電子化檔案管理方案范文第1篇

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷推廣加速了信息化時(shí)代的到來(lái)，而信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用也是檔案管理部門提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應(yīng)用存在的問(wèn)題也使得信息化技術(shù)無(wú)法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來(lái)源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和有效性，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術(shù)來(lái)完成的�！�1】

一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進(jìn)行，在另一方面也對(duì)檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性提出了更高的要求�，F(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事物處理時(shí)所產(chǎn)生的電子檔案。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對(duì)象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長(zhǎng)，對(duì)于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問(wèn)題，也是促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會(huì)各界的重視，作為我國(guó)信息管理工作中的一部分，國(guó)家和政府也加大了對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問(wèn)題

對(duì)于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進(jìn)行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對(duì)電子檔案管理沒(méi)有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過(guò)程中仍舊存在一定的問(wèn)題，無(wú)法保證電子檔案管理工作準(zhǔn)確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進(jìn)行。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第535期2023年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問(wèn)題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行輔助的管理，對(duì)于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒(méi)有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化�！�2】

很多軟件主要是針對(duì)某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無(wú)法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計(jì)過(guò)程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開(kāi)發(fā)技術(shù)比較落后，無(wú)法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢(shì)。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計(jì)過(guò)程中應(yīng)該考慮的問(wèn)題，對(duì)電子檔案的管理一方面是對(duì)于事情的記錄，而另一方面則是對(duì)于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問(wèn)題。即使很多軟件對(duì)電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點(diǎn)。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對(duì)電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說(shuō)明電子檔案的兩種形式，自動(dòng)化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動(dòng)化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對(duì)于電子化檔案的管理主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動(dòng)化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過(guò)程中也需要運(yùn)用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進(jìn)行整理時(shí)，盡量按照檔案的原件進(jìn)行整理。而另外一個(gè)要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時(shí)附加對(duì)檔案的說(shuō)明。最后則是對(duì)電子檔案歸檔后的保護(hù)，由于電子檔案載體的不同，在保護(hù)的時(shí)候也要謹(jǐn)防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說(shuō)明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對(duì)電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)上也需要根據(jù)電子化檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)�！�3】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進(jìn)行歸檔，各部門的工作人員運(yùn)用系統(tǒng)中的收集器開(kāi)展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對(duì)相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進(jìn)行修改，并且發(fā)表鑒定意見(jiàn)，同時(shí)對(duì)已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊(cè)中。對(duì)于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對(duì)已歸檔電子檔案的瀏覽對(duì)其使用價(jià)值進(jìn)行判斷，其次對(duì)符合要求的電子檔案進(jìn)行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。

電子化檔案管理方案范文第2篇

【關(guān)鍵詞】高校；電子檔案；管理機(jī)制

1.影響高校電子檔案管理的因素

1.1信息技術(shù)因素

影響高校電子檔案很容易的因素較為多樣，技術(shù)因素是促進(jìn)電子檔案普及的主要因素。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校的廣泛普及，高校電子檔案管理得到了快速發(fā)展，電子檔案技術(shù)日益取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。現(xiàn)代電子信息技術(shù)使得電子檔案的存儲(chǔ)與管理向著快速、便捷、高密度和安全的方向發(fā)展，電子檔案可以用于提高高校各項(xiàng)工作效率，電子檔案利用的局限性日益消除，有助于實(shí)現(xiàn)高校信息共享。雖然電子信息技術(shù)還有不足之處，基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的電子信息檔案容易被改動(dòng)，存在著數(shù)據(jù)易丟失的風(fēng)險(xiǎn)，但是其發(fā)展空間廣闊，保存檔案的時(shí)間更長(zhǎng)，可以存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)類型日益廣泛而且存儲(chǔ)容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推動(dòng)高校電子檔案管理發(fā)展的重要原因。已往的高校檔案管理違背了檔案信息公開(kāi)和透明原則，高校檔案嚴(yán)密的封存在檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)，使得學(xué)生很難充分的利用檔案信息，高校管理人員也沒(méi)能把已有的檔案信息用于高校建設(shè)當(dāng)中，檔案管理沒(méi)能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速普及的當(dāng)下，高校日漸認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要作用，更注重檔案的社會(huì)服務(wù)效益，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中檔案具有舉足輕重的作用。隨著高校檔案管理技術(shù)的升級(jí)，專業(yè)的檔案保護(hù)加密系統(tǒng)的發(fā)展，使得高校電子檔案的應(yīng)用安全性更高，直接的促進(jìn)了電子檔案的普及，實(shí)現(xiàn)了在安全環(huán)境下進(jìn)行電子檔案信息傳遞、共享與應(yīng)用需要。一些高校對(duì)電子檔案使用持謹(jǐn)慎態(tài)度，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)檔案的全公開(kāi)化，強(qiáng)調(diào)在設(shè)置使用權(quán)限的基礎(chǔ)上使用檔案，檔案電子化的道路較為漫長(zhǎng)。

1.3法制性因素

保證高校電子檔案的安全，促進(jìn)電子檔案的有序發(fā)展，發(fā)揮電子檔案在高校建設(shè)中的作用，還要加強(qiáng)電子檔案法規(guī)的普及。目前高校對(duì)電子檔案的應(yīng)用出臺(tái)了一系列的制度，強(qiáng)調(diào)在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化原則下使用電子檔案。隨著高校電子檔案管理機(jī)制的日漸完善和有效改變，高校電子檔案管理的發(fā)展速度較快，制度化的方式為高校電子檔案的管理建立了良好的環(huán)境。高校電子檔案管理在制度規(guī)范的影響下得到快速發(fā)展，電子檔案的編輯模式已經(jīng)從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，制度法規(guī)有效的彌補(bǔ)了電子檔案應(yīng)用時(shí)的漏洞，對(duì)于促進(jìn)檔案事業(yè)的高速發(fā)展提供保障。

2.高校電子檔案管理的主要問(wèn)題

2.1缺乏專業(yè)技術(shù)人員

目前高校電子檔案管理還缺乏專業(yè)技術(shù)人員，現(xiàn)有的專業(yè)電子檔案管理人員主要集中在校級(jí)檔案管理部門，各院系和各部門還缺乏專業(yè)的電子檔案管理人員，學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)信息的開(kāi)發(fā)質(zhì)量較低，高校基層部門還未能配備專職的電子檔案管理人員。從事電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，一些檔案管理人員不掌握信息化的檔案管理運(yùn)行方式，傳統(tǒng)的檔案管理方法影響了信息技術(shù)作用的發(fā)揮。高校未能加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不能在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，因此影響了電了檔案技術(shù)的普及，制約了電子檔案的快速發(fā)展。

2.2缺少科學(xué)宣傳機(jī)制

高校電子檔案管理應(yīng)當(dāng)建立綜合性的宣傳機(jī)制，強(qiáng)調(diào)建立完善的檔案管理宣傳體系。有些高校缺乏科學(xué)的電子檔案宣傳方法，沒(méi)能建立綜合性的宣傳體系，檔案管理工作沒(méi)能得到學(xué)生的廣泛配合。不少高校的電子檔案管理系統(tǒng)還集中于服務(wù)教師，沒(méi)能開(kāi)辟充分的服務(wù)學(xué)生模塊，沒(méi)能給學(xué)生參與個(gè)性化檔案的建設(shè)空間。檔案資源沒(méi)能服務(wù)于學(xué)生的學(xué)習(xí)、科研和就業(yè)。

2.3技術(shù)設(shè)備更新不足

檔案管理電子化發(fā)展依賴專業(yè)的檔案管理技術(shù)，要求開(kāi)發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠針對(duì)性的發(fā)揮電子檔案的傳遞共享價(jià)值。高校雖然建立了電子檔案管理系統(tǒng)，但是檔案管理技術(shù)的更新不足。不少有較高價(jià)值的紙制檔案未能電子化，電子檔案掃描設(shè)備普及不足。一系列電子檔案的共享性不足，檔案資源的分散存儲(chǔ)模式導(dǎo)致電子檔案信息孤島現(xiàn)象的存在。高校電子檔案的網(wǎng)絡(luò)空間運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)較大，還要在共享的理念下著力優(yōu)化檔案安全管理體系，加強(qiáng)電子檔案管理的軟硬件配置。

3.高校電子檔案管理的改進(jìn)措施

3.1建立規(guī)范化管理制度

大力普及高校電子檔案管理工作機(jī)制，還要建立高校檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。首先，應(yīng)當(dāng)成立專職的電子檔案管理部門，建立電子檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，明確各部門在電子檔案管理中的工作職責(zé)。其次，基于統(tǒng)一的管理制度與專來(lái)的電子檔案管理系統(tǒng)建立檔案管理平臺(tái)，在統(tǒng)一的平臺(tái)下實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的有效收集與分享。第三，基于大數(shù)據(jù)背景創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展模式，創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展方法，構(gòu)建綜合性的檔案管理體系。

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)

高校電子檔案管理工作高質(zhì)量的發(fā)展還要提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，全面加強(qiáng)檔案管理人員的優(yōu)化配置，充實(shí)各部門的檔案管理能力。其次，組建科學(xué)的檔案管理培訓(xùn)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，針對(duì)性的充足的提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。第三，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)考核，建立電子檔案管理人員獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)化電子檔案管理人員的自主提升意識(shí)。

電子化檔案管理方案范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案；電子化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 (2023) 09-0000-02

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展對(duì)人們的工作、生活產(chǎn)生了極大的影響，科技的進(jìn)步不僅提高了人們的生活質(zhì)量，還對(duì)人們的日常工作模式產(chǎn)生了深刻的影響。電子化技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛使用，檔案的電子化管理無(wú)論是在檔案的管理質(zhì)量上還是管理模式上，都是以往檔案管理模式所無(wú)法比擬的，檔案電子化管理具有極大的優(yōu)勢(shì)。

一、檔案電子化管理概述

（一）檔案電子化管理概念。檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段，對(duì)檔案資源實(shí)行計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的過(guò)程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。檔案的電子化管理實(shí)現(xiàn)了多種學(xué)科知識(shí)、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當(dāng)今各行各業(yè)進(jìn)行檔案管理的趨勢(shì)�，F(xiàn)代電子化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。

（二）檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質(zhì)媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過(guò)程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。首先，檔案的電子化有利于保護(hù)檔案的原件。檔案具有重要的參考價(jià)值，過(guò)多的使用和借閱檔案原件會(huì)造成檔案原件的損害，甚至?xí)�丟失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護(hù)了原件。其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關(guān)鍵字，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)就能迅速調(diào)閱電子檔案或定位該紙質(zhì)檔案存放位置，縮短了查找的時(shí)間，極大的提高了工作效率。再次，節(jié)省人力，減少經(jīng)費(fèi)的支出。原來(lái)的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經(jīng)費(fèi)，還造成了管理部門的臃腫。此外，檔案管理的電子化還對(duì)資源實(shí)現(xiàn)共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來(lái)做分析的，并非用來(lái)一味保留的，利用檔案做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)挖掘，這樣我們的檔案才有價(jià)值，我們的信息化也才更有動(dòng)力！

二、我國(guó)檔案電子化管理的現(xiàn)狀

隨著改革開(kāi)放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進(jìn)的技術(shù)早就席卷了我國(guó)的大江南北，我國(guó)的檔案管理信息化、數(shù)字化在各行各業(yè)檔案管理中已經(jīng)普遍推廣使用。但是，目前我國(guó)的檔案電子管理還存在一定技術(shù)上和管理上的問(wèn)題，需要我們進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)。

（一）對(duì)檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢(shì)下對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。但是長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認(rèn)為把卷內(nèi)目錄用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)就是檔案管理計(jì)算機(jī)化了；一些人認(rèn)為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問(wèn)題整個(gè)電子文檔便不復(fù)存在了；有些人認(rèn)為，花十幾萬(wàn)甚至二三十萬(wàn)上套檔案管理系統(tǒng)不值得；

（二）檔案保密方面的問(wèn)題。檔案是單位的寶貴財(cái)富，檔案的保密性與真實(shí)性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實(shí)現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正的常運(yùn)行，都需要有相當(dāng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員來(lái)維護(hù)，檔案管理人員目前還沒(méi)有達(dá)到較高的計(jì)算機(jī)水平，檔案管理的電子化對(duì)他們的工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)和不便。

（三）檔案電子化管理技術(shù)上的問(wèn)題。檔案的電子化管理對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，硬件方面，單機(jī)版的需要較高的計(jì)算機(jī)配置，網(wǎng)絡(luò)版的需要服務(wù)器、交換機(jī)、網(wǎng)線等的支撐；軟件方面，需要一支非常專業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)隊(duì)伍，經(jīng)過(guò)對(duì)檔案工作深刻細(xì)致的調(diào)研，開(kāi)發(fā)出檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)地、規(guī)范地、簡(jiǎn)潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷毀、各種報(bào)表統(tǒng)計(jì)等。此外，檔案的電子化管理國(guó)家尚沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)則，檔案電子化管理的質(zhì)量還有待提高。

（四）電子檔案的法律效力問(wèn)題。我們知道原始紙質(zhì)的檔案材料經(jīng)相關(guān)部門的蓋章，具有極強(qiáng)的法律效力。在查閱檔案或者傳達(dá)命令時(shí)都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現(xiàn)階段不具有很強(qiáng)的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報(bào)和會(huì)議的通知，對(duì)于比較正式的人事任命和處理決定，相關(guān)部門還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關(guān)部門的認(rèn)可，同樣它也不具有很強(qiáng)的法律效力。

三、對(duì)檔案電子化管理的幾點(diǎn)思考

時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)阻擋不住信息化技術(shù)前進(jìn)的腳步。同時(shí)在這場(chǎng)信息技術(shù)革命中，各個(gè)行業(yè)都不能置身其外。檔案的管理工作是一件技術(shù)性和保密性極強(qiáng)的工作，廣大的檔案管理部門以及檔案管理人員要在現(xiàn)有管理技術(shù)的水平上加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子化的認(rèn)識(shí)，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善檔案的電子化管理。

（一）檔案電子化管理技術(shù)的提高。廣大的檔案管理部門以及相關(guān)的使用部門之所以不信賴檔案的電子化管理，主要原因還是檔案電子化技術(shù)的不成熟。技術(shù)的革新是檔案信息化的靈魂，檔案電子化缺乏了技術(shù)上的支撐勢(shì)必只是一句空話。首先，配備性能良好、質(zhì)量可靠的計(jì)算機(jī)設(shè)備。這是檔案管理部門進(jìn)行電子化管理的保障。其次，設(shè)計(jì)出適合檔案管理部門的檔案信息管理軟件，使檔案管理實(shí)現(xiàn)真正的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化。此外，檔案管理部門還要提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件的正常運(yùn)行。

（二）維護(hù)電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價(jià)值和歷史價(jià)值，檔案電子化管理的安全問(wèn)題也是檔案電子化管理最要注重的問(wèn)題。首先，檔案管理部門要保存一套完整的、真實(shí)的紙質(zhì)檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進(jìn)行電子檔案的修復(fù)。其次，管理部門的信息共享機(jī)制要有嚴(yán)格的規(guī)劃和限制，檔案管理部門不能將機(jī)密的檔案到互聯(lián)網(wǎng)上，建立自己部門的信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對(duì)檔案的方便使用，又做到對(duì)檔案的嚴(yán)格保密。最重要的是做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份，常殺病毒，保證數(shù)據(jù)安全的。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員要摒棄以往傳統(tǒng)手工管理的死板模式，傳統(tǒng)管理下的檔案里里外外都是老古董。檔案的利用只限在一定范圍內(nèi)和少數(shù)人之中，對(duì)外提供服務(wù)的工作幾乎沒(méi)有開(kāi)展，使許多有利用價(jià)值的檔案成為死檔案，嚴(yán)重制約了檔案工作的自身發(fā)展。在使用新的管理手段時(shí)，要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，管理部門人員要認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的優(yōu)越性，放下對(duì)檔案管理電子化的戒備心理，在這場(chǎng)電子革命中充分實(shí)現(xiàn)管理手段的更新。其次，管理人員要定期進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的管理手段，在運(yùn)用電子化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，做好電子檔案的保密工作。此外，檔案管理人員還要嚴(yán)防檔案管理部門以外人員對(duì)檔案的使用，加強(qiáng)本部門的保密制度建設(shè)，嚴(yán)格遵守本部門的使用細(xì)則和信息共享細(xì)則。在做好本職工作的同時(shí)，增強(qiáng)自身素質(zhì)。

（四）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)電子檔案的法律效力。檔案管理的電子化進(jìn)程還是一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過(guò)程。在檔案的電子化管理中，不僅檔案管理部門的人員需要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)電子化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，相關(guān)部門也要改變傳統(tǒng)的觀念，改變對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)。立法工作者還要結(jié)合國(guó)外的案例，對(duì)我國(guó)電子檔案的法律效力做出正確的定位。世界范圍內(nèi)的信息技術(shù)革命是不可避免的，相關(guān)法律部門要配合檔案管理人員做好檔案的電子化管理，增強(qiáng)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理電子化改革的信心。相關(guān)的使用部門也要在認(rèn)定中轉(zhuǎn)變觀念，承認(rèn)電子檔案的效力。

結(jié)語(yǔ)：

檔案管理的電子化是檔案管理部門迎合時(shí)展潮流的重要產(chǎn)物，檔案的電子化管理趨勢(shì)不可避免。檔案的電子化管理在檔案的使用、保存以及傳送上都具有極大的便利，是對(duì)原有檔案管理模式的更新。由于受以往檔案管理模式的影響，現(xiàn)階段我國(guó)范圍內(nèi)的檔案電子化管理還存在一定的問(wèn)題。檔案電子化管理是一個(gè)復(fù)雜而漫長(zhǎng)的過(guò)程，相關(guān)的管理部門要在現(xiàn)有管理技術(shù)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變?cè)�有的觀念和態(tài)度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理電子化的認(rèn)識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、技術(shù)化、便利化。

參考文獻(xiàn)：

[1]史桂芬.檔案事業(yè)的電子革命[J].上海工程技術(shù)大學(xué)教育研究,2009,01

[2]高貴弟.淺談電子文件歸檔與電子檔案管理[J].蚌埠黨校學(xué)報(bào),2023,04

電子化檔案管理方案范文第4篇

一、地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的途徑

檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理面臨未來(lái)發(fā)展的必然選擇，也是電子信息時(shí)代的發(fā)展要求。地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在于如何制定并完善相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)，、實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步管理，并強(qiáng)化電子文件的監(jiān)督管理，確保地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的有效性。那么，具體而言，地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行著手：

（一）制定并完善相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的建設(shè)與管理，需要嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)進(jìn)行。一方面，在文件材料的歸檔方面，項(xiàng)目建設(shè)管理部門應(yīng)建立完善的歸檔制度，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中具有保存價(jià)值的文件，嚴(yán)格依照《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》，制定嚴(yán)密且細(xì)致的電子檔案管理制度;另一方面，基于完善的電子檔案管理制度，進(jìn)一步明確電子檔案管理過(guò)程中各部門的職責(zé)，確保電子檔案信息化管理的有效性。對(duì)此，首先，建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理部門，對(duì)于電子文件的歸檔管理，應(yīng)充分基于電子文件管理系統(tǒng);其次，在參建單位的合同之中，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)明確歸檔的相關(guān)要求，規(guī)范并確保歸檔管理行為;再次，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目歸檔要求范圍之內(nèi)的文件，一旦形成電子文件，則需要進(jìn)行歸檔標(biāo)識(shí)，確保歸檔信息內(nèi)容的安全與真實(shí)。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）

（二）紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，提高檔案管理信息化的有效性

需要說(shuō)明的是，紙質(zhì)檔案與電子檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，在地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，具有一定的必要性。首先，在檔案數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中，各部門錄入的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)調(diào)并需要兩者同步管理的推進(jìn);其次，為確保歸檔電子文件的完整性、真實(shí)性，相關(guān)管理部門一是要嚴(yán)格落實(shí)歸要求;二是要提高檔案的完整率和正確率;再次，建設(shè)項(xiàng)目中所形成的紙質(zhì)文件，通過(guò)對(duì)其完整性的核對(duì)滯后，需要及時(shí)的進(jìn)行歸檔處理，并進(jìn)行掃描錄入，完成電子檔案信息的建立，保存至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中。

（三）強(qiáng)化電子文件的監(jiān)督管理，狠抓各環(huán)節(jié)檔案管理工作

電子文件管理是一個(gè)過(guò)程，強(qiáng)調(diào)電子文件形成、歸檔等各環(huán)節(jié)的有效落實(shí)，以及各環(huán)節(jié)監(jiān)督管理的有效開(kāi)展。電子檔案的形成、積累是檔案完整性的重要基礎(chǔ)，在監(jiān)督管理的過(guò)程中，需要落實(shí)三方面工作：①在檔案管理信息化的過(guò)程中，檔案電子文件不僅需要實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理監(jiān)控，而且對(duì)于前段監(jiān)控要特別注重;②為確保電子文件歸檔的安全性，在歸檔交移的過(guò)程中，需要對(duì)歸檔文件的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè);③對(duì)于電子文件而言，其具有易更改、易消失等特點(diǎn)，對(duì)于地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，應(yīng)將其納入管理系統(tǒng)之中，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，提高檔案信息管理的有效性。與此同時(shí)，為強(qiáng)化檔案管理，相關(guān)管理部門應(yīng)不定期對(duì)電子文件的采集、著錄及歸檔等情況進(jìn)行檢查。對(duì)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行分析與解決，并將科學(xué)有效的工作經(jīng)驗(yàn)或方法，在實(shí)際工作中進(jìn)行推廣。

二、抓好人才隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化檔案人員的信息能力

檔案管理具有特殊性，從法律角度，檔案管理人員一是要具備專業(yè)知識(shí);二是要忠于職守;三是要遵守紀(jì)律。所以，檔案管理人員需要具備良好的綜合素質(zhì)，方可勝任檔案管理工作。而地鐵檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，對(duì)管理人員有了更高要求。在電子檔案管理中，主要是內(nèi)容信息數(shù)字化、文檔處理一體化，與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理存在本質(zhì)區(qū)別。對(duì)此，首先，為運(yùn)用好科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理效率，應(yīng)建立一支專業(yè)人才隊(duì)伍，切實(shí)做好檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，尤其是在計(jì)算機(jī)操作、電子檔案建立、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、信息資源開(kāi)發(fā)等方面，要提高檔案管理人員的技術(shù)水平;其次，加大人才引進(jìn)力度，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，為社會(huì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在地鐵檔案管理信息化的進(jìn)程中，勢(shì)必存在諸多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的有效處理，需要廣大的專業(yè)人才;再次，強(qiáng)化管理人員的法律知識(shí)，提高職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)，在工作中做到遵紀(jì)守法。

在檔案管理信息化的進(jìn)程中，檔案管理部門既要迎接挑戰(zhàn)，又要在挑戰(zhàn)中不斷地創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)地鐵檔案管理信息化。這些，都需要檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，強(qiáng)化檔案人員的信息能力，不僅滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，也推動(dòng)了地鐵檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化建設(shè)，具有十分顯著的現(xiàn)實(shí)意義。

三、完善地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制

當(dāng)前，地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制，是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，強(qiáng)調(diào)各方工作的狠抓落實(shí)。在完善地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制過(guò)程中，不僅需要強(qiáng)化工作的有效落實(shí)，而且需要基于法律法規(guī)，確保檔案管理信息化的有效性。

一是對(duì)于檔案管理人員而言，需要對(duì)地鐵建設(shè)項(xiàng)目有所了解，如項(xiàng)目設(shè)計(jì)的進(jìn)度、項(xiàng)目的設(shè)計(jì)要求等。這樣一來(lái)，不僅有助于檔案管理人員開(kāi)展工作，而且有針對(duì)性的提高檔案管理的有效性，確保檔案管理落實(shí)到位。

二是進(jìn)一步的制定相關(guān)的規(guī)定，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目電子文檔的歸檔，要明確其做法。此外，在電子文件的控制過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)化與其他相關(guān)部門的溝通。如，通過(guò)與質(zhì)監(jiān)部門的溝通，確保電子文件中對(duì)于質(zhì)量要求的文件積累。

電子化檔案管理方案范文第5篇

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；電子文書(shū)檔案；管理；系統(tǒng)；架構(gòu)

電力企業(yè)是我國(guó)重要的能源企業(yè)，電力企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行可以保證當(dāng)?shù)鼐用竦恼�常用電。文�?shū)檔案管理系統(tǒng)是電力企業(yè)管理系統(tǒng)的重要組成，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，為了提高電子文書(shū)檔案的管理水平，一定要合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要重視文書(shū)檔案收集、整理、保管這項(xiàng)工作，這也有助于提高電力企業(yè)的服務(wù)水平。在優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要確定檔案管理的架構(gòu)，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書(shū)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的關(guān)系

電子文書(shū)檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書(shū)檔案應(yīng)用的時(shí)間不長(zhǎng)，相關(guān)制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應(yīng)用這一管理措施時(shí)，需要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式結(jié)合，這樣才能保證文書(shū)檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書(shū)檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著緊密的關(guān)系，只有將二者緊密的結(jié)合在一起，才能保證文書(shū)檔案管理的有效性。

2.電力企業(yè)電子文書(shū)檔案規(guī)范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可以自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的全文儲(chǔ)存以及檢索

電子文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的全文儲(chǔ)存，可以實(shí)現(xiàn)全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對(duì)全文進(jìn)行存儲(chǔ)后，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離檔案信息傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。

2.3有利于實(shí)現(xiàn)多媒體檔案的統(tǒng)一管理

在現(xiàn)代化的電力企業(yè)中，文書(shū)檔案的種類越來(lái)越豐富，規(guī)范化管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)多樣化信息的集中管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對(duì)文字圖像進(jìn)行歸類管理，還可以對(duì)動(dòng)態(tài)影像、聲音媒介等檔案信息進(jìn)行集中管理。

2.4可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理

檔案業(yè)務(wù)的種類越來(lái)越繁多，檔案管理可分為多項(xiàng)環(huán)節(jié)，在進(jìn)入信息時(shí)代后，利用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理以及存儲(chǔ)，規(guī)范化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理，可以及時(shí)掌握檔案信息的動(dòng)態(tài)變化情況，這有利于提高檔案管理的預(yù)測(cè)能力，可以促進(jìn)電力企業(yè)電子文書(shū)檔案管理工作效率不斷的提高。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以了解文書(shū)檔案的借閱情況，可以掌握檔案機(jī)構(gòu)以及檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)，還可以了解檔案動(dòng)態(tài)變化情況，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理，提高電力企業(yè)電子文書(shū)檔案管理的水平。

總之，加強(qiáng)電力企業(yè)電子文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高檔案業(yè)務(wù)的管理質(zhì)量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動(dòng)強(qiáng)度，降低檔案管理的成本，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化、自動(dòng)化化的檔案管理，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時(shí)隨地的對(duì)檔案進(jìn)行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。

3.電力企業(yè)電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的原則

（1）開(kāi)放性。基于業(yè)界開(kāi)放式標(biāo)準(zhǔn)，并為未來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（2）規(guī)范性。系統(tǒng)要符合中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團(tuán)公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴(kuò)展性。方便擴(kuò)展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。

（5）先進(jìn)性和前瞻性。采用先進(jìn)成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

4.1安全性

因?yàn)槭蔷W(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)、認(rèn)證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫(kù)里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過(guò)用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過(guò)授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請(qǐng)，由檔案管理員審批后，在指定地點(diǎn)和時(shí)間由機(jī)要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時(shí)間。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護(hù)。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運(yùn)行；減輕系統(tǒng)維護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率；實(shí)時(shí)掌握各級(jí)節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)資源的利用情況，為升級(jí)擴(kuò)容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機(jī)系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團(tuán)公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，即可實(shí)現(xiàn)部分垂直管理。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子文書(shū)檔案已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)電力企業(yè)文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的管理者一定要做好電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的完善與優(yōu)化工作，建立文書(shū)、檔案一體化的管理系統(tǒng)，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節(jié)省檢索的時(shí)間，提高資源的利用率。電力企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，需要先確立電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，這樣才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，才能促進(jìn)電力企業(yè)更加長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]胡艷.提高企業(yè)文書(shū)檔案管理工作水平的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2023（01）.