文控工作職責(匯總3篇)
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篇一:文控文員日常工作職責
1. 負責公司的行政文件、ISO系統(tǒng)文件、技術(shù)文檔、工程圖紙、生產(chǎn)資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)一管理、編目、檢索、統(tǒng)計與借閱、保存期限和監(jiān)控工作。
2. 負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作,對各部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查。
3. 負責起草公司各種技術(shù)資料及文件圖檔的標準范本,制訂和組織實施公司關(guān)于文件資料的教育功能,將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。
4. 外來文件的分發(fā)、核查與管理監(jiān)控。
5. 受控文件的會簽、評審、編號、分發(fā)的監(jiān)督和實施。
6. 文件更改時更改記錄、會簽、評審、分發(fā)、回收與作廢、定期銷毀。
7. 定期對文件進行檢查、評審(使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等)。
8. 協(xié)助完成內(nèi)部審核工作。
9. 嚴格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。
10. 開展文件、資料宣傳、咨詢活動,做好文件、資料開放和利用工作,主動為公司各項工作和員工服務。
11. 開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作,發(fā)揮文件資料的信息源作用。
12. 做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。
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篇二:文控文員日常工作職責
總 則:文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門,又是永久保存和保護文件資料
的機構(gòu),同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。
職位名稱:文控文員
崗位編制:1人
薪酬等級:
所屬部門:辦公室
直級上級:辦公室主任
工作職責: 1. 遵守上下班、請假制度,上班堅守崗位;工作中互助協(xié)作,在必要時協(xié)助其他崗位的工作。
2. 負責公司各部門各類辦公文檔、商務文檔、合同協(xié)議的錄入、排版、打櫻完成各類文件的收
集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。
3. 對公司文件,有打印必要時方予打印,內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般
不予打櫻工作中,顧全大局,克服困難,按時按質(zhì)按量地完成急件文印任務。對收到的文件資料,應及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文控室來取回,不得延誤。
4. 對公司文印逐項登記,不得私自打英復印資料。對客戶需用相關(guān)資料復印,嚴格執(zhí)行規(guī)定收
費標準。嚴禁打英復印違背黨和國家的法律、法規(guī)、政策和政治思想不健康的資料、圖片,拒絕打英復印個人資料。每月底匯總各部門打英復印報表交辦公室核算。屬業(yè)務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列公司行政開支。
5. 掌握電腦、打印機、復印機的一般維護、保養(yǎng)技術(shù),能處理一般故障,盡量延長機器的使用壽
命。節(jié)約碳粉、色帶、紙張等耗材,杜絕浪費。經(jīng)常擦拭機器、用品和門窗,保持文印室清潔衛(wèi)生。
6. 保證文印室安全。室內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁明火,注意電源、線路的安全,發(fā)現(xiàn)問題及時報修。下
班后切斷電源,關(guān)閉門窗。
7.
具體實施;文件與資料帳目的登記工作。嚴格履行文控中心管理工作職責,對各種資料的收發(fā)、借閱詳細登記。每月并作匯總報辦公室。
8. 負責公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等工作。
9. 嚴格執(zhí)行保密制度,做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。不得隨意將打英復印或傳真
資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
10. 開展文件、資料宣傳、咨詢活動,做好文件、資料開放和利用工作,主動為公司各項工作和員
工服務。
11. 負責文件修訂與更改的通知工作;文件有效期的檢查工作,過期無效文件的回收、作廢,銷毀
實施工作。
12. 做好防火、防盜、防蟲等工作,確保文件資料安全。
13. 文控室文員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處50元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良
的社會影響或較大經(jīng)濟損失的,處50元以上罰款直至辭退。
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工作時間:
在公司制度規(guī)定的正常班時間內(nèi)工作,有時需要加班。
技能要求:
1、 限女性,中專或大專學歷。25―35歲。2年以上文職類工作經(jīng)驗;熟悉公司管理體系及流程,
具有相關(guān)文件控制及管理經(jīng)驗,對公司的'文件、文檔的規(guī)范化管理有較豐富的工作經(jīng)驗。
2、 具有較強的公文寫作能力,良好的溝通協(xié)調(diào)能力,熱情大方,有親和力,能承受一定工作壓力。
3、 職業(yè)心態(tài)好,有高度責任心、做事有耐心且細心嚴謹,辦事沉穩(wěn)、細致,有良好的團隊合作精
神和服務意識。原則性強。
4、 熟練使用 Office 等辦公軟件。
經(jīng)驗要求:
附件一:檔案管理、控制制度 一、總則:
為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,對本公司文件的編制、審核、批準、發(fā)放、保管、使用、更改、標識、回收和作廢等全過程進行控制,確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本。特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、責任人:
公司的檔案管理由辦公室文控中心文員負責。
四、文控文員的職責:
篇三:文控文員日常工作職責
五、文件的編制
1、 相關(guān)責任部門負責組織職責范圍內(nèi)文件的編寫、制度的制訂工作。
2、 公司相關(guān)規(guī)章制度、管理章程,由辦公室負責主要編寫、制訂工作。
六、文件的審核、批準:
1.
2. 文件編寫完成后,由編寫人將文件交辦公室,首先進行文件格式審核;待格式審核通過后,
由辦公室按照文件內(nèi)容報相關(guān)審核人審核、或進行會簽(會簽部門不少于三個)。
3. 文件審核通過后,報相應的批準人批準
七、文件的發(fā)放:
1、 本公司所有文件均通過辦公室發(fā)放。
2、 文件發(fā)放前,首先由文件批準人確定文件發(fā)放范圍,辦公室負責登記《文件發(fā)放、回收記錄》。
3、 文件發(fā)放時,須由領取人簽字。
八、文件的保管
1、
2、 各文件使用部門應填寫本部門《受控文件清單》,包括管理范圍內(nèi)所有正在使用的有效文件。
3、 借閱有關(guān)文件,應填寫《文件/記錄借閱、復制清單》,由辦公室主任批準;文控文員應催
促借閱人按時歸還借閱的文件。
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4、 復制文件時須填寫《文件/記錄借閱、復制清單》,未經(jīng)原文件批準人審批,不得擅自復制。
5、 未經(jīng)總經(jīng)理批準,公司任何文件不得外借;經(jīng)批準外借的文件,由辦公室登記,并督促借閱
人按時歸還。、
6、 文件應分類存放、妥善保管、標識清楚、便于查找。文件歸檔見《文件、記錄歸檔的有關(guān)規(guī)
定》。
九、文件的使用
1、 文件在使用前,須由文件使用部門組織對本部門全體員工進行宣貫,確保每位員工均能夠準
確了解文件的規(guī)定,必要時填寫培訓記錄存檔。
2、 各部門在使用文件過程中,發(fā)現(xiàn)問題應及時向辦公室提出反潰
十、文件的借閱
1、 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過文控文員辦理借閱手續(xù)。
2、
辦公室主任核批。
3、 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在文
控中心閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理批準?偨(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或辦公室主任審批,具體
4、 檔案借閱者必須做到:
①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
②注意安全保密,嚴禁擅自翻英抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
十一、文件的更改、再次批準:
1、
準。
2、 文件更改按照原來文件的編制、審核、批準程序進行。文件更改人應負責將文件
的更改、修訂情況記錄在“修改履歷表”中。
3、 辦公室應保存所有文件更改的記錄。
4、 當公司內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生重大變化(如組織機構(gòu)調(diào)整、重大質(zhì)量事故發(fā)生、環(huán)境因
素變更、法律法規(guī)變化等)或者管理評審要求時,由辦公室組織集中修訂,形成
新的版本。
5、 文件更改后須再次批準,程序同原審核、批準程序
十二、資料的收集與整理
1、 由文控文員分別向各部門負責人收集應該歸檔的原始資料。各部門人應積極配合與支持。
2、 凡應該及時歸檔的資料,由文控文員負責及時歸檔。
3、 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把
原件放入檔案室。
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