為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定以下制度。520作文網(wǎng)今天為大家精心準(zhǔn)備了公司文件管理制度范本，希望對(duì)大家有所幫助!

　　公司文件管理制度范本1

　　一、總則

　　第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文、同級(jí)函、電、來(lái)文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條 公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　2、對(duì)政府部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條 文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條 各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條 各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條 文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

　　1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

　　2、各種專業(yè)例會(huì)記錄;

　　3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

　　4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果;

　　5、企業(yè)日志和大事記。

　　第十條 立卷要求

　　1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

　　六、附則

　　第十二條 本制度解釋權(quán)歸行政部。

　　第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

　　公司文件管理制度范本2

　　第一條

　　為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理資料主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。

　　一、收文的管理

　　第三條公文的簽收：

　　凡來(lái)公司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

　　第四條公文的編號(hào)保管：

　　1.辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"外來(lái)文件流單"，并分類登記編號(hào)、保管。

　　2.公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。

　　第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件資料和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2.一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊狀況例外)。

　　第六條文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露資料。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的職責(zé)，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。

　　二、發(fā)文的管理

　　第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。

　　第八條發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

　　2.下發(fā)文件主要用于：(1)公布規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;(3)公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);(4)公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

　　3.上行文件主要用于：(1)對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;外發(fā)文主要用于：(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

　　4.在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　5.各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，能夠各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

　　6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用公司名義發(fā)文。

　　三、發(fā)文程序與要求

　　第九條發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng);擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期;

　　2.草擬文稿務(wù)必從公司角度出發(fā)，做到狀況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。

　　3.辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、資料不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿;

　　4.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿資料、質(zhì)量負(fù)責(zé));

　　5.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚;

　　6.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;

　　7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印;

　　8.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

　　9.文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)狀況。

　　四、文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

　　第十一條

　　借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條各部門應(yīng)指定一位職責(zé)心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　五、文件的立卷與歸檔

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　以公司名義構(gòu)成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔;其它部門日常工作中構(gòu)成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照資料、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續(xù)文件、材料的完整性。

　　3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議構(gòu)成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度構(gòu)成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。

　　六、文件的銷毀

　　第十五條對(duì)于剩余、重復(fù)、過時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)。

　　辦公室

　　XXXX年XX月XX日

　　公司文件管理制度范本3

　　第一章 總 則

　　第一條 為做好河北新發(fā)地農(nóng)副產(chǎn)品有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)的公文處理工作，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，并使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條 本辦法所指公文是指公司在實(shí)施管理、領(lǐng)導(dǎo)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法履行職責(zé)和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

　　第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、存檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　　第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

　　第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。

　　第六條 行政人事部是公文處理的管理部門，主管公司的公文處理工作，并對(duì)公司各部門(以下簡(jiǎn)稱“各部門”)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第七條 公司公文統(tǒng)一由行政人事部收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、存檔和銷毀。公司各部門要高度重視公文處理工作，嚴(yán)格遵守本辦法，加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備公文處理專(兼)職人員。

　　第八條 公司要進(jìn)一步精簡(jiǎn)公文，利用辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加快辦公進(jìn)程，提高公文辦理的效率。

　　第二章 公文種類及其適用范圍

　　第九條 公司使用的公文種類主要有：

　�、� 決定

　　適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

　�、� 規(guī)定、辦法

　　“規(guī)定”適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)作出安排，提出具體管理措施和行為規(guī)范。

　　“辦法”適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)制定具體做法和要求。

　�、� 通知

　　適用于發(fā)布規(guī)章，批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求所屬單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。

　�、� 通告

　　適用于向各有關(guān)方面公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

　�、� 通報(bào)

　　適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。

　　㈥ 報(bào)告

　　適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢問。

　�、� 請(qǐng)示

　　適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

　�、� 批復(fù)

　　適用于答復(fù)下級(jí)部門或單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。

　�、� 意見

　　適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法，答復(fù)對(duì)方征求對(duì)某項(xiàng)工作的意見。

　�、� 函

　　適用于與不相隸屬機(jī)構(gòu)之間、投資或合作伙伴之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

　　(十一) 會(huì)議紀(jì)要

　　適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

　　第十條 公司文件分為公司文、公司函、總經(jīng)理辦公室文、總經(jīng)理辦公室函。

　�、� 公司文：適用于以公司名義向上級(jí)機(jī)構(gòu)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告、意見等公文;適用于以公司名義向公司各部門及政府部門的行文;發(fā)布公司制度;公司員工的行政職務(wù)任免。發(fā)文字號(hào)為：河新發(fā)地XX 字[20XX]XX號(hào)。

　�、� 公司函：適用于以公司名義向上級(jí)單位及其領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人呈送報(bào)告性公文;與不相隸屬的相關(guān)單位商洽工作，詢問和答復(fù)問題等。發(fā)文字號(hào)為：河新發(fā)地XX函[20XX]XX號(hào)。

　�、� 總經(jīng)理辦公室文：適用于以總經(jīng)理辦公室名義傳達(dá)上級(jí)單位或公司的領(lǐng)導(dǎo)指示和意見;印發(fā)重要的會(huì)議紀(jì)要;轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位文件;轉(zhuǎn)發(fā)公司部門的工作意見、建議;下發(fā)公司的會(huì)議通知或公司各部門以公司名義召開會(huì)議通知;下發(fā)有關(guān)行政事務(wù)的通知等。發(fā)文字號(hào)為：河新發(fā)地總辦XX 字[20XX]XX號(hào)。

　�、� 總經(jīng)理辦公室函：適用于一般的聯(lián)系、商洽工作。發(fā)文字號(hào)為：河新發(fā)地總辦XX函[20XX]XX號(hào)。

　　第三章 公文格式

　　第十一條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)構(gòu)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)構(gòu)、印發(fā)機(jī)構(gòu)、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)等部分組成。

　�、� 涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中“絕密”、“機(jī)密’級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。

　　㈡ 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

　�、� 發(fā)文機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)構(gòu)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文，主辦機(jī)構(gòu)排列在前。如聯(lián)合行文單位過多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

　�、� 發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)構(gòu)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)構(gòu)發(fā)文字號(hào)。

　�、� 上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中請(qǐng)示性公文應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

　�、� 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　�、� 主送機(jī)構(gòu)指公文的主要受理機(jī)構(gòu);抄送機(jī)構(gòu)指除主送機(jī)構(gòu)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)構(gòu)。二者均應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　　㈧ 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

　�、� 公文都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)和下發(fā)的公文機(jī)構(gòu)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

　�、� 成文日期以機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　　(十一) 公文如有附注(需要說(shuō)明的其他事項(xiàng))，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

　　(十二) 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)構(gòu)的要求標(biāo)注主題詞。

　　第十二條 公文中的各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照GB/T9704-1999《國(guó)家行政機(jī)構(gòu)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　第十三條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mmX297mm)，左側(cè)裝訂。

　　第四章 行文規(guī)則

　　第十四條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。凡是能通過當(dāng)面協(xié)商或者利用現(xiàn)代通信手段等方式解決的事項(xiàng)，不要行文。

　　第十五條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。如遇特殊情況，必須越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)單位。

　　第十六條 除上級(jí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示、意見、報(bào)告應(yīng)當(dāng)主送上級(jí)機(jī)構(gòu)，不得以公司名義向上級(jí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人報(bào)送。

　　第十七條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)構(gòu)，需要同時(shí)送其他機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)構(gòu)。 “報(bào)告”和“意見”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　第十八條 不相隸屬機(jī)構(gòu)之間一般以函的形式商洽工作，對(duì)不相隸屬機(jī)構(gòu)發(fā)送的公文，不得有指示性、規(guī)定性的文字內(nèi)容。

　　第十九條 同級(jí)機(jī)構(gòu)之間必要時(shí)可聯(lián)合行文，上下級(jí)之間，禁止聯(lián)合行文。聯(lián)合行文按主、會(huì)辦次序依次簽發(fā)，原則上不得使用復(fù)印件會(huì)簽。

　　第二十條 公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除總經(jīng)理辦公室外，不得對(duì)外正式行文。

　　第五章 收文辦理

　　第二十一條 各級(jí)來(lái)文均由行政人事部統(tǒng)一簽收，并根據(jù)不同性質(zhì)文件分別拆封、登記、編號(hào)、分發(fā)。為規(guī)范公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序，加強(qiáng)檔案管理，便于今后文件查閱，公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門收到的公文，都應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)送行政人事部，按程序辦理。未經(jīng)行政人事部簽收、分辦的公文，各部門一律不得自行辦理。

　　第二十二條 行政人事部收到公文后，要根據(jù)公文內(nèi)容和部門職責(zé)范圍及時(shí)提出擬辦意見，按程序送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。

　　第二十三條 公文中需辦理的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬本部門職責(zé)范圍或者不適宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回行政人事部并書面說(shuō)明理由。需兩個(gè)以上承辦部門辦理的事項(xiàng)，應(yīng)明確主辦、會(huì)辦部門，主辦部門要及時(shí)與會(huì)辦部門研究辦理。對(duì)緊急公文，須明確辦理時(shí)限。

　　第二十四條 送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政人事部要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

　　第二十五條 對(duì)閱辦件公文傳遞嚴(yán)格按照主批領(lǐng)導(dǎo)的意見由行政人事部統(tǒng)一組織傳遞。閱辦件一般按公司主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門傳遞;閱知件傳遞一般按公司領(lǐng)導(dǎo)排名順序組織傳遞，如遇公司領(lǐng)導(dǎo)出差在外，為提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效，行政人事部可將閱知件依次往下傳遞，公司領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)后再補(bǔ)閱。

　　第二十六條 限時(shí)辦理的公文辦理，有具體時(shí)限要求的，從其要求;未明確時(shí)限的，原則上不超過7個(gè)工作日。確需超過7日的，可由行政人事部與承辦部門商定具體的辦理時(shí)限。

　　對(duì)閱知件的傳閱，有關(guān)部門需在一天內(nèi)閱畢。閱辦、閱畢的公文要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)退回行政人事部，由行政人事部組織傳遞，嚴(yán)禁公文橫傳。

　　第六章 發(fā)文辦理

　　第二十七條 發(fā)文辦理包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、分發(fā)等程序。

　　第二十八條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

　　㈠ 符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

　�、� 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確;表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn);條理清楚，直述不曲;用詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確;語(yǔ)氣恰當(dāng)，文字簡(jiǎn)練。

　�、� 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)構(gòu)的職權(quán)和與主送機(jī)構(gòu)的行文關(guān)系確定。

　�、� 人名、單位名、地名、數(shù)據(jù)和引文應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

　　㈤ 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“㈠”，第三層為“1、”，第四層為“(1)”。

　　㈥ 使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

　　㈦ 公文中使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，在第一次出現(xiàn)時(shí)應(yīng)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

　�、� 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　㈨ 緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要，確定緊急程度。

　�、� 涉密公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)。

　　(十一) 公文處理原則上通過公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，特殊情況采用紙質(zhì)形式簽批時(shí)，必須使用統(tǒng)一規(guī)定的信紙，必須用鋼筆、毛筆書寫草擬文稿，不得使用鉛筆、圓珠筆;要用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的簡(jiǎn)化字，字跡要工整、清楚，字跡不清楚或改動(dòng)較多的，必須抄清。草擬稿也可使用電腦打印出清稿。

　　第二十九條 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和其他部門文件：

　�、� 對(duì)上級(jí)單位和其他平級(jí)機(jī)構(gòu)的正式文件，可根據(jù)需要予以轉(zhuǎn)發(fā);凡轉(zhuǎn)發(fā)文件，以“通知”文種印發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)文件，可以結(jié)合工作實(shí)際，提出具體貫徹要求和簡(jiǎn)要布置工作。

　�、� 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位文件，用公司名義;轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位辦公廳 (室/辦)及其他文件，用公司總經(jīng)理辦公室名義。

　�、� 下列文件，不得轉(zhuǎn)發(fā)：各種絕密文件、資料;領(lǐng)導(dǎo)同志的內(nèi)部講話;規(guī)定限制閱讀范圍的文件;政策、法律、法規(guī)、重要措施的未定稿;已在全國(guó)性報(bào)刊上公布過的材料;其他不應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

　�、� 轉(zhuǎn)發(fā)文件可以適當(dāng)刪節(jié)，但刪節(jié)后不能違反原意。轉(zhuǎn)發(fā)的文件中，如有需要保密的內(nèi)容，應(yīng)由主辦部門予以刪除或標(biāo)明相應(yīng)的密級(jí)。

　　第三十條 為了保證公文質(zhì)量，各部門擬辦的公文在送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，須先經(jīng)行政人事部審核，不得先簽后核。

　　審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否會(huì)簽有關(guān)部門，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

　　第三十一條 各部門報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批的公文，必須經(jīng)本部門主要負(fù)責(zé)人審簽后報(bào)出。一般不得同時(shí)報(bào)送兩位或兩位以上公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　第三十二條 公文的簽發(fā)，實(shí)行權(quán)責(zé)結(jié)合的原則。

　�、� 以公司名義對(duì)外發(fā)文，由董事長(zhǎng)或授權(quán)總經(jīng)理簽發(fā)。

　�、� 以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)文，由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或者其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。其中以公司名義公布制度和決定，以及行政人事任免事項(xiàng)(中層以上)等由公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽發(fā);其他公司文件，按分工由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);跨分工范圍或牽涉全局的重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核報(bào)公司總經(jīng)理簽發(fā)。

　�、� 以行政人事部名義發(fā)文，屬于公司工作范疇的，分工內(nèi)的一般事項(xiàng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，跨分工范圍或牽涉全局的重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核報(bào)公司總經(jīng)理簽發(fā);屬于總經(jīng)理辦公室自身工作范疇的，由行政副總簽發(fā)。

　�、� 審批公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和簽批日期。對(duì)請(qǐng)示性的公文，圈閱為同意;對(duì)報(bào)告性的公文，圈閱表示閱知。

　　第三十三條 公文正式印發(fā)前，由行政人事部進(jìn)行復(fù)核。重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　　第三十四條 發(fā)文用印由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。對(duì)不符合要求的公文，一律不得用印。聯(lián)合發(fā)文用印，主辦單位應(yīng)先蓋印再到聯(lián)合發(fā)文單位用印。聯(lián)合發(fā)文套印時(shí)，主辦單位應(yīng)指定專人監(jiān)印。

　　第三十五條 文件發(fā)出后，由主辦部門將原文、附件及有關(guān)材料，隨同文件正本一份退回行政人事部整理、歸檔。

　　第三十六條 公司對(duì)外制發(fā)的公文，由行政人事部于當(dāng)天送出，特急件即時(shí)發(fā)送。

　　第七章 公文管理

　　第三十七條 上級(jí)單位的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)構(gòu)證明章，并視同正式文件妥善保管。

　　第三十八條 公司內(nèi)部發(fā)布的非密級(jí)類制度由行政副總決定是否掛上公司外網(wǎng)。

　　第三十九條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后，可登記銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

　　第四十條 銷毀公文的清單，由行政人事部妥善保存?zhèn)洳椤?/p>

　　第四十一條 部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移送檔案部門。

　　工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退，否則不予辦理人事調(diào)動(dòng)手續(xù)。

　　行政人事部應(yīng)將返回文件根據(jù)文件性質(zhì)，對(duì)文件進(jìn)行分類保存，并于次年3月底前交檔案室存檔。

　　第四十二條 密碼電報(bào)的使用和管理，按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第八章 附則

　　第四十三條 董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)公文處理程序由董事會(huì)秘書處參照本辦法執(zhí)行。

　　第四十四條 本辦法適用于公司本部各部門。

　　第四十五條 本辦法由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

　　第四十六條 本辦法自2023年7月1日起施行。