公文寫作常見錯誤例析
發(fā)文字號編寫不當
發(fā)文字號簡稱文號,又稱公文編號,是發(fā)文機關同一年度公文排列的順序號。它是一份公文特定的標志,正式公文均應標注發(fā)文字號。它為檢索和引用公文提供專指性較強的代號,為管理和統(tǒng)計公文提供依據(jù)。xx年1月1日施行的《國家行政機關公文格式》(gb/t9704——1999(以下簡稱“新國標”)規(guī)定:“發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份標全稱,用六角括號‘[]’括入;序號不編虛位(即l不編為001),不加‘第’字 !痹趯嵺`中人們不嚴格按照規(guī)定編寫,常出現(xiàn)以下錯誤:
1、機關代字混淆。
機關代字是發(fā)文機關全稱的簡縮語,就是選用最能反映發(fā)文機關本質(zhì)屬性的字詞作為本機關的代字。每一個機關都有自己的代字,也只有一個代字。如國務院制發(fā)公文,其代字為“國發(fā)”,四川省人事廳發(fā)文,其發(fā)文字號為“川人”。但若簡縮不當易造成混淆,起不到代字作用。如“華東師范大學”,它的代字不能寫成“華師大”,因為另外還有“華中師范大學”、“華南師范大學”,如用“華師大”就不能分辨,而應寫為“華東師大”。同樣,“南京大學”的機關代字不能寫成“南大”,因為另外還有“南開大學”,“河南大學”的機關代字不能寫成“河大”,因為另外還有“河北大學”。
2、年份不全。亂用括號。例如:
①金計生(96)第15號
②夾民政(xx)16號
③夾府發(fā)〔xx〕47號
例①年份不全,應寫為“1996”,使用圓括號也不正確,根據(jù)《國家行政機關公文格式》gb/t9704——1988(以下簡稱“原國標”)規(guī)定,應用六角括號“〔〕”,“第”字多余,應刪去;例②③年份應置于六角括號“〔〕”內(nèi)。
3、機關代字、年份、序號次序顛倒。例如:
①成!96〕勞人字第51號
②〔xx〕外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函字第2691號
“新國標”和“原國標”都規(guī)定了機關代字的結構形式是“發(fā)文機關代字+年份+序號”。因此,例①的錯誤是機關代字分列年份兩邊,且年份不全,“第”、“字”多余,正確的應該是“成保勞人〔1996〕51號”;例②年份在發(fā)文機關代字前,“字”、“第”多余,應改為“外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函xx2691號” 。
標題擬寫不當
標題是文章的“眼睛”,擬制時必須精心對待,不可馬虎。公文的標題與一般的文章標題不同,其擬寫有嚴格的規(guī)范要求。《辦法》規(guī)定:“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文機關 。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號!币(guī)范的公文標題一般由“發(fā)文機關+事由+文種”構成,又稱“三要素”式,如《中共中央關于加強社會主義精神文明建設若干重大問題的決定》,也可以是由“兩要素”構成或由“文種”構成 。但“兩要素”的或由“文種”構成的.一般應是下發(fā)的帶有固定版頭,或對外公布可張貼的,如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實際寫作實踐中,不合規(guī)定的情況時有發(fā)生,主要表現(xiàn)為以下幾個方面的錯誤。
1、文種錯用
文種是公文標題中必不可少的一個構成要素。對于文種的選擇。應當根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關系來確定,不得混淆使用。寫作中常出現(xiàn)以下幾組文種錯用現(xiàn)象。
(1)請示與報告錯用、并用
請示和報告雖然都是上行文,但是二者有不同的用途和要求,是兩個不同的文種。請示“適用于向上級機關請求指示、批準”(《辦法》),上級對于請示必須有答復,必須事前行文,而報告“適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問”(《辦法》),不需要上級作出答復,可事中行文,也可事后行文。但在寫作中,人們沒有掌握二者區(qū)別,常把請示誤用為報告,或并用請示和報告。例如:
①《××公司關于急需購買堿性電池的報告》
②《××縣人民政府關于請求將××風景區(qū)列為省級自然保護區(qū)的請示報告》
以上兩例,從標題事由看,都是請求上級批準某事項,因此,應將例①的“報告”改為“請示”,例②的“報告”去掉。
(2)函與請示錯用
《辦法》明確規(guī)定:“函,適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項!;“請示,適用于向上級機關請求批準、指示。”從這兩條規(guī)定可看出,函與請示都可用于“請求批準”,但二者行文方向不同。函是向平級或不相隸屬的機關“請求批準”,而請示是向有隸屬關系的直接上級“請求批準”,這是選擇這兩個文種的關鍵點。但在實際操作中,人們受一種情感因素影響,總認為用請示顯得對對方尊重,容易辦成事.而用函則顯得不那么鄭重其事,不易引起對方重視,難達目的 。因此,常把函錯用為請示。例如有一篇公文的標題為《××市司法局關于撥付法制教育經(jīng)費的請示》,主送機關是“××市財政局”。市司法局向市財政局請求撥款,而且市司法局與市財政局是平級關系,不是相隸屬的上下級關系,完全符合函的適用規(guī)定。因此,該文標題文種“請示”應改為“函”。
(3)通告與公告錯用
通告和公告是現(xiàn)行法定行政公文中唯一的同類兩個文種。通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”(《辦法》),公告“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”(《辦法》)。從二者概念來看,二者都有公開告之的功能,但在發(fā)布機關、受文對象、內(nèi)容重要程度等方面存在區(qū)別。公告的發(fā)布機關級別較高,多由國家機關發(fā)布,受文對象廣泛——“向國內(nèi)外宣布”,宣布的事項重大。而通告發(fā)布機關廣泛,機關、團體、企事業(yè)單位都可發(fā)布,受文對象范圍較小——“社會各有關方面”,限制在一定的范圍內(nèi),宣布的事項涉及的是一般事項,多是業(yè)務工作方面的內(nèi)容。在使用時,人們往往青睞公告,凡需要對外公布事項,不加區(qū)別都用公告。例如:
①《××商場有獎銷售開獎公告》
②《××縣人民醫(yī)院關于新設保健門診的公告》
③《××火車站關于火車晚點的公告》
以上三例從發(fā)布機關來看都屬企事業(yè)單位,從發(fā)布的事項看都是涉及業(yè)務工作方面的某一事項。因此,“公告”應改為“通告”。
除以上三組文種錯用現(xiàn)象外,還存在著決定與決議相混、通報與決定不分、通知與通告等同等。由于篇幅有限,不再一一列舉 。
2、事由表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確
公文標題中的事由部分是對公文內(nèi)容的高度概括。是標題的核心,要求準確、簡潔,使人一看標題就知道公文的主要意思 。而有些公文標題的擬寫沒有抓住公文主要內(nèi)容,以致事由部分表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確。例如:
①《××公司關于申請增加超計劃出口指標的請示》
②《××縣人民政府關于表揚營業(yè)員“秘書工作”同志的通報》
③《××縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應為“請示”,少了介詞“關于”。該文內(nèi)容是請求上級撥款修建稅務所辦公樓。)
④《××市財政局關于轉發(fā)××省財政廳關于轉發(fā)財政部關于修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知的通知》
例①的錯誤是詞義重復,文種“請示”已含“請求”、“申請”之意,故應刪去標題中“申請”二字;例②事由部分只提到了有關的人,而沒提有關的事,即要表揚的事跡未寫出,顯得空洞,應改為《××縣人民政府關于表揚營業(yè)員“秘書工作”同志“秘書工作”先進事跡的通報》;例③屬事由不明,文章主旨是請求上級撥款,故應改為《××縣稅務局關于撥款重建稅務所辦公樓的請示》;例④屬層層轉發(fā)公文標題,因未省掉轉發(fā)的中間環(huán)節(jié),介詞“關于”重復使用,“通知”也多次出現(xiàn),以致標題冗長,讀起來拗口,不易理解,應改為《××市財政局轉發(fā)財政部關于修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知》。
3、亂用標點符號
《辦法》明確規(guī)定,公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。寫作中,人們不循此規(guī),常常不該使用標點的卻使用了,或該使用標點的卻用錯了。例如:
①《國務院批轉財政部(關于加強國有企業(yè)財務監(jiān)督的意見)的通知》
②《中央職稱改革領導小組轉發(fā)國家教育委員會中小學教師職務試行條例等文件的通知》
③《“秘書工作”縣工商局、稅務局關于發(fā)布““秘書工作”縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”的通知》
例①被批轉對象“關于加強國有企業(yè)財務監(jiān)督的意見,是公文,不屬法規(guī)性文件,應刪去書名號;例②被轉發(fā)的對象“中小學教師職務試行條例”屬法規(guī)性文件,故應加上書名號;例③發(fā)布對象““秘書工作”縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”屬法規(guī)性文件,按規(guī)定應使用書名號,而不是引號,且該兩個發(fā)文機關之間不用頓號,而是采用空一格辦法解決。
主送機關標注不當
《辦法》規(guī)定“主送機關是指公文的主要受理機關,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱!比纭秶鴦赵宏P于成立國務院三峽工程建設委員會的通知》一文的主送機關——“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構”,采用統(tǒng)稱寫法,既簡潔又明確。而有的公文主送機關標注存在不明確、違反文種有關規(guī)定等錯誤,嚴重影響了公文效應的發(fā)揮。例如:
①《××縣人民政府轉發(fā)縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局(關于加速發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的報告)的通知》(“轉發(fā)”應為批轉”,應刪去單書名號)的主送機關是“各有關單位”
②《××縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應為“請示”)的主送機關是“××地區(qū)稅務局、城建局、國土局、物資局”
③《大朝鄉(xiāng)人民政府關于解決修建場鎮(zhèn)飲水工程所需資金的請示》的主送機關是“尊敬的××書記”
例①錯誤是主送機關不明確,難以辦理;例②屬多頭主送,違反了“請示一般只寫一個主送機關”的原則;例③違反了“請示不得直接送領導者個人”的原則。
引用公文不當
在公文寫作中,常常引用公文說明行文依據(jù)。正確引用公文成為公文寫作規(guī)范化極其重要的一個環(huán)節(jié)!掇k法》規(guī)定:“引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號”在操作時,正確的做法是:先用書名號引標題,后用圓括號引發(fā)文字號,例如:你行《關于調(diào)整貨幣政策委員會及任免的請示》(銀發(fā)[xx]13號)收悉!倍鴮懽髦胁徽_引用公文的現(xiàn)象比比皆是,例如:
①你公司《關于成立通洲集團中心拍賣行的請示》悉……
②7月20日《通告》停止了省交通廳×交計字[xx]1號文件中規(guī)定的“雙排座小貨車載客養(yǎng)路費”的收取……
③你院×月x日請示收悉……
④在粵府〔1996〕38號文“關于撥款修建辦稅大廳的批復”中……
例①只引標題而沒引發(fā)文字號;例②只引了發(fā)文字號而沒引標題;例③既沒引標題也沒引發(fā)文字號;例④雖然公文的標題和發(fā)文字號都有,但標題與發(fā)文字號順序顛倒,且標題用成了引號,所引發(fā)文字號未加圓括號。
結構層次序數(shù)標注不當
對于篇幅較長,內(nèi)容較豐富,層次較多的公文,寫作時常常要標注序數(shù),分條列項,以顯得眉目清楚,易于閱讀、理解和執(zhí)行!掇k法》規(guī)定:“結構層次序數(shù),第一層為‘一’,第二層為‘(一)’,第三層為‘1’,第四層為‘(1)’!敝挥幸粋結構層次時,就用“一”,而不用其它序數(shù)。在實踐中常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。例如《關于××省××地區(qū)××銀行機構合并問題的請示》(××銀發(fā)〔1996〕124號)、《××省××培訓中心關于籌建教學急需實驗室的請示》(××中心〔xx〕15號),這兩篇公文的內(nèi)容都只有一個結構層次,其序數(shù)標為‘‘l、2、3……”,正確的應為“一、二、三……”;又如《××縣人民政府關于召開經(jīng)濟工作會議的通知》(1998年9月8日),也只一個結構層次,其序數(shù)標為“(一)、(二)、(三)……”,顯然也是錯誤的;再如《中共中央國務院關于反腐敗斗爭近期抓好幾項工作的決定》(1993年10月5日),內(nèi)容有兩個結構層次,第一層標為“一、二、三……”,第二層標為“(1)、(2)、(3)……”,很明顯第二層序數(shù)標注錯誤,應標為“(一)、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。
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