公文寫作"三字經(jīng)"
公文是黨政機關常用文體,公文寫作是機關干部特別是領導干部必備的基本功。公文好寫,寫好也難。只有熱愛公文,掌握了技巧,肯下功夫的人才能寫出高質量的公文。也就是說,想要提高自己的公文寫作水平,必須念好“愛、巧、功”公文寫作的“三字經(jīng)”。
一、愛
常言道,干一行,愛一行。沒有敬業(yè)精神,對工作缺乏熱情的人,是成就不了任何事情的。公文寫作也不例外,要想寫好公文,首先要熱愛公文寫作,鐘情公文寫作,要真正了解公文寫作的魅力,體會公文寫作對一個人素質提高、事業(yè)成功的作用和意義。
從事公文寫作,有利于增強干部學習的自覺性。當今社會,信息時代,科技進步日新月異,時代發(fā)展對每個人的知識構成和素質提高都提出了新的要求。形勢迫使領導干部必須養(yǎng)成自覺學習、終身學習的習慣。如果離開學習,今日的飽學之士可能會成為明日的落伍之人 。然而,天下成事者,一半是因興趣所使、名利所趨,一半出于形勢所逼、責任所迫。公文寫作的任務和壓力,往往要求從事公文寫作的人不斷學習新經(jīng)驗,樹立新觀念,改善自己的知識結構。這一工作壓力的長期存在,會使人逐漸實現(xiàn)由被動學習到主動學習,由階段性學習到經(jīng)常性學習的轉變,久而久之,便會養(yǎng)成自主學習的習慣,使學習成為生活中不可缺少的一項重要內容。
從事公文寫作,有利于增強干部觀察問題、分析問題的能力。“事不關己,高高掛起”,人們常知其利,不知其弊。世上任何事情,如果只是旁觀議論,永遠是只知其表不知其里,不得真諦不得要領。只有躬身人局,親自實踐,才會樂在其中,精于其道。機關公文種類繁雜,涉及機關工作方方面面,這既增加了公文寫作的難度,但也創(chuàng)造并提供了公文寫作者熟悉情況、了解問題的條件和機會,鍛煉了“爬格子”人觀察問題、分析問題的能力。長期從事公文寫作,使人更加善于觀察、勤于思考,這是不經(jīng)意間養(yǎng)成的習慣,也是長期從事公文寫作的必然結果。
從事公文寫作,有利于增強干部的全局觀念和把握形勢的能力。與文學寫作不同的是,公文寫作決不是個人觀點、私人情緒的自然流露和傾吐,而是眾人智慧和領導意圖的科學反映。從某種意義上講,公文的寫作過程實質上就是對一件事情、一項工作的決策過程。公文的特點,決定了公文寫作者必須站在全局的高度,看問題、理思路,必須集思廣益、博采眾長,吸取大家的意見和智慧;公文的特殊性,也決定了公文寫作者必須站在領導者的角度,定措施、作決策,很好地體現(xiàn)領導集體的看法和思想。如是日積月累,潛移默化,必定會提高公文寫作者的全局意識和決策能力,提高其領導水平和管理素質。
從事公文寫作,有利于增強干部的事業(yè)心、責任感,成為催人進步的不竭動力。毋庸諱言,在機關從事公文寫作,會有機會接觸更多的博學之士和事業(yè)有成之人,受到不斷的啟迪與啟發(fā),積累更多的知識和經(jīng)驗;也會有機會見識更多的事,了解更多的先進人物和典型事跡,受到更多的激勵和鼓舞,從而鞭策自己不斷進取,努力奮進,實現(xiàn)由一個臺階向另一個臺階的跨越,爭取事業(yè)一步一步走向成功。
二、巧
仔細琢磨,干部寫公文,雖與園丁植樹育花工作性質不同,但卻有異曲同工之妙。要想精通公文寫作之法,就得很好地借鑒園丁植樹育花之道。
1.確立主干
園丁植樹首要的是選苗、擇地、栽好幼苗。如果不能科學選苗、因地定植,樹苗將難以長好,甚至難以成活;如果最初未能栽直,以后就會歪斜。寫公文首要的是“立意”,“立意”不準,文不對題,盡管你費盡心機,作出了很大努力,也往往會事倍功半,甚至前功盡棄。文章“立意”要準,必須掌握好以下幾點:
首先要確定好文章的種類。公文種類很多,往往因用途不同、目的不同而不同。常用的公文有領導講話稿、工作總結、決定、決議、通知、經(jīng)驗材料等等。不同類型文章要求不同,寫法各異,一定要準確把握。比如說領導講話稿的起草,相對來講,可適當?shù)鼗蠲撘恍,文字更口語化一些;但決定、決議、通知必須嚴謹,語言也要用書面語言。又如工作總結與經(jīng)驗材料性質相似,但前者要細,后者要精;前者可長,后者可簡,等等。
其次要準確地判斷形勢,把握好領導、組織和會議的目的和意圖。公文是為黨務和政務服務的,所以公文的起草不得不考慮國內外、所轄區(qū)域內外以及行業(yè)內外政治、經(jīng)濟、文化、科技等方面發(fā)展變化的形勢和趨向,不能有悖于或落后于形勢。公文也是領導與組織體現(xiàn)、表達、宣傳其決策、執(zhí)政、行政意圖的重要工具,公文寫作者的觀念一定要符合領導和組織的觀念,公文寫作者的思維一定要跟上領導和組織的思維。會議材料要緊扣會議主題,領導講話稿要充分體現(xiàn)領導的講話風格。
第三要正確分析聽眾、讀者的身份、閱歷、文化及知識構成,要因受眾的不同而選擇不同的寫作方式和寫作風格。高層次的公文面向的受眾一般文化水平較高,理解能力較強,文章要求嚴謹,內涵豐富,有一定的理性分析;鶎拥墓拿鎸V大群眾,文章要生動簡潔、觀點明確、文字活潑、好懂易記。
第四是文風及文章的特點要因場所、時機的不同而不同,不能硬搬教條,死守一理。比如同一主題,小會上的講話要有別于大會上的講話,現(xiàn)場會上的發(fā)言不同于室內會議的發(fā)言。文章的長短要因場合的不同和發(fā)言者身份、職位的不同甚至天氣條件、聽眾興趣、情緒的不同而科學取舍,該長則長,該短一定要短。文章要適應環(huán)境,若不顧環(huán)境,一味地根據(jù)個人喜好來強行“灌輸”,往往會事與愿違。
2.設計定型
有特色的東西才會有新意,有新意的事物往往令人記憶猶新。為了使自己管理的園林富有特色和新意,園丁們往往把樹冠修剪成球形、紡錘形、圓柱形、傘蓋形或擬人擬物的各種造型,這些整形后的樹木,有了藝術性、充滿了活力,不僅當時令游人賞心悅目,過后也難以忘懷。
要使公文給人留下深刻的印象,文章的整體結構和段落層次就必須嚴謹、清晰、富有特色。大的段落之間猶如樹木的多個主枝結構,要利用時間先后、空間順序、因果條件、重要程度等邏輯關系,構成一個有機的整體;各段落內的各個小點,就像是樹木主枝上的分枝,也得相互關聯(lián)、層次分明,形成一個有機的單元結構。同樣的樹林,不修剪,就會瘋長;同樣的素材不整理就是“一團亂麻”。所以,要想寫好公文,就必須熟悉材料,認真設計“造型”,理順文章結構。
3.加葉添綠
好的樹木,枝繁葉茂。多數(shù)公文也是如此。公文的枝就是結構和觀點,公文的葉就是用來說明觀點的事例和數(shù)據(jù)。公文既要有“骨頭”,也得有“肉”,好的公文一般是既有“骨頭”又有“肉”。用來說明觀點的事例和數(shù)據(jù)不在多而在精。無論是歷史上的事例和數(shù)據(jù),還是現(xiàn)今的事例和數(shù)據(jù);無論是國內的還是國外的;無論是正面的還是反面的,都要能充分地說明觀點。同類型的事例和數(shù)據(jù)不要全用,要選擇最典型、最具代表性、最有說服力的為我所用 。好的公文不在長,而在于能在有限的篇幅內,容納足夠多的觀點和信息。
4.錦上添花
萬木皆有綠,好樹花不同。好的文章必須“錦上添花”。文章的花,就是在文章的關鍵之處,在最能體現(xiàn)觀點的地方,點綴上具有韻律、富有哲理、精彩易記的句子。寫作者可以引用前人名言,可以引用有關領導的精確論述,也可以引用群眾的鮮活語言,還可以自己獨創(chuàng)發(fā)明。文章有了“花”,便會進一步加深讀者、聽眾對文章的接受程度。
三、功
熟知公文寫作之巧,不等于就能把公文寫好。正如懂得駕車理論,不等于你就能開車上路!耙胗惺粘,需要下功夫”。要想寫好公文,除需掌握公文寫作要領外,還要從平時做起,從基礎做起,養(yǎng)成“勤讀、多集、善思、調研、常練”的良好習慣。
1.勤讀
勤讀的基本要求首先是養(yǎng)成經(jīng)常讀書、看報、看電視、聽新聞的良好習慣。要會利用時間,懂得“人之差距關鍵在于業(yè)余時間”的道理,學習并發(fā)揚雷鋒擠時間的“釘子精神”。要注意培養(yǎng)學習興趣。人的興趣愛好源于后天培養(yǎng),并非與生俱來?茖W研究表明,人們往往會對熟知的或者與己相關的事物感興趣 ?梢娬莆盏闹R越多,知識面越廣,學習的興趣會越濃,學習也才能更持久。
勤讀還要會讀,就是要掌握讀書看報的方法。信息時代,每天有大量的信息和知識呈現(xiàn)給讀者和觀眾,所以我們要勤讀,更要有選擇地讀 。要揀重要的內容讀,要選好的文章讀。什么內容重要?這會因人而異。若從工作的需要出發(fā),那么,與你工作有關的就重要,也就是說,你關心的東西對你來講就是最重要的東西。一般來講,全國性、全省性的報刊、雜志和會議材料,其文章質量普遍較高,內容觀點豐富,寫文章的人,一定要作為閱讀的首選。會讀不僅體現(xiàn)在對內容的選擇上,也體現(xiàn)在方法的選擇上。重要的、有代表性的文章要精讀、反復讀,可以一個“意群”一個“意群”地讀,或者隔行讀,或者跳躍著一段一段地讀。不太重要的文章,可以只看標題,瞧一瞧每段的開頭,大概了解文章內容即可。
勤讀必須有目的地讀,就是要明確讀后掌握些什么。首先是看文章的觀點,這是讀書看報的主要目的;其次了解情況,記住數(shù)據(jù),掌握事態(tài)的發(fā)展動向;第三是研究文章的結構與寫法。對那些與自己工作有關的、重要的、好的文章,看見標題后,應先閉書靜思,設想如果讓自己來寫,如何構思取材,如何布局安排,然后再打開來讀,這樣便能更好地體會“美文”的妙處,更有利于促進自己寫作水平的提高。
2.多集
“巧婦難為無米之炊”。沒有素材、不了解情況就寫不出有深度的文章。掌握素材除了平時堅持勤讀外,還有一個重要的途徑就是多集。資料積累有三種方法:一是文件袋積累 。就是把自己認為重要,有保存價值的資料按自己的意圖分類裝袋集中保管。與裝訂的方法相比,利用文件袋積累便于隨時按需要重新分類,有利于定期、不定期地對收集的資料進行篩選淘汰,也便于寫作時拿取參閱,或復印使用。二是利用電腦收集。就是將有用的資料通過掃描等辦法輸入電腦,按類分目,建檔保存。三是筆記本記錄。主要用來記錄有關數(shù)據(jù)、事例和精美語句,便于用時查找翻閱。
3.善思
好文章是想出來的。好寫必先善思,只有養(yǎng)成善于思考的習慣,才能不斷提高公文寫作水平 。思考分三種情形:
一是平時要熟思。就是結合學習和工作對一些重大問題反復思考,形成初步的看法和觀點,為寫作奠定基礎。好的、有價值的思想觀點,并不是臨時在稿紙上“憋”出來的,而是在平時反復思考,床上初醒、閑庭信步時偶然迸發(fā)出來的。據(jù)有關資料報道,人們在似醒非醒或完全放松的情況之下,是腦思維最活躍的時候,也是最容易出思想的時候。所以,要著意培養(yǎng)“早醒賴床不起,夢中胡思亂想”和“偷閑花前散步,思想信馬由韁”的習慣。
二是動筆前要深思。寫公文最忌諱的就是一領到任務,拿起筆就寫。這是初學者常犯的錯誤,本想盡快完成,但往往適得其反,枉費時間和功夫。所以動筆前首先要查閱相關資料,在查閱過程中將重要觀點、事例、數(shù)據(jù)和語句標劃出來或者摘錄下來,然后在認真分析這些資料的基礎上,按具體要求列出寫作提綱,分出段落層次,選出事例、數(shù)據(jù),作出全文和每段的字數(shù)安排,待胸有成竹后再動筆分段完成。這一過程,猶如藝術家作畫,先勾畫出人之輪廓,然后再按照頭、胸、腹、腿、腳一步步畫下去,如此,既不會走樣、跑題,也有利于集中精力分段完成,既減輕了寫作壓力,又增加了寫作的信心。值得提醒的是,動筆前深思的過程是消化吸收和完善創(chuàng)新的過程,是在總結別人的觀點、經(jīng)驗的基礎上,按要求重新創(chuàng)作的過程,是“攪亂揉勻,獨立塑形”的過程,不能采取拿來主義,看見別人的文章什么都好,東抄一段,西抄一段,形不成自己的思維體系,表現(xiàn)不出自己的語言風格,使文章不倫不類,沒有特色,一看就是假冒偽劣之作。
三是成文后要反思。對公文寫作者來講,文章付印并非工作的結束,要提高自己的寫作能力,還得關注人們對文章的評價、反映,吸取經(jīng)驗教訓,不斷地改進、完善寫作方法。許多公文,都要提供給同一會議或同一本雜志印發(fā),這是同類型文章相互比較、相互借鑒的極好機會。只有取長補短、虛心學習、不斷反思,才會積累更多的寫作經(jīng)驗。
4.調研
“沒有調查研究就沒有發(fā)言權”。不深入調查研究公文的寫作就成了“無源之水,無本之木”。調查研究是公文寫作者的基本功。只有不斷地深入實際開展調查研究,才能掌握第一手資料,了解真實情況,發(fā)現(xiàn)實際問題,提出解決問題的有效途徑和措施。要善于利用各種可能的機會開展調研,即使是隨機的訪談、交流也是一種有效的調研方式,不能輕易錯過。調研要講究方法,要用心去做,善于從復雜的事件中找出規(guī)律性的東西。調研時要做好記錄,對典型的事例、數(shù)據(jù),要搞清來龍去脈;對鮮活的語言要隨聽隨記,以便于今后寫作時準確列舉使用。
5.常練
公文寫作非一日之功,不可一蹴而就,必須常寫常練,方有提高之可能。首先是端正態(tài)度。不把任務當壓力,不把寫作時的付出當“吃虧”,而要把寫作的過程作為提高的過程,作為一種學習的機遇,這樣心態(tài)放平了,才能進入“靜、定、思、慮、得”的狀態(tài),才能以愉悅的心情圓滿地完成寫作任務。其次是要勤于動手。不僅在有寫作任務時按時完成任務,沒有任務時,也要把自己的所思所想、把感興趣的話題隨時整理成文,或整理成集,或送出發(fā)表,既培養(yǎng)了作文興趣,又鍛煉了寫作能力。第三是不忘動口。在強調動手的同時,平時還要注重鍛煉自己的口語表達能力,這不僅有利于形成嚴密的邏輯思維,也有利于豐富語言詞匯,提高自己的寫作速度和工作效率。
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