中可以用“自定義動(dòng)畫(huà)”來(lái)做閃爍文字，但文字都是一閃而過(guò)，無(wú)法讓文字連續(xù)閃爍。其實(shí)是可以實(shí)現(xiàn)連續(xù)閃爍的，方法如下：

　　1.創(chuàng)建文本框，設(shè)置好其中文字的格式和效果，并做成閃爍的動(dòng)畫(huà)效果。

　　2.點(diǎn)選這個(gè)文本框，再單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令，同時(shí)在文稿中根據(jù)想要閃爍的時(shí)間來(lái)確定粘貼的文本框個(gè)數(shù)中，再將這些框的位置做相應(yīng)的設(shè)置。

　　3.最后把這些文本框都設(shè)置為在前一事件一秒后播放，文本框在動(dòng)畫(huà)播放后隱藏即可。

　　71.在Word中創(chuàng)建自動(dòng)翻頁(yè)功能

　　Word有自動(dòng)翻頁(yè)功能，可根據(jù)需要調(diào)整翻頁(yè)速度，設(shè)定該功能后，只需點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，便可對(duì)文本自動(dòng)翻頁(yè)。方法是：在菜單欄中選擇“工具/自定義”，彈出自定義對(duì)話框后，選擇“命令”選項(xiàng)，在“類(lèi)別”欄中選擇“所有命令”，然后在“命令”框中用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“AutoScroll”，并拖到工具欄上，于是工具欄上就多了一個(gè)“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕。使用它時(shí)只需打開(kāi)一個(gè)文本，然后點(diǎn)擊“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)在文本的右側(cè)滾動(dòng)條區(qū)域會(huì)變成一個(gè)倒立的黑三角，將黑三角移動(dòng)到滾動(dòng)條的上部則文本自動(dòng)向上滾動(dòng)，移動(dòng)到下半部文本則自動(dòng)向下滾動(dòng)，放到中部則暫停翻頁(yè)�！昂谌�角”越靠近滾動(dòng)條的兩端，文本滾動(dòng)的速度越快。另外，在滾動(dòng)條上有一個(gè)隨文本一起移動(dòng)的“方框”，隨時(shí)告知你文本顯示的進(jìn)度。點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，便自動(dòng)返回到編輯狀態(tài);再次點(diǎn)擊“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕，則繼續(xù)瀏覽文本。

　　72.在PowerPoint中巧定圓心

　　有時(shí)在PowerPoint中畫(huà)圓并演示時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)確定圓心不是一件很容易的事，有的人只是憑觀察在“圓心”處畫(huà)一個(gè)圓點(diǎn)代替，弄不好在播放時(shí)會(huì)發(fā)生圓心偏離比較嚴(yán)重的情況。其實(shí)我們可利用“同心圓”工具按鈕來(lái)解決這一難題。方法是：在幻燈片下面的“繪圖”工具欄中，依次單擊選取“自選圖形→基本形狀→同心圓”，根據(jù)需要，在幻燈片中畫(huà)好一個(gè)適當(dāng)大小的同心圓后，將鼠標(biāo)選中內(nèi)圓的黃色操作點(diǎn)按住左鍵不放，向內(nèi)拖成一個(gè)小圓點(diǎn)，再釋放鼠標(biāo)，這樣我們就巧妙地得到了準(zhǔn)確的圓心了。

　　73.為新工作簿設(shè)置工作表張數(shù)

　　Excel是我們常用的辦公軟件，但一個(gè)新工作簿文件系統(tǒng)默認(rèn)只有3張工作表，雖然可以通過(guò)插入來(lái)添加，但總感覺(jué)不便。如果我們已規(guī)劃好一個(gè)工作簿文件需要多少?gòu)埞ぷ鞅頃r(shí)，我們可以用下面方法來(lái)事先設(shè)定。具體操作方法是，執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)，在新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)欄內(nèi)輸入你要設(shè)定的張數(shù)，確定退出。這時(shí)再新建工作簿文件就按你的需要自動(dòng)提供出若干張工作表了。

　　74.使WPSOffice中插入的圖像不再失真

　　在WPSOffice中插入圖片的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)無(wú)論插入何種格式的圖片，質(zhì)量都有較大失真，特別是插入帶文字的圖片，效果更差。解決方法如下：首先打開(kāi)一個(gè)建立圖像的應(yīng)用程序，筆者使用的是畫(huà)圖板來(lái)打開(kāi)包含所需圖像的文件(圖像文件的格式一定要是位圖BMP格式，否則粘貼后不能正常顯示)，然后選擇“復(fù)制”命令，再切換到WPS文檔中，將插入點(diǎn)移到要插入圖像的位置，在常用工具上單擊“粘貼”按鈕就可以了。

　　75.設(shè)置多頁(yè)打印標(biāo)題與行列標(biāo)志

　　打開(kāi)Excel，單擊相應(yīng)的工作表，再單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)。如果要使每一頁(yè)上都重復(fù)打印列標(biāo)志，單擊“頂端標(biāo)題行”框右側(cè)的按鈕，在彈出的“頂端標(biāo)題行”編輯框中，輸入列標(biāo)志所在行的行號(hào)。如果要使每一頁(yè)上都重復(fù)打印行標(biāo)志，單擊“左端標(biāo)題列”框右側(cè)的按鈕，在彈出的“左端標(biāo)題列”編輯框中，輸入行標(biāo)志所在列的列標(biāo)即可。

　　76.在Word中快速計(jì)算

　　用Word進(jìn)行文字編輯時(shí)，有時(shí)可能需要對(duì)文中的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，或者核對(duì)一下算式中的結(jié)果對(duì)不對(duì)。具體做法是：將光標(biāo)插入點(diǎn)移到文檔中需要插入計(jì)算結(jié)果的地方后，點(diǎn)擊“表格→公式”，打開(kāi)“公式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中的“=”后面輸入要計(jì)算的算式，最后單擊“確定”按鈕即可。如果說(shuō)算式就是文檔中的文字，那么就更簡(jiǎn)單了，只要先將文檔中的算式復(fù)制，然后在“公式”對(duì)話框的“=”后面粘貼即可。不過(guò)這時(shí)的“粘貼”操作要用快捷鍵“Ctrl+V”了。

　　拓展：實(shí)用的Word辦公軟件應(yīng)用技巧

　　1.定位到最后三次編輯的位置

　　其實(shí)Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會(huì)記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù)按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)，當(dāng)然按一下Shift+F5就會(huì)定位到上一次編輯時(shí)的位置了。

　　2.快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間

　　有時(shí)寫(xiě)完一篇文章，覺(jué)得有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或時(shí)間，一般人是通過(guò)選擇菜單來(lái)實(shí)現(xiàn)的。其實(shí)我們可以按Alt+Shift+D鍵來(lái)插入系統(tǒng)日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間，很快!

　　3.快速多次使用格式刷

　　Word中提供了快速多次復(fù)制格式的方法：雙擊格式刷，你可以將選定格式復(fù)制到多個(gè)位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。

　　4.快速打印多頁(yè)表格標(biāo)題

　　選中表格的主題行，選擇“表格”菜單下的“標(biāo)題行重復(fù)”復(fù)選框，當(dāng)你預(yù)覽或打印文件時(shí)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)每一頁(yè)的表格都有標(biāo)題了，當(dāng)然使用這個(gè)技巧的前提是表格必須是自動(dòng)分頁(yè)的。

　　5.快速將文本提升為標(biāo)題

　　首先將光標(biāo)定位至待提升為標(biāo)題的文本，當(dāng)按Alt+Shift+←鍵，可把文本提升為標(biāo)題，且樣式為標(biāo)題1，再連續(xù)按Alt+Shift+→鍵，可將標(biāo)題1降低為標(biāo)題2、標(biāo)題3……標(biāo)題9。

　　6.快速改變文本字號(hào)

　　Word的字號(hào)下拉菜單中，中文字號(hào)為八號(hào)到初號(hào)，英文字號(hào)為5磅到72磅，這對(duì)于一般的辦公人員來(lái)說(shuō)，當(dāng)然已經(jīng)綽綽有余了。但在一些特殊情況下，比如打印海報(bào)或機(jī)關(guān)宣傳墻報(bào)時(shí)常常要用到更大的字體，操作起來(lái)就有些麻煩了。其實(shí)，我們完全也可以快速改變文本的字號(hào)：先在Word中選中相關(guān)漢字，然后用鼠標(biāo)單擊一下工具欄上的字號(hào)下拉列表框，直接鍵入數(shù)值，即可快速改變您的字體大小。而且這個(gè)技巧在Excel和WPS2000/Office中同樣適用。

　　小提示：其實(shí)，小編還有兩種快速更改Word文本字號(hào)的方法：

　　(1)選中文字后，按下Ctrl+Shift+>鍵，以10磅為一級(jí)快速增大所選定文字字號(hào)，而按下Ctrl+Shift+

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　　(2)選中文字后，按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字，按Ctrl+[鍵逐磅縮小所選文字。

　　7.快速設(shè)置上下標(biāo)注

　　首先選中需要做上標(biāo)文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+=就可將文字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài);按Ctrl+=可以將文字設(shè)為下標(biāo)，再按一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。

　　8.快速取消自動(dòng)編號(hào)

　　雖然Word中的自動(dòng)編號(hào)功能較強(qiáng)大，但是據(jù)筆者試用，發(fā)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)命令常常出現(xiàn)錯(cuò)亂現(xiàn)象。其實(shí)，我們可以通過(guò)下面的方法來(lái)快速取消自動(dòng)編號(hào)。

　　(1)當(dāng)Word為其自動(dòng)加上編號(hào)時(shí)，您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作，此時(shí)自動(dòng)編號(hào)會(huì)消失，而且再次鍵入數(shù)字時(shí)，該功能就會(huì)被禁止了;

　　(2)選擇“工具”→“自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令，在打開(kāi)的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，然后取消選擇“自動(dòng)編號(hào)列表”復(fù)選框(如圖1)，最后單擊“確定”按鈕完成即可;

　　9.快速選擇字體

　　為了達(dá)到快速選擇字體的目的，我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄，選擇“自定義“命令，打開(kāi)“自定義”對(duì)話框，在“自定義”對(duì)話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡，并移動(dòng)光標(biāo)條到類(lèi)別欄中的“字體”項(xiàng)，看到平時(shí)經(jīng)常使用的字體，把它拖到工具欄成為按鈕，以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。

　　10.快速去除Word頁(yè)眉下橫線

　　快速去除Word頁(yè)眉下的那條橫線可以用下面的四種方法：一是可以將橫線顏色設(shè)置成“白色”;二是在進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，設(shè)置表格和邊框?yàn)椤盁o(wú)”;第三種方法是進(jìn)入頁(yè)眉編輯，然后選中段落標(biāo)記并刪除它;最后一種方法是將“樣式”圖標(biāo)欄里面的“頁(yè)眉”換成“正文”就行了。