*****有限公司辦公用品采購管理制度

一、總則

1、為規(guī)范公司辦公用品采購及領(lǐng)用流程，加強公司辦公用品管理，節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責(zé)任，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度；

2、本制度適用于公司全體員工。

二、辦公用品分類

本制度所指的辦公用品主要包括：各種辦公室所需耗材、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦及配件、其他零星物品以及機器設(shè)備、運輸工具、大額資產(chǎn)等固定資產(chǎn)，分為以下四類：

1、低值易耗品

第一類：如墨盒、硒鼓、碳粉、軟盤、刻錄盤、復(fù)印紙、插座、電源線、計算器、訂書機、剪刀、裁紙刀、印臺、U盤、移動硬盤等以及辦公文具類如：鉛筆、橡皮、膠水、膠帶、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、抽桿夾、文件袋、文件夾、印油、資料盒、簽字筆、筆芯、白板筆、螢光筆、修正液、訂書針、尺子、長尾夾、卷筆刀、電池、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品等。

第二類：生活及待客用品。如：面巾紙、紙杯、茶葉、水果、煙等。

2、耐用品

第三類：辦公家具。如各類辦公桌、辦公椅、會議椅、文件柜、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、飲水機、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。

第四類：辦公設(shè)備類。如電腦、傳真機、復(fù)印機、打印機、碎紙機、掃描儀、投影儀、電視機、攝像機、照相機、移動硬盤、電風(fēng)扇、音響器材、電話機等。

三、辦公用品申領(lǐng)流程

1、第一、二類辦公/生活及接待用品的申領(lǐng)流程

需求部門登記→(預(yù)算內(nèi))綜合管理部采購→需求部門領(lǐng)用→建立辦公用品領(lǐng)用臺帳

2、第三、四類辦公用品申領(lǐng)流程：

需求部門填寫《辦公用品需求申請單表》→需求部門部長審核(簽字)→分管領(lǐng)導(dǎo)審核(簽字)→詢價→總經(jīng)理審核(簽字)→綜合管理部采購→領(lǐng)取發(fā)放，同時建立領(lǐng)用臺帳，記載各部門領(lǐng)用情況。

3、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

四、采購原則

1、所有辦公用品的采購、發(fā)放、管理工作，由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁其他部門自行組織采購。

公司各部門所需的常規(guī)辦公用品、低值易耗品等預(yù)算內(nèi)辦公用品，由綜合管理部相關(guān)責(zé)任人根據(jù)庫存量及月使用量，按月采購，采購時間為每月20日，遇特殊情況進行調(diào)整。請各部門有特殊需求的，須在每月20日前申請，逾期則下月采購。

2、綜合管理部負(fù)責(zé)辦公用品的采購和日常管理。

當(dāng)庫存低于一定數(shù)額時，應(yīng)及時補充；綜合管理部部長負(fù)責(zé)對辦公用品的采購流程以及價格、供應(yīng)商等情況進行嚴(yán)格審核，并直接負(fù)責(zé)大宗辦公用品的洽談和采購；財務(wù)融資部負(fù)責(zé)對辦公用品采購價格的審計，并定期審核辦公用品臺賬。

3、各部門所需預(yù)算內(nèi)臨時性非常規(guī)急需的低價物品可經(jīng)部門部長審核同意后，由使用部門配合綜合管理部先行采購，事后做好手續(xù)補辦工作；預(yù)算內(nèi)非常規(guī)及高價辦公用品、設(shè)備由需求部門向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(注明品牌、規(guī)格、型號、價格及用途)，申請通過后由綜合管理部采購，若遇預(yù)算外急需高價辦公用品、設(shè)備，由需求部門提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)綜合管理部進行采購。

4、綜合管理部采購人員嚴(yán)格按照采購審批計劃進行采購，不得隨意增加采購品種和數(shù)量，凡是沒有列入采購計劃的或未經(jīng)批準(zhǔn)的辦公物品，任何人不得擅自購買，否則后果自負(fù)。

5、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制訂格式、規(guī)格，由部門經(jīng)理協(xié)調(diào)綜合管理部統(tǒng)一印制。

6、各部門需要辦公用品價格較高、數(shù)量較大、品種較多的(如各種會議和大型活動)，至少提前5天做出采購計劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，由綜合管理部負(fù)責(zé)采購。

7、對專業(yè)性物品的采購，由使用部門協(xié)助綜合管理部共同采購。

8、全公司常規(guī)辦公用品費用每月不得超過人民幣2000元，若因人員或業(yè)務(wù)量增加導(dǎo)致費用超標(biāo)，則報請總經(jīng)理審批進行調(diào)整。

9、總經(jīng)理對綜合管理部的辦公用品采購管理實施嚴(yán)格監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾偏。

五、采購審批程序

1、申購人填寫《物品申購單》→申購部門部長審批→分管副總審批→總經(jīng)理審批→董事長審批→綜合管理部采購

2、綜合管理部依據(jù)各部門的辦公用品領(lǐng)用計劃，及時查對庫存，對確有缺項的，應(yīng)及時編制辦公用品購置計劃后進行采購。

3、在辦公用品采購過程中，如有違紀(jì)違法行為，要依紀(jì)依法予以追究。對于賬物不符，記錄混亂，工作不到位的人員，給予批評教育，情節(jié)嚴(yán)重的，按照規(guī)定給予紀(jì)律處分。

六、核銷

1、辦公用品采購后，綜合管理部負(fù)責(zé)驗收、核對，確認(rèn)無誤后登記入庫；

2、采購物資時，采購人員須向供應(yīng)商索取正規(guī)發(fā)票和物品清單，如供應(yīng)商未能開具正式物品清單的，采購人員須依據(jù)實際購買的物品、規(guī)格、型號、單價、數(shù)量等，自行編制采購物資清單，作為報銷憑證；

3、物資采購?fù)戤叄�須�?0個工作日內(nèi)，填寫《費用報銷單》，經(jīng)財務(wù)副總、總經(jīng)理、董事長審核后，按實際支出報銷費用。財務(wù)部門須對報銷憑證予以嚴(yán)格審核，對于不符合申購流程和報銷憑證不全者，應(yīng)予拒銷。

七、辦公用品的保管

1、保管人員核對購物清單后，對購回的物品登記，按照保證質(zhì)量和方便取用的原則，分類存放。防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞、丟失，確保辦公用品的功用和性能。

2、保管人員要定期對庫存物品進行盤點，隨時掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，向綜合管理部部長匯報，及時編制采購計劃，按規(guī)定采購，保障供給。

3、對固定資產(chǎn)實行保管責(zé)任制。實行使用人、領(lǐng)用人、保管責(zé)任人三合一的辦法。誰領(lǐng)取，誰保管；誰使用，誰保管。

4、辦公用品在使用過程中出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時通知綜合管理部組織維修。

八、領(lǐng)用和發(fā)放

1、員工領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》并確認(rèn)簽字，且按照《辦公用品領(lǐng)用登記表》發(fā)放辦公用品，并做好出庫登記，建立臺賬留存?zhèn)洳椤?/p>

2、辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分，由綜合管理部統(tǒng)一調(diào)換或回收；

3、使用人在使用辦公設(shè)施時，應(yīng)嚴(yán)格按照要求進行操作，并注意日常保養(yǎng)維護。對因個人工作失誤、非正當(dāng)使用而造成辦公用品出現(xiàn)重大耗損的，將根據(jù)個人錯誤的程度，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失；若被認(rèn)定為人為損壞的，應(yīng)由責(zé)任人照價賠償并追究相關(guān)責(zé)任。

4、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

5、使用部門和個人直接負(fù)責(zé)辦公用品的日常保養(yǎng)、維護及管理。凡屬各部門員工內(nèi)部共用的辦公用品由部長指定專人負(fù)責(zé)保管，丟失和人為損壞由部長負(fù)責(zé)。

6、員工離職時，應(yīng)如數(shù)交回或轉(zhuǎn)交所領(lǐng)用的非消耗性辦公用品，由綜合管理部確認(rèn)核實后，方可辦理離職手續(xù)。

九、登記和管理

1、綜合管理部建立和登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理；

2、財務(wù)部須會同綜合管理部定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符；

3、辦公用品存放過程中應(yīng)避免受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能；

4、綜合管理部須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。

5、辦公用品報廢處理。非消耗性辦公用品因使用期限到期，需要做報廢注銷時，使用人應(yīng)提出辦公用品報廢申請，經(jīng)部長審核，并報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，使用人將報廢辦公用品交回綜合管理部，由綜合管理部會同財務(wù)部門辦理報廢注銷手續(xù)。

十、附則

1、本制度由綜合管理部制定，經(jīng)總經(jīng)理審批后予以實施。

2、本制度解釋權(quán)和修訂權(quán)歸綜合管理部所有，根據(jù)實際情況，綜合管理部將定期對本制度進行修訂。

3、今后若有未盡事宜，由綜合管理部另行發(fā)文通知。

4、本制度自頒布之日起實施。

附件1

物品申購單

申購部門		申購時間
申購物品名稱及型號	數(shù)量	預(yù)算（元）	申購事由
	申請人
申購部門負(fù)責(zé)人		分管副總
總經(jīng)理		董事長

附件2

辦公用品領(lǐng)用登記表

領(lǐng)用時間	領(lǐng)用物品	數(shù)量	領(lǐng)用部門	領(lǐng)用人	備注